Guia para o seguimento do tempo Jira: utilizar a funcionalidade ao máximo

Todos os utilizadores de Jira estão provavelmente cientes das suas capacidades de seguimento do tempo. Contudo, apenas um punhado deles pode utilizá-las em toda a sua extensão. Neste artigo, mostrar-lhe-emos exactamente como utilizar a funcionalidade em diferentes cenários.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Folhas de tempo & Rastreio de tempo

19/10/2022

Guia para o seguimento do tempo JIRA: utilizar a funcionalidade ao máximo

Índice

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O que é a localização do tempo em Jira?

Se estiver familiarizado com o Jira em qualquer grau, estará provavelmente ciente de que ele é principalmente utilizado para relatar o tempo gasto no projecto ou as suas tarefas particulares - referir-nos-emos a este processo como seguimento do tempo. Esta é uma base para o desenvolvimento de software Agile, que é uma das metodologias de projecto mais populares entre as empresas baseadas em serviços. 

Para que pode ser utilizado o seguimento do tempo Jira? 

A maioria dos utilizadores utiliza apenas o rastreio de tempo Jira para acompanhar as horas que passam nos projectos no seu quadro semanal Kanban. Isto é, claro, uma característica básica do módulo. Ainda assim, o Jira tem mais para oferecer do que parece. 

As características de seguimento do tempo Jira podem ser utilizadas: 

  • monitorização do tempo gasto pelos empregados em tarefas ou projectos específicos, 
  • gerando folhas de tempos,
  • visualizando o tempo gasto nos projectos e tarefas. 

Prós e contras do seguimento do tempo Jira

Como provavelmente suspeitará após a leitura da lista acima, Jira tem algumas características de rastreio de tempo que pode achar úteis, mas faltam algumas coisas na imagem. Se pensou assim, tem certamente razão - Jira tem as suas vantagens, mas também tem algumas desvantagens.

Os prós de Jira incluem:

  • acompanhamento avançado do tempo para funcionários individuais,
  • barra de progresso numa janela de tarefas,
  • capacidade de gerar timesheets.

No entanto, a lista dos condenados de Jira é consideravelmente mais longa. Inclui:

  • falta de tempo livre / ausências / feriados públicos,
  • sem acompanhamento de tempo para todo o projecto,
  • falta de relatórios de acompanhamento de tempo para todo o projecto ou para todas as operações,
  • as estimativas só estão disponíveis para tarefas individuais,
  • falta de informação financeira na tarefa,
  • falta de facturação com base no tempo de rastreio,
  • interface complicada do ponto de vista do empregado,
  • relatórios muito pobres (apenas relatórios simples disponíveis),
  • sem gestão de recursos baseada na capacidade,
  • falta de diferentes fusos horários de apoio
  • falta de dados financeiros (rendimentos gerados, despesas, rentabilidade),

Como se pode ver no resumo acima, as capacidades de Jira são limitadas - é por isso que é principalmente utilizado para pequenas equipas e os seus gestores de projecto. 

Vamos ver mais de perto como funciona o rastreio do tempo Jira. 

Rastreio de tempo de emissão de Jira ou rastreio de tempo de tarefa

O tempo de registo num assunto (também conhecido como tarefa) é uma das acções básicas que um utilizador médio pode realizar para seguir o seu tempo em Jira. Embora o processo seja realmente simples, requer alguma preparação para estar disponível tanto para os especialistas como para outros gestores. 

Preparar um problema ou uma tarefa

Antes de começar a seguir o tempo em Jira, precisa de definir aquilo em que você ou a sua equipa vão realmente trabalhar. Para tal, é necessário criar um problema em Jira. 

Para isso, primeiro é necessário fazer uma estimativa da questão e estabelecer marcos para a tarefa. Comece por escolher o tempo que acredita ser necessário para completar a tarefa. Depois, seleccione a questão e crie Pontos de História e Estimativa Original (ou estimativa personalizada, caso necessite) que correspondam aos requisitos do seu projecto. Faça-o utilizando semanas (w), dias (d), horas (h), e minutos (m). 

Exemplo de tarefa em Jira
Exemplo de tarefa em Jira

Os dados podem ser utilizados mais tarde para melhorar o seguimento do tempo da sua tarefa Jira - é normalmente utilizado para comparar as estimativas de tempo originais e actuais para questões do projecto actual. 

Tempo de registo sobre um assunto ou uma tarefa

Assim que a sua tarefa ou sub-tarefa já estiver criada, você e os membros da sua equipa podem começar a atribuir à Jira o seguimento do tempo para a questão específica. Há algumas maneiras de o fazer. 

Primeiro, pode seguir o tempo em Jira a partir da vista do seu tabuleiro Kanban. Basta clicar num dia para reportar o seu trabalho e usar a barra de pesquisa num pop up para encontrar uma tarefa em que tem estado a trabalhar. Para obter o melhor resultado, introduza a identificação da tarefa na barra de pesquisa. 

Em alternativa, também é possível acompanhar o tempo a partir da visão da tarefa. Encontre o problema em que tem estado a trabalhar e seleccione o botão Registo de trabalho. Depois, preencha os detalhes do seu trabalho (ou seja, datas, hora e descrição) e confirme. A tarefa aparecerá de imediato na sua lista de trabalho. 

Editar o tempo seguido sobre um assunto

Por vezes esquecemo-nos simplesmente de acrescentar alguns detalhes, ou o tempo sobre um assunto que já estava registado mudou. Nesse caso, pode querer editar o número que já tinha entrado no registo de tempo Jira antes. 

Para o fazer, basta abrir a sua lista de trabalho e seleccionar um número previamente comunicado. Irá ver uma janela pop-up com os mesmos detalhes que preencheria ao registar uma nova tarefa. Basta editar os detalhes no campo e confirmar as alterações no canto inferior direito da janela. 

Acompanhamento do tempo do projecto Jira 

O seguimento do tempo da tarefa Jira é simples - mas e se quisermos reportar mais do que uma tarefa individual? 

Como iniciar o acompanhamento do tempo do projecto em Jira? 

Para começar a recolher dados sobre as horas passadas a trabalhar num projecto, é necessário primeiro activar a opção. 

Por defeito, a opção é activada em Jira. No entanto, se por acaso a desligar por acidente, pode voltar a ligar esta funcionalidade no módulo de Seguimento de Tempo para o seu projecto. 

Definições globais para o acompanhamento do tempo do projecto Jira 

Depois de criar um projecto, pode também seleccionar as definições globais para o acompanhamento do tempo do projecto Jira. 

Para o fazer, dirija-se ao painel do Administrador no canto superior direito e seleccione Issues. Depois, na barra lateral, em Issues Features, seleccionar Time Tracking e Edit global settings. 

Vista de configuração para seguimento do tempo em Jira
Definições globais para o seguimento do tempo Jira

Nesta janela, pode definir: 

  • o número de horas de trabalho num dia, 
  • o número de dias de trabalho numa semana, 
  • formato de exibição da hora, 
  • unidade de tempo predefinida (dia, hora ou minuto),
  • a opção de permitir a cópia da descrição do trabalho para a mesma tarefa. 

Depois, guarde os detalhes e desfrute do seu projecto! 

E se o seguimento do tempo Jira não me convier? 

Como pode ver na lista acima, Jira time tracking contém algumas características básicas de controlo do tempo que pode utilizar para monitorizar os seus projectos. Felizmente para utilizadores tão exigentes, o Jira tem numerosas integrações que lhe permitem ligar o software a quase qualquer outra ferramenta que possa encontrar mais adequada para o seguimento do tempo. 

Que características não estão incluídas no software de seguimento do tempo Jira? 

O seguimento do tempo em Jira é muito simples: contém apenas projectos com tarefas e subtarefas, juntamente com restrições de tempo e outros detalhes gerais. 

No entanto, falta a Jira uma abordagem mais geral do assunto. A ferramenta não contém: 

  • calendário com gráfico de Gantt de arrastar e largar, mostrando as responsabilidades tanto de um determinado funcionário como de toda a equipa, 
  • gestão de competências, 
  • Gestão de recursos Jira
  • relatórios avançados, 
  • informação sobre salários e orçamentação de projectos. 

Jira vs ferramentas dedicadas: qual é o melhor seguimento do tempo?

O acompanhamento do tempo Jira pode ser suficiente para as equipas e os seus gestores de projecto que trabalham em operações individuais. No entanto, algumas ferramentas podem oferecer mais do que apenas o básico. Vejamos como o Jira se compara a uma delas - vamos utilizar o exemplo do Primetric. 

Jira tem:

  • acompanhamento avançado do tempo para funcionários individuais,
  • barra de progresso numa janela de tarefas,
  • capacidade de gerar timesheets para um projecto,
  • gestão de tarefas,
  • roteiros para projectos individuais.

Por outro lado, Primetric tem:

  • acompanhamento avançado do tempo para pessoas, projectos e equipas,
  • relatórios completos de folha de ponto com orçamentação,
  • gestão do projecto, do palco e da carga de trabalho,
  • funcionalidade de gestão completa da carteira de projectos,
  • gestão de recursos e competências com cálculos de capacidade,
  • salários e contabilidade do projecto,
  • tempo livre com pedidos,
  • relatórios avançados.

Como pode ver, o controlo do tempo Jira só lhe pode fornecer apenas uma fracção das características que encontrará nos outros plugins e aplicações de controlo do tempo Jira - tais como o Primetric

O que se pode obter com a integração do Jira com o Primetric? 

Primetric é uma ferramenta abrangente de gestão de carteira de projectos que lhe pode oferecer todas as funcionalidades necessárias para ter sucesso no seu negócio baseado em serviços. 

Relatórios de seguimento do tempo em Primetric
Relatório de seguimento do tempo em Primetric

Para além de todas as características que faltam no seguimento do tempo Jira, a Primetric também oferece: 

  • informação sobre licenças, faltas e feriados públicos que precisam de ser incluídos no calendário do projecto,  
  • orçamentação abrangente baseada em informação sobre salários e horas de trabalho controladas, bem como finanças do projecto (rendimentos, despesas gerais, etc.), 
  • alocação inteligente de arrastar e largar com uma barra de pesquisa que pode ajudar os gestores de projectos a procurar a pessoa certa para o trabalho e a gerir a alocação de recursos, 
  • capacidade calculada automaticamente para os membros da equipa (ausências e férias incluídas), 
  • relatórios avançados e personalizáveis sobre indicadores chave, incluindo bancos, horas extraordinárias e sobre-reserva, 
  • gestão de competências com informações sobre experiência, competências e certificações dos empregados, 
  • uma visão global de todos os projectos e pessoas envolvidas nos mesmos, 
  • alertas e notificações para questões-chave, incl. overbooking,
  • apoio constante dos conselheiros da Primetric.

Encorajamo-lo a experimentar a solução - marque uma demonstração ou inicie um ensaio para o fazer!

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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