Sabe quanto é que paga? Gestão passo a passo dos custos do projecto

Sabe o que fez de errado nessa última análise financeira?

Claro que os erros acontecem a todos os gestores de projecto, mas em tempo de crise evitá-los é ainda mais importante do que antes. Por essa razão, a gestão de custos do projecto deve tornar-se uma parte inevitável da sua gestão - e aqui está como utilizar o processo para gerar lucros.

O que é a gestão de custos do projecto? 

A gestão de custos no projecto inclui o planeamento, gestão e controlo do orçamento do projecto e todos os custos do projecto, desde uma estimativa inicial até um resumo no final do projecto. Em suma, proporciona uma cobertura completa de todos os custos no âmbito do projecto e constitui uma base para a gestão do projecto para fins financeiros.

O objectivo da gestão de custos é muito simples, mas crucial para as empresas de TI: é assegurar a rentabilidade do projecto em cada fase do ciclo de vida do projecto. 

4 fases que o seu processo de gestão de custos precisa de ter 

Tal como qualquer outro processo que deve cobrir todo o ciclo de vida do projecto, o plano de gestão de custos está também dividido em algumas fases que um gestor de projecto pode utilizar para controlar finanças críticas, tais como custos excessivos ou custos variáveis. Em suma, o plano de gestão de custos foi concebido para ajudar os gestores de projecto a manterem-se no topo da operação, independentemente das suas alterações de tempo, planeamento de recursos ou custos futuros do projecto. 

Estas fases incluem: 

Planeamento de recursos 

O processo de planeamento de recursos tem um objectivo muito simples: dividir o projecto em fases e tarefas, atribuir as pessoas certas a cada uma delas, e facilitar a avaliação dos custos reais aos gestores de projecto interessados num controlo de custos perfeito.

O processo requer ou uma estrutura de trabalho de repartição, ou um âmbito de projecto detalhado que actue como base para atribuições ao longo do ciclo de vida do projecto. No entanto, ambos os documentos são propensos a erros humanos ou a um rastejamento do âmbito, causando atrasos e problemas de alocação. Eis alguns exemplos de tais problemas - e algumas dicas sobre como evitá-los. 

Principais desafios do planeamento de recursos

Os processos de planeamento de recursos sofrem geralmente de problemas como, por exemplo: 

• falta de dados históricos sobre projectos semelhantes que possam ajudar a avaliar realisticamente a quantidade de trabalho em cada tarefa ou etapa. Recomendamos vivamente que adquira projectos que a sua empresa tenha alguma experiência de conclusão; caso contrário, a sua operação pode ser propensa a rastejar ou não ser rentável, uma vez que o orçamento do projecto pode mudar com trabalho adicional, 
• nenhum conhecimento da disponibilidade das pessoas durante toda a duração do projecto, resultando em sobre-reserva ou lacunas nas atribuições. Isto normalmente termina com pessoas indisponíveis a serem atribuídas a um projecto - e não serão capazes de o completar! 
• criar um plano de projecto baseado na percepção do próprio gestor em vez de consultar outros peritos. O software de gestão de projectos pode ajudá-lo a resolver esse problema e a melhorar os orçamentos dos seus projectos!
• subestimar a quantidade de trabalho necessária para completar o projecto, 
• não incluindo quaisquer atrasos ou riscos no plano de recursos e criando como resultado calendários de projectos irrealistas. 

Estimativa de custos

Se já tiver terminado a criação do seu plano de recursos e incluído algum tempo adicional para possíveis pequenos atrasos, pode agora começar a estimar os custos de todo o projecto. 

Nesta altura, deve tentar calcular os custos do trabalho utilizando taxas horárias reais ou salários dos funcionários que sugeriu atribuir ao projecto no seu plano de recursos. Isto é vital para a exactidão das nossas estimativas, pois a escolha de diferentes especialistas pode afectar tanto os custos do trabalho como o seu ritmo, devido à disponibilidade dos recursos. 

Tal estimativa de custos deve ser feita de uma forma muito precisa, uma vez que servirá de base para uma maior comparação com os dados reais recolhidos ao longo da gestão de custos do projecto. 

Principais desafios da estimativa de custos

Ainda assim, embora a estimativa de custos na gestão de custos do projecto possa parecer simples, existem alguns problemas cruciais que poderá querer evitar ao conduzir o seu processo. Estes incluem: 

• utilizando dados irrealistas para os seus cálculos. Sem taxas horárias médias, e sem pressupostos; trabalhe apenas na informação real do plano de recursos para evitar cometer erros. 
• utilizando um plano de recursos excessivamente optimista nos seus cálculos. Mais uma vez, instamo-lo a deixar algum espaço no projecto para eventos inesperados! 

Orçamentação de custos 

Tendo preparado algumas estimativas precisas, pode agora continuar a preparar um orçamento de projecto. 

O que deve ser incluído na orçamentação de custos para a gestão de projectos?

Os seus cálculos devem incluir: 

• custos de trabalho calculados utilizando os salários ou remunerações horárias reais dos empregados afectos a um projecto e às suas fases. Não utilize aqui taxas médias - não são suficientemente precisas para lhe fornecer estimativas correctas! 
• despesas gerais do projecto, tais como custos de equipamento, software ou viagens relacionadas com o projecto, 
• uma fracção das despesas gerais de organização que o projecto terá de cobrir com os seus lucros. Explicámos como dividir e calcular estes custos no nosso artigo sobre afectação de custos, 
• custos de quaisquer factores de risco adicionais que o seu projecto possa ter de cobrir. 

Tal orçamento será utilizado numa fase posterior da gestão de custos do projecto como base para comparação com os custos reais da operação. 

Principais desafios da orçamentação de custos

Os principais erros que pode cometer durante a preparação de um orçamento de projecto incluem: 

• não incluindo o preço das despesas gerais no seu orçamento,
• não deixando margem para erros ou atrasos aleatórios - lembre-se, estas coisas podem simplesmente acontecer sem razão aparente e não devem ser desconsideradas! 
• não ter a informação sobre os custos das despesas gerais. Se não se mantiver a par de tais dados, deverá começar a fazê-lo; caso contrário, poderá ter uma surpresa desagradável ao avaliar o desempenho financeiro da sua empresa. 

Controlo de custos 

Por último, mas não menos importante, é necessário controlar os gastos ao longo do projecto para garantir que não se tornará não lucrativo após algum tempo. Para o fazer, pode:

Utilizar análise financeira do projecto 

Quando o projecto ainda está em curso, é possível utilizar os elementos de análise financeira do projecto para ver se o seu orçamento não foi, até agora, tenso. A melhor maneira de o fazer é calcular o índice de desempenho dos custos. 

Este indicador mostra se o número de horas no projecto excedeu as expectativas. Por conseguinte, este indicador pode ser utilizado mais tarde para mostrar uma fracção do orçamento que resta para ser utilizado. 

Índice de desempenho dos custos - exemplo

Vamos supor que metade do projecto A já está feito. Deveria ter demorado 1600 horas. No entanto, a conclusão do trabalho até este ponto levou 750 horas. Portanto, temos de multiplicar o progresso (neste caso, é 0,5, porque 1 representa um projecto totalmente concluído) por 1600 horas estimadas, e depois dividir o resultado por 750. Neste caso, o IPC é de 1,07 - o projecto utilizou 7% mais de orçamento do que o previsto. 

Acompanhe o seu progresso com ferramentas especializadas 

Claro que, no século XXI, não é necessário calcular diariamente o progresso do projecto à mão. Algumas ferramentas avançadas - tais como o Primetric - podem utilizar o tempo percorrido no projecto para calcular o custo do trabalho automaticamente, fornecendo-lhe os custos reais do seu projecto em tempo real. 

Principais desafios do controlo de custos

Tal como qualquer outra parte da gestão de custos do projecto, o controlo de custos também tem alguns problemas que pode querer evitar no seu processo. Estes incluem: 

• não conseguir fazer cumprir o tempo suficiente de rastreio na sua empresa. Não haverá qualquer custo sem tempo rastreado, por isso é essencial convencer todos os empregados a preencher as suas folhas de tempos! 
• utilizando salários errados ou médios para os cálculos. Nunca é demais salientar - qualquer erro aqui afectará todos os cálculos! 
• gastar demasiado tempo com os cálculos. O tempo do gestor é também precioso, e deve ser poupado sempre que possível. Por isso, recomendamos vivamente a utilização de ferramentas especializadas para tais cálculos - eles são capazes de automatizar todo o processo! 

Benefícios da gestão de custos do projecto 

Neste momento, pode perguntar a si mesmo: mas para que serve tudo isto? 

A gestão de custos do projecto tem inúmeros benefícios que o devem convencer a utilizar este processo diariamente. Estas vantagens incluem: 

• evitando o excesso de custos e assegurando que os seus projectos sejam tão rentáveis quanto possível,
• ajudando-o a calcular com precisão o preço de um projecto, 
• evitando riscos e problemas de orçamento no futuro, 
• ajudar os gestores a encontrar os problemas financeiros do projecto e a resolvê-los antes de se tornarem assuntos mais urgentes. 

Quer levar a sua gestão de custos a um nível totalmente novo? 

Podemos ajudá-lo a fazer isso - e dar-lhe-emos uma ajuda com algumas outras coisas, também! 

Visite o nosso blogue para saber mais sobre o assunto: 

• reduzindo o banco de empregados e poupando milhares de dólares, 
• melhorar a rentabilidade de uma empresa de TI, 
• custos excedidos - e evitá-los, 
• medir o desempenho financeiro da empresa, 
• incluindo as despesas gerais no preço das horas facturáveis, 

e muitos mais. 

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