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1. Tratar o planeamento a longo prazo da mesma forma que o planeamento a curto prazo
A maioria das empresas começa com o planeamento a curto prazo - ou, especificamente, com o planeamento para sprints ou com alguns dias de antecedência. Este tipo de planeamento centra-se em tarefas e pequenos objectivos que demoram algumas horas a concluir. No planeamento a longo prazo, esta abordagem é inaceitável!
Em que deve centrar-se o planeamento dos recursos a longo prazo?
O planeamento a longo prazo não deve centrar-se em pormenores desnecessários; em vez disso, deve dar aos gestores e executivos uma ideia geral de como será o trabalho na sua empresa dentro de algumas semanas ou meses. Como tal, não deve prestar atenção a tarefas individuais; em vez disso, deve incluir a informação sobre:
- as dotações das pessoas, a sua disponibilidade e o risco de ser posto de lado,
- custos do trabalho em projectos existentes e planeados, bem como os rendimentos gerados pelo trabalho,
- utilização actual e futura dos recursos - ou falta deles, sob a forma de banco de empregados,
- outros indicadores-chave de desempenho, como a rentabilidade do projecto, a percentagem de despesas gerais, etc,
- lacunas na reserva de vendas e quaisquer alterações previstas nos rendimentos no futuro.
Em suma: o planeamento a longo prazo deve centrar-se na obtenção de uma visão global de todas as operações - e não nas tarefas que contribuem para projectos específicos numa escala mais pequena!
2. Planeamento para um período muito específico
Imagine uma empresa de serviços de TI que prepara sempre os seus planos de gestão de recursos para um mês subsequente. Embora possa parecer bom à primeira vista, esta empresa terá inevitavelmente dificuldades:
- atribuições repetitivas - por exemplo, para especialistas que são afectados a um projecto durante alguns meses,
- riscos desconhecidos no futuro. Temos projectos suficientes para todos os funcionários? O que acontece quando os nossos projectos terminam?
- o aumento do banco dos trabalhadores devido à falta de informação sobre os especialistas que estão prestes a ficar inactivos,
- falta de flexibilidade. No actual mercado das TI, os projectos vão e vêm - um planeamento demasiado regular não deixa espaço para essas mudanças.
Consequentemente, as empresas que planeiam em períodos muito regulares podem enfrentar muitos mais problemas!
Qual é a alternativa ao planeamento do trabalho de vez em quando?
Em vez disso, o planeamento a longo prazo deve ter lugar sempre que seja possível planear algum trabalho com algum grau de certeza - e também se aplica a projectos de atribuição e projectos provisórios. Ao fazê-lo, os executivos podem:
- fornecer a todos os outros gestores informações actualizadas sobre a disponibilidade das pessoas,
- ver a disponibilidade das pessoas que gostariam de incluir em novos projectos e reagir às suas ausências,
- testar diferentes cenários para projectos e atribuições e escolher os melhores para a sua empresa,
- alterar o pipeline de vendas em função das alterações nas previsões de utilização,
- ver oportunidades e riscos para projectos planeados e futuros.
3. Planeamento da procura com base apenas nas funções
O planeamento a longo prazo não é apenas uma questão de tempo - é também uma questão de dinheiro que o tempo gera. É também um ingrediente da despesa mais importante na indústria das TI: os salários que constituem a maioria das despesas no orçamento do projecto.
Mas e se os salários forem muito mais elevados do que o previsto?
Porque deve planear pessoas em vez de funções - exemplo
Isso acontece normalmente quando uma empresa planeia um projecto utilizando salários médios para as posições necessárias. Por exemplo, se um projecto requer 3 programadores a trabalhar 160 horas cada um, e o salário médio de um especialista deste tipo é de 30 dólares por hora, o COO espera gastar:
3 * 160 * 30 = $14 400
na operação. Por isso, decide vender o serviço por $25 000, com uma margem de lucro de 42%.
No entanto, se apenas estiverem disponíveis especialistas mais caros, o director de operações poderá ficar com uma margem de lucro muito menor do que a esperada. Por exemplo, se os custos dos empregados disponíveis forem em média de $45 por hora, só os salários custarão:
3 * 160 * 45 = $21 600
e consumirão a maior parte dos lucros, reduzindo a margem de lucro para menos de 14%.
No entanto, esta situação pode ser facilmente evitada - se atribuir ao projecto especialistas individuais com salários específicos e conhecidos, o problema não existirá. O planeamento baseado em dados médios ou em pressupostos não é uma boa opção!
Preciso de calcular estes valores de cada vez?
Felizmente, não é necessário recorrer a folhas de cálculo Excel para calcular todos estes valores. Algumas ferramentas avançadas de gestão de recursos, como a Primetric, podem fornecer-lhe a informação imediatamente no perfil do especialista. Podem também calcular os custos de toda a afectação na barra de afectação colorida - tal como se mostra abaixo!
4. Planear antes de contratar as pessoas certas
O planeamento a longo prazo baseado em desejos é um dos muitos problemas que os gestores podem enfrentar. Em alguns casos, cometem um erro ainda maior ao atribuir projectos a pessoas que ainda não entraram na empresa - e podem colocar todo o projecto em risco ao fazê-lo...
Sejamos realistas: o sector das TI é conhecido pela sua flexibilidade. Um candidato que o tenha surpreendido durante uma entrevista pode não retribuir o seu entusiasmo pela sua empresa; mesmo que o fizesse, poderia receber uma oferta ainda melhor da concorrência. Pode até decidir mudar de carreira. Todas estas situações têm o mesmo resultado: o seu projecto fica sem um colaborador-chave.
Mas como resolver esse problema? Há apenas uma coisa que pode fazer para evitar essa situação: afectar apenas pessoas que certamente estarão disponíveis quando o projecto começar.
5. Incapacidade de atribuir uma pessoa desejada a um projecto
Está a planear um novo projecto e já tem um candidato perfeito para um especialista sénior que irá desempenhar um papel fundamental na operação. Atribui-lhe com entusiasmo as suas novas responsabilidades...
... só para descobrir que já estão mais do que ocupados.
Infelizmente, estes conflitos de horários são inevitáveis, a menos que conheça a capacidade exacta dos seus empregados. Falámos sobre esse cálculo no nosso artigo sobre planeamento da capacidade!
Se já está familiarizado com este tópico, provavelmente sabe que também pode ser automatizado. Por exemplo, nos perfis da Primetric, pode ver a utilização exacta dos funcionários e a sua disponibilidade (barra vermelha). No entanto, se lhe faltar essa informação, o sistema também o informará sobre quaisquer atribuições sobrepostas, tornando impossível cometer um erro.
Como deve ser o planeamento a longo prazo?
Já discutimos os erros mais comuns no planeamento de recursos a longo prazo. Mas qual deve ser o aspecto desse plano para ser benéfico para a sua organização?
A Primetric tem a resposta a essa pergunta.
Pessoas e plano de projecto em Primetric
A Primetric oferece aos gestores duas perspectivas que podem utilizar para supervisionar as suas atribuições: o calendário de projectos e o calendário de pessoas.
Ao escolher o planeamento a longo prazo para os seus especialistas, verá:
- detalhes da pessoa, tais como posição, antiguidade, departamento e - mais importante - utilização programada para um período escolhido,
- As atribuições planeadas para cada um dos seus colaboradores, com cada projecto marcado com uma cor diferente e as suas fases especificadas numa barra mais escura. Este campo também inclui o número exacto de horas que o colaborador deve dedicar a este projecto, juntamente com as horas que já dedicou ao mesmo, e a informação sobre os custos do trabalho.
- as suas folgas e ausências (barra branca e cinzenta às riscas), indicando a sua disponibilidade,
- o seu tempo reservado em barras brancas (à esquerda).
É importante notar que cada uma das atribuições mostradas pode ser alterada imediatamente, arrastando e soltando a barra ou clicando nela para obter mais detalhes. Também pode criar uma nova atribuição clicando no espaço na secção de cada pessoa.
Se estiver mais interessado em ver todas as afectações a um determinado projecto, também pode utilizar o calendário de projectos para ver apenas as pessoas afectadas a uma determinada operação - tal como se mostra abaixo.
Quer tornar-se um mestre do planeamento de recursos?
Comece com outros recursos do nosso blogue! Recomendamos-lhe que leia sobre:
- planeamento de recursos no JIRA,
- criar um plano de gestão dos recursos,
- software de planificação de projectos,
- planeamento e gestão da capacidade,
- processo de gestão da carga de trabalho.
E, se sentir que precisa apenas de uma ferramenta que possa tratar do projecto do início ao fim, basta marcar uma demonstração com os nossos consultores ou iniciar um teste com a Primetric agora mesmo!
