Product Champion vs a New Tool: How not to Fail at the Implementation Stage?

Quem é o Campeão do Produto?

De acordo com a definição mais simples, um Campeão de Produto é uma pessoa da empresa interessada numa determinada solução que é responsável pela escolha e implementação bem sucedida de uma ferramenta. 

Em geral, actua como representante de uma empresa, e trata de toda a comunicação, decisões, e processos relacionados com o produto. Por definição, ele deve definir os requisitos essenciais, manter-se em contacto com as partes interessadas e impulsionar a mudança, tomando decisões e adaptando processos. 

Mas o que é que isso significa realmente? 

Quais são as responsabilidades de um Campeão de Produto? 

Em suma, um campeão de produtos participa em todas as actividades que resultam na escolha e implementação de uma nova ferramenta. Na maioria dos casos, eles são formados num processo suave que inclui todas as actividades: desde a análise inicial, até à implementação de uma nova ferramenta. 

Quem deve tornar-se um Campeão de Produtos para o seu negócio? 

Project Champion actua como uma ligação entre empresa e fornecedor; como resultado, ele é responsável pelo sucesso de uma nova ferramenta. Por conseguinte, as suas acções não podem ser deixadas ao acaso - ele precisa de ter características específicas que o ajudem a ter sucesso. Estas incluem: 

Uma posição respeitável na empresa. Um Campeão de Produto não pode ser um estagiário ou um especialista recém-recrutado. De preferência, deve ser um gestor ou um executivo de nível C com experiência significativa no negócio. Deve também saber como comunicar com outros gestores e partes interessadas para determinar com sucesso as suas necessidades. Por outras palavras, deve saber como resolver ou saber a quem recorrer com cada um dos assuntos que descobre no seu caminho. 

Acesso aos dados na empresa. A implementação de um novo instrumento requer um fluxo de dados em grande escala. Contudo, nem todos na empresa têm acesso aos mesmos e a capacidade de os partilhar com terceiros. Um Campeão de Produtos deve ter sempre essa opção! 

Compreender os processos. A empresa tem dezenas de processos - e o Campeão do Produto deve estar ciente de todos eles. Isto porque ele é responsável por identificar questões-chave e oportunidades que devem ser reflectidas na nova ferramenta. 

Identificar as partes interessadas na ferramenta dentro da organização, ou seja, a direcção, a direcção e os empregados, e identificar as suas necessidades. O seu conhecimento da sua perspectiva permitir-lhe-á verificar se os processos podem ser reflectidos com precisão na Primetric. 

Vontade de conduzir a mudança. Algumas pessoas agarram-se aos velhos costumes porque apenas os acham familiares, não porque entendem os processos por detrás deles. Se uma pessoa compreende a origem dos dados, está aberta a melhorias e novas possibilidades oferecidas por uma nova ferramenta e beneficia de novos e melhores indicadores. 

Competências brandas. Como um Campeão de Produto é responsável tanto pela comunicação interna como externa, precisa de abordar os casos de utilização e compreender o ponto de vista do fornecedor ao mesmo tempo. Também tem de ser flexível e persuasivo para satisfazer as necessidades de ambas as partes envolvidas na implementação. Além disso, a fluência em inglês é uma obrigação no caso da implementação internacional. 

Posição do Campeão do Projecto - quem deve tornar-se um? 

Em geral, um Campeão de Projecto deve ser ou um gestor ou - melhor ainda - um executivo de nível C. Em geral, um Campeão de Projecto pode ser: 

• um agente de entregas, 
• um Director Executivo, 
• um COO, 
• Os Gestores de Projectos Internosupõem que a empresa em questão luta com os finnces, quer melhorar a rentabilidade e controlar as facturas e os salários. Naquela ca
• CFO,
• outro gestor de alto nível.

No entanto, a lista ainda é longa - então como fazer uma escolha? 

Depende da empresa e dos seus casos de utilização primária que precisam de ser definidos antes de se escolher um Produto Campeão. 

Por exemplo, se a empresa em questão luta com as finanças, e quer melhorar a rentabilidade e controlar as facturas e salários, deve escolher alguém com experiência em finanças para um Campeão de Produto - por exemplo, um CFO. 

Se a empresa se concentrar em atribuições, bancos de crescimento, e aumentar o número de peritos com diferentes especializações, o seu COO deve ser considerado como um candidato para se tornar um Campeão de Produto. Contudo, se a empresa quiser gerir eficazmente o seu projecto com a nova ferramenta, deve nomear um Gestor de Projecto Interno para o cargo. 

Em alguns casos - geralmente em grandes empresas - há pessoas empregadas como Gestores de Programas profissionais. A sua tarefa consiste em introduzir novos produtos e mudanças organizacionais cruciais e melhorar os seus processos. Se houver uma pessoa assim na sua organização, ela deve naturalmente tornar-se um Campeão de Produtos. 

O que é preciso para se tornar um Campeão de Produto? 

Ser um Campeão de Produto não se trata apenas de competências e características - trata-se sobretudo de conhecimento e recursos. Não há aqui lugar para informações em falta - Product Champion precisa de ter tudo o que se segue:

• tempo a gastar na escolha da ferramenta. Os executivos e gestores de nível C tendem a estar preocupados com numerosas tarefas. Contudo, um Campeão de Produto deve ter tempo para agir como tal; uma pessoa que se debate com as suas actuais responsabilidades não fará uma análise detalhada, não compreenderá processos cruciais e, como resultado, não escolherá uma ferramenta adaptada às necessidades da empresa. 
• conhecimento da estrutura e dos processos internos (planeamento, finanças, etc.). Um Campeão de Produtos deve compreender como funciona a sua empresa. Se não o fizer, não será capaz de reflectir estes processos na ferramenta que está prestes a escolher, tornando o trabalho mais difícil para todos os empregados da empresa. 
• capacidade de identificar os utilizadores do sistema e os níveis de acesso necessários. Uma ferramenta pode ser útil para programadores, testadores, gestores, RH, executivos, marketing, e dezenas de outros grupos de interesse. Um Campeão de Produtos deve determinar quem pode realmente beneficiar do software, e quais as características que o envolvem.

Principais passos para uma avaliação e implementação bem sucedida

Etapa 1. Determinação dos objectivos-chave de um instrumento prospectivo. 

A selecção cega não é uma opção para escolher uma ferramenta para a sua empresa. Antes de um Campeão de Produto fazer a sua escolha, deve primeiro efectuar uma análise exploratória das características que a sua empresa realmente precisa de ter na sua ferramenta prospectiva. 

Para o fazer, deveria: 

• analisar os processos na empresa, 
• determinar as questões cruciais e os pontos de estrangulamento nos processos, 
• entrevistar todas as partes interessadas em utilizar o instrumento no futuro, 
• navegar pelos dados disponíveis para descobrir quaisquer outras questões que possam ter sido omitidas anteriormente. 

Estas acções têm apenas um objectivo - criar uma lista de casos de utilização para o fornecedor utilizar durante a implementação. 

Um caso de utilização é uma situação específica em que um produto ou serviço pode potencialmente ser utilizado. Por outras palavras, uma lista de casos de utilização contém todos os problemas, processos, cenários, e momentos em que uma nova ferramenta virá a ser útil. Deve incluir a perspectiva de todos os intervenientes - só então poderá ajudar o fornecedor a remover os estrangulamentos em processos cruciais. 

É importante notar que a lista de casos de utilização não tem de incluir apenas os cenários mais importantes. De facto, é aconselhável dividir a lista em algumas categorias com diferentes níveis de significância. Por exemplo, é possível marcar algumas características como obrigatórias, agradáveis, ou simplesmente omissíveis.

Com base na lista de casos de utilização, pode facilmente estabelecer prioridades para a implementação e escolher a ferramenta adaptada às suas necessidades. 

Analisamos esta parte do processo em detalhe no nosso artigo sobre como escolher uma ferramenta de agendamento de projectos - sinta-se à vontade para consultar os nossos conselhos lá! 

Etapa 2. Teste de um número limitado de soluções potencialmente úteis. 

Há dezenas de ferramentas disponíveis no mercado, mas há apenas algumas que uma empresa escolhida pode considerar úteis. 

Com base na análise realizada na Fase 1, um Campeão de Produto deverá ser capaz de criar uma lista de soluções que satisfaçam os requisitos da sua empresa. Contudo, ele não se deve limitar à abordagem teórica; nesta parte do processo, deve experimentar as ferramentas ou, melhor ainda, reservar uma demonstração para ver todo o seu potencial apresentado pelos seus criadores. 

Graças a uma tal abordagem proactiva, um Campeão de Produtos poderá escolher a solução que melhor se adapta à sua empresa e descartar as que de alguma forma faltam. 

No entanto, se houver mais do que apenas algumas pessoas na empresa envolvidas no processo de tomada de decisões, um Campeão de Produtos é também responsável por recolher as suas opiniões e convertê-las numa única escolha. Esse pode ser o seu maior desafio no trabalho - a reunião com o fornecedor é apenas um começo em tal caso! 

Etapa 3. Discutir os detalhes com o fornecedor. 

Se o seu Produto Campeão e todas as outras partes interessadas já fizeram a sua escolha relativamente à ferramenta certa, é tempo de entrar em acção e preparar-se para a sua implementação com o fornecedor. 

Neste momento, o Campeão do Produto não deve reter qualquer informação do fornecedor. Ele deve comunicar claramente as necessidades da sua empresa, explicar quaisquer questões que surjam e apontar quaisquer assuntos que considere concernentes ou necessários. 

Em geral, o Product Champion deve fornecer aos criadores do instrumento: 

1. Requisitos dos diferentes públicos-alvo.
2. Lista de casos de utilização - podem ser utilizados mais tarde para cenários de teste. 
3. Apresentações dos principais gestores e intervenientes. 
4. Dados-chave que servem de base para casos de utilização. 
5. Qualquer feedback relevante. 

No entanto, esta não deve ser uma conversa unilateral. Um Campeão de Produtos deve estar aberto a ajustar os processos dentro da empresa à ferramenta, bem como a fazer quaisquer alterações que possam ser necessárias durante a implementação. Ele deve também tratar de toda a comunicação entre as partes para assegurar que todas as questões-chave sejam efectivamente transmitidas ao outro lado. 

Etapa 4. Implementação. 

A fase de implementação pode variar em função do tipo de ferramenta e do âmbito do trabalho envolvido. No entanto, as diferenças ainda requerem uma ajuda extensiva do Product Champion. 

Neste momento, um Campeão de Produtos deve: 

• reunir-se regularmente com o fornecedor para acompanhar o progresso do trabalho, 
• partilhar os dados necessários com o fornecedor e supervisionar a sua importação para o novo sistema, 
• recolher os casos de utilização, questões e problemas que devem ser abordados na ferramenta, 
• analisar outras necessidades da organização que devem ser incluídas no novo instrumento (ou seja, funções, acessos, responsabilidades, etc.).

Quais são as consequências de escolher o Produto Campeão errado? 

Neste momento, já se sabe quem deve ser um Campeão de Produtos. Mas e se ele não cumprir os requisitos acima mencionados, ou se uma empresa simplesmente não o quiser escolher entre as suas fileiras?

Bem, nesse caso tal empresa pode enfrentar consequências desagradáveis - tanto financeiras como organizacionais. Estas incluem: 

1. Abandonada ou atrasada a implementação. O product Champion precisa de ser uma força motriz por detrás da implementação da ferramenta; sem a sua vontade e empenho, nenhuma das fases do processo pode ser completada. As responsabilidades não serão atribuídas a uma só pessoa e, como resultado, não serão abordadas, causando o atraso ou abandono do projecto. 
2. Comunicação limitada. A implementação requer um fluxo de informação bidireccional entre cliente e fornecedor. Sem ela, a ferramenta não será ajustada às necessidades da organização, e as questões que surjam não serão abordadas. 
3. Casos de utilização em falta na ferramenta. É escolhido um software em resposta a problemas e situações particulares. Sem o Product Champion, estes não podem ser identificados e, portanto, reflectidos na ferramenta de forma precisa. Consequentemente, a ferramenta simplesmente não corresponderá às expectativas dos utilizadores. 
4. Processos incorrectos. Cada empresa tem as suas próprias formas que precisam de ser incluídas numa nova ferramenta. A sua identificação e descrição é da responsabilidade de um Campeão do Produto. A sua ausência pode causar caos em numerosas pesquisas em diferentes equipas e departamentos e, por conseguinte, conclusões imprecisas e processos incorrentes na ferramenta. 
5. Necessidades omitidas de uma ou muitas partes interessadas. Uma única ferramenta pode ser utilizada por diferentes equipas, departamentos e especialistas - e o Product Champion precisa de os encontrar a todos e identificar as suas necessidades. Sem ela, a ferramenta pode simplesmente não ser utilizada em toda a sua extensão, desperdiçando tempo e recursos. 

Implementação sem problemas? Escolha Primetric! 

O papel de Project Champion não é fácil - mas pode ser facilitado escolhendo o fornecedor certo. 

A nossa metodologia de implementação rápida permite aos nossos clientes completar a implementação em apenas algumas semanas, com todos os casos de utilização incluídos na ferramenta. Pode também contar com o nosso apoio constante e excelente comunicação elogiada por muitos dos nossos clientes, incluindo o itCraft. 

E isso é apenas o início da nossa viagem. Graças à qualidade da nossa ferramenta, mais de 95% dos nossos clientes decidiram ficar connosco durante muitos anos. Pode descobrir a razão nos nossos estudos de caso. 

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