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O que é a automação de serviços profissionais (PSA)? Definição
A automação de serviços profissionais (PSA) é um tipo de software que oferece um fornecedor de serviços com uma grande variedade de características para processos chave. O software PSA é capaz de introduzir automatização empresarial essencial para organizações de serviços profissionais, tais como escritórios de advogados e parcerias contabilísticas.
O principal objectivo das ferramentas PSA é assegurar o fluxo de informação na organização, automatizando e melhorando ao mesmo tempo os seus processos. Por outras palavras, a automatização dos serviços profissionais ajuda as empresas a gerir todas as suas operações.
Embora o PSA seja adequado para qualquer tipo de negócio, é especialmente popular entre empresas de TI, comerciantes, advogados e outros fornecedores de serviços especializados. Isto porque os seus princípios se aplicam a todas as organizações que precisam de completar dezenas de projectos de uma só vez e precisam de gerir especialistas e os seus conhecimentos de forma eficiente.
PSA: características obrigatórias
Em geral, as características do PSA incluem:
- gestão de projectos (ou gestão de carteira de projectos),
- gestão de recursos,
- comunicação à escala da empresa,
- contabilidade e orçamentação,
- integrações com outro software,
- rastreio do tempo,
- business intelligence.
As características podem variar em função da ferramenta escolhida para o trabalho.
Como pode ver na lista acima, a automatização de serviços profissionais visa fornecer às empresas uma vasta gama de soluções que melhorem e ajustem os seus processos num ambiente digital.
Contudo, o significado do PSA pode ser ligeiramente maior para alguns jogadores no mercado.
Por exemplo, as empresas de TI, bem como quaisquer outras empresas que beneficiam do tempo e das competências dos seus empregados, estão inclinadas a utilizar a automatização de serviços profissionais, uma vez que lhes permite gerir melhor os seus processos e melhorar o seu desempenho financeiro. Por outras palavras, podemos dizer que o PSA é um ERP para empresas de serviços que procuram conjugar todos os elementos de tal negócio.
O que se pode fazer com a automatização de serviços profissionais?
Em geral, uma boa automatização de serviços profissionais fornece aos utilizadores uma variedade de características capazes de melhorar os processos internos da empresa. Na maioria dos casos, as opções podem ajudá-lo com:
- gerir os clientes existentes e potenciais e a sua informação,
- combinando diferentes ferramentas numa única fonte de informação para todos os gestores,
- entregando o projecto a tempo graças a uma melhor gestão de recursos e a um controlo extensivo,
- gestão financeira de projectos, tanto em geral como em pormenor,
- montar ou escolher a equipa certa para o trabalho,
- obter uma melhor compreensão dos processos da empresa e melhorá-los,
- trocar as informações dentro da organização sem chegar aos seus membros particulares,
- Prever a rentabilidade de um novo projecto para estimar com precisão os custos das operações e eliminar percalços dispendiosos,
- fornecer ao departamento financeiro, vendas, gestores de projectos, especialistas e membros do conselho uma única fonte de verdade sem os forçar a assistir a outro conjunto de reuniões,
- reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas em até 80% - um dos nossos clientes, Capco, fez exactamente isso.
- eliminando os erros na transferência de dados e facturas incorrectas. Isto foi esquivado pela Netgen, uma empresa que agora emite 0 facturas imprecisas por mês com o seu novo PSA Primetric.
- melhorar a escalabilidade através da reflexão e organização de processos chave na empresa, permitindo uma gestão mais eficiente. No caso de Altudo, a empresa cresceu de 200 para 500 empregados, utilizando o sistema PSA da Primetric,
- reduzindo o tempo necessário para preparar a oferta mantendo ao mesmo tempo mais de 90% de precisão nas estimativas.
PSA vs indústria IT: porque é que a ligação é tão importante?
Na indústria das TI, a automatização dos serviços profissionais é particularmente importante. Naturalmente, as empresas do ramo são uma das empresas mais baseadas em projectos do mundo, razão pela qual são naturalmente atraídas pela automatização de serviços profissionais. No entanto, a indústria das TI também tem outros desafios que tem de enfrentar diariamente. Estes incluem:
- numerosos projectos geridos de uma só vez,
- entrelaçadas com alguns empregados a tempo parcial e, em alguns casos, projectos internos,
- diferentes tipos de orçamentos (preço fixo, tempo e material, taxas de manutenção, etc.),
- diferentes tipos de contratos para empregados,
- contabilidade avançada com estimativas e previsões,
- relatórios abrangentes.
Além disso, precisamos também de ter em consideração os salários no sector. Isto porque os especialistas em TI são excepcionalmente bem compensados e, como resultado, geram custos enormes. Gerir bem o seu tempo é, portanto, uma chave para criar uma empresa rentável.
Em suma, a indústria de TI precisa de processar e analisar grandes quantidades de dados de diferentes áreas - e a automação de serviços profissionais pode ajudá-los a fazer exactamente isso e um pouco mais.
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Como se pode ver, no caso da indústria informática, o PSA cobre inteiramente o ciclo de vida do projecto, desde o seu início até ao seu fim, fornecendo aos gestores todos os dados de que necessitam para tomar decisões tanto grandes como pequenas.
A automação de serviços profissionais também tem mais uma vantagem que é particularmente importante para a indústria de TI. Ajuda a ligar todos os empregados no ambiente remoto, permitindo-lhes trocar informações. Como resultado, facilita o emprego a longa distância, melhorando as hipóteses de contratação de especialistas valiosos de diferentes locais.
Que problemas deve resolver com a automatização de serviços profissionais?
Quando deve considerar a implementação de software PSA na sua organização? Quase sempre é o momento certo para essa mudança. Ainda assim, deve definitivamente começar a pensar numa tal implementação quando um dos seguintes problemas chegar ao seu conhecimento.
Transparência de informação limitada
Ser deixado no escuro devido a numerosas ferramentas separadas é uma causa principal de erros de cálculo e de decisões erradas - é o caso de muitas empresas, incluindo o nosso cliente, IT Craft. A automatização de serviços profissionais pode recolher a informação de toda a empresa e actualizá-la em tempo real para garantir que dispõe de todos os dados para fazer previsões e planos precisos.
Problemas de comunicação
As trocas intermináveis de e-mails são uma parte inevitável do seu dia? Não deveriam ser. Com o PSA em mãos, os gestores podem aceder à informação dos seus colegas sem pedir o seu precioso tempo. Foi assim que Monterail beneficiou do PSA - agora não há reuniões longas, e são necessários apenas 30 segundos para encontrar a informação de que os gestores necessitam!
Sem visibilidade da disponibilidade de recursos
Saber quem faz o quê e quando é a base da gestão de recursos. Infelizmente, sem PSA ou um software de planeamento de recursos dedicado, estas informações podem ser inacessíveis. No entanto, com o sistema instalado, pode ver todos os detalhes que precisa de conhecer num conjunto de gráficos e tabelas actualizadas a cada poucos segundos.
Má gestão de projectos
Não consegue encontrar uma lacuna para outro projecto? Talvez não tenha informação suficiente para o encontrar. Com o PSA, isso não deve ser um problema - de facto, tais soluções podem também ajudá-lo a determinar a rentabilidade e os custos, criar estimativas e gerir as afectações.
Quais são as vantagens da automatização dos serviços profissionais?
O software de automatização de serviços profissionais pode ter inúmeras vantagens dependendo das suas características. Em geral, inclui benefícios tais como:
- maior precisão tanto das estimativas como dos planos,
- informações actualizadas sobre todas as operações na empresa,
- rastreio preciso do tempo,
- orçamentação e contabilidade precisas com base em dados reais (ou seja, custos liquidados e não liquidados, salários, etc.),
- notificações com informações sobre quaisquer problemas (incluindo, mas não se limitando a: overbooking, falta de lucros, erros, etc.),
- capacidade de ligar diferentes sistemas através de integrações e criar um canal sem descontinuidades para toda a informação,
- redução do tempo de reunião,
- melhoria da rentabilidade,
- estimativas e previsões precisas,
- redução do tempo gasto em tarefas administrativas,
- uma única fonte de verdade para todos os empregados,
- processos melhorados e, como resultado, uma melhor escalabilidade,
- eliminação de erros,
- maior transparência e fluxo de informação.
Como pode tornar a sua vida mais fácil com PSA?
A automatização de serviços profissionais proporciona uma abordagem muito abrangente da gestão. É por isso que todos os executivos podem utilizar as suas características em seu benefício.
CFO
Um CFO perfeito deve ter o prazer de ter na sua empresa uma automatização de serviços profissionais. Isto porque pode fornecê-los:
- novas possibilidades de controlo financeiro (ou seja, relatórios de rentabilidade, relatórios personalizados),
- uma opção para criar estimativas precisas baseadas em dados reais sobre custos e salários,
- controlo de todas as finanças em projectos específicos (salários, despesas gerais, lucros, contabilidade, e mais), bem como todos de uma só vez,
- dados financeiros disponíveis a pedido, sem completar a informação de várias outras ferramentas ou folhas de cálculo,
- relatórios de factores tais como: rentabilidade, projectos, pessoas, clientes, equipas, ou mesmo a empresa inteira,
- a capacidade de analisar diferentes níveis de margem,
- previsões financeiras realistas baseadas na capacidade das pessoas e nos orçamentos dos projectos (as dotações estão ligadas aos dados financeiros),
- filtros, análises automáticas e alertas,
- integração com sistemas contabilísticos,
- tempo livre adicional e paz de espírito.
PMO
Para PMO, a automatização dos serviços profissionais é ainda mais importante. Isto porque pode ajudá-los com isso:
- acompanhar o progresso de todos os projectos no calendário e verificar os seus resultados em relatórios,
- reagindo a quaisquer questões que surjam nos projectos,
- criar projectos de projectos e estimar os recursos necessários para os completar,
- atribuição de recursos e comunicação de ofertas de emprego,
- melhorar a comunicação entre outros PMs e equipas,
- relatórios avançados para utilização, disponibilidade, vagas, overbooking, bancos, e muito mais,
- dados do projecto disponíveis mediante pedido,
- cooperação entre gestores, equipas e funcionários particulares,
- reagir em situações imprevistas, incluindo ausências, encontrar substitutos, etc..,
- reduzindo o tempo gasto em reuniões e na comunicação com outras partes.
Gestor de vendas
O PSA também traz uma série de melhorias para os Gestores de Vendas. Com a ferramenta, eles podem:
- verificar a disponibilidade de recursos de que necessitam para um potencial projecto,
- ver que tipos de projectos são os mais rentáveis, e procurá-los no futuro,
- estimar o custo de um projecto em perspectiva,
- ver que equipas ou empregados estão disponíveis para aderir a um novo projecto.
Preciso de um software PSA personalizado?
Em geral, o software personalizado não é necessário, uma vez que as ferramentas disponíveis no mercado contêm geralmente uma vasta gama de características que podem ser adaptadas às suas necessidades. De facto, a sua criação pode ser demorada e muito dispendiosa - e poderá definitivamente utilizar estes recursos para outros projectos rentáveis.
Em vez disso, existem numerosas ferramentas de automatização de serviços profissionais que uma empresa pode escolher. Pode decidir qual escolher com base nos seus casos de utilização - ou pode reservar uma demonstração com um dos nossos consultores para saber mais sobre Primetric e ver se se adequa às suas necessidades.
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E se eu quiser introduzir um PSA quando estou a utilizar o JIRA?
O software de automatização de serviços profissionais pode normalmente ser integrado com outras ferramentas normalmente utilizadas em empresas de TI. De facto, a implementação de PSA pode ser muito mais fácil se já utilizar JIRA para o seu negócio, uma vez que a maioria das ferramentas pode ser integrada com ele e utilizar os dados nele contidos. O Primetric é uma dessas ferramentas!
Ainda assim, algumas ferramentas PSA são capazes disso mais do que as outras. Uma boa plataforma de automatização de serviços profissionais deve esforçar-se por tornar qualquer integração tão fácil quanto possível. Na melhor das hipóteses, devem fazê-lo oferecendo:
- apoio constante,
- actualizações em tempo real,
- importação automática,
Como escolher um software PSA? Guia passo a passo
- Identificar as necessidades da sua organização.
O trabalho com automação de serviços profissionais começa com a definição das necessidades da empresa. Para o fazer, tente fazê-lo:
- definir os principais desafios que a sua empresa enfrenta e encontrar os problemas que precisa de resolver,
- analisar os processos e encontrar as partes responsáveis por eles. Peça as suas experiências enquanto toma uma decisão,
- entrevistar gestores e empregados para encontrar casos de utilização na vida real que a ferramenta precisa de reflectir,
- analisar a estrutura da empresa e encontrar quaisquer questões relacionadas com a mesma.
Para o fazer eficazmente, pode utilizar as nossas perguntas de amostra para cobrir os cenários mais comuns.
Análise da empresa: perguntas de amostra
- Quando é que começamos exactamente a agendar novos projectos? Quando é que o negócio está fechado? Ou talvez quando é que o negócio atinge um certo nível de certeza?
- O que é necessário para preparar uma oferta para um cliente? Disponibilidade de pessoas? Taxas de custo e de rendimento?
- Quem é responsável pelas estimativas? Precisamos de um fluxo de trabalho de aprovação?
- Como estimamos novos projectos? Com base em papéis? Fases do projecto? Ambos? Ou talvez de outra forma?
- Quem toma decisões sobre nova atribuição/realocação?
- Temos taxas de rendimento padronizadas baseadas na antiguidade / papéis / outros factores?
- Que modelos de facturação preferimos?
- Como é que os clientes nos vão pagar? Adiantado? Numa base mensal/semanal/trimestral? Depois de terminar o projecto?
- Como é que analisamos a entrega de projectos? Temos KPIs obrigatórios, ou seja, estatuto RAG / rentabilidade?
- Os diferentes gestores devem ter acesso limitado a especialistas que não gerem? Ou talvez devessem vê-los, mas não os podem atribuir?
- Verifique as integrações e conexões para criar uma única fonte de verdade.
2. Procure as características oferecidas pelas ferramentas disponíveis.
Primeiro, faça uma lista de características que precisa de ter na sua ferramenta com base nos resultados de uma análise interna que tenha - esperemos - realizado no primeiro passo. Pode também dividi-las em três categorias:
- necessário,
- bom de ter,
- opcional.
Para o fazer, pode utilizar o método MoSCoW. É uma técnica de priorização utilizada na gestão, análise empresarial, gestão de projectos e desenvolvimento de software para alcançar um entendimento comum com as partes interessadas sobre a importância que atribuem à entrega de cada requisito que possa achar útil em tais casos.
Em seguida, navegue pelas ferramentas de automatização de serviços profissionais. Escreva as características que elas incluem, bem como as que lhes faltam.
Depois disso, comparar as ferramentas PSA com base em factores-chave tais como: características disponíveis, preço, papéis, orçamentos, etc. Pode fazer isso numa simples tabela.
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3. Responda às perguntas sobre os seus objectivos-chave.
Com base na lista de características disponíveis e nas suas prioridades desde o primeiro passo, decida quais as opções que melhor se adaptam às suas necessidades. Em caso de dúvida, consulte as pessoas responsáveis pelos campos que deseja incluir na sua ferramenta PSA.
4. Tomar uma decisão final.
Se seguiu os passos acima, já tem uma lista de ferramentas de automatização de serviços profissionais juntamente com as suas características ordenadas por prioridade. Agora pode simplesmente escolher a melhor opção a partir da lista!
Como criar um software de automatização de serviços profissionais?
Em primeiro lugar e acima de tudo, não tem de o fazer sozinho. Quando fizer a sua escolha, um fornecedor deverá contactá-lo para discutir os detalhes da implementação. Se não o fizer, deverá reconsiderar seriamente as suas escolhas!
Ainda assim, se quiser ver em detalhe como criar serviços profissionais, encorajamo-lo vivamente a contactar o nosso conselheiro e reservar uma demonstração - a nossa equipa terá todo o prazer em discutir o caso exacto para a sua empresa.
Escolha as melhores ferramentas de automatização de serviços profissionais - escolha Primetric!
Ainda hesitante?
Pode saltar o pensamento em excesso e ir directamente para a nossa solução PSA - podemos assegurar-lhe que tem tudo o que precisa para melhorar os processos na sua empresa com tecnologia!
É claro que não tem de comprar imediatamente a nossa solução. Primeiro, marque uma demonstração com o nosso consultor ou veja os nossos estudos de caso para descobrir o que realmente podemos fazer. Depois, tomar uma decisão será canja!
