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Qual é o ciclo de vida do projecto de serviços profissionais?
O ciclo de vida de serviço profissional é um processo abrangente capaz de reflectir com precisão a complexidade do desenvolvimento de produtos modernos. É geralmente utilizado em empresas especializadas no fornecimento de soluções à medida, especialmente as digitais.
Ao contrário do ciclo de vida do projecto, o ciclo de vida dos serviços profissionais não se concentra exclusivamente no produto ou num serviço em si. Na realidade, o seu principal interesse é a colaboração entre as partes envolvidas no processo de produção. Como tal, o ciclo de vida dos serviços profissionais é capaz de fornecer produtos mais precisos e adaptados às necessidades do cliente.
Ciclo de vida dos serviços profissionais e indústria de TI
Já sabemos o que é o ciclo de vida dos projectos de serviços profissionais - mas o que é que tem a ver com a indústria das TI?
Tudo, de facto!
O ciclo de vida dos projectos de serviços profissionais é uma representação perfeita dos processos que já pode conhecer a partir da metodologia Agile. Por outras palavras, tal padrão é capaz de facilitar sprints, acções repetíveis, bem como marcos de referência regulares.
É importante que tal ciclo inclua mais algumas coisas que são vitais para a indústria moderna de TI - laços de aprendizagem, feedback e melhoria constante. Com o ritmo recorrente estabelecido pela metodologia Agile, o ciclo melhorado cria algum espaço para discussão, eliminando erros comuns, melhorando os processos e dando às empresas uma vantagem competitiva.
Ciclo de vida profissional vs ciclo de vida do projecto: qual é a diferença?
O ciclo de vida do serviço profissional e o ciclo de vida do projecto têm muito em comum, mas o seu significado tem tudo a ver com as suas diferenças. Abaixo pode ver como se comparam uns com os outros.
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Ciclo de vida padrão do projecto
O ciclo de vida padrão do projecto e as suas 5 fases permaneceram inalterados ao longo dos anos. Como resultado, algumas indústrias consideram que é demasiado simples para corresponder às suas necessidades.
Tradicionalmente, o ciclo de vida do projecto incluía fases como por exemplo:
- fase de iniciação,
- fase de planeamento,
- fase de execução,
- fase de monitorização,
- fase de encerramento.
Como já se pode ver, não inclui quaisquer fases repetitivas e assume que um projecto só pode avançar - não há como voltar atrás, corrigir erros e, acima de tudo, aprender com todo o projecto. Por outras palavras, tal ciclo não ajuda nem os membros da equipa nem os gestores de projecto.
Como resultado, com o súbito crescimento dos serviços digitais, tornou-se óbvio que já não reflecte a complexidade dos produtos inovadores - e foi aí que surgiu o ciclo de vida dos serviços profissionais.
Ciclo de vida de projectos de serviços profissionais modernos
O ciclo de vida do projecto evoluiu nos últimos anos para responder às expectativas dos prestadores de serviços em particular, e já não tem apenas 5 fases. Ainda assim, o seu principal objectivo é assegurar o sucesso do projecto e apoiar tanto os gestores do projecto como os membros da equipa.
Hoje em dia, as empresas já não se concentram na prestação de serviços em si, embora este seja o seu objectivo último no final. Agora, para criar software à medida das necessidades do cliente, estão muito mais interessadas na melhoria constante, na cooperação contínua e na comunicação eficiente. Além disso, em alguns casos, serviços de longa duração que podem ser mantidos durante décadas.
Ciclo de vida do projecto de serviços profissionais - fases
O ciclo de vida dos projectos de serviços profissionais modernos inclui muitos mais factores valorizados pelas empresas de TI, como por exemplo:
- feedback,
- toque pessoal e características personalizadas,
- respostas imediatas a quaisquer questões que surjam,
- comunicação constante,
- flexibilidade e capacidade de mudança.
Há uma fase adicional do projecto, como o processo inclui:
- fase de vendas,
- fase de planeamento,
- fase de entrega e melhoria (também conhecida como fase de execução),
- fase de contabilidade,
- fase de análise,
- fase de manutenção.
Como resultado, o ciclo de vida dos serviços profissionais é uma opção perfeita para a indústria das TI e quaisquer outras empresas especializadas na prestação dos seus serviços a clientes empresariais.
Fases do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais
Ainda que algumas fases do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais possam parecer semelhantes às do ciclo de vida do projecto, existem diferenças significativas na sua execução.
O diabo está nos detalhes - e discutimos todos os detalhes das fases abaixo.
Etapa 1: Fase de venda no ciclo de vida do projecto de serviços profissionais
No ciclo de vida do projecto de serviços profissionais, o trabalho começa mesmo antes do início da reunião - ou seja, porque começa com a fase de venda única ao ciclo.
O ponto principal da fase de venda é assegurar que o projecto possa ser concluído na empresa, ao mesmo tempo que convence o cliente a assinar o contrato. Embora possa parecer simples, não é. Isto porque, ao contrário das empresas de outras indústrias, os serviços profissionais requerem uma análise muito mais extensa para determinar se a empresa tem ou não tempo e recursos para completar o projecto.
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Fase de venda - principais tomadas
Para completar a fase de venda do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais, é necessário que o faça:
- conceptualizar o projecto e o seu âmbito, e definir os recursos necessários para a sua conclusão,
- realizar previsões de gestão de projectos para verificar se os membros certos da equipa estão disponíveis em determinadas datas,
- estimar os custos (incluindo despesas gerais, salários e ferramentas),
- avaliar o risco e a probabilidade de sucesso com base nas informações acima,
- completar a gestão das propostas, negociações e operações formais, caso todas as etapas acima mencionadas sejam concluídas conforme planeado.
É importante que todas estas fases sejam completadas com base na informação de uma base de dados de gestão de carteira de projectos que contém todos os dados necessários de vários departamentos e equipas da empresa. Caso contrário, as estimativas podem revelar-se imprecisas no futuro!
Etapa 2: Fase de planeamento do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais
Quando a fase de venda termina, começa a fase de plano. Em geral, concentra-se na gestão de recursos e de tempo - na maioria dos casos na indústria das TI, trata-se de atribuir pessoas a diferentes fases do projecto.
O principal objectivo da fase do plano no ciclo de vida do projecto de serviços profissionais é preparar uma linha temporal com objectivos, fases e atribuições chave. No final, deverá dar a todos os funcionários uma visão transparente de todas as suas responsabilidades num determinado período.
O planeamento do projecto em Primetric é fácil graças ao calendário do projecto.
Fase do plano: o plano do projecto
Antes de passarmos ao plano final visível acima, precisamos de completar alguns passos para completar o plano do projecto. Em geral, o planeamento do projecto deve incluir:
- especificação funcional do produto final,
- plano director,
- calendário do projecto,
- estatuto de gestão de risco,
- relatório de marcos.
Tal plano pode fornecer aos gestores e executivos de projecto uma visão geral do projecto e ajudá-los a tomar melhores decisões. É também essencial para o sucesso do projecto, uma vez que aponta para os seus objectivos-chave e mostra os recursos e acções necessárias para a sua conclusão.
Fase do plano: programação e gestão de recursos
Após a conclusão do plano, pode passar à programação e gestão de recursos - outra parte da fase de planeamento essencial para o sucesso do projecto.
Nesta altura, deveria:
- desenvolver uma linha temporal para o projecto,
- determinar os marcos e os objectivos-chave,
- estabelecer as medidas de sucesso para o projecto,
- completar o planeamento e programação de recursos na gestão de projectos, possivelmente utilizando ferramentas de planeamento de recursos para uma maior precisão. Neste momento, também é possível atribuir tarefas aos especialistas designados para as primeiras fases do projecto.
Atribuição de recursos atribuídos ao projecto em Primetric
Depois de terminada a fase de planeamento, sabe exactamente como será o projecto durante o desenvolvimento, e pode abordar as primeiras questões (caso surjam, claro). Simultaneamente, com uma tal abordagem é possível reduzir os custos das imprecisões e facilitar o trabalho dos gestores, ajudando-os a evitar os erros mais comuns na gestão do projecto.
Para além disso, uma atribuição profunda de recursos pode ajudá-lo a poupar dinheiro que de outra forma seria desperdiçado. Porquê? Discutimos o problema em pormenor com o nosso cliente, HSD, que poupou 200 000 dólares no seu primeiro ano de utilização do Primetric. .
Fase 3: Fase de entrega e melhoria (fase de execução) no ciclo de vida do projecto de serviços profissionais
A fase de entrega e melhoria, também conhecida como fase de execução, é quando o verdadeiro trabalho começa. Nesta altura, todas as atribuições tornam-se activas e os especialistas dirigem-se para as suas tarefas.
No entanto, da perspectiva de um gerente, ainda não é o momento de se sentar e relaxar.
Durante a fase de entrega do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais, deve concentrar-se na execução do plano do projecto e na conclusão dos objectivos, independentemente das questões que possam surgir. Para tal, pode utilizar os relatórios da Primetric e as ferramentas de gestão de carteira de projectos para garantir o seu sucesso.
Fase de entrega: principais tomadas
Para ter sucesso na execução de uma fase de entrega, deverá:
- executar tarefas de acordo com o plano. A forma mais fácil de o fazer é monitorizar o trabalho utilizando ferramentas de seguimento do tempo disponíveis a todos os especialistas envolvidos.
- completar os marcos e objectivos-chave a tempo,
- reagir a quaisquer questões que surjam, incluindo atrasos, conflitos, ausências inesperadas, e muito mais.
Seguimento do tempo em Primetric
Com um pouco de supervisão que pode ser feito inteiramente em ferramentas de business intelligence, é possível gerir eficazmente os riscos e comunicar o progresso ao cliente.
Melhoria na fase de entrega
No entanto, como mencionámos acima, o desenvolvimento de um projecto num ciclo de vida de projecto de serviços profissionais não tem tudo a ver com o produto; tem também a ver com as experiências do cliente. É por isso que a sua opinião pode, e deve, ser valorizada ao longo de toda a fase de entrega.
Para assegurar que o projecto vai ao encontro das expectativas do cliente, deverá:
- encontrar-se regularmente com o cliente para verificar o progresso,
- consultar com eles sempre que surja uma questão controversa,
- receber e analisar regularmente feedback que aponte para as áreas que podem ser melhoradas (tanto no projecto como em todo o processo).
Pode manter esse tipo de comunicação através de chamadas regulares, actualizações por e-mail, ou mesmo reuniões.
Ao fazê-lo, não só aumenta as suas hipóteses de sucesso num dado projecto, como também aprende com os seus erros e melhora os seus processos para empreendimentos futuros.
Etapa 4: Fase de contabilidade no ciclo de vida do projecto de serviços profissionais
A fase de contabilidade no ciclo de vida do projecto de serviços profissionais é dedicada ao reconhecimento dos custos reais do projecto.
Originalmente, tal fase não existia no ciclo de vida tradicional do projecto. No entanto, devido ao estado actual da indústria informática, é necessária. Isto porque a indústria de TI precisa de combinar diferentes tipos de facturação (T&M, Preço Fixo, taxas de manutenção, e mais) com vários tipos de contratos e despesas gerais. É por isso que as empresas que operam no terreno têm de enfrentar numerosos desafios enquanto facturam os seus projectos.
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Ainda assim, independentemente de todas essas complicações, o principal objectivo da fase de contabilidade continua a ser o mesmo: gerir as finanças do projecto e todas as suas partes para determinar a rentabilidade real da operação e melhorar os processos.
Fase de contabilidade: principais tomadas de decisão
Em teoria, esta fase do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais inclui:
- controlar todos os custos do projecto, incluindo salários, despesas gerais, empreiteiros e muito mais,
- determinar os tipos de facturação e gerir as facturas,
- facturação e recolha de dinheiro dos clientes; contabilidade do projecto.
Contudo, esta lista combinada com todos os desafios que mencionámos acima, torna o processo um pouco mais complicado.
Porquê? Vejamos o exemplo abaixo.
Fase de contabilidade - exemplo
O projecto a ser concluído pela Melhor Empresa levará um mês para ser concluído. Trata-se de um projecto de Preço Fixo.
A contabilidade mostra que o projecto inclui muitos custos, como por exemplo:
- salários para empreiteiros: um testador ($30 por hora), um desenvolvedor ($40 por hora) e um designer UX ($35 por hora), com 160 horas de trabalho num mês - $16 800 no total.
- salários para empregados regulares: um promotor ($5000 por mês, impostos incluídos) e um testador (4500$ por mês, impostos incluídos) - 9 500$ no total.
- despesas gerais da empresa: serviços públicos ($200 por mês por projecto), aluguer para o escritório ($500 por mês por projecto) e novo equipamento ($100 por mês por projecto) - ou seja, 800$ por mês no total.
Por conseguinte, os custos básicos do projecto são de $27 100 por mês.
Inicialmente, o preço mensal para o projecto foi estimado em 35 000 dólares para o projecto de Preço Fixo. Por conseguinte, o projecto continua a ser rentável.
No entanto, este custo pode variar consoante a empresa (ou seja, despesas gerais), ou o próprio projecto (requisitos, vagas, horas extraordinárias, etc.). Como resultado, na fase de contabilidade, é necessário analisar cuidadosamente todos os factores para se chegar a cálculos precisos.
Repartição completa dos custos do projecto que pode utilizar para elaborar relatórios ou facturar aos seus clientes
Foi o caso da Netgen - uma empresa que conseguiu fazer chegar a 0 o número de facturas imprecisas.
Etapa 5: Fase de análise do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais
Em geral, a fase de análise do ciclo de vida dos projectos de serviços profissionais tende a começar após o encerramento do projecto. No entanto, com base em numerosos exemplos dos nossos clientes, acreditamos que a análise também pode ser realizada regularmente durante a fase de execução do projecto, graças a ferramentas de business intelligence.
Quando devo analisar o meu projecto?
A análise durante a execução do projecto permite a todos os gestores ter um controlo constante do projecto e melhorá-lo sempre que necessário. É também perfeita para evitar obstáculos e mesmo impedi-los antes de estes aparecerem.
A análise durante o encerramento do projecto, por outro lado, analisa melhor o desempenho global da equipa e dos seus membros. A informação recolhida nesta fase do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais fornece à empresa um feedback valioso que pode mais tarde ser utilizado para melhorar os processos críticos.
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Quer escolha o primeiro, o segundo, ou ambos, a sua análise deve concentrar-se principalmente nas métricas reais fornecidas por fontes fiáveis - recomendamos a utilização de ferramentas de gestão de projectos e de business intelligence. Só então poderá avaliar o progresso do projecto, detectar quaisquer problemas e sugerir soluções para a referência futura.
Fase de análise: principais tomadas de decisão
Para tirar conclusões precisas das operações de um determinado projecto, é necessário que se concentre:
- Analisar o desempenho das equipas e o desempenho dos funcionários,
- Análise de métricas chave,
- Cálculo das margens,
- Medição da utilização,
- Previsão de tendências e necessidades futuras.
Mas porquê incomodar-se com todas estas estatísticas em primeiro lugar?
Porque, independentemente da fase do processo em que são analisados, podem fornecer aos gestores conhecimentos valiosos sobre os problemas, mas também êxitos no projecto. Como resultado, os dados recolhidos durante a fase de análise do ciclo de vida dos serviços profissionais podem contribuir para melhorias significativas no futuro.
Fase de análise: feedbacks e opiniões
Como mencionámos anteriormente, o ciclo de vida do projecto de serviços profissionais tem tudo a ver com o feedback dos clientes. Por isso, não é certamente surpresa que tenhamos de ter isto em conta ao realizarmos uma análise do projecto.
Quando o projecto terminar, o gestor responsável deverá preparar-se para a avaliação final do progresso. Pode tomar a forma de um inquérito, uma conversa ou uma reunião - depende da empresa e das necessidades dos seus clientes. Pode também utilizar os relatórios gerados automaticamente disponíveis na Primetric para tirar conclusões da execução de um projecto.
O tipo de procedimento de aquisição de feedback é ainda de pouca importância aqui - as experiências do cliente são o que realmente conta. A avaliação final deve incluir coisas como:
- Sentimentos e experiências gerais
- Principais vantagens
- Questões críticas
- Comunicação
- Qualidade das fases particulares do projecto
- Cumprir os requisitos
...e mais - os indicadores no último feedback podem diferir dependendo do tipo de projecto.
Estas opiniões, contudo, não devem ser permanentemente separadas dos dados recolhidos pelas ferramentas analíticas. Devem ser comparadas para determinar quais os campos dos projectos que foram inteiramente bem sucedidos de ambas as perspectivas, e quais os que faltavam. Só então se terá uma visão completa do desempenho dos projectos.
Etapa 6: Fase de manutenção no ciclo de vida do projecto de serviços profissionais
A fase de manutenção é específica para o ciclo de vida de um projecto de serviços profissionais na indústria das TI. Isto porque alguns projectos, mesmo após a sua conclusão, requerem acções e actualizações adicionais para se manterem funcionais no futuro. Em geral, este é o objectivo da fase de manutenção: cuidar regularmente do software e assegurar que este permaneça operacional.
Fase de manutenção: principais tomadas
As fases de manutenção de vários produtos podem ser diferentes, uma vez que não existem projectos idênticos. No entanto, os principais objectivos da fase incluem geralmente a actualização do software para o manter a funcionar sem problemas e a adição de novas funcionalidades quando necessário.
Esta lista de objectivos-chave é muito flexível, embora - de facto, nunca poderemos dizer que novas melhorias um produto necessitará no futuro!
Ciclo de vida do projecto de serviços profissionais: descarregar um modelo
Quer introduzir um ciclo de vida de serviços profissionais na sua empresa?
Se o fizer - não precisa de reescrever todas as informações acima num documento separado. Em vez disso, pode simplesmente descarregar o nosso modelo de ciclo de vida de projectos de serviços profissionais - e está pronto para começar!
Benefícios do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais
Tudo concluído, é fácil ver que a optimização do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais pode ser benéfica para o projecto e para a empresa como um todo. Esta é, no entanto, uma abordagem muito geral, uma vez que os benefícios de tal abordagem apelam principalmente aos gestores.
Então, o que podem eles obter com a melhoria do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais?
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CEO
O trabalho do CEO é monitorizar tudo o que acontece na empresa - e o ciclo de vida do projecto de serviços profissionais ajuda-o a fazer exactamente isso.
Ao analisar os ciclos de um ou muitos projectos ao mesmo tempo, o Director Executivo pode ver claramente a utilização, as vagas em perspectiva e outros problemas críticos. Também obtém uma visão geral das operações, do seu potencial e das suas finanças. Em suma, ele pode simplesmente ver os seus projectos crescer, e a sua empresa segue-o.
COO
O principal objectivo do COO é encaixar mais projectos na empresa, aumentando as suas receitas. À primeira vista, o ciclo de vida dos projectos de serviços profissionais nada tem a ver com isso - mas vamos cavar um pouco mais fundo.
Com estimativas precisas e ao longo das consultas que têm lugar nas 2 primeiras fases do ciclo de vida do projecto de serviços profissionais, o COO pode estimar com precisão os recursos necessários para o projecto e afectá-los em conformidade. Pode também agir com base na informação sobre quaisquer problemas, tais como vagas ou sobre-reservas.
Além disso, pode também manter-se a par da comunicação entre os departamentos envolvidos no lançamento de um novo projecto, ou seja, RH, vendas e desenvolvimento. Como resultado, pode garantir que nenhum conflito se manterá no caminho de novas oportunidades, assegurando o crescimento da empresa como resultado.
PMO
Para PMO, o ciclo de vida do projecto de serviços profissionais é uma das ferramentas básicas que asseguram o sucesso dos seus empreendimentos. Isto porque o processo cobre todas as suas responsabilidades: desde a avaliação do potencial dos projectos, até ao seu encerramento.
Como resultado, com um ciclo deste tipo, um PMO pode melhorar os processos dentro dos projectos, fixar as relações entre diferentes operações quando necessário, estabelecer o ritmo de aquisição de novos clientes e, por último mas não menos importante, tornar o funcionamento da empresa cada vez melhor a cada dia. Duvidamos que haja algum processo melhor do seu ponto de vista!
CFO
Com um ciclo de vida de serviços profissionais, um CFO ganha uma compreensão total de todas as finanças dentro do projecto em todas as suas fases. É por isso que um tal processo inclui orçamentação e monitorização em quase todas as etapas do caminho, o que torna o trabalho do CFO muito mais fácil, ajudando-o a escolher as mais rentáveis.
Um ciclo de vida de projecto de serviço profissional é particularmente benéfico para os CFOs e gestores que queiram acompanhar as suas finanças em tempo real - pode ver como a Fingoweb fez isso!
Gerir o ciclo de vida do serviço profissional como um chefe
Ainda tem dúvidas sobre a introdução de um ciclo de vida de produtos de serviços profissionais na sua empresa?
Tente reflectir o processo numa ferramenta que foi feita para o fazer.
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