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1. Pagamentos demasiado complicados = custos adicionais
Muitas empresas, especialmente as pequenas, tendem a alterar o preço das horas de trabalho ao longo do projecto; quanto mais as horas, mais baixo é o seu preço. Outras tendem a combinar tempo e material com projectos de preço fixo em assentamentos para um único projecto. Contudo, uma tal abordagem à orçamentação de projectos pode ser muito pouco rentável - e pode nem sequer se saber!
Quanto mais simples for a estrutura, melhores serão as finanças
Embora a redução do preço à medida que o projecto avança possa ser tentadora para um cliente, para um fornecedor pode rapidamente transformar-se num desastre. Tal alteração de preço:
- torna muito difícil prever os custos de um projecto,
- é uma causa raiz de todos os tipos de erros nas facturas finais e pode ser uma razão para a perda de confiança na relação empresa-cliente,
- torna cada hora de trabalho menos rentável,
- gera milhares de dólares em custos adicionais de apenas calcular os valores,
- torna os seus processos inescaláveis; com eles, a sua empresa simplesmente não pode crescer.
Por outras palavras: pagamentos demasiado complicados podem atrair clientes, mas também podem arruinar o orçamento da sua empresa!
Como manter as finanças simples?
70% dos nossos clientes simplificam a sua estrutura financeira à medida que crescem - e crescem ainda mais rapidamente com processos muito básicos. Isto não é um acidente: esta é simplesmente a melhor resposta a quaisquer custos gerados por processos demasiado complicados.
As maiores empresas com que cooperamos têm apenas três tipos de projectos financeiros:
- preço fixo,
- tempo e material,
- retentores.
Como resultado, aperfeiçoaram o seu controlo financeiro e tornaram-se capazes de acompanhar cada cêntimo sem desperdiçar milhares de dólares em cálculos inúteis.
2. Venda de projectos a preço fixo = queda da rentabilidade
Mas e se alguns tipos de financiamento em projectos fossem mais arriscados do que outros?
Esta é de facto a verdade para projectos de preço fixo. Embora sejam definitivamente uma pechincha para os clientes, para as empresas de serviços de TI podem ser difíceis de ser rentáveis - especialmente numa perspectiva mais longa. Por exemplo, alguns dos nossos clientes ficaram surpreendidos ao descobrir que os seus projectos de PF geraram uma perda de 4%!
Porque é que os projectos de preço fixo podem revelar-se não rentáveis?
Há poucas razões para isso:
- a sua margem de lucro muda com a inflação ao longo dos anos,
- geram frequentemente custos adicionais que estão incluídos no âmbito do projecto, mas não no orçamento,
- tinham de ser preenchidas independentemente dos custos, a menos que o contrato indique o contrário.
Em suma, não são suficientemente flexíveis para acompanharem as mudanças no ambiente.
Que projectos de preço fixo são os mais rentáveis?
Nem todos os projectos de preço fixo devem ser demonizados - alguns deles podem revelar-se muito bem sucedidos, também.
Os chamados quick fixes, ou pequenos projectos baseados em produtos, são frequentemente alguns dos mais rentáveis. Como são geralmente empreendimentos de curto prazo, o seu âmbito de trabalho pode ser avaliado com precisão e o seu preço, dando às empresas uma oportunidade de gerar enormes lucros.
Alguns dos projectos de preço fixo a longo prazo também podem ser rentáveis, desde que a sua empresa tenha experiência na sua realização. Os chamados projectos de cabelo grisalho (ou simplesmente projectos que a sua empresa entregou com sucesso inúmeras vezes) podem ser estimados com precisão e conduzidos de forma previsível, tornando-se uma fonte de lucro fiável.
3. Falha na inclusão de períodos de folga nos planos de projecto = atrasos inevitáveis
Em alguns casos, a comparação das margens planeadas e reais do projecto pode ser uma experiência dura. Mas porquê?
Na nossa experiência, os planos irrealistas são geralmente culpados . Numerosas empresas planeiam o seu pessoal durante 160 horas por mês, independentemente da sua disponibilidade real que é enormemente afectada por folgas, licenças por doença, e outras responsabilidades. Como resultado, os custos do trabalho e das afectações adicionais aumentam, e o mesmo acontece com os atrasos, o que tem um impacto nos orçamentos dos projectos.
É importante notar que também não estamos a falar de pequenas diferenças financeiras; em alguns casos, as empresas sofreram uma queda de 25% nas suas margens, perdendo efectivamente um quarto dos seus lucros.
Como posso tornar os meus planos e margens mais realistas?
Para atribuir as pessoas certas ao projecto, é necessário calcular a capacidade real (o número máximo disponível de horas que um empregado pode passar a trabalhar num determinado período) de um especialista que pretende atribuir, e compará-la com a sua utilização, ou o tempo que já tem a certeza de gastar com outras responsabilidades. A diferença entre os dois valores dar-lhe-á informação sobre o número de horas disponíveis que um empregado pode gastar no seu projecto.
Em alternativa, não é necessário calcular estes valores manualmente. Algumas ferramentas de planeamento de capacidade, incluindo o Primetric, utilizam os planos e as informações de tempo livre para calcular a disponibilidade de todos os empregados e fornecer aos gestores quando estes procuram as pessoas certas para o trabalho.
4. Dotações demasiado optimistas = atrasos e custos adicionais
Na nossa experiência, muitas empresas decidem utilizar dados aproximados sobre o número de horas necessárias para completar uma tarefa, bem como o seu custo. No entanto, esta abordagem raramente compensa.
Imaginemos um gestor que queira designar um especialista para um projecto muito simples. No entanto, ele não olhou nem para o calendário nem para o orçamento e, com base na sua experiência, partiu do princípio de que uma taxa horária média para um promotor deste tipo é de 30 dólares. Também utilizou os seus projectos passados para estimar que esta operação levaria 100 horas.
Com base nos dados, o projecto custaria $3000 dólares. Satisfeitos com o resultado, pediram ao cliente para pagar $5000 dólares pela operação, ficando com uma margem de 66%.
No entanto, quando o gestor estava prestes a agendar oficialmente um projecto, reparou que os promotores com uma taxa horária inferior a 30 dólares não estão simplesmente disponíveis. Como resultado, teve de se contentar com um funcionário mais caro, custando 40 dólares por hora.
Para piorar as coisas, o promotor descobriu que não poderá completar o projecto em apenas 100 horas - precisa de pelo menos 120 horas. Portanto, os custos do projecto subitamente aumentaram para $4800, deixando o gerente excessivamente optimista com apenas $200 lucros; o suficiente para enxugar as suas lágrimas.
Como alocar pessoas e custos e não cometer erros?
Só há uma maneira de evitar os problemas que o gestor da história acima tem no seu trabalho: está a trabalhar nos dados reais em vez de suposições e desejos .
Ao planear um projecto - ou mesmo ao adquirir um em primeiro lugar! - verifique a disponibilidade do seu pessoal e utilize essa informação para os atribuir. Faça o mesmo pelos seus salários ou vencimentos para completar o orçamento. Só assim evitará arruinar as suas margens de lucro!
5. Rastreio temporal incorrecto = despesas diversas
Há alguns anos atrás, havia uma empresa que queria seguir o tempo e utilizar a informação para calcular os custos do trabalho. No entanto, eles decidiram que os seus empregados só iriam rastrear 7 horas por dia, em vez de 7, uma vez que desperdiçavam algum do seu tempo em pausas e tarefas organizacionais de qualquer forma.
No entanto, quando chegou o momento de resumir as finanças da empresa, verificou-se que cerca de meio milhão de dólares foi gasto em actividades desconhecidas, uma vez que as horas não trabalhadas ainda estavam a gerar custos.
E não gostaria de ser o único a perder realmente meio milhão de dólares, pois não?
Como acompanhar correctamente o tempo e combiná-lo com as finanças?
Há algumas medidas que precisa de tomar para o fazer.
Em primeiro lugar, atribuir um salário por hora a todos os empregados. Se tiverem um salário mensal, calcular a sua taxa horária com base no número de horas que passam a trabalhar.
Em seguida, introduza o processo de seguimento do tempo à sua empresa. Lembre-se de educar os empregados sobre a sua importância - muitos deles considerá-la-ão uma burocracia e recusar-se-ão a tomar parte no processo. Mostre-lhes que o seu tempo terá um impacto directo nas facturas!
Para além disso, simplificar o mais possível o seguimento do tempo. Não faça os seus empregados acompanhar o seu tempo com demasiados detalhes ou em duas ferramentas ao mesmo tempo! Apenas irá aumentar a sua resistência.
Por último, mas não menos importante, não tenha medo de impor o seguimento do tempo entre os seus empregados. Se necessário, ligue as horas rastreadas aos seus salários, ou tente algumas outras ideias que possam ajudar a sua empresa que tenham tido sucesso nos negócios dos nossos clientes.
6. Sem dados históricos = sem lucros
Imagine que tem um projecto de retentor que deve levar 10 horas por mês, e, independentemente do esforço, o cliente pagará o mesmo preço. No entanto, quando se olha para o tempo percorrido no projecto nos últimos meses, descobre-se que só demorou 6 horas a concluir. Por outras palavras, o seu empregador poderia ter feito mais 4 horas de trabalho facturável, e simplesmente não o sabia. Não ficaria certamente contente com uma tal reviravolta, pois não?
E se isso acontecer em dezenas de projectos diferentes?
Assumindo que a relação entre as horas efectivamente trabalhadas e as horas planeadas se mantém, a empresa perderá 40% do tempo dos seus empregados, e perderá a oportunidade de adquirir mais projectos que possam gerar lucros.
Como utilizar as horas de folga para gerar lucros?
Primeiro, é preciso saber quantas horas pode usar para gerar lucros adicionais .
Para isso, a sua equipa precisa de seguir o tempo todos os dias e prestar atenção à quantidade de tempo que gasta em cada uma das suas tarefas atribuídas. Depois, pode começar a procurar algumas horas livres nas suas folhas de tempos para determinar quais os projectos que demoram menos tempo do que o anteriormente estimado.
Depois, pode utilizar os dados para:
- criar um plano mais preciso para os projectos que já gere e optimizar os seus custos, atribuindo-lhes menos horas,
- avaliar o número de horas que os seus empregados poderiam passar a trabalhar noutros projectos,
- adquirir ou expandir projectos que requerem as suas competências e utilizar o tempo dos especialistas para gerar lucros em tais projectos, em vez de os gastar em dotações ociosas.
7. Quer gerir ainda melhor as suas margens de lucro?
Óptimo - veio ao sítio certo!
Visite o nosso blogue para ler também sobre ele:
- análise financeira do projecto,
- melhorar o desempenho financeiro na empresa de TI,
- métodos para evitar a ultrapassagem dos custos,
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