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O que é a análise financeira do projecto?
A análise financeira do projecto é um exame abrangente da condição financeira de um projecto num dado momento. É um elemento chave da gestão do projecto.
É importante notar que não tem de ser realizado apenas quando um projecto é concluído ou quando ainda se encontra em fase de planeamento (a chamada análise financeira pós-projecto); uma análise financeira adequada também pode ser utilizada para mostrar o estado do projecto enquanto este ainda está em curso. De facto, pode desempenhar um papel fundamental na optimização do projecto numa base regular.
Porque é que a análise financeira é importante para a gestão de projectos?
A análise financeira de um projecto é a espinha dorsal de toda a operação, pois assegura que o seu objectivo final - trazer lucros à empresa - é atingido.
Embora isto possa parecer bastante óbvio, a análise do fluxo de caixa tem ainda mais benefícios quando olhamos mais de perto para os seus detalhes. A análise financeira do projecto pode ajudá-lo:
- determinar se se deve sequer considerar a conclusão de um determinado projecto em primeiro lugar,
- calcular os custos e lucros potenciais do projecto,
- ver se um projecto a longo prazo será rentável no futuro,
- prever os custos de funcionamento de um projecto, tendo em conta todos os factores possíveis que o possam afectar,
- avaliar a condição financeira de todo o projecto e das suas partes enquanto este está a ser concluído,
- monitorizar os indicadores-chave de desempenho financeiro do projecto,
- verificar se o projecto se mantém no orçamento,
- melhorar os indicadores financeiros num determinado projecto e em operações futuras.
Soa bem? Óptimo - agora vamos ver como criar uma análise financeira de projectos, tanto para projectos prospectivos como para projectos existentes.
Análise financeira do projecto para um projecto em perspectiva
A análise financeira do projecto deve começar antes mesmo de um projecto, uma vez que permite aos gestores de projecto estabelecer se devem ou não começar a trabalhar com um projecto.
Etapas da análise financeira do projecto
Cada ciclo de vida do projecto começa com uma análise financeira. Ainda assim, não se trata de um processo uniforme. Em geral, os peritos concordam que é composto por duas partes principais.
Parte 1: Processo de análise custo-benefício
A análise custo-benefício numa análise financeira de um projecto tem um objectivo muito simples: determinar se um projecto será ou não rentável para a sua empresa. Como tal, é extremamente útil para os gestores de projectos.
Esta parte da análise centra-se no cálculo das medidas-chave capazes de avaliar os projectos prospectivos utilizando indicadores objectivos. Estes indicadores incluem:
Retorno do investimento
O retorno do investimento (ou taxa interna de retorno), também conhecido como ROI, é a espinha dorsal de todas as análises financeiras de projectos. O seu objectivo é comparar o custo do projecto com o montante de dinheiro que se espera que a empresa ganhe com ele. Em geral, o ROI é expresso como uma percentagem; quanto maior for a percentagem, melhor será o ROI.
Retorno do investimento - exemplo
Por exemplo, vamos supor que a sua empresa tem um projecto. Com base nas horas e outros custos controlados, o projecto gerou $150000 em despesas de projecto. No entanto, quando se olha para as liquidações, verifica-se que o cliente pagou $200000 pelo trabalho. Portanto, o ROI é igual a $200000 dividido pelo investimento inicial - $150000, deixando-o com 133% do ROI.
Custo de oportunidade
Alguma vez se perguntou que outros projectos poderia ter completado enquanto estava ocupado com este? O custo de oportunidade pode ajudá-lo a medir a diferença e ver se fez a escolha certa.
Para calcular o custo de oportunidade, verifique quais os esforços existentes e futuros que espera ter em mãos quando o projecto em questão for suposto ter lugar. Depois, compare os seus custos e lucros estimados para ver se existem algumas oportunidades mais valiosas que possa querer considerar. Se o projecto em questão for a melhor escolha por enquanto, não se esqueça de o incluir na sua carteira de projectos!
Custo de oportunidade - exemplo
Para efeitos deste exemplo, imaginemos que a empresa de TI recebeu uma oferta de conclusão de um projecto no valor de $200000. No entanto, de acordo com o processo de planeamento de recursos, a mesma equipa poderia também trabalhar noutro projecto no valor de 150000$ dólares, sendo o custo do trabalho o mesmo em ambos os casos: 50000$. Por conseguinte, os custos de oportunidade são inexistentes para o projecto anterior - na realidade, é também muito mais rentável. Portanto, de uma perspectiva financeira, deve ser o escolhido pela empresa.
Margem de lucro
Se estiver a trabalhar numa empresa de TI, uma margem de lucro máxima para um projecto é provavelmente a maçã do seu olho. Contudo, ao contrário da crença popular, a margem de lucro não é necessariamente a diferença entre os custos de trabalho e tecnologia para o projecto, e o montante que um cliente concordou em pagar pela execução do projecto.
Na indústria das TI, a margem final deve incluir todos os outros custos das empresas que todos os projectos têm de cobrir. Isto inclui:
- custos e lucros do trabalho das pessoas,
- despesas gerais do projecto, tais como equipamento adicional, subscrições, etc.; tanto recorrentes como únicas,
- despesas gerais da empresa, tais como contas, renda, compras necessárias, etc,
- custos gerados por outros departamentos que apoiam o trabalho do projecto, tais como vendas, marketing, administração, etc..,
- custos de projectos e operações internas.
Evidentemente, cada projecto deve cobrir uma parte proporcional de todos os custos acima mencionados. Explicámos como dividir essa soma no nosso artigo sobre a afectação de custos.
Margem de lucro - exemplo
A empresa decidiu completar um projecto de Preço Fixo por 500 000 dólares. Os custos do projecto incluem:
- os custos do trabalho: $200 000,
- custos dos dispositivos electrónicos adquiridos para o projecto: $10 000,
- custo de outras despesas gerais do projecto: $5000,
- a parte do projecto nos custos de toda a empresa, tais como departamentos de apoio, aluguer, facturas, etc.: $8000.
Portanto, a margem de lucro para o projecto é a soma de todos os custos ($223 000) dividida pelo rendimento (ou lucro do projecto - $500 000) e multiplicada por 100. Em seguida, deduzir o resultado do cálculo de 100%. Neste caso, a margem de lucro é de 55,4% - e é bastante boa!
Valor actual líquido
O valor actual líquido é particularmente importante para as empresas que planeiam trabalhar num determinado projecto durante bastante tempo, ou que optam por trabalhar em projectos de retenção.
Este indicador é normalmente utilizado na análise financeira de projectos para tais operações, uma vez que mostra a diferença no valor actual do dinheiro e o valor que o dinheiro terá no futuro. Por outras palavras, pode ajudar a determinar se o valor futuro e o lucro real do projecto ultrapassarão o investimento inicial.
Parte 2: Criar uma estimativa de projecto
Se já garantiu que um determinado projecto tem boas hipóteses de ser rentável, pode agora aprofundar mais detalhes, criando uma estimativa de projecto para toda a operação e todas as suas fases.
Para criar com sucesso uma estimativa para um projecto, é necessário que o faça:
- criar um âmbito de projecto que descreva todas as fases, tarefas e recursos necessários,
- dividir o projecto em fases e estimar o número de horas necessárias para completar cada fase,
- criar uma previsão de recursos para um projecto e estimar o seu custo,
- acrescentar quaisquer custos à escala da empresa que o projecto necessite de cobrir.
Um exemplo de estimativas financeiras em Primetric
No entanto, essa lista pode até ser mais detalhada, dependendo das suas necessidades. Exploramos o tema das estimativas de custos com mais detalhe num dos nossos outros artigos.
Avaliação financeira para um projecto existente
A análise financeira do projecto pode ser útil também quando o seu projecto já está em curso ou perto da sua conclusão. Nessa altura, poderá também monitorizar as finanças do projecto na sua operação utilizando vários indicadores que o podem ajudar a avaliar o estado do seu projecto. Vamos dar-lhes uma vista de olhos.
Medidas-chave para a análise financeira de um projecto existente
Rentabilidade do projecto
Tal como no exemplo com margem de lucro acima, a rentabilidade do projecto depende não só da relação entre o custo do trabalho e os lucros previstos, mas também dos custos dos empreendimentos de outras empresas que um orçamento de projecto tem de cobrir. Para ter uma visão mais ampla de todas as finanças enquanto o projecto ainda está em curso ou perto do seu fim, é necessário ter em conta factores como, por exemplo
- custo do trabalho com base no número de horas seguidas(ferramenta de seguimento do tempo pode ajudá-lo a recolher essa informação),
- custo de compras adicionais para o projecto, ou seja, dispositivos electrónicos, software, subscrições, despesas de viagem necessárias, etc..,
- quota-parte do projecto nas despesas gerais da empresa, tais como custos de facturas, departamentos de apoio, aluguer, etc. (saiba como calcular estes custos no nosso artigo sobre afectação de custos),
- quaisquer outros custos que afectem tanto o projecto como a empresa como um todo.
Cada um destes factores pode também funcionar como um indicador financeiro separado para a sua análise pós-projecto.
Só depois de deduzir todas estas despesas dos lucros esperados ou liquidados é que verá exactamente quanto o seu projecto ganhou (ou perdeu!).
É claro que este processo pode ser automatizado - por exemplo, Primetric reúne os dados em tempo real para criar um relatório de rentabilidade exaustivo sempre que precisar dele .
O relatório mensal de rentabilidade em Primetric resume as finanças de todo o projecto
Rentabilidade do projecto - exemplo
Tal como no exemplo com a margem de lucro, para calcular a rentabilidade de um projecto precisamos de ter informações sobre todos os custos que ele precisa de cobrir. Neste caso, elas incluíram:
- os custos do trabalho: $200 000,
- custos dos dispositivos electrónicos adquiridos para o projecto: $10 000,
- custo de outras despesas gerais do projecto: $5000,
- a parte do projecto nos custos de toda a empresa, tais como departamentos de apoio, aluguer, facturas, etc.: $8000.
Ao mesmo tempo, o cliente concordou em pagar 500 000 dólares pelos projectos.
Por conseguinte, para determinar a rentabilidade do projecto, precisamos de deduzir todos os custos do preço do projecto. Com base nas informações de que dispomos, a rentabilidade do projecto é de 277 000 dólares.
Rentabilidade dos empregados
Como se pode ver na lista acima, a rentabilidade inclui dezenas de factores financeiros diferentes. Vamos concentrar-nos no mais importante deles - os custos do trabalho.
O que é que deve ser incluído na avaliação da rentabilidade dos empregados?
Nas empresas de serviços, o trabalho das pessoas é a principal fonte de receitas e despesas. Contudo, em alguns casos, contribui mais para estes últimos - por exemplo, quando uma pessoa passa demasiado tempo numa tarefa mundana, ou quando um especialista sénior trabalha numa característica simples que poderia ter sido produzida pelo seu colega júnior.
Portanto, para assegurar a rentabilidade do projecto como um todo, na análise financeira do projecto tem de se verificar:
- que está a gerar custos demasiado elevados, e porquê (por vezes são necessários gastos adicionais!),
- se existem quaisquer atrasos ou outros problemas que possam ter causado um pico súbito nos custos de trabalho,
- se houver pessoas que tenham completado o seu trabalho enquanto ainda têm algumas horas na sua agenda.
Como calcular a rentabilidade dos empregados?
O cálculo da rentabilidade de um determinado empregado de um determinado especialista é bastante simples. Para o fazer, é necessária uma informação sobre o assunto:
- o salário da pessoa num determinado período - x,
- o número de horas seguidas durante um determinado período - y,
- salários por hora nos projectos em que a pessoa acompanhou o tempo em - z.
Depois, calcula-se a rentabilidade utilizando uma fórmula (y*z)/x.
É claro que os gestores de projecto podem também encontrar alguns casos mais complicados. Se isso acontecer, recomenda-se que se inclua a capacidade na equação para se chegar a uma taxa horária razoável para o especialista.
Índice de desempenho dos custos
O índice de desempenho dos custos é um elemento de análise financeira do projecto que é capaz de mostrar exactamente como o projecto está a decorrer em comparação com o seu orçamento. Este indicador mostra se o número de horas no projecto excedeu as expectativas. Por conseguinte, este indicador pode ser utilizado mais tarde para mostrar uma fracção do orçamento que resta para ser utilizado.
Índice de desempenho dos custos - exemplo
Vamos supor que metade do projecto A já está feito. Deveria ter demorado 1600 horas. No entanto, a conclusão do trabalho até este ponto levou 750 horas. Portanto, temos de multiplicar o progresso (neste caso, é 0,5, porque 1 representa um projecto totalmente concluído) por 1600 horas estimadas, e depois dividir o resultado por 750. Neste caso, o IPC é de 1,07 - o projecto utilizou 7% mais de orçamento do que o previsto.
Como posso medir todas estas coisas?
Naturalmente, o cálculo manual de todos estes indicadores para uma análise financeira de um projecto é simplesmente impossível - ou pelo menos levaria anos. Para além disso, os cálculos manuais são frequentemente propensos a erros que podem afectar as decisões que toma (e apostamos que não gostaria de lidar com más decisões, pois não?).
Felizmente para os gestores de projectos, tais cálculos não têm de ser feitos em papel. Em vez disso, é possível utilizar ferramentas que combinam inteligência empresarial com contabilidade de projectos para lhe mostrar exactamente como é o seu orçamento. O Primetric é uma dessas ferramentas!
O que se pode fazer em Primetric?
Primetric oferece uma variedade de ferramentas financeiras que pode utilizar para criar uma análise financeira do projecto em apenas alguns minutos.
A ferramenta pode ajudá-lo:
- recolher a informação sobre o tempo registado e convertê-los em custos utilizando a informação sobre salários e vencimentos incluída no sistema,
- estimar os custos de cada fase do projecto,
- atribuir recursos que caberão no orçamento do projecto - uma barra de pesquisa ajudá-lo-á a fazer isso se especificar um salário máximo de um especialista que procura,
- controlar os custos do trabalho à medida que o projecto avança,
- monitorizar o custo adicional no projecto, bem como as despesas gerais da empresa que devem ser incluídas nos cálculos de rentabilidade,
- gerir as povoações,
- comparar os custos reais com os planeados para garantir que o seu projecto se mantenha no orçamento.
O relatório de progresso do projecto em Primetric pode mostrar-lhe exactamente como estão a decorrer as suas operações - e quanto custam.
E isso é apenas uma fracção das características incluídas no Primetric! Pode descobrir todas elas agora mesmo - basta reservar uma demonstração, durante a qual os nossos consultores lhe mostrarão todas as possibilidades incluídas no nosso software, ou iniciar um teste para ver o que somos capazes de fazer por si próprios.
Quer saber mais sobre as finanças do projecto?
Preparámos inúmeros recursos que pode utilizar para expandir os seus conhecimentos.
Visite o nosso blogue e leia mais sobre ele:
- o desempenho financeiro e a forma de o medir,
- Facturas Jira e outras características financeiras,
- horas facturáveis e não facturáveis (e a razão pela qual as deve utilizar),
- medir o desempenho empresarial,
- previsão de receitas.
Ou, se já está à procura de uma ferramenta que o possa ajudar a gerir as suas finanças, basta reservar uma demonstração com especialistas em Primetric ou iniciar imediatamente um ensaio!
