A gestão do ciclo de vida do projecto em poucas palavras. Como fazê-lo correctamente?

Cada projecto precisa de um plano que o ajude a ter sucesso. Preparar instruções improvisadas não é uma opção aqui - na verdade, é a razão pela qual a maioria dos projectos falham. É por isso que a gestão do ciclo de vida do projecto é uma necessidade - mas o que é que realmente se esconde por detrás dela? Veja o processo com todos os seus detalhes - continue a ler!

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Gestão de Projectos

10/06/2022

Artigo sobre o ciclo de vida do projecto

Índice

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Ciclo de vida do projecto - definição

Por definição, um ciclo de vida do projecto é uma linha temporal concebida para ajudar os gestores a organizar o trabalho e a completar com sucesso os principais objectivos de uma dada operação. Consiste em algumas etapas concebidas para ajudar os gestores a atingir os seus objectivos e a completar os seus projectos. 

No entanto, o ciclo de vida do projecto não serve exclusivamente como um plano de trabalho. Também inclui informação chave para gestores e executivos, como por exemplo: 

  • fases e prazos,
  • especialistas envolvidos (divididos em equipas ou fases, se necessário), 
  • estimativas financeiras,
  • objectivos principais, tanto para todo o projecto como para as suas fases, 
  • riscos potenciais.

Porque é que o ciclo de vida do projecto é crucial na indústria das TI? 

Como se pode ver na lista de factores incluídos na definição de um ciclo de vida do projecto, uma linha temporal é basicamente um reflexo perfeito dos processos de desenvolvimento de software na indústria das TI. É por isso que não surpreende que a optimização dos ciclos de vida dos projectos esteja lentamente a ganhar popularidade no terreno. 

Em geral, um ciclo de vida de gestão de projectos permite à empresa criar um plano de trabalho fiável e repetível para um amplo âmbito de projecto para diferentes membros da equipa. Inclui também todos os elementos cruciais presentes nos projectos de TI. Por outras palavras, se a empresa seguir à letra as etapas do ciclo de vida do projecto, as hipóteses de um projecto ser bem sucedido aumentam exponencialmente - e o mesmo acontece com a satisfação dos membros da equipa.

Além disso, o ciclo de vida de um projecto também tem um impacto significativo nos indicadores-chave da indústria das TI. Quando as fases do projecto são geridas correctamente, podem melhorar drasticamente a taxa de utilização e a precisão de toda a estimativa, resultando em maiores lucros. 

Ciclo de vida de gestão de projectos para executivos

No entanto, a melhoria do ciclo de vida de um projecto é também apelativa para os vários gestores do sector, incluindo: 

  • CEO, que pode monitorizar indicadores críticos (isto é, procura de capacidade e rentabilidade), bem como os próprios projectos com o ciclo de vida do projecto, 
  • COO, que pode utilizar um ciclo de vida de projecto para gerir pessoas de diferentes departamentos, bem como as suas relações e comunicação, 
  • PMO, que beneficiará de um ciclo de vida de projecto através da análise de projectos e dos seus estados. Qualquer outro gestor de projecto também o pode fazer.

Para além disso, um ciclo de vida previsível do projecto é também valioso para os promotores, pois dá-lhes um sentido de orientação e instruções claras sobre o que fazer a seguir. Várias fases do projecto mostram-lhes para onde se dirigem, e o que fazer a seguir.

Assim, não temos dúvidas de que todos na empresa de TI podem beneficiar da melhoria do ciclo de vida de um projecto. Mas o que é que está realmente escondido dentro dela? 

Comecemos por definir de que fases é feito o ciclo de vida de um projecto.

Fases do ciclo de vida do projecto

De acordo com o PMI/PMBOK, o ciclo de vida do projecto é dividido em 5 fases consecutivas: 

  • fase de iniciação, 
  • fase de planeamento, 
  • fase de execução, 
  • fase de monitorização, 
  • fase de encerramento.

Cada uma destas fases traz novos desafios para todos os tipos de gestores. 

No entanto, isto não deve desencorajá-lo de optimizar as fases de gestão do projecto. Isto porque as fases do ciclo de vida do projecto foram concebidas para cobrir todos os factores críticos na gestão de projectos e fornecer aos executivos uma visão abrangente das suas operações - tal como no nosso modelo de ciclo de vida do projecto que pode descarregar aqui mesmo. 

Fases do ciclo de vida do projecto

Fase de iniciação

A fase de iniciação do ciclo de vida de um projecto centra-se na compreensão do objectivo de um projecto e de todas as pessoas envolvidas. 

Em geral, a fase de iniciação do projecto centra-se nos motivos dos clientes e outras partes interessadas. Neste ponto do ciclo de vida de um projecto, precisamos de compreender os seus objectivos, motivações e esperanças, a fim de criar uma visão geral do projecto e definir os seus principais objectivos. 

Ciclo de vida do projecto: fase de iniciação

Para o fazer e completar a iniciação do projecto, é preciso fazê-lo: 

  • identificar os principais representantes dos clientes e as suas partes interessadas, 
  • identificar o âmbito do projecto e definir os seus objectivos relacionados com o produto, 
  • definir os resultados dos projectos e potenciais soluções, por exemplo, através da realização de um estudo de viabilidade,  

No entanto, a análise para o início do projecto não termina aqui. A fase inicial do ciclo de vida de um projecto deve também verificar se a sua empresa pode entregar o projecto de acordo com os requisitos escolhidos pelo cliente. Requer um contacto com os gestores de projecto certos e outros executivos.

Como resultado, depois de terminar as conversações com o potencial cliente, também deverá: 

  • verificar se a sua empresa tem tempo para completar o projecto em geral, 
  • iniciar a previsão da gestão do projecto: estimar o orçamento e os recursos que provavelmente serão necessários para completar o projecto, 
  • criar a linha temporal e estabelecer os prazos para o projecto,
  • avaliar o risco potencial com outros gestores de projecto, 
  • criar uma proposta de projecto. 

Então, e só então, a sua empresa pode realmente confirmar se o projecto pode ser entregue e fornecer ao cliente o seu esboço realista.  

Fase de iniciação: exemplo

Um novo cliente contactou a Melhor Empresa. Ele deseja adquirir uma aplicação personalizada totalmente funcional que possa ser ligada ao software no armazém onde armazena o seu produto. 

Após uma conversa inicial com o cliente, verificou-se que o projecto irá envolver: 

  • respondendo às necessidades do proprietário do website, das pessoas que gerem o website, e dos funcionários responsáveis pelo armazém e pelo produto nele contido, uma vez que pretendem exibir online o número de mercadorias disponíveis, 
  • uma aplicação inteira, com uma loja online e um CMS, 
  • medidas de segurança, uma vez que a aplicação terá de processar as contas dos clientes e os seus dados. 

Com isso em mente, a equipa de vendas dirige-se aos gestores (ou a um gestor de projecto escolhido) para verificar a disponibilidade de recursos num futuro próximo. 

Com base na ferramenta de planeamento de recursos e de gestão de projectos (que por vezes pode ser fundida numa única ferramenta), estimam o orçamento e os recursos que provavelmente serão necessários para completar o projecto. Se não tiverem a certeza da disponibilidade dos seus recursos a longo prazo, os gestores de projecto e outros executivos devem considerar experimentar uma ferramenta de planeamento de recursos.

Depois, verificam se estes recursos estão disponíveis antes dos prazos - felizmente, estão. Tendo verificado isso, criam a linha temporal e fixam os prazos para o projecto. Toda esta informação está incluída na proposta do projecto. A primeira parte do ciclo de vida da gestão do projecto está concluída!

Fase de planeamento

A fase de planeamento do projecto no ciclo de vida do projecto tem tudo a ver com uma análise mais profunda das fases consecutivas do projecto - e não é necessariamente a função de um gestor de projecto. 

O principal objectivo da fase de planeamento é criar uma linha temporal com fases e metas baseadas nos resultados estabelecidos na fase inicial e comunicar estes objectivos às partes interessadas. 

Ciclo de vida do projecto: fase de planeamento

Para completar uma fase de planeamento do projecto, deve primeiro criar um plano de projecto detalhado baseado no planeamento de recursos para a gestão do projecto, bem como outros dados chave.

Planeamento do projecto: principais tomadas de decisão

O plano do projecto deve incluir:

  • especificação funcional do produto final, 
  • plano director, 
  • calendário do projecto, 
  • estatuto de gestão de risco, 
  • relatório de marcos. 

Tendo feito isso, deve passar à análise interna.

Análise interna: principais tomadas de decisão

Nestas fases do ciclo de vida, deverá prestar especial atenção à precisão dos cálculos. Não tente fazer isso em Excel ou em longas conversas, pois isso pode causar inúmeros erros! 

Siga os passos das empresas que fizeram bem as suas contas - por exemplo, a Netgen melhorou as suas estimativas e reduziu o número de facturas incorrectas para 0. Como? Discutimo-lo no nosso estudo de caso com a Netgen com passos detalhados de gestão de projectos.

Fase de execução

Como pode imaginar, a fase de execução de um ciclo de vida de um projecto foi concebida para realizar um trabalho e entregar um produto ao cliente. Ainda assim, é mais fácil dizer do que fazer - mesmo com um plano de projecto muito detalhado.

Ciclo de vida do projecto: fase de execução

O principal desafio da fase de execução é o número de pessoas envolvidas na mesma. Já não se trata apenas dos intervenientes. Agora especialistas, programadores, testadores, outros membros da equipa e gestores também têm uma palavra a dizer sobre o assunto, e todos eles têm de estar envolvidos no planeamento e execução do projecto.

Para evitar quaisquer problemas e falhas de comunicação na execução do projecto, nesta fase do ciclo de vida do projecto deve concentrar-se: 

  • criar tarefas e organizar fluxos de trabalho para melhorar a comunicação e evitar problemas no processo - ver como Monterail fez isso
  • explicar tarefas aos gestores e especialistas responsáveis pela sua execução, e transmitir essa informação à equipa do projecto,
  • comunicação constante entre as partes, incluindo questões de comunicação, feedback, e quaisquer alterações que possam surgir, 
  • relatar os progressos, tanto em fases como em todo o projecto, e monitorizar o fluxo de trabalho em geral,
  • reagindo a quaisquer mudanças imprevistas, 
  • controlar orçamentos e outras despesas para assegurar a rentabilidade das operações, por exemplo, utilizando um software de gestão orçamental de produtos ou um rastreador de despesas de projecto

Todas estas etapas de gestão do projecto devem ser concluídas antes de passar ao encerramento do projecto - e está mais perto do que se pode esperar!

Fase de encerramento e monitorização

Ciclo de vida da gestão do projecto: encerramento

A dada altura, o seu projecto chegará inevitavelmente ao fim, pelo que é tempo de encerrar. Em geral, é combinado com o acompanhamento do resultado de um projecto e a avaliação da sua qualidade. 

Não é difícil concluir que, em geral, a fase de encerramento tem um objectivo: preparar um produto para entrega. No entanto, não é tão simples como parece. Neste momento, temos de o fazer: 

  • resolver questões críticas, se é que ainda restam algumas, 
  • aperfeiçoando as características necessárias, 
  • conduzindo a implementação, se necessário. 

Ciclo de vida da gestão do projecto: monitorização

Ainda assim, entregar um projecto ao cliente não significa que o mesmo tenha terminado. 

Por exemplo, no ciclo de vida de serviço profissional, um produto final pode ser mantido e melhorado durante anos a fio e nunca ser verdadeiramente acabado. 

Contudo, para os projectos que chegam ao fim, a diversão também não acabou. Tais projectos são uma valiosa fonte de informação para aqueles que os executaram. Isso significa que precisam de ser devidamente monitorizados. 

Ciclo de vida do projecto: fase de encerramento

Por "adequadamente", queremos dizer que é necessário: 

  • analisar o desempenho do projecto - recomendamos a utilização de dados em tempo real, tal como a Fingoweb fez
  • analisar o desempenho de uma equipa (se houvesse uma equipa envolvida) ou um desempenho de especialistas individuais, 
  • documentar um projecto e verificar novamente todos os dados para referência futura, 
  • recolher revisões pós-implementação e feedback, 
  • contabilizam o orçamento e todos os seus elementos para verificar a rentabilidade do projecto (em Primetric, estes indicadores também podem ser verificados em todas as fases do processo graças à contabilidade do projecto em tempo real). 

Mas porquê fazer isso se o projecto desapareceu e está há muito esquecido? 

Bem, não deveria ser! 

Cada operação na sua empresa é uma experiência do seu próprio tipo - no final, não há projectos idênticos. Por conseguinte, cada acção tem as suas conclusões que pode utilizar para melhorar projectos semelhantes no futuro.

Análise de fecho - principais tomadas de decisão

Por exemplo, com base na análise final que mencionámos acima, pode: 

  • verificar se um determinado tipo de projecto é rentável ou mesmo realizável com uma determinada condição, 
  • encontre as melhores equipas e pessoas, convença-as a permanecer na sua empresa por mais tempo, e use os seus conhecimentos para projectos mais exigentes, 
  • utilizar os elementos de projectos anteriores para acelerar os novos projectos, 
  • utilizar as análises e o feedback para melhorar projectos semelhantes no futuro, 
  • monitorizar o orçamento e encontrar custos que possam vir a tornar-se potenciais economias no futuro. 

Modelo do ciclo de vida do projecto - descarregar agora

Se ler atentamente até este ponto, já sabe que o ciclo de vida do projecto é uma criação muito complexa. Então, como pode utilizá-lo em benefício da sua empresa? 

Antes de mais nada, pode começar utilizando o nosso modelo para gestão do ciclo de vida do projectoPor conseguinte, não teria de copiar e colar todos os elementos acima mencionados. 

Em alternativa, pode utilizar a ajuda da Primetric - uma ferramenta que reflecte os processos na indústria das TI. Navegue no nosso website ou marque já uma demonstração para saber mais.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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