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Quais são os marcos na gestão de projectos?
Um marco na gestão de projectos é um ponto claramente definido na duração de um projecto quando o seu progresso é medido e comparado com o seu objectivo final.
Em geral, um marco de projecto é escolhido para enfatizar uma realização importante no calendário do projecto, ou uma conclusão da sua parte significativa. Além disso, são também um bom momento para monitorizar as estatísticas do projecto e resolver quaisquer problemas que possam surgir nos processos. Podem também funcionar como informação valiosa para os membros da equipa que procuram planear melhor as fases do projecto.
Qual é a diferença entre os marcos e...
Objectivos?
O objectivo do projecto é o mais geral dos termos que vamos descrever neste parágrafo. Isto porque eles definem o objectivo final do projecto, enquanto os marcos se concentram nas suas etapas consecutivas.
Por exemplo, um objectivo final para a empresa de TI seria a criação de uma aplicação funcional. Neste caso, os marcos marcariam a criação de diferentes características ou outras partes chave do software incluído no plano do projecto.
Entregas?
Os resultados são mais ligados aos marcos na gestão de projectos do que outros termos que definimos nesta secção. Isto porque os produtos são o resultado real da conclusão de um marco miliário.
Por exemplo, se estiver a gerir uma empresa de TI, um marco pode ser um desenvolvimento de uma determinada funcionalidade para uma aplicação. Os resultados, por outro lado, incluem todas as partes individuais que foram para a criação dessa funcionalidade - por exemplo, frontend, backend, ou design.
Tarefa?
No planeamento de marcos, uma tarefa é a unidade mais pequena de todos os termos ligados a marcos de projecto. Isto porque os marcos são na realidade divididos em tarefas que são simplesmente passos consecutivos que conduzem à conclusão de um marco como um todo. Por outras palavras, uma tarefa é geralmente uma pequena acção ou conjunto de acções completadas por membros de equipa ou equipa de projecto designados.
Por exemplo, quando um marco de projecto é um desenvolvimento de uma determinada característica, e os resultados desta característica incluem o frontend, uma tarefa pode ser uma criação de um determinado botão.
Marcos do projecto - exemplos
Os marcos de um projecto representam geralmente realizações críticas na gestão de projectos, como por exemplo:
- datas de início ou fim para as diferentes fases do projecto,
- uma característica ou uma parte de um projecto a ser aprovado pelo cliente,
- desenvolver características chave para o projecto,
- reuniões das partes interessadas,
- grandes entregas ou lançamentos.
No entanto, os elementos finais do planeamento de marcos podem ser muito diferentes dos exemplos incluídos nessa lista - em última análise, tudo depende do tipo de projecto, do seu ciclo de vida e dos seus principais objectivos.
Criação de marcos de projecto - erros comuns
O melhor cenário é que nunca encontrará erros na gestão de projectos e o seu calendário de projectos não conterá erros e nem um único marco de projecto errado. No entanto, é melhor saber como eles são, caso tais contratempos ocorram no seu projecto.
Os erros comuns na criação do plano do projecto com os seus marcos incluem:
- confundir objectivos, resultados ou tarefas para marcos de projecto. Criar um botão para uma aplicação não é um marco, nem a conclusão do projecto! Evite acrescentar tais pontos-chave à linha temporal do projecto - podem ser enganadores.
- dependências de tarefas incorrectas. Quer trabalhe de forma ágil ou em cascata, todos os seus principais produtos e tarefas estão de alguma forma ligados. A falta de identificação destas ligações pode tornar os marcos do projecto impossíveis de alcançar.
- não utilizar ferramentas de programação de projectos. São capazes de transformar dados em bruto em gráficos e tabelas de Gantt muito mais compreensíveis, e são a melhor escolha para melhorar o fluxo de informação na empresa.
- criando muito poucos ou demasiados marcos. O resultado é a criação de cronogramas de projectos demasiado gerais ou demasiado detalhados que (em ambos os casos) são difíceis de compreender e se dividem em tarefas e resultados. Como resultado, pode falhar alguns marcos-chave e não os incluir no calendário do projecto!
- falta de controlo. Como todos os gestores de projectos sabem, não há projectos que sejam concluídos sem alterações ao plano inicial. A monitorização de todo o projecto, bem como das fases do projecto com uma ferramenta de gestão permite aos executivos verificar o progresso e reagir a quaisquer obstáculos no caminho.
Como definir marcos de projecto para o seu projecto? 5 questões a colocar
Muito bem, por definição tudo parece bastante claro - mas e se um gestor de projecto não tiver a certeza se os marcos do seu projecto estão correctos?
Nesse caso, devem fazer-se estas 5 perguntas:
- O marco do projecto está a fornecer ao cliente informação extensiva sobre o esforço do fornecedor?
- A etapa indica quais as tarefas e os resultados a serem completados para que a etapa seja executada correctamente?
- Pode o marco miliário funcionar como um marco importante para o calendário ou para as fases do projecto?
- O marco pode ser utilizado para avaliar o desempenho do projecto?
- O marco miliário inclui a análise de risco?
Se respondeu sim a todas estas perguntas, é provável que o seu marco miliário esteja correcto. Parabéns!
Porque é que os marcos são importantes na gestão de projectos?
Os marcos do projecto são por vezes ignorados por aqueles que já estão sobrecarregados com metas, horários e outros objectivos. No entanto, os marcos numa gestão de projecto proporcionam aos especialistas e aos seus gestores valores bastante diferentes dos quais podem beneficiar.
Vantagens para os executivos de nível C
Embora os marcos de projecto possam parecer como uma ideia que só pode atrair os gestores de projecto, também pode ser muito útil para PMOs, COO, ou mesmo CFOs. Com tais pontos de controlo no local, eles podem:
- melhorar as suas estimativas com base no planeamento de projectos,
- monitorizar o progresso do projecto sem se aprofundar nos seus pormenores,
- encontrar projectos que estejam em risco de atraso e agir com base na informação,
- verificar o orçamento do projecto durante o projecto, e não apenas no seu final,
- encontrar os projectos com melhor desempenho, bem como aqueles que têm um desempenho inferior,
- descobrir fraquezas no âmbito do projecto e melhorá-las no futuro.
Benefícios para os Gestores de Projectos
Os gestores de projecto são aqueles que trabalham diariamente com marcos de projecto. Graças a eles, estes especialistas podem:
- notar quaisquer problemas e resolvê-los antes que afectem o projecto como um todo,
- gerir múltiplos projectos sem micromanagement,
- controlar o calendário e o progresso dos projectos,
- apoiar os projectos, quando necessário,
- manter os interessados informados e ajudá-los a monitorizar a cronologia do projecto.
Benefícios para os empregados
Para muitos empregados, os marcos do projecto podem parecer uma lembrança iminente de todas as responsabilidades que os esperam. No entanto, quando geridos correctamente, os marcos do projecto podem ajudar a equipa do projecto:
- monitorizar o seu trabalho em ferramentas de gráficos de Gantt para a gestão de projectos,
- planear o seu trabalho de forma eficiente e trabalhar para o objectivo escolhido,
- prever quaisquer obstáculos que possam aparecer no fluxo de trabalho e discuti-los com os gestores,
- obter uma sensação de realização do seu trabalho e melhorar o moral,
- ficar motivado durante todo o projecto que de outra forma poderia ser bastante monótono.
Vantagens para os seus clientes
Claro que o marco certo do projecto também pode resultar em numerosos benefícios para os seus clientes - especialmente aqueles que esperam ver um plano de projecto perfeito. Por exemplo, eles:
- ajudá-los a acompanhar o desenvolvimento dos seus projectos,
- marcar os tempos em que precisam de avaliar as suas partes subsequentes,
- permitem uma melhor gestão orçamental, uma vez que os marcos do projecto estão muitas vezes ligados aos assentamentos.
Como identificar os marcos de um projecto?
Se ler atentamente este artigo, já sabe o que são marcos importantes. Mas como dizer quais são para o seu projecto em particular?
1. Preparar um âmbito de projecto
Quase todos os processos de gestão de projectos com identificação do âmbito do projecto - e o processo de identificação de marcos não é uma excepção.
É importante, neste caso é preciso ter mais do que apenas um esboço geral de todas as actividades. Neste ponto, deve também definir:
- lista de objectivos e resultados específicos para todo o projecto e para as suas fases subsequentes,
- uma visão geral das tarefas e competências necessárias para as completar,
- custo estimado de todas e cada uma das operações incluídas no projecto,
- prazos preferidos para todo o projecto e as suas fases,
- critérios de aceitação,
- restrições do projecto.
Estes detalhes criam uma estrutura de trabalho detalhada que é uma base para os marcos do projecto.
2. Escolher os pontos de controlo mais importantes
Tendo estimado os resultados necessários para completar cada fase do projecto, é possível ver claramente quando algumas tarefas são concluídas e outras começam. Contudo, nem todas são relevantes para si - algumas delas são mais importantes para o sucesso do projecto do que outras.
Neste momento, não considere nenhuma tarefa que:
- não têm qualquer impacto sobre a usabilidade do produto final,
- não causará atrasos nas fases consecutivas do projecto,
- não são de modo algum críticos para o projecto,
- não mostram a quantidade de trabalho colocado na conclusão da fase do processo.
Em seguida, atribuir datas de início e fim às operações que restam na sua lista.
Depois disso, pode dar uma vista de olhos aos nossos exemplos de marcos e atribuí-los às acções e etapas na linha do tempo. Sinta-se à vontade para acrescentar outras propostas, se achar que o seu projecto deve concentrar-se noutra coisa.
3. Visualizar e comunicar os marcos do projecto
Escolher os marcos não é suficiente - também é preciso certificar-se de que todos os gestores de projectos e especialistas estão cientes da sua existência.
Para garantir que todos tenham acesso aos marcos do projecto, recomendamos a utilização de ferramentas de gestão de portfólio de projectos que baseiem as suas visualizações em gráficos e calendários de Gantt. Permitem aos gestores de projecto exibir a duração do projecto no calendário, juntamente com todos os seus detalhes - tal como é mostrado no Primetric na imagem de ecrã abaixo.
É importante que em Primetric também se possa limitar a visibilidade de certos detalhes do projecto para garantir que os dados confinantes sejam vistos apenas pelos olhos dos gestores.
Além disso, as visualizações servem alguns propósitos igualmente importantes. Com elas, é possível:
- monitorizar o tempo de trabalho registado pelos especialistas,
- ver as etapas a que as pessoas são afectadas,
- navegar pelas afectações planeadas, reais e provisórias, assim como pelos projectos,
- verificar os feriados públicos nas semanas vindouras.
Como resultado, a utilização de ferramentas especializadas para a gestão de marcos de projecto oferece-lhe uma visão abrangente das suas acções e melhora as suas hipóteses de sucesso.
Gestão de marcos de projecto: objectivos-chave
Escolher os marcos certos para o projecto não é suficiente - também se deve saber como melhorá-los e como geri-los, uma vez instalados.
Recomendamos a todos os gestores de projecto que o façam:
- Minimizar o risco. Ao criar um plano de projecto, não assumir que tudo irá correr como planeado; deixar algum espaço para erros. Depois, antecipar coisas que podem correr mal, evitar obstáculos e acrescentar algum tempo adicional para o inesperado. Na pior das hipóteses, terminará o projecto mais cedo!
- Gerir a carteira de projectos como um todo. A menos que a sua empresa seja realmente pequena, provavelmente tem mais do que apenas um projecto nas suas mãos. Utilize a informação de todos eles para criar um plano que seja compatível com todas as suas operações.
- Resolver o trabalho em pacotes. Não facturar aos seus clientes cada vez que fizer uma alteração no sistema! Em vez disso, planeie o trabalho em pacotes e facture ao seu cliente um pedaço maior de trabalho.
- Acompanhar o progresso de todos os projectos. O acompanhamento de apenas um projecto não é muitas vezes suficiente, pois problemas num conjunto de operações podem afectar outros empreendimentos. Ter uma visão geral de todos os projectos pode ajudá-lo a descobrir problemas, bem como as soluções, antes que os assuntos se tornem mais urgentes.
Marcos versus fluxo de caixa: como afectam a orçamentação?
Não há projecto sem orçamento - e a mesma regra também se aplica aos marcos do projecto.
Pensa-se muitas vezes que os marcos têm tudo a ver com o fluxo de trabalho. No entanto, o fluxo de trabalho está intrinsecamente ligado aos custos e ao lucro que gera. Cada fase tem os seus custos, taxas, e finalmente, rendimentos - tal como é mostrado numa estimativa da Primetric abaixo.
Em muitos casos, os marcos estão mesmo ligados:
- tipos e horários de facturação (o pagamento só é feito quando uma etapa é concluída),
- pagamento para cada fase (um único marco ou um conjunto de marcos),
- pagamento de cada prestação, se aplicável.
Como resultado, os marcos do projecto podem - e devem - incluir também requisitos financeiros, tais como despesas esperadas, rendimentos, bem como despesas gerais. Graças a tal solução, podem não só funcionar como base para os calendários dos projectos, mas também como um plano de pagamentos para fins contabilísticos.
Quer introduzir marcos de projecto à sua organização?
Não há problema - pode ser feito num instante!
Primeiro, navegue nos nossos outros artigos sobre gestão de projectos e conheça-os:
- factores críticos de sucesso do projecto,
- ciclo de vida do projecto,
- previsão de gestão de projectos,
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