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Nem imagina quantas empresas de TI ainda utilizam folhas de cálculo para atribuir pessoas a projectos e gerir as suas finanças.
O problema é que mesmo a mais pequena empresa lá fora não consegue escapar com a utilização de folhas de cálculo. Elas podem funcionar bem aqui e agora no seu projecto, mas não lhe dão uma visão a longo prazo da carga de trabalho ou da rentabilidade.
Se estiver a ler isto, está provavelmente pronto para ir além de uma simples ferramenta PM e abraçar uma solução integrada que traz dados sobre todos os seus projectos sob o mesmo tecto.
Mas como se escolhe a solução certa? O que deve procurar no software de gestão de carteira de projectos?
Não te preocupes, eu protejo-te.
Aqui está tudo o que precisa de saber sobre software de gestão de carteira de projectos que empresas de TI como a sua precisam para prosperar.
Porquê utilizar software de gestão de carteira de projectos em primeiro lugar?
Em primeiro lugar, responda a si próprio a estas perguntas:
- Os seus projectos são rentáveis como espera?
- Alguém da equipa tem muito em que pensar?
- Como é que os seus projectos estão a esgotar o orçamento e a progredir?
- Pode descontrair-se a reservar este novo projecto ou precisa de embaralhar e contratar novas pessoas o mais rápido possível?
Responder a todas estas perguntas é difícil se se estiver a fazer malabarismos com várias folhas de cálculo juntamente com uma ferramenta de gestão de projectos. A obtenção dos dados de que necessita só se vai tornar cada vez mais difícil à medida que a sua empresa cresce.
O software de gestão de carteira de projectos pode salvá-lo.
Eis o que obtém ao implementar uma solução que corresponde às suas necessidades:
- Menos reuniões para discutir quem está disponível e quando,
- Uma única fonte de verdade para toda a sua equipa que impulsiona a colaboração e elimina o overbooking,
- More efficient resource management and allocation,
- Planeamento de projectos mais inteligente,
- Melhoria da gestão de projectos graças a conhecimentos de business intelligence,
- Assegurar a rentabilidade do projecto ao nível de que necessita,
- Lower risk of schedule conflict or overbooking resources,
- Better understanding of workload management thanks to allocation visualizations.
Tudo isto soa bem, mas quanto é que isso lhe vai custar?
Leia o ponto seguinte para ver se a adição deste tipo de software à sua empresa faz sentido em termos do seu ROI.
Quanto custa o software de gestão de carteira de projectos?
O custo do software de gestão de carteira de projectos depende de três factores:
- Número de utilizadores - algumas soluções cobram por pessoa ou atribuem vários utilizadores por determinado nível de assinatura.
- Características - algum software pode estar a oferecer mais funcionalidades por um preço mais baixo.
- Facturação anual versus facturação mensal - dependendo da forma de facturação que escolher, poderá usufruir de descontos (que normalmente vêm quando se paga adiantado durante um ano, em vez de em prestações mensais).
- Custos de implementação - alguns fornecedores de software exigem o pagamento inicial para o processo de implementação. Especialmente, se tiver requisitos personalizados ou uma estrutura de organização complicada onde muitos interessados estão envolvidos no processo.
Como se pode ver, na maioria dos casos o maior impacto de custos tem número de utilizadores e tipos das características de que necessita.
Portanto, vamos calcular o custo médio da ferramenta PPM
Preparei uma pesquisa rápida com base nas 18 melhores ferramentas PPM do mercado que mostra quanto pode custar a sua implementação, dependendo da dimensão da sua empresa.
Como pode ver, as soluções específicas podem variar muito, e no final do dia a informação mais importante é que precisa de encontrar o processo e a ferramenta mais adequada aos seus requisitos.
No entanto, pode reparar que os custos mensais para
- Empresa de 50 pessoas ~ $1 150 por mês
- 200 pessoas empresa ~ $4 500 por mês
- companhia de 500 pessoas ~ $11 500 por mês
Agora, quando conhecemos os custos aproximados, podemos calcular o ROI para determinar se é financeiramente razoável (para convencer o nosso CFO ;)).
Leia este estudo de caso e julgue por si próprio.
Um exemplo da vida real de cálculo do ROI
A empresa australiana de serviços informáticos de 50 pessoas HSD realizou projectos de longo prazo e multifásicos, transformando-se do desenvolvimento (facturado como Tempo & Material) para a manutenção (facturado como Apoio ou Preço Fixo). Isto torna a garantia de que um projecto é rentável durante toda a sua duração um verdadeiro desafio.
Ao implementar o Primetric, o HSD reduziu o tempo gasto a trabalhar em folhas de cálculo de 15 horas por semana para 30 segundos.
Juntamente com um planeamento mais inteligente, uma melhor comunicação entre os diferentes departamentos, e evitar o esgotamento do orçamento do projecto, isto levou a um aumento das poupanças e ganhos para mais de 200.000 dólares por ano.
É claro que houve um custo inicial gerado pelos intervenientes gasto na aprendizagem do Primetric, mas no final do dia era realmente pequeno, por isso podemos ignorá-lo.
E quanto ao ROI? Faz-me sentir estúpido escrever estes números porque soam a algaraviada típica do marketing, mas... não se pode enganar a vida.
ROI = 2800%
Se isto não o convencer de que vale a pena tentar um software de gestão de carteira de projectos, não sei o que valerá a pena.
Como pode dizer que está na altura de obter o software de gestão de carteira de projectos?
Como eu disse, mesmo uma pequena empresa de TI pode ganhar muito com a implementação de software de gestão de carteira de projectos.
Porquê?
Porque mais cedo ou mais tarde, chegará uma altura em que será forçado a fazer isso. E acrescentar uma nova ferramenta sob pressão não é a melhor forma de continuar a fazê-lo.
Então, como pode dizer que o seu negócio poderia beneficiar muito de uma solução adequada?
Aqui estão alguns sinais indicadores a ter em conta:
- Você e os seus colegas passam muito tempo em reuniões. Dedicam-se a decidir quem vai trabalhar em que projecto, quando, e por quanto tempo. Aposto que têm coisas melhores a fazer com o vosso tempo do que a atribuição manual de recursos.
- Não tem visão de pássaro do que está a acontecer na empresa. As pessoas vêm ter consigo com perguntas e precisa de mergulhar nas suas folhas de cálculo sempre que quiser recuperar os dados de que precisa. Isto está a começar a demorar demasiado tempo, impedindo-o de se concentrar no que mais importa.
- Não tem qualquer inteligência comercial sobre a rentabilidade do projecto. Não sabe como os recursos estão a ser consumidos no seu projecto. Está a arder durante o tempo atribuído? Ou será que a sua estimativa está muito longe do objectivo? Não sabe dizer.
- Não tem ideia do que o seu empregado taxa de utilização é. Alguém está a sofrer de demasiadas horas extraordinárias? Antes que se aperceba, isto irá transformar-se num problema maior como uma queda na motivação que se traduz em resultados mais pobres.
- Ninguém compreende as suas folhas de cálculo. São folhas de cálculo demasiado ocupadas e não são fáceis de utilizar. Demoram uma eternidade a carregar. E como é o único que sabe como as navegar, as pessoas bombardeiam-no com perguntas.
- Os membros da sua equipa perdem tempo em trabalhos sobrepostos ou redundantes que advêm da confusão em torno das suas atribuições.
Se notar que pelo menos uma das situações acima é verdadeira para a sua empresa, é mais que tempo de começar a procurar uma solução de gestão de carteira de projectos. Não descobrir estes problemas antes de escalar a sua empresa é obrigado a torná-lo um processo muito doloroso para todos os envolvidos.
Mas que características é que este software tem de ter para cumprir o seu papel e ajudá-lo realmente a crescer? Vou falar mais sobre estas funções essenciais no próximo ponto.
O que deve procurar no melhor software de gestão de carteira de projectos?
SaaS com base nas nuvens vs. On-Premises
Muitas empresas preocupam-se com a privacidade e segurança dos dados na nuvem. Mas as soluções baseadas na nuvem continuam a ser uma grande escolha:
- São actualizados e serviços em tempo real sem qualquer custo extra do seu lado,
- As novas características estão incluídas no preço,
- Pode ter a certeza sobre as cópias de segurança de dados,
- É rápido e eficiente.
Por outro lado, dispõe de soluções no local que garantem uma maior segurança (graças a um conservador de dados próprio) e personalização (se o fornecedor o permitir). Mas o software on-premises vem com algumas limitações importantes:
- É o único responsável pela configuração e manutenção dos seus servidores e aplicação,
- Não recebe actualizações automáticas (ou precisa de pagar mais por elas),
- Em caso de catástrofe, perde-se a continuidade do negócio.
Portanto, se escolher uma solução SaaS baseada em nuvens, certifique-se de que
- Vem com grande apoio ao cliente,
- Funciona de acordo com regulamentos como o GDPR,
- Permite cantar DPA, SLA, e MSA para total segurança,
- Assegura cópias de segurança dos dados e opção de exportar dados do sistema,
- Inclui SSO (relevante se utilizar os serviços do Google ou do Azure Active Directory).
Na Primetric, assegurámo-nos de que a nossa solução inclui todos os aspectos acima referidos.
Personalização, flexibilidade, escalabilidade
Não vale a pena investir numa solução que exige que se mude a forma de trabalhar. Já existe há algum tempo e tem um processo à prova de bala em vigor. É por isso que a ferramenta que escolhe deve ser suficientemente flexível para corresponder às suas necessidades.
Por exemplo, na Primetric personalizamos sempre a nossa solução às necessidades individuais de cada cliente e realizamos sempre uma análise minuciosa para lá chegar. É assim que nos certificamos de que a nossa plataforma está perfeitamente alinhada com a forma como o seu negócio funciona - e pode acomodar quaisquer mudanças à medida que a empresa cresce.
Integração com outros sistemas/APIs
Sejamos realistas, provavelmente já está a utilizar uma série de ferramentas para gerir o seu projecto. Conseguir uma solução de gestão de projecto que se misture perfeitamente no seu ecossistema é uma jogada inteligente. As integrações aceleram o processo de implementação, mas também lhe permitem ganhar a adesão dos membros da equipa que não têm de mudar para uma ferramenta inteiramente nova.
Diferentes opções de acesso
Está a receber uma ferramenta de gestão de projectos porque não quer continuar a responder às mesmas perguntas uma e outra vez:
- Durante quanto tempo irá este promotor trabalhar no projecto X?
- Estará esta pessoa disponível para começar a trabalhar no projecto Y dentro de 2 semanas?
- Quando é que começa o projecto Z?
Para resolver isto, é necessário construir uma única fonte de verdade para todos - incluindo gestores de projecto e todos os outros empregados. Ao mesmo tempo, não quer que todos os pequenos detalhes estejam disponíveis para todos - por exemplo, as tarifas horárias dos membros da sua equipa. É por isso que é tão importante obter uma ferramenta com diferentes opções de acesso.
Na Primetric, os gestores de projecto podem ter um planeamento fácil e obter toda a informação, enquanto os promotores vêem apenas as suas atribuições e não os conhecimentos financeiros sobre a rentabilidade do projecto.
Planeamento de projectos e programação de recursos
Uma boa ferramenta de gestão de projectos deve incluir algo mais do que simples atribuições de pessoas a projectos dentro de prazos específicos.
O que precisa é da capacidade de executar simulações de diferentes cenários para ver como as suas decisões irão ter impacto na rentabilidade do projecto. As melhores ferramentas no mercado dão-lhe a capacidade de prever as taxas de realização do projecto, a disponibilidade de recursos, ou o número de vagas no projecto.
Precisa desta visão a longo prazo para tomar as decisões mais inteligentes para o seu negócio.
Relatórios robustos
As características dos relatórios são críticas - de que outra forma irá verificar a saúde do seu negócio?
Mas aqui está a parte interessante: os relatórios funcionam melhor se abrangerem dados sobre os seus projectos versus dados sobre o seu povo.
E por dados, refiro-me a todo o tipo de dados - desde dados financeiros a taxas de utilização de empregados. As características de visualização de dados aceleram o processo de extracção de conhecimentos a partir dos dados. É exactamente assim que os cérebros humanos funcionam.
Características de previsão
Saber o que aconteceu no passado é importante. Pode aprender muito com dados históricos sobre os seus projectos.
Mas estamos no negócio da inovação, o que significa o futuro.
A good solution should allow you to forecast a bunch of different metrics - employee allocation, employee utilization rates, your projects’ profitability, and more.
É assim que se podem formular planos precisos e realistas, para que não se tenham surpresas mais tarde.
Além disso, pode então comparar os planos com a realidade e ver onde é que as suas estimativas foram feitas. Nunca mais cometerá este erro e melhorará as suas capacidades de planeamento.
Seguimento do tempo
A combinação de funcionalidades de seguimento do tempo com a gestão de projectos é essencial se se quiser melhorar a estimativa do tempo que um projecto demorará e a forma de o avaliar.
As melhores soluções dão-lhe um seguimento do tempo e folhas de horas, mas também um painel de controlo onde se podem ver folhas de horas preditivas mostrando as tarefas em que as pessoas deveriam estar a trabalhar.
Pode também verificar facilmente os custos e receitas gerados pelos membros da sua equipa por projecto, cliente, ou intervalo de datas específico.
E por falar em custos...
Módulos financeiros
Finalmente, a sua solução de gestão de carteira de projectos deve permitir-lhe mergulhar profundamente nas finanças do projecto (e do seu negócio).
Ao aceder a estes dados, poderá dizer se o projecto vai ser rentável, por quanto, e se não for - o que pode fazer hoje para alterar esse resultado futuro.
Como escolher um sistema de gestão de carteira de projectos?
1. Defina os seus requisitos
Como disse antes, não estás a comprar uma ferramenta que vira o teu processo de cabeça para baixo. Está à procura de uma solução que se integre perfeitamente no seu negócio.
Para que isso aconteça, é preciso saber:
- Como é o seu processo, passo a passo,
- Quais são os problemas actuais na forma como a sua equipa trabalha?
- O que está em falta no seu processo.
Pode fazê-lo acima, preparando a lista de casos de utilização. Aqui pode encontrar exemplos de casos de utilização.
Ao explorar o mercado, pode sempre voltar a estas questões e colocar-se a si próprio: Será que esta solução resolve os meus problemas?
Se a resposta for não, não gaste mais tempo a pesquisar a ferramenta (por mais brilhantes que sejam as suas demos). Só não é a escolha certa para si.
Se a resposta for sim, tem um candidato potencial.
2. Faça os seus trabalhos de casa
Uma vez definidas as suas necessidades, é altura de verificar as opções disponíveis.
Aqui estão alguns métodos de investigação fáceis:
- Pergunte aos seus colegas e amigos sobre as ferramentas que eles gostaram de utilizar ou que ainda utilizam,
- Falar com outros gestores de projecto no sector das TI,
- Dê uma vista de olhos às recomendações em websites dedicados à indústria informática, por exemplo, G2.com / Capterra.com / Digital Project Manager.
3. Teste-o
Teste a ferramenta por si próprio. A maior parte das vezes, vai ter um teste gratuito. Reúna um pequeno grupo de colegas para pilotar a ferramenta em conjunto. Escolha pessoas com estilos de trabalho diferentes, precisa de recolher opiniões tão diversas quanto possível.
Isto também lhe dá a oportunidade de testar o serviço ao cliente. A implementação de uma nova ferramenta requer muito trabalho, pelo que o apoio do fornecedor pode fazer toda a diferença.
Pode também solicitar uma demonstração e passar tempo com a equipa de vendas para saber mais sobre como utilizam a ferramenta e quais as suas funcionalidades. Faça uma pergunta à equipa de apoio e veja quanto tempo demoram a responder. Explore o centro de ajuda e os recursos para ver a sua qualidade.
4. Obter feedback
Peça a todos os que fizeram parte do piloto o seu feedback. Pergunte sobre coisas como:
- Ajudou a resolver o problema X?
- Quanto tempo leva para começar a utilizar a ferramenta?
- Do que é que eles mais e menos gostaram?
5. Adquirir o buy-in
Ao implementar uma nova solução, é fundamental que se obtenha a adesão das pessoas que a irão utilizar.
Não se pode simplesmente pedir a uma dúzia de pessoas para mudarem de repente as suas rotinas, porque acabou de adquirir uma nova ferramenta. Eles não vão ficar contentes com isso.
Comunicar abertamente sobre o processo de implementação. Mostre à equipa porque precisa desta solução. Se sofrer de alguns dos problemas que descrevi acima, mostre-lhes como a ferramenta ajuda a eliminá-los. Introduza a mudança de forma gradual e suave.
6. Implementá-la
Desenvolva um plano de implementação ou a sua solução não lhe trará todos os benefícios que procura. Considere estas questões ao planear a implementação:
- Quando é que vai querer trazer toda a gente?
- Vai espalhar ou fazer tudo ao mesmo tempo?
- Os membros da sua equipa precisam de formação? Em caso afirmativo, quem a ministrará?
- Quando é que vai estabelecer as integrações mais importantes? Quem será responsável pela sua criação?
Quando tudo estiver no lugar, não se esqueça de dar um bom exemplo. Utilize a ferramenta e seja o seu defensor para encorajar outros gestores de projecto. Confie em mim, se a sua empresa experimentou algum dos problemas que enumerei acima, eles agradecer-lhe-ão.
7. Controlar e executar
Mesmo a melhor ferramenta não o vai ajudar se não for utilizada de forma contínua. Construa um processo simples que faça desta solução um apoio diário nas suas tarefas.
Embrulhar
Encontrar a ferramenta certa de gestão de carteira de projectos que combine todas as características de que necessita não tem de ser difícil.
Se as funcionalidades de exemplo que mencionei ressoarem convosco, reservem comigo uma demonstração e vejam como a Primetric ajuda a resolver os problemas de gestão mais comuns nas empresas de TI.
