Criar um calendário de projectos na gestão de projectos: como fazê-lo?

O prazo está a chegar, mas o trabalho está longe de estar terminado. No meio do projecto, percebeu que não tem especialistas suficientes para o terminar. Algumas das necessidades do cliente escaparam-lhe com sucesso à atenção e estão agora a aproximar-se de si e da sua equipa. Alguma destas situações lhe parece familiar? Se respondeu sim a esta pergunta, precisa definitivamente de um calendário de projecto - ou simplesmente precisa de melhorar o já existente. Aqui estão algumas dicas sobre como fazê-lo.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Gestão de Projectos

31/10/2022

Calendário do projecto na gestão de projectos: o que é e como criá-lo?

Índice

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Calendário profissional do projecto: principais tomadas de decisão

Depois de ler este artigo, deverá ser capaz de o fazer:

  • definir o calendário do projecto, os seus tipos e escolher o que melhor se adapta à sua empresa e ao seu estilo de gestão do projecto, 
  • criar o calendário do projecto a partir do zero, 
  • utilizar as melhores práticas para melhorar o seu calendário de projectos e encontrar erros nos anteriores. 

Qual é o calendário do projecto? Definição 

O calendário do projecto na gestão do projecto é um calendário detalhado que mostra como todas as partes dos projectos estão relacionadas entre si numa linha temporal do projecto, delineando toda a duração do projecto, do início ao fim. 

Que elementos devem ser incluídos na programação do projecto?

Para colocar as coisas em perspectiva, o calendário do projecto contém e mostra ligações entre os diferentes elementos dos projectos que os gestores de projecto devem conhecer, tais como 

  • duração do projecto e das suas fases consecutivas ou mesmo tarefas, 
  • recursos necessários para completar tarefas e fases dos projectos, juntamente com as suas competências e capacidade, 
  • relações entre as fases e os seus resultados, 
  • necessidades do cliente tanto para todo o projecto como para as suas fases consecutivas, 
  • marcos de projecto
  • salários e custos relacionados com as fases consecutivas do projecto. 

Tipos de calendários de projectos 

É claro que os calendários dos projectos podem diferir consoante os objectivos que servem. É por isso que podemos dividi-los em algumas categorias. 

Calendários de projectos por granularidade

Alguns calendários de projectos são mais detalhados do que outros - e há uma boa razão para isso. Dependendo do público-alvo, tais cronogramas podem ser mostrados aos clientes, gestores, ou utilizados para os fins internos da empresa. 

É por isso que os calendários dos projectos são normalmente divididos em: 

  • calendário do projecto principal - uma visão muito geral das operações incluídas no projecto. Resume as tarefas cruciais com a sua duração e competências necessárias para as completar. Normalmente, os calendários dos projectos principais são entregues a executivos ou clientes. 
  • calendário de marcos - uma linha temporal que se concentra nos marcos-chave do projecto necessários para que a operação seja bem sucedida. Mostra o progresso geral do projecto aos gestores de topo e permite-lhes agir no caso de algo correr mal. 
  • calendário detalhado do projecto - um calendário detalhado que mostra a especialistas individuais em que e quando devem estar a trabalhar. Também ajuda os seus gestores a manterem-se a par do progresso do projecto. 

Calendários de projecto por tipo de design

Mesmo assim, mesmo o calendário mais geral do projecto pode ser enganador quando não é interpretado correctamente. É por isso que os calendários de projectos também podem ser divididos por tipos de concepção comummente utilizados na gestão de projectos. 

Os horários dos projectos mais populares são mostrados sob a forma de 

  • lista de tarefas - a lista de cada acção a ser completada no projecto. É uma característica da gestão da carteira de projectos Jira
  • Gráficos de Gantt - linhas de tempo com atribuições atribuídas a um determinado projecto, 
  • calendários - tabelas clássicas com datas e etapas supostamente concluídas num determinado dia. 

Claro que essa lista não termina aqui - muitas ferramentas de programação de projectos, tais como o Primetric, oferecem visualizações mais avançadas das programações de projectos. Por exemplo, os gráficos de Gantt Primetric combinados com um calendário para fornecer aos gestores uma visão abrangente das atribuições planeadas, o seu progresso e prazos-chave, juntamente com informações sobre férias, folgas, e muito mais. 

Calendário é utilizado em Primetric para criar um calendário de projectos
O calendário do projecto combinado com o diagrama de Gantt em Primetric mostra tanto as atribuições, como as fases e a sua duração

Qual é a diferença entre o planeamento de projectos e a programação de projectos? 

Neste ponto das nossas deliberações, tem provavelmente em mente uma questão muito simples, mas essencial: não será a mesma coisa a programação e o planeamento do projecto?

A resposta a esta pergunta é não, eles não são.

O que é o planeamento de projectos? 

O planeamento do projecto centra-se em elementos mais teóricos do projecto. Durante o processo, são escolhidos os princípios principais subjacentes a uma dada operação. Isso inclui: metodologias, políticas, procedimentos, requisitos e estimativas muito gerais que irão afectar o trabalho dos membros da equipa, mas não especificam as suas responsabilidades. Não define nem o âmbito do projecto, nem as dependências das tarefas ou a disponibilidade de recursos. 

O que é a programação do projecto? 

Programação do projectoNo entanto, é caracterizada por uma abordagem mais prática. Neste processo, os planos são convertidos em realidade. Neste ponto, os gestores de projecto definem o âmbito do projecto em detalhe, dividem o projecto em fases e tarefas, atribuem-lhes equipas de projecto e criam um calendário aprofundado que pode ser posto a trabalhar imediatamente. 

Quem deve utilizar um calendário de projectos no seu trabalho? 

A resposta a esta pergunta é muito simples: todas as empresas que lucram com a marcação do tempo dos seus empregados devem ter sempre à mão um calendário de projectos

O plano do projecto permite aos gestores dividir o projecto em fases, especificar os requisitos para cada uma delas e completar a previsão de recursos (e, consequentemente, a afectação de recursos) com a maior precisão possível. Depois, ajuda-os também a monitorizar o progresso do projecto. Como resultado, nenhum recurso é desperdiçado e o projecto é entregue dentro de um calendário óptimo. 

Pelas razões acima mencionadas, a criação de uma gestão de horários é particularmente recomendada para empresas de TI, agências de marketing, escritórios de advogados, ou quaisquer outras empresas que lidam diariamente com operações a longo prazo. 

Quais são os benefícios de criar um calendário de projectos? 

Muito bem, mas porque é que estes tipos de empresas deveriam sequer considerar a criação de um calendário de projectos em primeiro lugar? 

A resposta a esta pergunta é simples: porque um calendário de projecto pode ser benéfico tanto para o projecto como para a empresa. 

Como é que um plano de projecto o pode ajudar? 

Com ele em mãos, pode: 

  • melhorar a comunicação entre a equipa do projecto e o cliente e gerir as suas expectativas, 
  • determinar com precisão a disponibilidade de recursos, estimar o tempo e os recursos necessários para completar o projecto, 
  • criar uma linha temporal realista para todas as fases, tarefas do projecto e alocações individuais, e optimizar o trabalho,
  • fornecer a especialistas informações fiáveis sobre o trabalho que se espera que realizem num determinado período de tempo, 
  • evitar sobre-reservas, vagas ou outros erros que possam ser prejudiciais ao projecto e assegurar que todas as operações sejam concluídas a tempo,
  • mostrar à equipa do projecto como a tarefa e as fases estão relacionadas entre si e como estas relações afectam o seu trabalho, 
  • encontrar os erros no planeamento ou na execução do plano e reagir a eles quando necessário. 

Soa bem? Estamos de acordo. 

Mas vamos ao que interessa: como é que se cria um calendário de projectos em primeiro lugar? 

Como criar um calendário de projectos? Guia passo a passo

1. Planear o projecto

Já sabe qual é a diferença entre o planeamento de projectos e a programação de projectos - e agora pode pôr em prática este conhecimento recém-adquirido. 

Numa fase de planeamento do projecto, o gestor do projecto deve preparar todos os processos e informações básicas para o projecto. Isto inclui: metodologias, políticas, procedimentos, requisitos e estimativas muito gerais que servirão de base para o caminho crítico do seu projecto. Crie um documento que reúna toda essa informação e a partilhe com outras partes interessadas, incluindo os seus colegas de equipa, outros gestores de projecto (se necessário) e partes interessadas críticas. 

2. Criar uma hierarquia de actividades do projecto

Já conhece o objectivo principal do seu projecto, e tem um esboço do caminho crítico que o leva a ele. Agora é o momento de descobrir que operação o pode ajudar a atingir esse objectivo e de elaborar uma estrutura de trabalho de ruptura. 

Como deve ser a hierarquia? 

Para o fazer, dividir o projecto em unidades mais pequenas a partir do topo da cidade. Deve fazê-lo: 

  • dividir o projecto em fases e definir os seus marcos de referência, 
  • dividir as fases em operações ou tarefas (dependendo do nível de granularidade a que se destina), 
  • dividir as tarefas ou operações em atribuições individuais. 

Tendo feito isso, saberá exactamente o que precisa de ser feito, e quem é suposto fazer isso - por outras palavras, o seu caminho crítico será agora muito mais detalhado. Preste grande atenção ao processo - a estrutura de avaria do trabalho afectará todo o plano no final! 

3. Definir as dependências 

Nenhum projecto pode ser considerado completo se apenas o seu último elemento tiver sido devidamente entregue. É por isso que, antes de transformar a sua hierarquia num horário, precisa de descobrir onde estão as tarefas dependentes - e como pode gerir tais dependências de tarefas sem destruir o seu caminho crítico. 

Dependências de tarefas passo a passo

Analisar a estrutura de repartição do trabalho, a lista de tarefas e todas as ligações entre as diferentes actividades e avaliar o risco envolvido. Se possível, pense em soluções que poderá introduzir no projecto para evitar que os piores cenários aconteçam. Também pode tentar separar as tarefas tanto quanto possível - o que diminuirá a possibilidade de as coisas correrem de lado. 

Além disso, utilize os gráficos de Gantt ou o software de programação para facilitar as coisas, ou peça conselhos a outros gestores de projecto, caso tenha algum problema. 

No final desta etapa, sequenciar as tarefas com base nas suas dependências e criar um primeiro esboço da linha temporal do projecto - deve mostrar a ordem em que as acções consecutivas devem ser realizadas. 

4. Estimativa dos recursos necessários para a programação do projecto

Sabe agora o que deve acontecer, e por que ordem. Se discutiu os prazos com o seu cliente, também deve saber aproximadamente quando o projecto deve começar e terminar. Por conseguinte, tem toda a informação necessária para iniciar um processo de planeamento de recursos

Como gerir o processo de agendamento? 

Para cada tarefa ou etapa do seu projecto, avalie o número de horas que cada tipo de especialista precisará de passar para completar a operação. Depois, verifique a disponibilidade dos funcionários na sua empresa e calcule a sua capacidade (utilize as ferramentas de planeamento de capacidade ou um software de programação de projectos para evitar erros). Tendo feito isso, crie projectos de atribuição. 

Um calendário de funcionários com atribuições e utilização programada pode ser utilizado para o planeamento de recursos para o calendário do projecto

5. Confirmar e expandir o calendário do projecto 

Depois de criar um esboço de calendário de um projecto, é preciso ver como se adequa à realidade. Deve também estar atento a quaisquer problemas que possam afectar as suas tarefas específicas e uma linha temporal como um todo - poupará a todos e a cada membro da equipa muitos problemas. 

Como melhorar a programação do projecto? 

Para o fazer: 

  • confirmar se os seus projectos de atribuição podem ser completados. Certifique-se de que os especialistas que escolheu para o trabalho têm capacidade para o fazer (e que não planeiam partir de férias a meio do projecto!), 
  • atribuir datas finais de início e fim a cada etapa ou tarefa, 
  • incluir feriados nacionais e outros eventos que afectem a capacidade nos seus planos, 
  • certifique-se de que não há vagas que possam interferir com o seu projecto, 
  • Nivelar os seus recursos quando necessário. 

Uma vez concluído isso, deverá ter um calendário preciso do projecto que pode agora pôr a trabalhar. 

6. Monitorizar e ajustar o calendário do projecto

Evidentemente, o trabalho não termina quando o calendário do projecto está disponível no sistema. Enquanto o projecto continuar, deverá acompanhar o seu progresso e resolver quaisquer problemas que possam surgir. 

Como controlar a cronologia do projecto e gerir o calendário?

Naturalmente, não tem de o fazer perguntando a todos e a cada um dos especialistas sobre o seu progresso. Se a sua empresa já rastreia as suas horas para determinadas tarefas, pode utilizar a informação para verificar o estado do projecto e calcular os custos que as horas de trabalho geram. Eis como se parece em Primetric: 

Relatório de progresso do projecto em Primetric
Relatório de progresso do projecto em Primetric

Pode um software de programação de projectos ajudar-me a fazer tudo isso? 

A resposta é: claro que pode!

Sejamos honestos: as empresas de serviços profissionais raramente têm apenas um projecto nas suas mãos. Lidam diariamente com o diagrama de Gantt, o plano do projecto e as dependências de tarefas. Ainda assim, a gestão de todos eles em Excel é simplesmente impossível sem cometer erros graves na gestão de projectos - é por isso que a maioria das empresas de TI utilizam ferramentas avançadas para a gestão de carteiras de projectos, tais como a Primetric

O que é que a Primetric pode fazer por si?

Com Primetric, pode: 

  • rascunhar, editar e verificar um caminho crítico do seu projecto utilizando o software de programação, 
  • criar estimativas de tempo e orçamento para todo o seu projecto e todas as suas fases, 
  • encontre o membro de tarefa certo para o seu projecto utilizando o módulo de gestão de competências (também pode integrá-lo com a gestão de recursos Jira!), 
  • calcular a capacidade dos recursos que está a planear utilizar para o projecto nas nossas ferramentas de programação, 
  • esboçar afectações provisórias e ver se os seus pressupostos estão correctos sem afectar realmente outros projectos activos, 
  • ver todas as folgas e feriados que possam afectar o calendário do seu projecto, 
  • criar um calendário de projectos preciso com atribuições, orçamentos e muito mais. 
Calendário do projecto em Primetric
A gestão de horários em Primetric combina atribuições, rascunho e planeamento de capacidade para lhe fornecer uma imagem mais ampla das suas operações

Além disso, Primetric também oferece uma variedade de outras ferramentas que o podem ajudar no processo de programação em si, bem como a sua equipa de projecto. Isso inclui: gestão de competências e recursos, contabilidade do projecto, folhas de horas de trabalho e acompanhamento do tempo, e muito mais. 

Criação de um calendário de projectos: melhores práticas

E se já tiver um calendário de projectos, mas ainda está a pensar no que poderia fazer para o melhorar? Ou talvez apenas queira melhorar a gestão do seu projecto como um todo? 

Aqui estão algumas dicas que o ajudarão a fazer isso!

Aperfeiçoamento da programação do projecto: dicas práticas

  1. Obter a máxima quantidade de informação dos clientes. Definir não só o âmbito geral do projecto, mas também todos os detalhes que possam afectar o seu aspecto final. A gestão do projecto será muito mais fácil se o fizer! 
  2. Confie na experiência dos peritos. Se não tiver a certeza de quanto tempo levará um projecto todas as suas partes, ou que recursos necessita, não tenha medo de pedir a opinião de outras pessoas da sua organização. 
  3. Foco na identificação de tarefas. Analisar o âmbito do projecto, pedir o seu contributo a outros peritos e certificar-se de que nenhuma operação desaparece - mais tarde, pode ser prejudicial para todo o projecto. Não se esqueça também das tarefas dependentes! 
  4. Fazer planos realistas. Na gestão de projectos, todos nós gostamos de pensar que uma determinada tarefa poderia ser concluída em poucas horas. Contudo, esta não é necessariamente a verdade. Consulte peritos organizacionais ou pessoas responsáveis pela tarefa para manter as suas previsões reais. 
  5. Ter em consideração os riscos. Cada projecto tem algumas questões críticas que têm uma enorme probabilidade de correr mal. Não os subestime; em vez disso, prepare-se para quaisquer problemas que possam causar e acrescente algum tempo adicional ao calendário do seu projecto - só por precaução. 
  6. Monitorizar o projecto e o seu âmbito. O calendário do projecto não é algo que se mantenha inalterado durante toda a duração do projecto. Por vezes os clientes mudam de ideias; outras vezes tarefas menores transformam-se em grandes desafios. Caso surjam quaisquer problemas, esteja preparado para os detectar imediatamente e agir com base na informação. 
  7. Permitir a flutuação de actividades. Algumas tarefas serão concluídas mais cedo, enquanto outras serão adiadas. Deixe algum espaço de manobra para tais situações - são inevitáveis! Se não o puder fazer em Excel, recomendamos a utilização do diagrama de Gantt para o efeito. 

Quer tornar-se um mestre em programação e gestão de projectos? 

Bom - temos algumas fontes que o ajudarão a mergulhar mais profundamente no tema. 

Sinta-se à vontade para ler os nossos artigos sobre o assunto: 

Ou, se já se decidiu, marque uma demonstração ou inicie um ensaio com Primetric! 

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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