Project Scheduling in Project Management: 5 Steps to Success

Com planeamento sólido e técnicas de programação de projectos. Até Abe Lincoln reconheceu a importância do planeamento. Ele até disse, com fama: "Se eu cortasse uma árvore em 4 horas, passaria 3 horas afiando o meu machado". No nosso caso, a programação adequada do projecto é como afiar o machado - o resto será muito mais suave se o fizermos correctamente. Vamos ver como fazer isso exactamente.

Como definir a programação do projecto? 

A programação de projectos pode ser definida como a criação de uma lista de objectivos, resultados e marcos para um projecto, e a sua utilização para preparar um plano de projecto abrangente com uma cronologia de projecto detalhada e um esboço de um caminho crítico para o projecto. 

Quais são os tipos de horários na gestão de projectos? 

A programação na gestão de projectos pode ser muito granular, dependendo da sua finalidade. Consequentemente, podemos dividir tais planos em três categorias: 

1. Programação geral do projecto que actua como uma visão geral de todas as actividades necessárias para completar o projecto. 
2. Programação de projectos de marcos que se centra nos objectivos principais para cada fase ou período do projecto. 
3. Programação detalhada do projecto que se aprofunda nos detalhes de cada parte do trabalho, mostrando tarefas consecutivas e pessoas responsáveis por cada uma delas. 

5 passos para criar um processo perfeito de agendamento de projectos

A programação de projectos não tem de ser uma experiência caótica alimentada por um fluxo de informação incoerente e por desejos. Na verdade, todo o processo pode ser organizado em apenas algumas etapas - tal como abaixo. 

1. Identificar o âmbito do projecto

Before you start project scheduling, you need to know what you are scheduling your resources for. For that, you have to identify the project scope. 

Muitas fontes definem o âmbito do projecto como uma lista de objectivos a cumprir por um projecto. No entanto, não é assim tão simples - isso é apenas um desejo. 

Como criar uma descrição detalhada do projecto?

Para executar correctamente o projecto, é necessário ter uma descrição muito detalhada da operação. É necessário identificar um caminho crítico para o projecto. O esboço deve incluir: 

• lista de objectivos e resultados específicos para todo o projecto e para as suas fases subsequentes, 
• uma visão geral das tarefas e competências necessárias para as completar, 
• custo estimado de todas e cada uma das operações incluídas no projecto, 
• prazos preferidos para todo o projecto e as suas fases, 
• critérios de aceitação, 
• restrições do projecto. 

Âmbito do projecto - como melhorar a sua precisão?

Para além disso, para que todas estas conclusões sejam exactas (e para que o calendário do projecto também seja exacto), a identificação do âmbito do projecto requer uma comunicação constante com as partes interessadas, excelente documentação, e uma abordagem aberta. Por conseguinte, não surpreende que muitos gestores de projecto considerem esta parte do projecto de calendarização muito onerosa. 

No entanto, o método do caminho crítico e a estrutura do trabalho é essencial para a identificação do objectivo-chave do calendário do projecto, e é um dos principais factores de sucesso do projecto. Por conseguinte, recomendamos vivamente que se concentrem nessa parte do processo, para bem dos membros da vossa equipa! 

2. Preparar as estimativas

Utilizando a informação recolhida nas etapas anteriores, tanto com o método do caminho crítico como com a estrutura de repartição do trabalho, é agora possível colocar os marcos e objectivos principais na linha temporal, criando o primeiro esboço do calendário do projecto.  

Determinar a linha temporal certa

Ainda assim, a criação de um calendário de projectos requer mais alguma análise. Para o completar, primeiro, dar uma vista de olhos às operações existentes e:

• determinar quando é que o projecto pode eventualmente começar e terminar, se isso for possível. É sobretudo o caso dos projectos Waterfall que são concluídos após um certo período. Se tiver dificuldades com isso, leia o nosso artigo sobre planeamento de capacidade. 
• determinar quantas horas por mês os seus especialistas vão passar a trabalhar no projecto de um cliente. Esta abordagem é mais popular na indústria das TI, uma vez que é comum em projectos Agile, tais como desenvolvimento ou manutenção de software. 

Ao mesmo tempo, tentar definir os marcos tanto para o projecto como para as suas finanças, pois são a chave para criar estimativas precisas para a programação do projecto. 

Passar à previsão

Tendo feito isso, crie uma previsão do custo de todas as operações da sua parte e compare-as com as receitas estimadas do projecto. Lembre-se de controlar a margem de lucro - caso contrário, poderá acabar sem receitas adicionais! 

Com base na previsão, saberá exactamente que recursos e competências são necessários para completar o projecto ou uma parte do mesmo. Portanto, será mais fácil para si completar um processo de gestão de recursos. 

3. Gestão de recursos 

Having finished the resource forecasting, you can also see what skills and, consequently, what specialists are necessary to bring the idea to life, and when they are necessary. That means you can start allocating resources. 

Gestão de recursos: factores-chave

No entanto, o planeamento de recursos não é uma tarefa fácil. Para o completar com sucesso, é necessário ter em conta numerosas variáveis. Estas incluem: 

• feriados públicos, 
• ausências individuais, 
• atribuições pré-existentes em outros projectos, 
• capacidade e utilização de especialistas, 

e muito mais. 

Atribuição de recursos

Após a obtenção da informação, pode designar membros da equipa para as fases consecutivas do projecto. Recomendamos vivamente a utilização de gráficos ou calendários de Gantt para o fazer, pois são perfeitos para exibir dependências e ligações entre projectos - mesmo com alguns dados mais complexos, tais como alocações a tempo parcial e horas seguidas. O software de programação de projectos como o Primetric pode ajudá-lo a fazer isso!

Além disso, Primetric também utiliza dotações para prever o custo total do trabalho no projecto. À medida que são acrescentadas novas pessoas, o sistema utiliza as suas taxas horárias ou salários mensais para criar gráficos em tempo real com cálculos de custos. Depois, é possível compará-los com as estimativas e agir quando necessário.

4. Criar a linha temporal final

If you allocated the resources successfully with our project scheduling techniques and made no mistake, you can finally take a look at the final project timeline.

Se estiver a utilizar uma ferramenta de programação de projectos como Primetric, a linha temporal será gerada automaticamente no calendário do projecto. Se não utilizar tais ferramentas, pode testá-las agora ou fazê-lo manualmente em Excel ou noutra ferramenta da sua escolha. 

5. Acompanhar o progresso e fazer as alterações necessárias

Naturalmente, as coisas nem sempre correm de acordo com o planeado e não podemos evitar isso mesmo com as melhores técnicas de programação. Felizmente para si, com a programação de projectos incluída no seu trabalho, pode facilmente gerir a alteração do calendário do projecto e utilizá-la em seu proveito. 

Tempo de pista

O primeiro passo para o fazer é o seguimento do tempo. Por muito simples que pareça, o acompanhamento do tempo permite aos gestores de projecto manterem-se no topo do trabalho planeado, e ver se tudo está a funcionar como pretendido. 

Quando as horas trabalhadas aparecem no sistema, será capaz de identificar problemas significativos, tais como horas extraordinárias ou falta de recursos para o trabalho. Naturalmente, para que essa funcionalidade funcione correctamente em relação à estrutura de avaria do seu trabalho, necessitará de um software de programação de projectos de alta qualidade - recomendamos a utilização do Primetric para esse efeito.

Monitorizar o progresso

Depois, a um nível mais geral, pode acompanhar o progresso do projecto e compará-lo com o calendário do projecto. Pode fazer isso analisando tanto o horário de execução do projecto como o programado. Além disso, também recomendamos que faça o mesmo para o orçamento incluído no calendário do projecto - o que pode ajudá-lo a evitar lucros mínimos em caso de qualquer percalço. 

Utilizando a informação recolhida durante a análise, pode agora actualizar o calendário do seu projecto. Comece com o orçamento - quaisquer questões no terreno devem requerer a sua atenção imediata. 

Depois, quando tiver a certeza de que as finanças satisfazem as suas necessidades comerciais, pode também analisar o estado do projecto para outros problemas. Os mais populares incluem: overbooking, empregados ociosos ou ausências inesperadas que podem causar atrasos no projecto. 

Programação de projectos - exemplos práticos 

Muito bem, conhece a teoria - agora é altura de dar exemplos que pode utilizar na gestão do seu projecto imediatamente. 

Exemplos de programação de projectos por metodologia

O calendário do projecto pode, evidentemente, diferir em função de várias circunstâncias. O tipo de metodologia utilizada para o projecto é uma delas. Vamos analisá-la mais de perto. 

Programação de projectos para projectos de Cascata 

Os projectos de cascata têm a sua data de início e data de fim definida pelos gestores de projecto mesmo antes do seu início. Por conseguinte, podem ser planeados do início ao fim como um todo. 

Para completar com sucesso a gestão do projecto Waterfall, é necessário começar com um âmbito detalhado do projecto. Depois, estimar o tempo necessário para completar cada fase do projecto durante toda a sua duração, do início ao fim - os gráficos de Gantt são uma ferramenta perfeita para isso. 

Tendo feito isso, alocar membros da equipa e calcular os seus custos (incluir também as despesas gerais da empresa e do projecto). 

Isto resultará num calendário de projecto abrangente com um orçamento. Com ele, pode verificar se a rentabilidade do projecto é suficientemente boa para o seu negócio, e fazer alterações em conformidade. 

Programação de projectos para projectos Agile 

Os projectos ágeis são divididos em sprints que marcam a sua conclusão com o desenvolvimento de novas características ou outros incrementos. Portanto, a gestão de projectos para eles parece um pouco diferente da gestão de projectos Waterfall. 

Âmbito do projecto vs projecto Agile

Tal como em qualquer outro tipo de programação de projectos, a sua empresa precisa de começar com um âmbito de projecto. Depois, o âmbito é dividido em períodos correspondentes ao desenvolvimento de novas características ou qualquer outro marco que os clientes possam achar crucial. Estes são normalmente determinados através da utilização de um caminho crítico. 

Depois disso, o processo de agendamento do projecto centra-se nos períodos determinados, em vez de se concentrar na totalidade das operações. Portanto, se estiver a utilizar um software de programação de projectos, terá de dividir o calendário do seu projecto em períodos que utilizará para avaliação e revisão do programa. Para tal, recomendamos a utilização de gráficos de Gantt. 

Depois, pode atribuir membros da equipa a determinados sprints e calcular o orçamento para cada fase consecutiva, criando numerosos horários de projectos mais pequenos. Depois disso, pode utilizar essa informação para estimar as finanças e a cronologia de todo o projecto. 

Exemplos de programação de projectos por tipo de facturação 

Mas e se a metodologia não for o único problema? E se o orçamento também se atravessar no caminho? 

O calendário do projecto também pode ser ajustado a esse caso. Vejamos alguns exemplos. 

Programação de projectos para projectos de T&M 

Os projectos de Tempo e Material podem parecer simples: calculamos o número de horas trabalhadas e facturamos ao cliente por elas. Contudo, como é que esta abordagem afecta a programação dos projectos? 

Para tais projectos, o processo de agendamento de projectos é o mesmo que o comum que lhe apresentámos acima. Há apenas uma diferença: o calendário do projecto é criado uma vez em cada ciclo de facturação, seja ele qual for. 

Gestão de projectos para o projecto T&M

Por exemplo, para um projecto de Tempo e Material que é pago por cada mês, a calendarização do projecto começa antes do início do mês. Tal como em casos anteriores, começa com a determinação do caminho crítico para o projecto e a escolha dos seus objectivos-chave. O resultado é um esboço do trabalho que precisa de ser feito durante esse tempo, incluindo as pessoas e os seus custos, para essa fase do projecto. Estes são normalmente apresentados em gráficos de Gantt numa ferramenta de programação à escolha. 

Depois, a informação é combinada com as despesas gerais para criar um cronograma abrangente com orçamentação que pode ser utilizado como um cronograma de projecto.

Programação de projectos para projectos de Preço Fixo 

Os projectos de preço fixo têm um orçamento limitado que tem de ser suficiente para cobrir o trabalho e deixar a empresa com lucros decentes. Ainda assim, é mais fácil dizer do que fazer. 

Uma programação típica para um projecto de preço fixo começa com um âmbito do projecto. No entanto, neste caso, os gestores de projecto têm de prestar ainda mais atenção ao mesmo. 

Isto porque o preço do projecto precisa de cobrir todas as despesas incluídas no âmbito. Recomendamos uma descrição detalhada das operações para esse fim! 

As estimativas e o processo de planeamento de recursos são ainda mais importantes para a programação de projectos em projectos de preço fixo. Isto porque à medida que as pessoas são afectadas ao projecto, os custos aumentam, pondo em risco a margem de lucro. 

Além disso, muitos gestores de projecto põem em risco as suas operações porque não incluem os custos gerais no seu orçamento do projecto. Também precisa de ser feito durante a programação do projecto! 

Por conseguinte, para evitar que as despesas sejam feitas através do telhado, as estimativas devem ser feitas com relatórios em tempo real à mão. São a melhor forma de identificar quaisquer obstáculos, ou pior, operações a preços abaixo do normal! 

Programação de projectos para projectos de retenção 

Os projectos de retentores incluem geralmente a manutenção de um desenvolvimento lento. Em termos financeiros, são como uma assinatura: um cliente paga uma soma de dinheiro todos os meses para obter uma gama de serviços incluídos no seu pacote. 

Mas como é que este pacote se reflecte na linha temporal do projecto? 

A um nível muito geral, a programação de projectos para projectos retidos funciona tal como a programação para projectos de T&M. No entanto, em vez de calcular os dados para todo o projecto, os gestores de projecto só precisam de se concentrar em estimativas para um único período de facturação. 

Técnicas de programação de projectos: o que fazer para ter sucesso? 

A base do planeamento de projectos na gestão de projectos é sempre a mesma. Mas e se quisesse ter ainda mais a certeza de que tudo funciona? 

Aqui estão algumas técnicas que pode utilizar para melhorar ainda mais o processo de gestão de horários e evitar problemas adicionais. 

1. Confiar nos intervenientes relevantes desde o início. Não negociar com dezenas de pessoas vagamente interessadas na cooperação; encontrar uma única pessoa responsável pelo projecto do lado do cliente para melhorar a comunicação. 
2. Utilizar dados históricos para melhorar planos e estimativas. Recolher a informação em ferramentas de planeamento e calendarização à medida que se avança e tirar conclusões para melhorar no futuro. 
3. Incluir todas as fases, tarefas e marcos no plano. Não suponha que algumas partes do projecto possam ser obsoletas! Utilize quadros Kanban ou gráficos de Gantt para criar dependências de tarefas e planos de projecto transparentes.
4. Não presumir que as coisas correm 100% de acordo com o plano. Reserve 80% da capacidade dos especialistas, acrescente algum tempo a cada etapa do projecto e deixe mais algum espaço para os acontecimentos inesperados. 
5. Definir objectivos críticos. Algumas tarefas são simplesmente muito mais importantes do que outras. Identifique-as e concentre-se nelas à medida que avança para alcançar melhores resultados. 
6. Incluir as despesas gerais de organização nos cálculos de rentabilidade. Os custos das tecnologias, equipamento de escritório e pessoal de apoio também afectam as suas margens! 
7. Ter em conta os custos de pessoas e recursos. No final, os lucros são o que se procura, e para os conseguir, é preciso ter em consideração as finanças ao preparar um plano de gestão de recursos. 
8. Utilizar ferramentas capazes de visualizar os dados, tais como linhas de tempo, carga de trabalho e progresso. Pode testar Primetric, se não tiver mais nada em mente!

As ferramentas de programação de projectos podem ajudar-me a fazer tudo isso? 

A resposta é sim, claro!

As ferramentas de programação de projectos oferecem dezenas de características que se adaptam perfeitamente às necessidades dos gestores de projectos. Estas incluem: 

• planeamento de recursos, 
• gestão de competências, 
• gestão da carteira de projectos, 
• contabilidade do projecto, 
• rastreio do tempo, 
• business intelligence. 

...e muitos mais. 

Mas não tem de acreditar na nossa palavra aqui. Preparámos no nosso blogue uma visão abrangente das ferramentas de agendamento de projectos, para que pudesse escolher o seu software de gestão perfeito.

Em alternativa, se ainda tiver problemas em decidir, pode também ler o nosso guia sobre como escolher a ferramenta correcta de programação de projectos. 

Benefícios da programação de projectos na gestão de projectos 

A programação do projecto oferece uma série de vantagens que podem ser utilizadas não só para completar o projecto, mas também para melhorar a qualidade do trabalho em toda a empresa. Estas vantagens incluem: 

1. Melhoria da gestão da carteira de projectos. Melhor planeamento, melhor afectação de recursos e melhor fiabilidade para cada projecto é garantida! 
2. Monitorização fácil do progresso do projecto. Se uma comparação dos reais com o calendário do projecto mostrar algumas mudanças, é possível reagir a elas e encontrar o problema antes que este afecte o projecto. 
3. Comunicação transparente para todas as partes envolvidas. O calendário do projecto ajuda todas as partes interessadas a estarem na mesma página com o fornecedor. 
4. Melhor gestão do risco. Com o software de programação de projectos baseado no caminho crítico, pode facilmente notar quaisquer inconsistências, atrasos, falta de recursos e resolvê-los antes que se tornem uma ameaça para as operações da empresa. 
5. Alocação de projectos mais simples. A disponibilidade de recursos já não é um enigma quando se pode ver toda a informação num único plano. 
6. Rentabilidade claramente definida. A orçamentação é sempre um desafio, mas com o calendário do projecto é muito mais previsível - e benéfica. 

Ainda tem algumas perguntas? 

Estamos aqui para ajudar - ou melhor, estamos aqui para lhe mostrar uma solução para os seus problemas. 

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