Software de programação de projectos: como escolhê-lo sem arrependimentos?

Mais de 70% dos projectos não estão concluídos - quer a tempo, quer em geral. Mas será isso realmente culpa dos gestores? Na verdade não - por vezes simplesmente não têm o software adequado para os ajudar a atingir os seus objectivos. No entanto, há muitas ferramentas de programação de projectos disponíveis no mercado. A grande questão para qualquer empresa de TI é: como escolher um deles sem se arrepender mais tarde?

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Gestão de Projectos

30/05/2022

Índice

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Ferramentas de programação de projectos: características essenciais

Embora as características necessárias para ter sucesso numa determinada indústria possam variar, existem algumas opções que os programas de programação de projectos simplesmente devem ter. 

Se o seu candidato não tiver nenhum destes, aconselhamo-lo a reconsiderar seriamente as suas escolhas. Sem estas características, a conclusão de qualquer projecto será altamente improvável! 

Função de programação do projecto #1: Calendário 

Saber o prazo não é suficiente - também é preciso planear o seu tempo. 

A maioria dos programas de programação de projectos oferece algum tipo de calendário no seu âmbito de características. Contudo, esta opção pode ser limitada a uma visão geral de meses, semanas e dias com projectos planeados - e este tipo de solução não deve satisfazê-lo de forma alguma. 

Um calendário perfeito incluído num software de programação de projectos deverá fornecer-lhe um: 

  • informação sobre a capacidade das pessoas. Cada empresa de TI precisa de encontrar o equilíbrio perfeito entre a procura do mercado, a disponibilidade dos seus empregados, e as suas ambições económicas. A informação sobre a capacidade é vital aqui, pois ajuda a ver quem está disponível para participar num novo projecto e avaliar se a sua empresa pode satisfazer a procura. Mas o que é que o software de programação de projectos oferece para satisfazer esta necessidade? Este processo não pode ser exacto sem informação sobre as ausências dos especialistas e outras funções e projectos em que estes participam. Por outras palavras, uma ferramenta de programação de projectos perfeita deve oferecer um calendário separado para cada especialista na empresa, juntamente com uma funcionalidade de arrastar e largar para edição flexível. Tal software deve também ter um mapa de calor para a disponibilidade dos especialistas, uma comparação entre o tempo planeado e o tempo de trabalho com os dados de horas extraordinárias. 
Calendário do projecto com capacidade e atribuições
  • informação sobre projectos existentes. Uma empresa típica de desenvolvimento de software trabalha em muitos projectos ao mesmo tempo. Vê-los e as suas ligações é particularmente valioso para o COO e PMO, que podem acompanhar o progresso e agir sobre a informação para evitar quaisquer atrasos. Por conseguinte, o calendário do projecto deve fazer parte não só do programa de programação de projectos que escolher, mas também da gestão da sua carteira de projectos em geral. 
Calendário do projecto com atribuições
  • informação sobre feriados e faltas. Conseguiria completar um projecto completamente novo durante o Natal? Claro que não - então porque deveria programar um projecto para este período? Uma boa ferramenta de agendamento de projectos deve ser considerada mesmo antes de se aperceber que tal problema existe. As melhores ferramentas no mercado podem permitir-lhe escolher um calendário com feriados para uma região onde a sua empresa opera. 

Função de programação do projecto #2: Gráficos flexíveis

Os gráficos flexíveis são normalmente utilizados entre todas as empresas do sector das TI, e provaram ser inestimáveis para ajudar as equipas a planear o trabalho em torno dos prazos e a atribuir adequadamente os recursos. 

Como resultado, não temos dúvidas de que tais gráficos também devem ser incluídos nos instrumentos de programação de projectos - mas o que é que isso significa realmente? 

A maioria desses programas concentra-se na utilização de gráficos para fornecer aos gestores relatórios e planos que podem utilizar para avaliar a situação. Tais características são, evidentemente, úteis para a análise, mas não reflectem a flexibilidade da indústria moderna de TI. 

Temos a certeza de que se pode relacionar com esse problema. De facto, acreditamos que pelo menos uma vez todos os gestores de TI desejaram poder alterar uma atribuição directamente a partir de um gráfico. Felizmente, alguns programas de programação de projectos, incluindo o Primetric, são capazes de o fazer - e deve favorecê-los enquanto escolhe a ferramenta certa para o seu negócio. 

Função de programação do projecto #3: Alocações e gestão de recursos

As pessoas são a principal fonte de lucros das empresas de desenvolvimento de software que vendem o tempo dos seus empregados aos clientes. Para maximizar estes lucros, estas empresas precisam de levar a gestão de recursos muito a sério - e têm de a incluir no seu software de programação de projectos. 

No entanto, para muitas empresas de TI, acrescentar um empregado a cada projecto ou empresas de TI pode revelar-se demasiado complicado e demorado. Portanto, se pretende simplificar a gestão de recursos na sua empresa, deve assegurar-se de que o programa de programação de projectos que pretende escolher pode ser utilizado: 

Criar e editar alocações a partir de muitos pontos de contacto. Criar uma atribuição de forma separada para cada empregado pode ser oneroso. Portanto, ao escolher uma ferramenta de programação de projectos, certifique-se de que também pode gerir os seus recursos de uma forma mais flexível. Por exemplo, em Primetric, pode criar e alterar as afectações: 

  • no perfil do empregado, 
  • sobre o perfil do projecto, 
Gestão de recursos
  • num calendário e/ou num gráfico (usando a função arrastar e largar - muito útil para realocações rápidas),
  • utilizando um assistente inteligente que automaticamente indica quais os especialistas que melhor se adequam ao projecto (com base nas competências, disponibilidade e taxas de custo,
  • programação em massa (imagine que tem 30 pessoas que quer programar para um único projecto - nesse caso, a programação em massa é uma óptima opção) 
Acrescentar uma vaga em Primetric

Acrescentar vagas para um projecto. Por vezes, os recursos existentes simplesmente não são suficientes. Nesse caso, a sua ferramenta de agendamento de projectos em perspectiva deve oferecer-lhe uma opção para incluir vagas no sistema e assegurar que o problema é tratado imediatamente graças aos relatórios de vagas.

Detectar quaisquer erros e inconsistências nas atribuições. Em alguns casos, pode simplesmente ter demasiado em mãos para fazer uma dupla verificação de cada atribuição. Por conseguinte, deve certificar-se de que a sua ferramenta pode fazer isso por si com notificações e alertas de overbooking.

Alerta de overbooking em Primetric

Armazenar dados sobre as competências e experiência dos empregados. A gestão de recursos não se resume à afectação de pessoas ao projecto. De facto, trata-se de designar as pessoas certas para os projectos. Um programa de programação de projectos deve, por conseguinte, ser capaz de armazenar a informação sobre as competências, experiência e preferências dos empregados, para ajudar os gestores a compatibilizá-las com êxito com operações específicas. É importante notar que nem todas as ferramentas têm uma tal característica, por isso certifique-se de que a sua tem!  

Função de programação do projecto #4: Orçamento e gestão de despesas

As empresas de desenvolvimento de software precisam de encontrar o equilíbrio entre numerosos projectos, dezenas de trabalhadores e centenas de tarefas internas - e há muito poucas ferramentas de programação de projectos que possam realmente reflectir condições de trabalho tão complicadas. Foi o caso da Netgen - um dos nossos clientes que se debateu com facturas imprecisas. Ao escolherem a Primetric, conseguiram gerir as suas finanças e reduzir o número de erros. 

Por conseguinte, se procura um programa capaz de se ajustar a projectos informáticos em particular, deve certificar-se de que a sua escolha tem características como , por exemplo

  • diferentes tipos de contratos para determinados empregados. Em geral, os especialistas em TI ou são empreiteiros ou empregados regulares - e qualquer ferramenta de programação de projectos de TI deve permitir-lhe atribuir os seus salários em conformidade. Também deve ser possível calcular os custos do trabalho do empregado na mesma ferramenta. 
  • histórico do contrato. Em muitos casos, a empresa trabalha em muitos projectos para os mesmos clientes; alguns estão em fase de manutenção constante, enquanto outros são os recém-chegados. O histórico do contrato permitirá à sua empresa trocar rapidamente informações sobre os projectos e melhorá-los no futuro. 
  • Margens de 1º e 2º grau. Muitas empresas ignoram os seus custos internos - pelo menos até perceberem que as suas operações já não são lucrativas. A contabilidade de projectos em instrumentos de programação de projectos deve incluir despesas gerais e outros custos recorrentes e únicos para evitar que isto aconteça.
  • diferentes moedas. No mundo das TI, os projectos são frequentemente concluídos para clientes do estrangeiro, por pessoas de muitos países diferentes. Esta situação é quase inevitável, por isso certifique-se de que a sua ferramenta de programação de projectos pode lidar com várias moedas. 
  • diferentes modelos de facturação (ou seja, T&M, Fixo, Retentores, Não facturáveis). A indústria das TI tem sistemas de facturação muito específicos que raramente são vistos em qualquer outro negócio. Como resultado, qualquer ferramenta de programação de projectos a ser implementada numa organização informática precisa de fornecer aos gestores diferentes opções de facturação à escolha. 
Resumo orçamental em Primetric
  • estimativas e previsões financeiras. O preço de um software é normalmente determinado com base em estimativas. No entanto, são, na melhor das hipóteses, demoradas e, na pior das hipóteses, enfurecidas. Felizmente, uma boa ferramenta de programação de projectos deve aliviar este fardo, pois pode fornecer-lhe estimativas em tempo real baseadas nos salários dos empregados, despesas gerais e outros custos incluídos no sistema. 
  • despesas gerais de projecto e organização. Uma empresa de TI não se trata apenas de projectos e empregados; tem também muitos outros custos e rendimentos que precisam de ser tidos em conta em qualquer orçamento. É por isso que as ferramentas de programação de projectos devem também dar aos gestores a oportunidade de incluir despesas e lucros adicionais nos seus planos com despesas gerais flexíveis (tanto a nível da empresa como especificadas apenas para um projecto). Assegure-se de que a sua ferramenta também tem essa opção!
A secção de despesas gerais na secção de orçamentação em Primetric

Função de programação do projecto #5: Relatórios e acompanhamento do desempenho 

Nenhum projecto pode ser considerado bem sucedido sem dados extensos sobre as suas finanças, recursos e outras questões relacionadas - e não podem ser obtidos sem relatórios e análises de características. 

Para assegurar uma monitorização e relatórios adequados para todas as suas operações, deve certificar-se de que o seu programa de agendamento de projectos em perspectiva tem características como, por exemplo 

  • seguimento do tempo, muitas vezes combinado com despesas e salários para determinados empregados. Esta característica ajudará os gestores a detectar quaisquer inconsistências, atrasos e outros problemas que possam ter impacto nos dias de lançamento ou em diferentes fases do projecto. 
  • relatórios avançados baseados em métricas diferentes. Todos os gestores de TI estão conscientes do facto de que os projectos podem ter vários indicadores de sucesso. Ao escolher a sua ferramenta de programação de projectos, deve procurar plataformas que possam fornecer-lhe todos eles - quer estes incluam orçamento, prazos ou recursos humanos. Os relatórios automatizados também podem ser uma vantagem adicional. 
  • relatórios em tempo real. Algumas ferramentas tendem a mostrar quaisquer mudanças após horas de espera, e isso não pode ser aceite num ambiente tão flexível como a indústria de TI. Ao fazer a sua escolha, observe de perto as estatísticas incluídas no seu programa de programação de projectos e certifique-se de que pode incluir instantaneamente quaisquer ajustes nos seus relatórios. 
Relatório de rentabilidade em Primetric

Para além disso, deve também prestar atenção às métricas incluídas nos relatórios. Tipicamente, para uma empresa de TI, devem incluir: 

  • utilização planeada e rastreada, 
  • Margem de 1º e 2º grau, 
  • rentabilidade planeada e real do projecto, 
  • Estatuto de RAG para ameaças e questões, 
  • capacidade.
Relatório de capacidade em Primetric

No entanto, deve também ter em mente que os relatórios não devem limitar de forma alguma a sua investigação. De facto, devem incluir uma série de características de personalização que permitam aos gestores criar documentos de que realmente necessitam neste momento. Também lhes deve ser dada a opção de partilhar os relatórios, ou de importar e exportar livremente os dados sempre que necessário. Isso tornará o trabalho dos gestores muito mais fácil! 

Função de programação do projecto #6: Integrações

Qualquer pessoa que trabalhe na indústria das TI sabe que raramente existe apenas uma única ferramenta no local. De facto, normalmente programadores, testadores, gestores e outros especialistas tendem a trabalhar com dezenas de ferramentas facilitando o seu trabalho até certo ponto - e, na maioria dos casos, isso simplesmente não pode mudar por uma variedade de razões tecnológicas. 

No entanto, muitas ferramentas de programação de projectos de primeira classe também podem lidar com esse problema - tudo graças a integrações com outros programas. Antes de tomar uma decisão final, deve certificar-se de que todas as ferramentas críticas da sua empresa podem fazer parte da mais recente adição ao pool. Isto inclui normalmente a integração com o JIRA e outras ferramentas de gestão de projectos: 

  • Seguimento do tempo (Clockify, Tempo, Toggl, Harvest, etc.)
  • Gestão de Tarefas / Projecto (Jira, Redmine, ClickUp, etc.)
  • Ferramentas de RH (BambooHR, Hi Bob, Calamari, etc)
  • Software de contabilidade (Xero, Quickbooks, etc)
  • CRMs (Hubspot, Pipedrive, etc.).
Integrações disponíveis em Primetric

Qualidades futuras de uma ferramenta de programação de projectos

Quer represente uma pequena, média ou grande empresa de TI, temos a certeza de que planeia crescer em algum momento. O seu software de programação de projectos deve crescer com o seu negócio - portanto, deve fornecer-lhe:

Escalabilidade. Com o tempo, os processos em qualquer empresa podem expandir-se para tamanhos enormes - e as ferramentas de programação de projectos devem ser capazes de os apoiar de qualquer forma. Um número crescente de empregados, projectos, orçamentos maiores, novas moedas, configurações diferentes para as filiais da empresa, despesas gerais avançadas e outros problemas devem ser tratados sem problemas pelo seu programa de escolha para os anos vindouros. Por outras palavras, assegure-se de que a ferramenta de planeamento de projectos possa acompanhar as suas necessidades mais tarde! 

Apoio. Enquanto muitos gestores preferem resolver os seus problemas sozinhos, existem algumas situações que requerem simplesmente apoio profissional da linha de apoio do software. Quando isso acontece, prefere definitivamente contactar um perito bem informado do que um bot. Para garantir que isso aconteça, leia as opiniões sobre o software e preste atenção aos detalhes sobre a comunicação com o suporte. Ao fazê-lo, obterá ajuda sempre que precisar dela, e pode também contar com os fornecedores que ouvem e respondem aos seus outros comentários. 

Segurança. Na gestão de projectos, é frequentemente necessário manusear gigabytes de dados sensíveis - tudo num software de terceiros. Por conseguinte, deve assegurar-se de que o seu potencial programa de agendamento de projectos não poupará despesas em protegê-los devidamente. Em alguns casos, poderá encontrar informação suficiente no website do produto; se não o fizer, não hesite em contactar o fornecedor - os representantes de uma ferramenta de alta qualidade não terão qualquer problema em partilhar consigo os detalhes de segurança. 

Flexibilidade. Como dissemos anteriormente, a indústria das TI tem tudo a ver com flexibilidade. Os projectos mudam, as pessoas vêm e vão, novos desafios podem surgir a qualquer momento - e o seu programa de programação de projectos deve ser preparado para isso. Ao mesmo tempo que se decide, certifique-se de que todos os detalhes dos seus projectos, especialistas e orçamento podem ser ajustados sempre que precisar deles - pode ficar surpreendido, mas nem todos os produtos oferecem tal opção! 

Manutenção. Isto pode parecer uma parte óbvia de qualquer solução, no entanto muitos fornecedores esquecem-se de se concentrar nela, resultando em inúmeros bugs e problemas. Programas de programação de projectos de alta qualidade devem ser actualizados regularmente não só para se manterem plenamente funcionais, mas também para prevenir ameaças à segurança e outras questões críticas. 

Desenvolvimento constante. Se é um gestor ou um especialista experiente, sabe certamente que o negócio está em constante mudança - e o mesmo deve acontecer com a ferramenta que utiliza para o gerir. O fornecedor do seu sistema deverá fornecer-lhe um roteiro detalhado para o desenvolvimento futuro da solução. Caso contrário, um dia no futuro poderá ficar com um programa que já não poderá utilizar...

Como escolher o software de programação de projectos certo para si? 

  1. Defina os requisitos da sua empresa

Não existem empresas de TI idênticas no mundo - é por isso que não se deve seguir os passos de outras pessoas ao escolher o seu programa de programação de projectos. 

No entanto, para o fazer com sucesso, é preciso primeiro determinar o que o seu negócio realmente precisa de escalar no futuro. 

Para tal, pode utilizar a nossa lista de utilização que inclui papéis na empresa, situações reais e prioridades. Com a sua ajuda, pode reunir os requisitos iniciais e consultá-los com um fornecedor. 

Pode encontrar a lista aqui - descarregue a lista de casos de utilização. 

Em alternativa, pode: 

  • definir os principais desafios e casos de utilização,
  • mapeie / analise os seus processos e identifique as partes interessadas responsáveis por eles. As diferentes empresas dependem de diferentes estruturas nas quais baseiam o seu desempenho. Identifique estes padrões, identifique pontos de estrangulamento e problemas e caracterize uma solução que possa ajudar o seu negócio a resolvê-los. 
  • fale com as suas equipas e empregados. Os conhecimentos dos especialistas podem ser tão valiosos, se não mais, do que os dos gestores.
  • olhar mais de perto para a estrutura da empresa. Verifique se os seus recursos são atribuídos a um único ou a muitos projectos; consulte os modelos de facturação que utiliza e veja se o fluxo de informação entre os diferentes departamentos e gestores é suficiente para apoiar o desenvolvimento futuro do seu negócio. 

Aqui está a lista com as perguntas comuns que deve fazer a si próprio e aos seus colegas de equipa ao escolher uma ferramenta de programação de projectos:

  • Quando é que começamos exactamente a agendar um novo projecto? Quando é que o negócio está fechado? Ou talvez quando é que o negócio atinge um certo nível de certeza?
  • O que é necessário para preparar uma oferta para um cliente? Disponibilidade de pessoas? Taxas de custo e de rendimento? 
  • Quem é responsável pelas estimativas? Precisamos de um fluxo de trabalho de aprovação?
  • Como estimamos novos projectos? Com base em papéis? Fases do projecto? Ambos? Ou talvez de outra forma?
  • Quem toma decisões sobre nova atribuição/realocação?
  • Temos taxas de rendimento padronizadas baseadas na antiguidade / papéis / outros factores?
  • Que modelos de facturação preferimos?
  • Como é que os clientes nos vão pagar? Adiantado? Numa base mensal/semanal/trimestral? Depois de terminar o projecto?
  • Como é que analisamos a entrega de projectos? Temos KPIs obrigatórios, ou seja, estatuto RAG / rentabilidade?
  • Os diferentes gestores devem ter acesso limitado a especialistas que não gerem? Ou talvez devessem vê-los, mas não os podem atribuir?

Deseja descarregar a lista completa de perguntas? Descarregue-a aqui.

Tendo feito isso, faça uma lista de características que poderiam contribuir para melhorar a situação que delineou nos pontos de controlo acima. Não se preocupe se não conseguir identificar de imediato as opções correctas - irá definitivamente deparar-se com muitas dessas características durante a sua investigação. 

Para tornar as coisas mais fáceis e transparentes, pode dividir as características em que deseja concentrar-se em três categorias: funcionalidades essenciais, agradáveis e não requeridas. Tal tabela ajudá-lo-á a concentrar-se mais tarde nas suas prioridades. 

Exemplos: 

Caso 1 - Pequena Empresa (0-50 empregados)

A Pequena Empresa tem dois fundadores que actuam como gestores com muitas responsabilidades nas suas mãos. Por enquanto, empregam 10 especialistas em TI que trabalham com um vasto leque de tecnologias. Estão tipicamente envolvidos em 3 projectos diferentes. Não estão, contudo, divididos em equipas; em vez disso, um único programador pode participar em muitos projectos ao mesmo tempo. 

Depois de avaliar a sua situação, a Pequena Empresa decidiu que precisa de um instrumento com o qual se possa contar: 

  • relatórios abrangentes capazes de combinar diferentes perspectivas para os dois fundadores, 
  • uma base de dados com todas as competências e experiências dos especialistas da empresa, a fim de os atribuir ao projecto de forma eficiente, 
  • calendário do projecto e dos funcionários com atribuições para evitar o overbooking e permitir o planeamento a longo e curto prazo, bem como incluir férias e ausências em estimativas. Esta é a característica que é da maior importância para este negócio.

Caso 2 - Empresa média (50-500 empregados)

Empresa média tem mais de 150 empregados. São na sua maioria especializados nas suas respectivas áreas e têm diferentes âmbitos de competências; alguns deles estão envolvidos em muitos projectos diferentes ao mesmo tempo. 

Neste momento, a empresa trabalha em cerca de uma dúzia de projectos diferentes para clientes. Contudo, estes diferem em termos de requisitos e tipos de facturação - alguns são projectos de tempo e materiais, enquanto outros se baseiam num preço fixo. Alguns projectos são também mais complicados do que outros e incluem várias fases diferentes. 

Para além disso, a Empresa Média já utiliza JIRA para a gestão de projectos e pretende ater-se à ferramenta. No entanto, os gestores poderiam também utilizar uma visão mais geral das operações da empresa, uma vez que o JIRA não possui tal característica. Além disso, a estrutura está a tornar-se cada vez mais complicada, pelo que existe uma necessidade de fluxos de trabalho de aprovação e restrições de acesso para diferentes dados financeiros.

Com base na informação, podemos ver claramente que a Empresa Média necessita de características como, por exemplo 

  • uma base de dados com todas as competências e experiências dos especialistas da empresa, a fim de os atribuir ao projecto de forma eficiente, 
  • detalhes avançados do projecto e características específicas de TI, ou seja, tipos de facturação, fases do projecto, estimativas, etc. - seriam muito vantajosas para o negócio .
  • calendário do projecto e dos funcionários com atribuições flexíveis tanto para a totalidade do projecto como para as suas fases, o que é um requisito obrigatório para a Empresa Média
  • integração com o JIRA, que é fundamental para o negócio
  • relatórios abrangentes e de alto nível com informação detalhada sobre projectos, capacidade e outras questões críticas,
  • fluxos de trabalho de aprovação e restrições de acesso aos dados com base nos papéis 

Caso 3 - Grande Empresa (500+ empregados)

A Big Company emprega mais de 500 pessoas, incluindo gestores e especialistas em áreas como TI, marketing, RH, e mais. Todas estas pessoas precisam de reportar o tempo aos seus gestores, e devem fazê-lo numa única plataforma. Para além disso, a informação detalhada sobre as suas actividades só deveria estar disponível para os seus gestores; por conseguinte, uma ferramenta potencial para a Grande Empresa deveria ter diferentes papéis e níveis de acesso para eles. 

Para além disso, a Grande Empresa está simplesmente sobrecarregada com dezenas de projectos de uma só vez. Estes diferem em termos de orçamentos, estimativas, despesas gerais e tipos de facturação. Além disso, tanto com empreiteiros como com empregados regulares a bordo, os seus salários podem também diferir de um projecto para outro. Por conseguinte, um programa de programação de projectos deve incluir todas estas características. 

A gestão de recursos também está a tornar-se cada vez mais difícil com a crescente dimensão da Grande Empresa. Para além das competências e capacidade dos funcionários, a empresa também precisa de contratar novas pessoas diariamente e comunicar quaisquer vagas aos RH. O processo poderia ser muito facilitado se a nova ferramenta de programação de projectos também o pudesse fazer. 

Os gerentes da Grande Empresa são altamente especializados nos seus respectivos campos. Há COO, CFO, PMO, COO e CFO - e todos eles esperam que o novo software de programação de projectos lhes forneça conhecimentos valiosos sobre as suas operações. Precisam também de dados em tempo real sobre cada projecto para poderem reagir imediatamente a quaisquer alterações. 

Com base nesta descrição, podemos ver claramente que a Grande Empresa necessita de características como, por exemplo 

  • a comunicação das horas de trabalho dos trabalhadores afectos a projectos específicos, o que é uma obrigação para a Grande Empresa,
  • diferentes papéis e níveis de acesso para gestores e especialistas com diferentes responsabilidades, 
  • ferramentas abrangentes de gestão de recursos com informações detalhadas sobre competências dos especialistas, experiência, ausências, tipos de emprego e salários para diferentes cenários, o que é necessário para a Grande Empresa
  • relatar vagas e processos de recrutamento necessários na mesma ferramenta, 
  • relatórios avançados para diferentes tipos de dados (isto é, orçamento, capacidade, lucros, despesas gerais, e mais),
  • informação orçamental detalhada, incluindo tipos de contratos, despesas gerais e liquidação dos pagamentos, que devem ser incluídos num potencial software de programação de projectos.
  • dados constantemente actualizados com acesso instantâneo a todas as alterações. 
  • integrações robustas com diferentes sistemas,
  • SSO (Google / Azure / Outros), para que toda a empresa possa facilmente gerir o acesso para os recém-chegados e os que saem

2. Realização de investigação.

Uma análise mais detalhada das suas próprias operações não é suficiente para escolher o programa de programação de projectos correcto. Para o fazer com sucesso, terá de pesquisar dezenas e dezenas de ofertas de diferentes fornecedores. 

Embora o processo de investigação não seja muito diferente dependendo da dimensão da empresa, será provavelmente uma viagem cansativa para si e para outros gestores de qualquer forma. 

No entanto, pode torná-lo um pouco mais fácil se se concentrar em encontrar informação sobre o assunto: 

  • termos básicos relacionados com o software de programação de projectos. Experimente as características e qualidades que lhe interessam, bem como várias frases relacionadas com business intelligence em geral. Este processo dar-lhe-á uma imagem maior do que pode esperar de tal software. 
  • visitar os websites dos populares fornecedores de software de programação de projectos. No entanto, não se limite a percorrê-los desapercebidamente; prepare uma tabela comparando o âmbito das funcionalidades oferecidas pelas diferentes soluções. Mais tarde, revelar-se-á inestimável para tomar a decisão final. 
  • Verifique as ferramentas para as características básicas mencionadas acima na nossa lista. Além disso, lembre-se de prestar atenção à escalabilidade, segurança, apoio e flexibilidade das soluções - pode verificar estas características navegando nas opiniões sobre o produto ou contactando directamente o fornecedor.
  • obter uma demonstração do software de programação de projectos. É a melhor maneira de testar se o programa da sua escolha corresponde realmente às suas necessidades. Participe num teste ou marque uma apresentação com um representante de um fornecedor para realmente ver de perto um software e avaliar de forma realista o seu valor. 

Algumas ferramentas estão centradas no onboarding automático, o que não lhe oferece qualquer possibilidade de falar com qualquer perito. Algumas delas irão mostrar-lhe a plataforma, para que possa aceder à mesma por si próprio.

Em Primetric, temos uma abordagem diferente. Estamos a dar aos nossos clientes todo o fluxo de trabalho de implementação que os ajuda a identificar casos de utilização obrigatória, a mapear a sua estrutura, a identificar o Produto Campeão, e a implementar com sucesso a Primetric na organização.

Se desejar falar com o nosso Perito - marque aqui uma chamada.

3. Processo de tomada de decisão.

Por último, mas não menos importante, é o momento de tomar uma decisão final. Deve ser uma tarefa fácil, desde que se siga de perto as nossas instruções. Para finalizar o processo, deverá: 

  • compare as soluções em termos de preços e regule as que estão claramente fora do seu orçamento - ou que simplesmente não valem o dinheiro; 
  • comparar as características incluídas nos programas de programação de projectos. Utilize a tabela que preparou anteriormente para avaliar criticamente as características, determinar a sua prioridade e escolher um punhado de opções que correspondam às suas expectativas. 
  • discutir as principais prioridades com as suas equipas ou gestores, dependendo das circunstâncias. Em seguida, decidir sobre uma solução de programação de projectos capaz de apoiar todos os processos críticos na medida do possível. 

Caso 1 - Pequena Empresa

A Pequena Empresa está prestes a decidir qual o software de programação de projectos a escolher. Devido à sua dimensão, a empresa tem apenas um pequeno orçamento; por conseguinte, exclui todas as soluções dispendiosas em primeiro lugar. 

Depois, com base na pesquisa interna feita no início do processo, a Pequena Empresa determinou que o projecto e o calendário dos funcionários com atribuições flexíveis é a característica que o seu software de escolha tem simplesmente de ter. Por conseguinte, a direcção descarta todas as ferramentas que não o têm (ou esta opção é de alguma forma inexistente). 

Mais tarde, a gestão na Pequena Empresa pode concentrar-se noutras características que considerem potencialmente úteis para encontrar 2-3 ferramentas de programação de projectos que correspondam às suas expectativas. Contudo, devido ao seu negócio estar em constante desenvolvimento, precisam também de verificar se o software pode ser dimensionado com ele à medida que a empresa cresce. 

Nesta fase, podem decidir escolher um deles com base nas suas experiências da demonstração - a menos que haja apenas 1 ferramenta de programação de projectos em cima da mesa. 

Caso 2 - Empresa média

A Companhia Média tem um orçamento consideravelmente elevado. Por conseguinte, a sua gestão apenas retira da lista de potenciais soluções as que eram absurdamente excessivas em termos de preço. 

Depois, tal como no caso da Pequena Empresa, a Empresa Média concentra-se nas suas principais características de interesse. Estas incluem: 

  • integração com o JIRA, 
  • detalhes avançados do projecto com a orçamentação, 
  • projecto e calendário de funcionários com atribuições. 

Como resultado, a Empresa Média pode eliminar da lista de soluções que devem ser tomadas em consideração as ferramentas de programação do projecto que não satisfazem estas necessidades. 

Posteriormente, a Companhia Média pode concentrar-se em todas as características menores que gostaria de incluir nas suas soluções preferidas. Qualquer ferramenta de programação de projectos que possa oferecer opções adicionais que a Média Empresa esteja à procura, está agora a passar para o topo da lista. 

Por último, mas não menos importante, com alguns gestores a bordo, a Empresa Média pode levar em consideração as suas opiniões pessoais - no final, são eles que irão utilizar a ferramenta. 

Caso 3 - Grande Empresa 

A Big Company tem políticas muito generosas; como resultado, não está limitada por um orçamento enquanto escolhe um programa de programação de projectos. Por conseguinte, a sua lista é muito longa e complicada. 

No entanto, em primeiro lugar a direcção da Grande Empresa quer certificar-se de que a ferramenta que vão utilizar tem as seguintes características: 

  • relatando horários de trabalho para todos os empregados, 
  • características avançadas de gestão de recursos, 
  • opções orçamentais detalhadas para projectos e funcionários. 

Consequentemente, quaisquer ferramentas de programação de projectos sem estas características são removidas da lista. 

Mais adiante, os gestores podem olhar para o lado positivo das suas decisões e analisar mais de perto os programas que lhes podem proporcionar características adicionais que gostariam de ter. No final, devem, evidentemente, incluir as suas próprias impressões na decisão final. 

Benefícios das ferramentas de programação de projectos para executivos 

Ao escolher um programa de programação de projectos, é importante incluir as opiniões de todos os gestores de nível C - mesmo que eles possam não gostar da ideia em primeiro lugar, uma vez que provavelmente estão muito ocupados. 

Contudo, os gestores não devem descurar o processo, uma vez que podem beneficiar da ferramenta mais do que todos os outros empregados. Porquê? 

CEO

O principal objectivo de cada CEO é ver a sua empresa crescer - e as ferramentas de programação de projectos podem ajudá-lo a fazer exactamente isso. 

Com tais programas, um CEO pode monitorizar os processos internos relacionados com a gestão de projectos e recursos e detectar quaisquer inconsistências antes que estas tenham impacto em operações cruciais. As ferramentas de programação de projectos podem também fornecer ao gestor informações detalhadas sobre indicadores e factores-chave que contribuem para o sucesso da empresa. Além disso, também pode ser utilizado para supervisionar operações diárias e encontrar novas oportunidades de crescimento para a empresa. 

Relatório de rentabilidade em Primetric

CFO

Aos olhos do CFO, a empresa é bem sucedida quando a sua liquidez financeira é mantida sem interrupções - e não há melhor forma de atingir esse objectivo do que utilizando programas de programação de projectos. 

Os instrumentos de programação de projectos são capazes de ajudar o CFO a obter um olhar mais atento sobre todas as finanças dos projectos, desde os lucros gerais, até aos salários de um especialista em particular. O melhor software nessa categoria pode incluir detalhes como, por exemplo: 

  • estimativas, 
  • despesas gerais, 
  • orçamentos com tipos de facturação, 
  • projectos de orçamento para potenciais projectos,
  • salários de empreiteiros e empregados, 
  • informação financeira das filiais da empresa, 
  • custos das fases e fases de determinados projectos, 
  • informação sobre as operações não lucrativas e as mais rentáveis. 

Um bom programa de programação de projectos também pode ser flexível e fornecer todas estas informações em várias moedas e tipos de facturação. 

Uma visão tão abrangente pode ser inestimável para qualquer CFO. Não só lhe fornece informações em tempo real sobre as operações da empresa, como também pode ser uma fonte de inovação e melhorias que podem resultar em lucros ainda maiores. 

Relatório financeiro em Primetric

PMO

Quanto mais projectos o PMO tiver em mãos, mais difícil será para ele monitorizá-los a todos - a menos que tenham uma ferramenta de programação de projectos nas proximidades. 

Os programas de programação de projectos são geralmente a base para todas as responsabilidades do PMO. Com tal software, ele pode: 

  • detectar e resolver quaisquer conflitos entre diferentes projectos, 
  • atribuir com precisão os recursos e descobrir quaisquer erros, caso estes apareçam, 
  • eficientemente a bordo de novos projectos e programá-los de acordo com a disponibilidade de recursos, 
  • controlar os detalhes de cada projecto, incluindo o tipo de facturação, recursos necessários, vagas, e muito mais, 
  • controlar o orçamento em tempo real, incluindo detalhes chave tais como salários, despesas gerais, contas liquidadas, etc.

Tudo considerado, com o software de programação de projectos um PMO pode certificar-se de que os projectos podem ser concluídos a tempo, com os recursos certos, e com o máximo lucro. 

Relatório de rentabilidade em Primetric

COO

Gerir todas as operações na empresa não é uma tarefa fácil para um COO, mas pode tornar-se mais fácil com o software de programação de projectos. 

Graças a esta solução, um COO pode ter acesso a uma única fonte de verdade sobre todos os processos críticos da empresa. Isto inclui: 

  • informação sobre operações em todos os departamentos e quaisquer problemas relacionados com a sua cooperação, 
  • dados detalhados sobre finanças e projectos, incluindo rentabilidade, despesas gerais, despesas inesperadas, e muito mais,
  • monitorização da carteira de projectos, detectando quaisquer lacunas no planeamento capazes de apoiar novas actividades, bem como operações de interferência, 
  • gestão eficiente dos recursos, incluindo planeamento da capacidade e novas contratações. 

Com um programa de programação de projectos, o COO pode monitorizar com sucesso todas as operações (mesmo as mais pequenas), verificar o seu estado e reagir em conformidade, melhorando consequentemente a rentabilidade da empresa. 

Relatório de capacidade em Primetric

Escolha o programa de programação de projectos certo - escolha Primetric

Agora que sabe como escolher um programa de agendamento de projectos, certamente desejaria começar a sua investigação agora mesmo - e nós conhecemos um lugar perfeito para o fazer. 

Com Primetric, pode satisfazer todos os requisitos acima - e mais - tanto com pequenas como com grandes empresas. 

Pode ver mais de perto a nossa solução agora mesmo. Reserve uma demonstração ou veja como o Primetric se compara a outros programas de programação de projectos para fazer a escolha certa. 

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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