How to Define and Create a Project Scope? Examples & Tips 

Prazos falhados, tarefas esquecidas, objectivos atrasados são o pesadelo de todos os gestores de projectos no mundo. Alguns podem dizer que são o resultado de erros de planeamento, mas muito poucos se perguntam porque é que os erros existem em primeiro lugar. A chave para a resposta a esta pergunta reside no âmbito do projecto. 

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Gestão de Projectos

14/11/2022

Qual é o âmbito do projecto e como criá-lo? Guia & exemplos

Índice

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Gestão do escopo do projecto - principais tomadas de decisão

Depois de ler este artigo, deverá ser capaz de o fazer: 

  • definir o âmbito do projecto e todos os seus elementos, 
  • siga todas as etapas consecutivas do processo de criação de um âmbito de projecto e crie um documento deste tipo para os seus próprios projectos, 
  • gerir o processo enquanto este evolui mais tarde. 

O que é o âmbito de um projecto? Definição

O âmbito do projecto é um esboço de todas as actividades necessárias para a conclusão de um projecto. Normalmente, inclui todas as tarefas, recursos, cronogramas do projecto, resultados e limites gerais. Também especifica as principais partes interessadas e outras pessoas responsáveis pelas suas partes consecutivas. O ficheiro que inclui toda a informação é chamado de declaração de âmbito ou documento de âmbito de projecto.

O que está incluído numa declaração de âmbito? 

Em geral, a declaração de âmbito deve incluir: 

  • objectivos do projecto, incluindo os principais requisitos e critérios de aceitação, 
  • resultados do projecto e principais marcos do projecto
  • quaisquer exclusões e restrições que se apliquem ao projecto ou às suas partes. Isso inclui as coisas que não podem ser feitas por parte do fornecedor - o cliente não é a única pessoa que pode limitar o projecto! 
  • ideias iniciais - pressupostos gerais utilizados como base para o projecto. Devem proporcionar à equipa do projecto uma melhor compreensão dos seus objectivos. 

Como resultado, o âmbito ajuda a organizar o processo de gestão e os seus elementos, tais como marcos, recursos, e planeamento de projectos.

Porque é tão importante a declaração do âmbito do projecto? 

É fácil assumir que a declaração do âmbito do projecto é mais um documento inútil a desorganizar a secretária do gestor do projecto. No entanto, esta declaração não poderia estar mais longe da verdade. 

A declaração de âmbito é uma espinha dorsal do sucesso do projecto e assegura que a empresa tem realmente o que é preciso para impressionar o cliente. Por exemplo, dá aos gestores de projecto uma ideia: 

  • se o projecto pode ser concluído numa dada empresa em geral, 
  • como seria um roteiro do projecto, e que recursos são necessários para o completar em tempo útil, 
  • quais são os requisitos e limitações do cliente, 
  • o que não deve ser incluído num projecto, independentemente do seu progresso, 
  • que são as partes interessadas de ambos os lados do empreendimento. 

Como resultado, o documento do âmbito do projecto ajuda-o a criar um melhor calendário do projecto, evita a expansão ilimitada das responsabilidades e comunica claramente com o cliente a partir do primeiro dia. 

Project scope

Como definir o âmbito do projecto? Guia passo a passo

Embora toda a ideia de um âmbito de projecto possa parecer simples, ela contém numerosos factores-chave que simplesmente não podem ser ignorados - especialmente na gestão de projectos. É por isso que a definição do âmbito do trabalho, dos objectivos do projecto, dos requisitos do projecto e das metas do projecto pode não ser a tarefa mais simples. Vamos ver como criar uma declaração do âmbito de um projecto sem os omitir. 

1. Definir o objectivo principal do projecto

O objectivo do projecto na gestão do projecto deve resumir em breve o resultado final do projecto. Pode normalmente ser descrito numa única frase, por exemplo: O objectivo deste projecto é a criação de um website para X empresa. Este objectivo permanecerá inalterado, independentemente das circunstâncias. 

2. Definir os requisitos e restrições do projecto

Depois de escolher o objectivo principal, tentar dividir o projecto em peças mais pequenas - fases, tarefas ou marcos do projecto, assegurando o sucesso de toda a operação. Se possível, avaliar quanto tempo é necessário para completar cada uma dessas etapas - essa estimativa será mais tarde útil para o processo de planeamento de recursos

Exemplos de estimativas para o âmbito do projecto em Primetric
Um exemplo de estimativas em Primetric. Mais tarde, o sistema utiliza-as para calcular os custos do trabalho no projecto. 

Depois, discutir o ciclo de vida do projecto proposto com os interessados no sítio da empresa e definir os seus requisitos para cada uma das peças mais pequenas. Concentre-se tanto nas ideias gerais como nos pequenos detalhes que podem afectar o seu projecto. Por exemplo, discuta as características que devem ser incluídas na solução, medidas de segurança, tecnologias, e orçamento. 

Tendo feito isso, passar à parte do projecto que o cliente não deseja ver ou experimentar no seu ciclo de vida do projecto. Isso inclui normalmente: orçamento excedido, restrições de tempo, tecnologias ou características redundantes. 

3. Definir os principais produtos a entregar

Depois de ter determinado o que fazer e o que evitar, pode tentar colocar todas as operações do projecto na linha temporal e identificar as suas dependências - tudo isto tendo em conta a duração das fases consecutivas do projecto. 

Neste ponto, deve também tentar prever quaisquer riscos de atrasos em diferentes produtos. Se possível, tente marcar mais algum tempo para as tarefas que podem ser difíceis de completar - poupará aos seus clientes muitas desilusões. 

4. Preparar um plano de recursos 

Utilizando a informação recolhida numa etapa anterior, pode agora designar pessoas para o projecto. Ao fazê-lo, assegurará que a sua empresa tem realmente o que é preciso para concluir a operação a tempo, e ajudará a sua equipa de projecto a gerir a sua parte do projecto, apresentando-lhes uma declaração de trabalho a ser feita.

No entanto, não recomendamos o planeamento de recursos em Jira, uma vez que a ferramenta não fornece nem aos gestores de projecto nem aos membros da equipa um quadro mais amplo. A melhor forma de prever recursos é criar alocações num gráfico de Gantt que permita arrastar e largar cada tarefa - tal como mostrado num ecrã Primetric screenshot abaixo. 

As atribuições no âmbito do projecto Primetric podem ser alargadas através do arrastar e largar campos.
Alargamento de uma alocação de projecto no calendário de projectos Primetric com diagrama de Gantt 

5. Confirmar o âmbito de um projecto e criar critérios de aceitação

Depois de ter terminado a análise do projecto para os fins internos, pode agora voltar ao cliente com as suas conclusões para aceitar o esboço que criou. Confirme que o âmbito de um projecto inclui todos os requisitos e detalhes que os clientes desejam incluir no projecto. Finalmente, determine o que realmente necessita para aceitar o trabalho até ao final do projecto e inclua essa informação no parágrafo final do documento.

Exemplo de âmbito de projecto & modelo

Basta de teoria - é tempo de saltar para o sítio prático da gestão do âmbito. 

Em geral, o âmbito do projecto é um documento do Microsoft Word que se assemelha muito a um ensaio típico. Está dividido em várias secções que descrevem os factores-chave necessários para o sucesso do projecto. Eis um exemplo de definição do âmbito do projecto que poderá utilizar mais tarde como modelo para as suas próprias operações e gestão do projecto.

Introdução

O X projecto encomendado por The Customer Company Name representado por The Manager's Name está a ser realizado com o objectivo de criar um website dedicado com uma loja para a Loja Online do Cliente. 

Âmbito do projecto principal

O principal objectivo deste projecto é criar um website totalmente funcional com uma loja online capaz de suportar um extenso tráfego. A operação incluirá: 

  • pesquisar os sites da concorrência e apresentar os resultados ao cliente,
  • criando tanto a frente como a retaguarda do sítio web, 
  • desenhando o website utilizando as melhores práticas da UX/UI, 
  • implementando os mais recentes protocolos de segurança no sítio web, 
  • preparar os meios técnicos necessários e lançar o website. 

Todas estas actividades serão supervisionadas pelo Nosso Gestor representando A Melhor Empresa. 

O projecto não deverá demorar mais de 6 meses, e deverá estar concluído até ao final de Dezembro de 2023. 

Produtos do projecto 

Com base no âmbito do projecto, determinámos que os principais resultados do projecto incluirão: 

  • o relatório que apresenta os resultados da análise da concorrência entregue à Empresa Cliente no prazo de 7 dias após o início do projecto, 
  • backend para o website, criado em 3 meses após os resultados do relatório terem sido aceites, 
  • frontend para o website, criado 3 meses após os resultados do relatório terem sido aceites...

Exclusões de projectos 

O projecto não incluirá mais manutenção dos websites nem quaisquer outras actualizações do seu código. 

Restrições do projecto

O projecto pode incluir algumas alterações ao âmbito, desde que não tenha impacto no seu objectivo principal. O projecto não deve, em circunstância alguma, exceder o orçamento do projecto.

Critérios de aceitação de projectos 

O Nome do Gestor que representa o Nome da Empresa do Cliente só irá rever e aceitar o projecto se lhe for fornecido: 

  • um dado de acesso ao sítio web, 
  • um website totalmente funcional com todas as características especificadas acima, 
  • certificados de segurança, 
  • informações sobre a manutenção e subscrições necessárias para que o sítio web funcione correctamente. 

O âmbito do projecto pode ser alterado mais tarde? 

A gestão do âmbito do projecto não termina quando o âmbito do projecto é enviado a todos os membros da equipa e a outras partes interessadas importantes incluídas no projecto. Embora o âmbito do projecto deva estar o mais próximo possível da linha temporal final do projecto, não há como negar que em alguns casos pode mudar - é aí que ocorre um rastejar do âmbito. 

O que é uma rasteira de âmbito? 

O rastejar do escopo acontece quando os resultados, tarefas ou requisitos mudam quando o projecto está em curso. Por exemplo, sempre que um interveniente anuncia que se esqueceu de acrescentar uma característica ao projecto, o seu escopo rasteja um pouco na direcção errada. Isto é frequentemente uma parte inevitável tanto da gestão do projecto como da gestão do âmbito do projecto como um todo.

Infelizmente, a rasteira do âmbito pode ser muito prejudicial para o projecto, uma vez que normalmente causa os seus atrasos e desorganiza o trabalho como um todo. Por conseguinte, deve ser evitado a todo o custo - principalmente entrevistando os interessados relevantes tanto quanto possível e discutindo com eles todos os mínimos detalhes do projecto. 

No entanto, se sentir que falta algo no âmbito do seu projecto, tente deixar alguma margem de erro ao fazer as atribuições - isso também faz parte da gestão do âmbito. Desta forma, garantirá que a sua equipa tem tempo suficiente para agir sempre que surja um novo problema. 

Como ter sucesso na gestão do âmbito do projecto? 

O âmbito do projecto é um documento crítico que tem um impacto significativo em todo o projecto. Quaisquer erros cometidos durante a sua criação podem ter um custo para o sucesso das suas operações. Veja aqui como evitá-los. 

  1. Identificar resultados e dependências que possam colocar o seu projecto em risco. Isto aplica-se tanto às operações que podem simplesmente durar mais tempo, como às que podem expandir-se à medida que a sua equipa se aprofunda nos seus pormenores. 
  2. Foco no cliente. Tentar extrair o máximo de informação possível dos interessados; fazer perguntas e discutir tarefas em pormenor sempre que possível. Tente não omitir nenhum assunto enquanto o faz! 
  3. Ganhe aprovação para as suas ideias. Antes de começar a trabalhar, passe em revista o âmbito do projecto com o cliente e certifique-se de que ele compreende as suas implicações. Qualquer hesitação deve ser respondida com perguntas adicionais! 
  4. Determinar como as mudanças irão afectar o projecto. Se sentir que é provável que as coisas corram de lado, verifique como as mudanças afectarão o estado do projecto. Tente preparar-se para este cenário - crie um espaço para erros ou encontre alguém que possa ajudar os membros da sua equipa a completar os seus resultados a tempo. 

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Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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