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Qual é a linha temporal do projecto? Definição
A cronologia do projecto é uma representação visual de todas as tarefas e actividades que devem ser concluídas num projecto, bem como a sua duração e datas de início e fim. Uma tal visão geral fornece ao gestor informações chave sobre todas as tarefas e respectiva atribuição, ajudando-o a gerir os projectos tanto a nível geral como a nível mais detalhado.
Tipos de cronologias de projecto
Não há dois projectos idênticos - embora possam partilhar algumas semelhanças, nunca são as cópias exactas um do outro. É por isso que dividimos os cronogramas dos projectos em vários tipos diferentes, com base nas suas características.
Linha temporal do projecto por tipos de gráficos
Os tipos mais populares de cronologias de projectos incluem:
- Linha cronológica histórica que simplesmente esboça a ordem cronológica das tarefas,
- Cronograma gráfico vertical que é principalmente utilizado para monitorizar dados relacionados com projectos, tais como horas facturáveis, orçamento do projecto, e muito mais.
- Gráfico de Gantt que combina tarefas com atribuições e os seus detalhes para fornecer aos gestores uma visão geral abrangente de todas as actividades do projecto.
Neste texto, centrar-nos-emos no tipo de cronograma do projecto que mais apela às empresas de serviços profissionais - o calendário gráfico de Gantt com a capacidade do funcionário.
Que projectos devem ter uma cronologia de projecto?
A resposta a esta pergunta é simples: cada projecto que depende de uma abordagem flexível à sua execução necessita de uma linha temporal de projecto.
Por exemplo, se representa uma empresa de TI, teve certamente uma oportunidade de trabalhar com projectos Agile que requerem ajustes e mudanças constantes. A linha temporal do projecto pode ajudá-los a acomodá-los.
Contudo, tenha em mente que os prazos de gestão de projectos são úteis não só nas empresas de TI - outras empresas de serviços profissionais podem também utilizá-los com sucesso. Tais planos podem ser adaptados às necessidades das agências de marketing, escritórios de advogados, ou quaisquer outras empresas que planeiem prestar os seus serviços em tempo útil.
Como criar uma linha temporal do projecto?
Se ainda estiver aqui connosco, provavelmente sabe que precisa de uma cronologia de projecto no seu negócio. Então vamos ao que interessa: como criar uma linha temporal do projecto?
Em que consiste a linha temporal do projecto?
Primeiro, vamos começar com as coisas que o cronograma do seu projecto deverá ter no final da sua viagem.
Idealmente, deveria conter:
- fases ou tarefas do projecto (o que melhor se adequar ao seu projecto),
- a sua duração, datas de início e de fim,
- dependências - por exemplo, quando uma tarefa precisa de ser concluída para que outra possa começar,
- membros da equipa, a sua capacidade e atribuição.
Parece demasiado para suportar? Pode ter alguma razão. Felizmente, como a linha temporal do projecto é uma representação visual de todos estes factores, terá um aspecto muito melhor quando forem traduzidos num gráfico.
Agora vamos ver como funciona na prática.
5 passos para criar uma linha temporal de gestão de projectos
O processo de criação de uma linha temporal de gestão de projectos geralmente leva apenas alguns passos. Estas incluem:
1. Defina o âmbito do seu projecto
Este é o passo mais simples do caminho - é preciso descobrir o que é preciso fazer para que o projecto seja bem sucedido.
Especificar os requisitos
Primeiro, é necessário falar com o seu cliente para discutir os detalhes básicos por detrás da operação. No final desta conversa, deverá tê-lo feito:
- descrição do projecto e informação de base necessária para o completar,
- objectivos principais e/ou marcos de projecto,
- objectivos do projecto, incluindo público alvo, características desejadas, resultados gerais.
Entre em mais detalhes sobre o projecto
No entanto, estes factores não são suficientes para a cronologia do projecto - precisam de ser muito mais específicos. É por isso que, depois de ter reunido todas as informações acima, pode agora passar à organização do âmbito do projecto.
Nesta altura, deveria:
- escrever uma declaração de projecto que especifique o que é que o projecto pretende realizar,
- criar uma lista de fases e tarefas no projecto, bem como as suas dependências,
- realizar previsões básicas de recursos para estabelecer que recursos são necessários para o projecto e se tem uma equipa de projecto para o trabalho,
- especificar a data de início e fim desejada para o projecto e as suas fases,
- priorizar as tarefas em conformidade,
- consultar outros gestores de projecto que possam ter experiência em projectos semelhantes.
Tendo feito isso, pode agora organizar ainda mais a informação - é tempo de dividir os seus projectos em peças mais pequenas e incluir a sua equipa na equação e nas próprias linhas de tempo.
2. Dividir o projecto em partes
Assim que souber o que tem de fazer para ter sucesso, é altura de analisar mais de perto todas as operações necessárias, o seu alcance e os marcos que marcam o seu progresso.
Dividir o projecto passo a passo
Em primeiro lugar, dividir o projecto em fases que marcam o desenvolvimento significativo do projecto. Para cada uma delas, seleccione um marco que lhe mostrará o objectivo exacto a atingir para que o projecto prossiga. Não se esqueça de determinar as dependências e datas das tarefas, se elas forem críticas para as tarefas!
A partir daí, dividir as etapas em tarefas pequenas e manejáveis e colocá-las em ordem cronológica. Mais uma vez, incluir as dependências de tarefas quando necessário. Recomendamos vivamente a utilização de ferramentas para o calendário do projecto nessa etapa - elas facilitam muito o trabalho.
Tendo feito isso, terá uma versão preliminar da linha temporal do projecto.
3. Determinar o tempo e os recursos necessários para completar cada fase ou tarefa
Se prestou atenção ao passo anterior, já tem uma lista de tarefas que precisam de ser feitas. Agora é altura de verificar o que precisam de ser concluídas atempadamente - e de acordo com todos os requisitos complicados.
Projecto bem sucedido em poucas palavras
Para o fazer, analisar cada tarefa ou etapa e determinar:
- que acções a tarefa irá envolver,
- quanto tempo será necessário para completar cada um deles,
- que competências ou conjuntos de competências serão necessários para completar a tarefa,
- quanto tempo para cada habilidade será necessário,
- quanto dinheiro irá custar cada tarefa,
- como os custos se comparam com o orçamento.
Após completar todas as etapas acima, poderá ver quanto tempo levará a etapa e quais os recursos necessários.
4. Atribuir tarefas a especialistas
Finalmente, se já partiu cada tarefa em pedaços, pode usar os seus conhecimentos recentemente adquiridos para iniciar a programação do projecto.
Iniciar o processo com planeamento da capacidade - verificar a disponibilidade de recursos e outras tarefas que precisam de atender, e estabelecer o número de horas que têm à sua disposição.
Depois, compare o seu plano de projecto desejado com a disponibilidade de recursos que deseja envolver no projecto. Neste ponto, pode iniciar o planeamento de recursos - comece pela afectação de especialistas cujos horários não colidem com o seu programa de projecto perfeito. Depois, passar para os funcionários que deseja acrescentar ao seu projecto, mas por alguma razão não o pode fazer. Pense em afectá-los a tempo parcial, ou substituí-los por outros funcionários.
Por último, mas não menos importante, verificar se o seu projecto não tem vagas a preencher. Embora este passo possa parecer trivial, pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso!
5. Ponha todas as tarefas na linha do tempo e aperfeiçoe o seu plano
Se tiver uma ferramenta de programação de projectos e já tiver atribuído os seus recursos, provavelmente já tem a cronologia do seu projecto num calendário ou num gráfico de Gantt. Contudo, se utilizar o Excel para um plano de gestão de recursos (ou se preferir a gestão de recursos Jira), ainda precisa de dar mais uma vista de olhos à linha temporal do seu projecto.
Gerir o seu projecto e as suas tarefas
Nesta altura, deve prestar muita atenção a problemas como os seguintes:
- vagas ou tarefas que não foram atribuídas a quaisquer especialistas e membros da equipa,
- bancadas ou horas extraordinárias incluídas no plano - devem ser evitadas tanto quanto possível,
- dependências que estão em risco de falhar,
- quaisquer outros riscos que possam afectar o projecto.
Elimine todos os problemas acima referidos sempre que possível - se se acumularem, podem colocar o seu projecto em risco.
No entanto, se já o fez e não encontrou nenhum erro, está pronto para ir - a linha temporal do seu projecto está pronta!
Modelo de cronograma do projecto em Excel - como deve ser?
Em geral, a linha temporal do projecto é difícil de criar em Excel, uma vez que a ferramenta tem opções de visualização limitadas. Para piorar as coisas, os gráficos do Excel baseiam-se em tabelas, o que dificulta a sua edição. Portanto, o modelo de linha temporal do projecto neste programa pode não ser adequado às suas necessidades.
Mas estas são apenas palavras vazias - vamos ver como é realmente a linha temporal de gestão de projectos Excel.
Modelo de cronograma do projecto Excel - tabela
Tal como em qualquer outro caso com o Excel, no modelo da linha temporal do projecto tudo começa com uma tabela. Neste caso, deve conter o nome do marco, a sua data de início, e prioridade (numa escala de 1 a 5).
Eis um exemplo de uma tal tabela:
Criação de um gráfico de dispersão para modelo de linha temporal do projecto
Agora é altura de dar mais um passo com o nosso modelo de cronograma do projecto e transformar a tabela num gráfico de dispersão.
Para isso, seleccionar a tabela de dados, ir ao menu Inserir e seleccionar a tabela de dispersão. Evidentemente, também pode editá-lo neste painel. O resultado da alteração do modelo da linha temporal do projecto deve ter este aspecto, com cada ponto a representar um marco do projecto. No entanto, todo o plano do projecto permanece invisível - não há forma de mostrar as tarefas, a sua data de fim e outros detalhes.
É claro que também pode expandir um pouco o gráfico neste painel utilizando o mesmo modelo de cronograma de projecto. Por exemplo, pode adicionar o título ao gráfico, adicionar elementos do gráfico e etiquetas de dados. Contudo, como se pode ver neste exemplo, uma linha temporal do projecto Excel tem problemas significativos de visibilidade - e eles não vão mudar, independentemente do número de etiquetas utilizadas para descrever os dados. Este modelo de cronograma de projecto é também incapaz de mostrar outros dados que os seus gestores de projecto possam achar úteis.
Para além disso, estas não são as únicas limitações na linha temporal do projecto Excel e no modelo da linha temporal do projecto em geral.
Modelo de cronograma do projecto em Excel - limitações
A linha temporal do projecto Excel não é uma ferramenta perfeita - especialmente para empresas de serviços que gerem vários especialistas e projectos ao mesmo tempo. Isto porque as tabelas não se destinam a funcionar como um software de linha temporal do projecto e carecem do quadro geral necessário para o trabalho, para não mencionar os marcos e os modelos de linha temporal em geral.
O que é impossível nos modelos da linha temporal do projecto Excel?
Por exemplo, no modelo da linha temporal do projecto Excel não é possível:
- ver cada uma das etapas, marcos e tarefas, assim como os seus detalhes, separadamente,
- criar uma lista de atribuições e responsabilidades para cada membro da equipa (é necessária uma folha de cálculo adicional para isso!) e para a equipa do projecto como um todo, do início ao fim,
- monitorizar o progresso do trabalho para cada etapa, tarefa ou empregado,
- editar de forma flexível a atribuição e as etapas sempre que necessário,
- controlar orçamentos e gastos - mais uma vez, é necessária outra folha de cálculo para o efeito,
- colaborar com os seus empregados ou colegas de equipa e trocar informações com eles em tempo real,
- monitorizar o progresso em todos os marcos importantes.
Só de olhar para a lista acima, não surpreende que numerosas empresas de serviços tenham decidido procurar noutros locais as suas ferramentas de cronologia de projectos - e temos um exemplo de uma ferramenta de gestão de projectos perfeita para elas.
Exemplo de linha temporal do projecto
Como pode ver acima, a linha temporal do projecto em Excel nem sempre tem um aspecto intuitivo, e requer sem dúvida muito trabalho adicional. Contudo, criar uma linha temporal em Primetric é muito menos demorado, uma vez que foi concebido como um software de linha temporal do projecto, em primeiro lugar.
Vejamos como funciona num exemplo de linha do tempo de um projecto!
Criar um novo projecto em Primetric
Cada novo projecto em Primetric começa com algumas informações básicas que precisamos de ter para ajustar a vista às suas necessidades. Portanto, antes de começar, é necessário criar um novo projecto e acrescentar-lhe alguns detalhes - tal como no exemplo da linha temporal do projecto abaixo.
Criação de etapas e estimativas
Depois de ter confirmado os dados preenchidos na janela Criar um novo projecto, será redireccionado para o painel do projecto. Aqui terá uma opção para adicionar fases ao projecto (o botão da esquerda) e criar estimativas para cada fase - tal como a linha temporal do projecto requer.
Além disso, em Primetric também pode controlar o seu orçamento desde o início - as nossas estimativas podem incluir os seus custos, taxas e cálculos ao vivo - tal como na imagem de ecrã abaixo.
Criação de uma linha temporal do projecto em Primetric
Tendo adicionado alguns detalhes ao projecto, pode agora ir ao calendário do projecto e planear o projecto do princípio ao fim. Basta clicar no separador Calendário para lá chegar.
Depois de o fazer, verá um calendário vazio que apenas marca a duração do projecto. Agora terá uma oportunidade de o preencher. Basta clicar no dia em que deseja que a atribuição apareça, e escolher uma pessoa que deseja acrescentar ao projecto. Se tiver alguma dúvida, o software da linha temporal do projecto ajudá-lo-á a fazer isso!
Acréscimo de atribuições para os membros da equipa
Depois, pode repetir o processo e preencher todas as atribuições no projecto. Pode fazê-lo no mesmo diagrama de Gantt. Não tem de se preocupar com overbooking, folgas e feriados públicos - o sistema informá-lo-á sempre que encontrar um evento deste tipo. Além disso, pode simplesmente criar uma linha temporal, clicando nos dias em que pretende preencher os membros da sua equipa, sem clicar através de dezenas de separadores e procurando tarefas. Também pode alterar a data final de atribuição, arrastando-a para a esquerda ou para a direita.
Como resultado, no final deste processo de planeamento de recursos, terá um calendário preenchido com várias atribuições (e informação relacionada: fases, posições, e mais). Eis como se apresenta:
Além disso, mais tarde poderá utilizar o calendário com datas para acompanhar o progresso em marcos particulares e o projecto como um todo. Quando um funcionário decide acompanhar o tempo na ferramenta, o seu estado e horas envolvidas aparecerão no calendário. A capacidade de acompanhar o progresso também afectará automaticamente outras secções do projecto - as alterações também aparecerão nas estimativas, resultados e relatórios, e poderão ser mais tarde partilhadas com as partes interessadas quando necessário.
Se quiser ver se a Primetric também pode acomodar o seu projecto, sinta-se à vontade para marcar uma demonstração com os nossos conselheiros ou iniciar imediatamente um teste.
Benefícios da linha temporal do projecto
Está bem, mas porque é que em primeiro lugar deveria sequer considerar gastar o seu precioso tempo na criação de uma linha do tempo?
Há algumas boas razões para tal.
Benefícios para os marcos do projecto e... todos os envolvidos
- Visão geral clara de todo o projecto. Ninguém quer ser mantido no escuro, quer sejam gestores ou empregados. Com uma linha temporal do projecto, sabe exactamente o que está para vir - e pode partilhar este conhecimento com especialistas e executivos de igual modo.
- Os erros não se podem esconder! Não se pode negar que o planeamento é um processo complicado e propenso a erros humanos. Contudo, a criação de uma linha temporal pode simplificá-lo e ajudá-lo a corrigir quaisquer erros.
- Muitas pessoas, um único objectivo. Por vezes, podemos perder-nos em tarefas e responsabilidades. A linha temporal do projecto ajuda-o a manter os olhos no objectivo, não importa o que aconteça entretanto.
- Acompanhar o progresso é mais fácil. A linha temporal do projecto mostra tudo o que é suposto acontecer no projecto - e mais tarde poderá usá-la para ver o que está realmente a acontecer no mesmo.
- Não há estrangulamentos no projecto. Sem uma linha temporal do projecto, o trabalho tende a acumular-se e cria o caos com que ninguém quer lidar. É melhor resolver estes problemas antes que eles ponham em risco toda a operação!
Quer saber mais sobre a cronologia do projecto ou a gestão do projecto?
Veio ao lugar certo!
Visite o nosso blogue e leia sobre ele:
- gestão eficiente da carga de trabalho,
- factores críticos de sucesso do projecto que deve ter em mente ao preparar uma linha temporal do projecto,
- criar um plano de gestão de recursos perfeito,
- planeamento de recursos em Jira - se utilizar a ferramenta, é claro,
Ou contacte os nossos conselheiros e reserve imediatamente uma demonstração.
