Resource Forecasting for Project Management Explained

O que é a previsão de recursos na gestão de projectos? 

Por definição, a previsão de recursos está a prever a procura de várias métricas e competências do projecto que requerem num determinado período de tempo - geralmente um mês, um trimestre, um ano, ou simplesmente a duração de um projecto. 

Na gestão de projectos, estas métricas incluem normalmente:

• recursos humanos (empregados, empreiteiros, etc.), 
• equipamento (computadores, dispositivos adicionais, software, etc.), 
• espaço, ou seja, no escritório, 
• quaisquer outros factores físicos ou não-físicos necessários para completar o projecto. 

Em geral, a previsão de recursos é feita utilizando instrumentos dedicados, tais como o Primetric. 

No entanto, em numerosos casos de empresas de serviços, a previsão de recursos refere-se frequentemente à previsão exclusivamente de recursos humanos, uma vez que não são necessários outros factores para o projecto ou poucos. Para além disso, os recursos humanos constituem a maioria dos custos e rendimentos na empresa. Como resultado, a sua previsão está directamente relacionada com as previsões financeiras.

Isto aplica-se geralmente às TI, marketing ou qualquer outro negócio baseado na prestação de serviços. Neste artigo, centrar-nos-emos nessa abordagem, uma vez que é a mais popular nos negócios modernos. 

Previsão de recursos versus outros processos 

Além disso, a previsão de recursos também tem um enorme impacto sobre outros processos na empresa. Incluem:

• processos de planeamento de recursos em Jira, 
• ciclo de vida do projecto de serviços profissionais, 
• previsão de gestão de projectos, 
• estimativa de custos. 

Por conseguinte, a previsão de recursos tem de ser precisa para não causar erros também noutros processos. 

O que se pode alcançar com a previsão de recursos? 

O principal objectivo da previsão de recursos na gestão de projectos: estimar com precisão o número de especialistas necessários para completar um projecto, bem como as competências de que necessitam para completar as tarefas atribuídas. 

No entanto, criar previsões precisas não é o único benefício das previsões de recursos. Também podem: 

• reduzir os custos dos projectos. Os empregados (ou, mais especificamente, os seus salários) constituem a maioria dos custos da empresa. A previsão de recursos reduz as bancadas e as horas extraordinárias, resultando num enorme aumento da rentabilidade. 
• melhorar a gestão da carteira de projectos. Nenhuma das empresas de serviços gere apenas um projecto de cada vez. Como resultado, precisam de prever a procura de recursos e fazer malabarismos flexíveis para completar os projectos dentro do prazo. A previsão de recursos pode ajudá-los a fazer exactamente isso. 
• maximizar a utilização de recursos. Com inúmeros esforços em mãos, é por vezes difícil assegurar-se de que a produção de todos é maximizada. Com as previsões de recursos, é possível ver empregados com excesso ou com falta de trabalho e optimizar a mão-de-obra. 
• prevenir estrangulamentos organizacionais. Bancos e horas extraordinárias não são os únicos desafios que se podem ver nas previsões de recursos - as vagas podem ser igualmente ameaçadoras para qualquer projecto. Felizmente, se completar regularmente a previsão de recursos, poderá identificá-los antes que afectem os seus projectos. 
• melhorar o moral dos empregados. Os empregados com excesso de trabalho, bem como aqueles que têm pouco a fazer, podem sofrer de stress ou simples raiva pela situação em que se encontravam. Contudo, uma carga de trabalho razoável, baseada numa previsão precisa dos recursos, pode melhorar a sua experiência e afectar positivamente toda a organização. Pode também ajudar os funcionários a planear melhor o seu trabalho, uma vez que podem ver exactamente em que tarefas vão trabalhar no futuro. 

Como prever os recursos? Guia passo-a-passo

A importância da previsão de recursos é inegável. Felizmente, o processo pode ser completado em apenas algumas etapas simples. 

1. Estimar a mudança na procura.

Primeiro, tire a sua bola de cristal do armário e tente adivinhar o que o futuro pode trazer. 

É claro, não faça isso no seu negócio! 

Para estimar a procura do seu trabalho no futuro, utilize um dos seguintes métodos: 

Técnicas de previsão de recursos

Evidentemente, este é apenas um processo básico que pode ser ajustado com várias técnicas de previsão de recursos. Podem ajudá-lo a reflectir a situação exacta da sua empresa - tudo isto enquanto se certificam de que as suas previsões são precisas. 

As técnicas mais comuns de previsão de recursos incluem: 

A técnica Delphi

Esta é uma técnica de previsão de recursos perfeita para aqueles que desejam recolher as opiniões de todas as partes envolvidas. 

Quando é necessário criar uma previsão de recursos, é enviado um inquérito a todos os gestores que precisam da previsão para planear o seu trabalho. Em seguida, propõem a sua própria concepção do plano e discutem as propostas em conjunto para escolher a melhor ou fazer os ajustamentos. Como resultado, eles criam uma previsão de recursos aprovada pelos representantes de todos os departamentos envolvidos. 

Análise de tendências 

Esta técnica de previsão de recursos é muito simples para aquelas empresas que já recolhem os dados sobre a sua procura de recursos e vendas. 

A análise das tendências centra-se nos dados históricos. Analisa-os para encontrar padrões e tendências gerais que provavelmente se repetirão no futuro, tais como taxa de crescimento, picos nas vendas ou sazonalidade. Depois, as tendências descobertas são aplicadas a um período subsequente, permitindo a criação de previsões precisas dos recursos. 

Séries cronológicas

A análise das séries cronológicas para a previsão de recursos é uma versão ligeiramente mais detalhada da análise de tendências. 

Nesta técnica, os dados históricos são separados em vários indicadores de desempenho empresarial, tais como taxa de vendas, rentabilidade, crescimento, capacidade usada, e mais - dependendo das necessidades da empresa em questão. Depois, as alterações nestes indicadores são aplicadas aos dados actuais para criar uma estimativa para o futuro. 

Análise da relação 

A análise da proporção concentra-se principalmente na utilização de recursos e, como tal, é um dos métodos mais precisos de previsão de recursos. 

Nesta técnica, a utilização de recursos está directamente relacionada com outras variáveis, tais como taxas de vendas, e a produtividade permanece constante, independentemente das circunstâncias. Portanto, esta técnica foi concebida para utilizar outros indicadores, mais previsíveis, para prever a procura de recursos. 

2. Identificar os âmbitos do projecto. 

A segunda etapa da previsão de recursos pode parecer óbvia, mas é, de facto, uma espinha dorsal do processo. Trata-se de identificar o âmbito do projecto.

Para prever com sucesso os recursos, dê uma olhada em todos os seus projectos - tanto os que estão em curso, como os que estão prestes a começar. Depois, para cada projecto, identifique as tarefas necessárias para serem concluídas num período de tempo para o qual pretende criar uma previsão. Defina as competências de que os seus funcionários necessitarão para trabalhar nestas operações. 

3. Estimar o tempo necessário para completar determinadas operações. 

Tendo identificado as competências necessárias para trabalhar em projectos, é agora necessário calcular o tempo aproximado que cada competência necessita para completar as fases subsequentes do projecto num determinado período. É importante que o faça para cada fase do projecto que a sua empresa espera concluir durante o período planeado. 

O resultado para um determinado projecto deve ser semelhante a este:

4. Crie projectos de atribuição para os seus projectos. 

Com as estimativas em vigor, pode começar a designar pessoas para as fases dos projectos. 

É claro que provavelmente não terá sucesso na primeira tentativa. Para evitar que planos incorrectos cheguem ao vivo, pode utilizar os projectos de atribuição e alterá-los sempre que achar que necessitam de alguns ajustes. Desta forma, pode testar inúmeros cenários de uma só vez e escolher os melhores. 

5. Resolva quaisquer problemas que consiga identificar. 

Por vezes, os projectos de atribuição dar-lhe-ão uma ideia dos problemas que podem afectar as suas previsões de recursos. Estes problemas incluem geralmente: 

• overbooking, 
• vagas, 
• trabalhadores dos bancos,
• prazos irrealistas. 

Graças às previsões de recursos, pode reagir a estas questões antes que elas afectem os seus projectos. É o momento certo para agir e acrescentar mais pessoas ao projecto, contratar novos especialistas ou adquirir novos funcionários para os projectos em que os bancos possam trabalhar. 

Previsão de recursos: erros comuns

Tendo aprendido o que é um processo de previsão de recursos adequado, é provável que se pergunte o que pode ter um impacto negativo sobre ele. Estas são algumas das coisas de que tem de ser variável nesse caso: 

• falta de ferramentas de programação de projectos. Com numerosos projectos e dezenas de pessoas a bordo, é impossível criar uma previsão precisa dos recursos num pedaço de papel. O software avançado pode reunir a informação necessária para o processo e - com uma pequena ajuda dos decisores - torná-los em planos transparentes visíveis para toda a organização. É exactamente assim que o Primetric funciona! 
• procura incorrectamente prevista. Compreendemos que nas empresas de serviços um novo cliente pode aparecer do nada. No entanto, não precisa apenas de assinar um acordo com ele - precisa também de ajustar as suas previsões a esta mudança. Caso contrário, enfrentará previsões incorrectas diariamente. 
• inconsistências financeiras. Cada projecto tem um orçamento que precisa de pagar salários, ferramentas, e muito mais. É por isso que também deve incluir as finanças nas suas previsões de recursos. Caso contrário, poderá um dia acordar com uma enorme dívida na conta da empresa! 

Como melhorar a previsão de recursos na minha empresa? 

Boa pergunta! Felizmente, há algumas coisas que pode fazer para tornar a precisão das suas previsões de recursos melhor do que nunca. Estas coisas incluem: 

• análise de risco. Cada projecto tem as suas virtudes, assim como as suas vulnerabilidades. Identifique-as para se preparar para o pior cenário - e impedir que isso aconteça. 
• âmbito exacto do projecto. Este conselho pode parecer trivial, mas um âmbito de projecto incorrecto é muitas vezes uma causa de atrasos enraizados na falta das competências necessárias para a continuação do projecto. Concentre-se nas conversações com o cliente para evitar esse problema. 
• aprendendo com os projectos passados. Se a sua empresa já está no mercado há algum tempo, provavelmente tem alguns projectos semelhantes que já fez no passado. Utilize-os para prever os riscos e melhorar processos que eram imperfeitos da última vez. 
• analisar o trabalho que já está em curso. Os projectos existentes têm um enorme impacto na previsão de recursos. Analise-os para identificar atrasos ou especialistas que estão prestes a ser colocados em bancada, e utilize a informação em seu benefício. 
• actuar planeamento da capacidade. Saber quanto trabalho se espera que os seus empregados realizem irá ajudá-lo a planear novos projectos e a melhorar os já existentes. 

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