O que é um Plano de Gestão de Recursos e como criá-lo?

De acordo com estatísticas oficiais, mais de 11% de todos os recursos das organizações estão a ser desperdiçados - e lembrem-se, estes são apenas os dados oficiais. Não soa assim tão mal? Vamos pô-lo em perspectiva. Imagine uma empresa de 100 empregados onde 11 pessoas simplesmente se sentam e não fazem nada o dia todo! Sem uma imagem maior à mão, é fácil para as empresas tornarem-se parte desta estatística vergonhosa. Felizmente, um plano de gestão de recursos pode ajudá-lo a evitar isso.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Planeamento de recursos

4/8/2022

Plano de gestão de recursos - guia abrangente e modelo

Índice

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O que é um plano de gestão de recursos? 

Um plano de gestão de recursos (ou simplesmente um plano de recursos na gestão de projectos) pode ser definido como um ponto de referência e orientação para os gestores. Contém informação que lhes permite atribuir, gerir e monitorizar com sucesso e precisão os recursos que utilizam para alcançar o seu objectivo. 

Porque é que um plano de gestão de recursos é importante para a gestão de projectos? 

Plano de gestão de recursos - benefícios
Os benefícios do plano de gestão de recursos

Método à prova de erros 

Antes de mais, um plano de gestão de recursos ajuda a evitar numerosos erros, quer nas estimativas, quer nos horários reais. 

Permite aos gestores de projecto verem o seu especialista e a sua disponibilidade como ela realmente é, em vez de fazerem um palpite selvagem. É por isso que os planos de gestão de recursos resultam em suposições muito mais precisas. 

Carga de trabalho bem gerida 

Os planos de gestão de recursos também podem ajudar os responsáveis a detectar empregados com excesso de trabalho ou de bancada. 

Como resultado, o departamento de vendas pode concentrar-se na procura de projectos adicionais para aqueles que se viram sem nenhuma tarefa a fazer, enquanto o RH pode ver quais os especialistas que precisam de ser contratados para apoiar aqueles que lutam com demasiadas responsabilidades.  

Melhoria dos lucros

O plano de gestão de recursos concentra-se em maximizar a produção de cada hora de trabalho para cada empregado - e, para as empresas de serviços, estas horas são a principal fonte de rendimento. 

Como resultado, com um plano de recursos em vigor, as empresas podem planear melhor o seu trabalho e encontrar algum espaço para projectos adicionais (e muito lucrativos). 

O que deve incluir no seu plano de gestão de recursos?

Plano de gestão de recursos - elementos
Plano de gestão de recursos - elementos básicos

No caso mais típico, o plano de gestão de recursos deve incluir a informação sobre o mesmo: 

  1. Recursos - pessoas necessárias, maquinaria, tecnologias, programas, etc., e a sua disponibilidade, 
  2. Calendários - projectos, suas etapas, tarefas particulares, 
  3. Pressupostos e restrições - disponibilidade, compromissos, calendário, custos máximos e margem mínima, âmbito dos projectos, coisas a evitar, coisas a fazer, imperativos, ritmo de trabalho, quaisquer outros factores específicos do projecto ou da empresa. 
  4. Papéis e responsabilidades - gestores, pessoas responsáveis, líderes, níveis de acesso, etc. 

5 passos para criar um plano de gestão de recursos bem sucedido

O processo de criação de um plano de gestão de recursos
Plano de gestão de recursos passo a passo

No seu núcleo, um plano de gestão de recursos é muito simples. Em geral, consiste em: 

  1. Planeamento do projecto. 
  2. Trocar as informações sobre os recursos. 
  3. Acompanhamento e monitorização do tempo
  4. Previsão.
  5. Actualização do plano de recursos.

Mas como é que esse breve esboço se traduz para o trabalho real? 

Como criar um plano de gestão de recursos? Guia passo a passo com exemplos 

As etapas consecutivas de um plano de gestão de recursos requerem muito mais reflexão e, sobretudo, trabalho do que os seus nomes curtos indicam. Vejamos o que eles realmente representam. 

Planeamento do projecto

O planeamento do projecto é definitivamente a parte mais complexa de um plano de gestão de recursos. 

Nesta fase, é necessário: 

  • definir o âmbito do trabalho, 
  • determinar os recursos necessários para o projecto, 
  • estimar o tempo necessário para completar cada tarefa ou cada fase do projecto, 
  • criar um calendário provisório de todo o projecto. 

Como resultado, irá criar um esboço geral de um projecto e ver o seu calendário aproximado. 

Quando deve começar a planear o seu projecto?

A fase de planeamento deve começar mesmo antes de o projecto se tornar certo; deve começar enquanto as operações ainda estão a ser elaboradas. 

Mas porquê? 

Trata-se de garantir que as pessoas certas estejam disponíveis para fazer o trabalho. Quando se assina um acordo, afirma-se que se tem o que é preciso para completar o projecto num determinado prazo. 

Se se verificar que, de facto, essa afirmação não era verdadeira, tanto você como a sua empresa estão em grandes apuros. 

Se elaborar um plano de recursos antes de a papelada estar concluída, pode confirmar que o seu especialista pode realmente fazer parte do projecto no momento em que este vai ser executado. 

Por outras palavras, minimiza-se o risco de atrasos e aumenta-se a probabilidade de sucesso do projecto .

Troca de informações 

Mesmo as equipas de projecto mais independentes não podem trabalhar sem os seus gestores, executivos e o resto da maquinaria da empresa.

É por isso que a troca de informações sobre os recursos disponíveis é vital para o sucesso do projecto. 

Como trocar informações sem perda de tempo? 

Esta é a principal questão que representa todas as lutas de um plano de gestão de recursos nesta fase. 

Em geral, há três maneiras de trocar informações: 

  • em longas reuniões,
  • em e-mails, 
  • em ferramentas actualizadas, servindo como uma única fonte de verdade.

A chave do sucesso é combinar estes três métodos para criar um quadro mais amplo de todas as operações. 

Por outras palavras, as reuniões devem basear-se em dados reais e verificados provenientes de uma única fonte de verdade para todos os interessados, e as mensagens de correio electrónico devem servir apenas como suplemento a essas reuniões. 

A disponibilidade dos funcionários (aqui apresentada em Primetric) é uma base para qualquer plano de gestão de recursos
Informação sobre empregados visível em Primetric
Intercâmbio de informação: objectivos-chave 

Qualquer troca de informações não deve ser apenas uma conversa amigável. Os seus principais objectivos incluem: 

  • encontrar quaisquer conflitos e problemas, 
  • evitar sobre-reservas ou previsões de baixa rentabilidade, 
  • a olhar mais de perto as ausências, 
  • tomar decisões finais sobre o planeamento de recursos. 

Só com estes objectivos completados pode ter a certeza de que dispõe dos dados para tomar as melhores decisões possíveis e pode avançar mais no plano de gestão de recursos. 

Acompanhamento e monitorização do tempo

Embora o seguimento do tempo possa parecer um fardo para muitos empregados (sim, sabemos que se esqueceram de registar novamente as suas horas...), para os gestores os seus relatórios são de grande valor - não só porque podem utilizar os dados para criar uma factura no final do mês. 

Qual é o principal objectivo do seguimento do tempo? 

Em geral, o seguimento do tempo deve ser utilizado para: 

  • acompanhamento do trabalho das equipas e empregados para encontrar quaisquer irregularidades (ou seja, horas extraordinárias, bancadas, etc.), 
  • acompanhar o progresso global do projecto, 
  • verificar se o calendário do projecto é realista, 
  • criando estimativas financeiras para o projecto, incluindo a sua rentabilidade, 
  • detectar quaisquer problemas que surjam e resolvê-los. 
A função de seguimento do tempo mostra exactamente se o plano de gestão de recursos foi exacto
Seguimento do tempo para um determinado empregado em Primetric. As horas podem ser atribuídas a uma atribuição existente em poucos cliques, assegurando a precisão.
Como fazer todas estas coisas apenas com o seguimento do tempo? 

A informação recolhida no próprio processo de seguimento do tempo proporciona-nos numerosos conhecimentos valiosos. No entanto, estas percepções não estão necessariamente disponíveis. 

É por isso que vale a pena ter uma ferramenta de planeamento de recursos que possa combinar horas seguidas com finanças, gestão de projectos, e gestão de competências. 

Vejamos como isso pode ser feito usando o exemplo da Primetric. 

A função de seguimento do tempo da Primetric pode recolher a informação de todos os funcionários e criar relatórios avançados que ajudam os gestores de projecto a obter uma imagem mais ampla do trabalho. É importante notar que também incluem finanças, pelo que estas duas camadas do projecto não estão separadas. 

A melhor maneira de confirmar se um plano de gestão de recursos estava correcto é compará-lo com as horas seguidas (aqui apresentadas em Primetric)
Relatório avançado de seguimento do tempo em Primetric

Além disso, estes dados também podem ser convertidos em outras estatísticas úteis. 

Por exemplo, a Primetric pode utilizar a informação do acompanhamento do tempo para mostrar aos gestores qual é a capacidade planeada e real, monitorizar o progresso do projecto, e muito mais. 

Relatórios de capacidade também podem apoiar planos de gestão de recursos
Relatório de capacidade em Primetric

Previsão 

As mudanças no projecto são muitas vezes inevitáveis - mas são uma oportunidade tão grande como um obstáculo. Tudo depende da precisão da gestão do projecto em que se baseia a sua decisão. 

Como criar uma previsão precisa sem uma bola de cristal? 

Para criar uma previsão exacta, é necessário dar uma vista de olhos mais atenta: 

  • relatórios de acompanhamento do tempo, 
  • relatórios avançados, isto é, rentabilidade, capacidade, etc..,
  • finanças do projecto, 
  • inconsistências no plano, ou seja, horas extraordinárias, bancos, ausências inesperadas, etc.., 
  • qualquer outra informação sobre o estado do projecto. 

Por outras palavras, é necessário ter uma visão geral do projecto. Só o seu quadro geral pode mostrar-lhe o que realmente se passa no projecto. 

Naturalmente, não pode fazê-lo manualmente - recomendamos a utilização de ferramentas avançadas para o efeito. Por exemplo, em Primetric, é possível monitorizar o projecto em ferramentas de progresso do projecto, bem como outros relatórios centrados em camadas específicas de operações

O relatório de progresso do projecto pode mostrar se o plano de gestão de recursos foi exacto.
Relatórios de progresso do projecto em Primetric. 

Actualização do plano de recursos 

Se prestou atenção às etapas anteriores do plano de gestão de recursos, nesta altura deverá ter tudo o que precisa para ver os elementos do plano de recursos que precisam de ser ajustados. 

Nesta etapa, deverá utilizar os dados do acompanhamento do projecto e compará-los com o calendário. 

Depois, sempre que vir quaisquer inconsistências, ajuste o plano ou edite-o em conformidade - claro, tendo em mente os recursos de que já dispõe. 

Plano de gestão de recursos: modelo

Compreendemos que os planos de gestão de recursos podem parecer bastante complicados. Felizmente, queremos que seja fácil para si, mesmo fora da nossa ferramenta. 

Para criar um plano de gestão de recursos por si próprio, descarregue o nosso modelo gratuito de plano de gestão de recursos e preencha os detalhes do seu projecto. Então, terá toda a informação de que o seu projecto necessita para ter sucesso!

Benefícios de um plano de gestão de recursos

  1. Evitando obstáculos e problemas inesperados - utilize o plano de gestão de recursos para monitorizar o projecto e prever os riscos que deseja evitar antes que estes tenham impacto no seu projecto. 
  2. Prevenir horas extraordinárias e bancadas - com um plano de gestão de recursos, é possível ver que empregados têm algum tempo para gastar em novos projectos e utilizar ao máximo a sua disponibilidade, aumentando os lucros. 
  3. Criar um sentimento de transparência tanto nos gestores como nos empregados - com o nível de acesso correcto, ambas as partes podem ver o que se passa e o que está para vir, e podem agir em conformidade. 
  4. Medir o desempenho - o plano de gestão de recursos estabelece um caminho para todo o projecto. Quando tarefas consecutivas são concluídas, as suas estatísticas podem ser comparadas ao cronograma, ajudando a avaliar o desempenho do projecto. 
  5. Melhorar os processos de gestão - o plano de gestão de recursos, quer tenha sido seguido à letra ou não, é uma fonte de informação perfeita para gestores que querem aprender com os seus erros e melhorar o que fazem. 

Que ferramentas devem ser utilizadas para planos de gestão de recursos? 

Evidentemente, os planos de gestão de recursos não podem ser criados sem as ferramentas certas à mão. Mas quais são elas?

Planeamento de recursos em Jira 

Como já deve saber, Jira tem algumas ferramentas de planeamento de recursos que pode utilizar para criar um plano básico de gestão de recursos. No entanto, a Jira oferece apenas uma gama limitada de ferramentas para o efeito. 

Actualmente, os gestores de projectos podem utilizar Jira para criar projectos, tarefas e designar pessoas que têm de os completar. Contudo, são muito limitados e são apenas suficientes para pequenos projectos sem parâmetros adicionais incluídos (ou seja, finanças, relatórios, gestão de competências, etc.). 

Plano abrangente de gestão de recursos em Primetric

Em contraste com o Jira, Primetric é capaz de apoiar um plano abrangente de gestão de recursos graças a características tais como: 

  • gráficos e calendários de Gantt flexíveis e editáveis, tanto para membros da equipa como para projectos, com informação sobre folhas, ausências e feriados públicos, 
  • previsão financeira automática com base no plano de recursos,
  • alocações inteligentes (o sistema sugere os melhores membros da equipa para fazer o trabalho), 
  • barra de pesquisa intuitiva de alocação nos seus projectos, 
  • atribuições facturáveis e não facturáveis,
  • capacidade calculada automaticamente para todos os utilizadores,,
  • relatórios avançados e personalizáveis sobre indicadores chave, incluindo bancos, horas extraordinárias e sobre-reserva, 
  • base de dados de competências com informações sobre experiência, competências e certificações dos empregados, 
  • uma visão global de todos os projectos e pessoas envolvidas nos mesmos, 
  • alertas e notificações para questões-chave, incl. overbooking,
  • apoio constante dos conselheiros da Primetric, 
  • dados verificados e baixa probabilidade de erros e más decisões com base em dados falsos. 

Quer saber mais sobre gestão de recursos? 

Temos muitos conteúdos que poderia usar para expandir os seus conhecimentos. Confira: 

Ainda tem algumas perguntas? Não se preocupe - estamos aqui para ajudar. Marque uma demonstração, inicie um ensaio com a nossa ferramenta ou simplesmente inicie sessão para contactar o nosso conselheiro e obter ainda mais conhecimentos valiosos. 

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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