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Se estiver a fazer planeamento de recursos em folhas de cálculo, mais cedo ou mais tarde irá deparar-se com este problema.
A investigação da McKinsey mostrou que a deslocação estratégica de recursos é a melhor forma de sobrecarregar o crescimento de uma empresa e melhorar a gestão de projectos e recursos. Mas não precisa de investigação para saber que quanto melhor estiver no planeamento de recursos, mais forte se torna o seu negócio. É por isso que precisa de ter um plano de gestão de recursos à mão - não importa o que faça.
Mas, em primeiro lugar, como criá-lo?
Como é geralmente feito o planeamento de recursos na gestão de projectos?
Como é que os gestores de projectos e os COOs das empresas de software designam as pessoas certas para os projectos certos?
Muitos deles ainda usam múltiplas folhas de cálculo onde guardam dados sobre reservas, disponibilidade, e competências dos empregados. São geralmente a base da sua gestão de projectos. Por vezes utilizam gráficos de Gantt gerados manualmente ou simples ferramentas de Gantt para completar o seu processo de planeamento de recursos e atribuir tarefas à equipa do projecto.
O problema com estas abordagens é que elas dão-lhe conhecimentos fragmentados sobre o que está a acontecer na sua empresa e simplesmente não são adequadas para a gestão de projectos.
E como é suposto tomar as decisões certas em termos de pessoal e de recursos quando não tem visibilidade em tempo real e precisa de calcular manualmente a rentabilidade do projecto? Na gestão de projectos, isso simplesmente não é possível.
Aqui está tudo o que precisa de saber sobre os recursos planeamento bem feito.
O que é o planeamento de recursos?
Vamos começar com uma definição de planeamento de recursos. Segundo PMBOK®, o planeamento de recursos na gestão de projectos tem tudo a ver com "determinar que recursos (pessoas, equipamento, materiais, etc.) e que quantidades de cada um deles devem ser utilizadas para realizar actividades de projecto".
Vamos concentrar-nos nas pessoas.
Resource planning (also known as resource management) is basically the process you use to identify the team utilization you need to use to allocate for your project.
De que informações necessita para o planeamento de recursos na gestão de projectos?
Qualquer gestor de projecto precisa de saber:
- quando vai precisar deles,
- durante quanto tempo,
- quanto ganham ou qual é a sua rentabilidade esperada,
- e que competências específicas deveriam ter para trazer valor ao projecto.
Na sua essência, o planeamento de recursos na gestão de projectos é baseado na disponibilidade de recursos.
Planeamento de Recursos vs. Planeamento de Capacidade
O que é o planeamento de recursos?
O planeamento de recursos é o processo de encontrar os especialistas certos para os projectos certos. Um gestor de projectos inteligente leva muitas coisas em conta - desde a disponibilidade e a tarifa horária da pessoa até à sua antiguidade e interesses profissionais. Só então a gestão do projecto é eficaz e os recursos podem ser atribuídos com precisão.
O que é o planeamento da capacidade?
O planeamento da capacidade, por outro lado, é o processo de mapeamento do que cada especialista está actualmente a fazer em toda a empresa.
O planeamento de recursos e o planeamento da capacidade estão fortemente ligados porque o último consiste em estimar a sua actual utilização da capacidade. Se notar que os seus programadores front-end são constantemente utilizados a 100%, poderá ter de contratar mais pessoas (ou arriscar o esgotamento da sua equipa).
É assim que calcula a sua capacidade disponível - informação que é crucial para o planeamento de recursos e a afectação do seu pessoal a projectos como um chefe.
Aqui pode encontrar mais informação sobre Capacity Planning: 5 melhores práticas para o planeamento de capacidades na gestão de projectos
Porque é que a disponibilidade de recursos é tão importante?
É simples - antes de atribuir recursos a projectos futuros, é necessário conhecer a sua disponibilidade. Caso contrário, enfrentará problemas como reservas duplas, uma bancada em crescimento, ou contratações de última hora (ou outras coisas que poderá querer evitar na gestão de projectos) - e os membros da sua equipa também não ficarão satisfeitos com eles. Os problemas só vão crescer com vários projectos nas suas mãos!
Note que o planeamento de recursos analisa os projectos que ocorrem na sua empresa de uma perspectiva a longo prazo. Esta é a principal diferença entre a atribuição de membros da equipa a projectos e o planeamento de tarefas de projectos.
Termos chave no planeamento e gestão de recursos do projecto
Antes de mergulharmos nas melhores práticas, vamos rever alguns conceitos chave de que precisa antes de mergulhar os dedos dos pés no planeamento de recursos na gestão de projectos.
Utilização
A utilização é a percentagem (%) do tempo de um especialista utilizado para o espaço de tempo seleccionado. Um dos principais objectivos da gestão de recursos é maximizar a utilização de recursos de forma eficaz. Mas não planeie 100% da sua utilização - planear por menos dar-lhe-á algum espaço para abordar questões, aplicar alterações, ou lidar com cargas de trabalho inesperadas.
Como calcular a sua taxa de utilização? O que precisa é de uma fórmula comprovada de taxa de utilização.
Plano de recursos
É necessário preparar um plano aproximado de recursos para compreender que recursos são necessários para completar o projecto. Assegure-se de que o âmbito do seu projecto é preciso. É assim que pode evitar sobrecarregar ou perder recursos enquanto o projecto estiver a decorrer. Se o fizer correctamente, tornará o seu projecto mais rentável a longo prazo.
Uma actividade muito útil é a criação de um PEP (work breakdown structure) que permita estimativas mais precisas do projecto e, como resultado, um melhor planeamento dos recursos.
Basta lembrar que o planeamento de recursos tem tudo a ver com uma perspectiva a longo prazo, por isso não entre na microgestão.
À medida que o seu projecto cresce, poderá planear com mais cuidado - necessita de alguma informação aproximada para começar.
Ao criar as estimativas do projecto, considere-as em aberto.
Actualmente, a maioria das empresas de software realizam projectos ágeis que não têm um prazo claramente definido, mas uma série de marcos importantes. Ao mantê-lo aberto, é possível acrescentar novas fases e acompanhar a forma como o projecto está a mudar a longo prazo.
Duração do projecto
A duração do projecto tem em conta não só os dias úteis mas também os fins-de-semana e os feriados públicos.
Saiba mais neste artigo: Como construir um processo de planeamento de projecto para uma empresa de software
Tarefas-chave de planeamento de recursos:
- Identificar a disponibilidade do seu pessoal num dado momento (incluindo a previsão da sua capacidade futura),
- Planeamento dos recursos disponíveis em múltiplos projectos,
- Manuseamento de mudanças dinâmicas de horários,
- Criação de um plano de gestão de recursos para a gestão de projectos,
- Conhecer o desempenho, competências e perícia dos empregados,
- Atribuir as pessoas certas aos projectos certos (considerando muitos factores, desde a rentabilidade do projecto aos interesses profissionais da pessoa),
- Forecasting the demand for different resource based on the current work and tentative projects that might be scheduled in the future,
- Gerir e alocar pessoas para as manter felizes e satisfeitas.
Porque precisa de software de planeamento de recursos
Um software de planeamento de recursos bem desenhado e executado tem um enorme impacto na atribuição e programação. Pode ajudá-lo:
- Encontre as pessoas de que necessita para um projecto,
- Determinar a disponibilidade de recursos para cada membro da equipa,
- Previsão dos recursos necessários para cada dia/semana/mês do projecto,
- Criar uma escala de tempo do projecto e um plano de programação de recursos,
- Acompanhe os custos dos recursos para evitar exceder os seus orçamentos(PMI descobriu que menos de 60% dos projectos são concluídos dentro do orçamento),
- Programar recursos para testar o seu impacto na rentabilidade dos projectos,
- Mantenha o seu orçamento em controlo graças ao cálculo automático da taxa horária,
- Obtenha uma visão em tempo real da capacidade disponível e da utilização dos seus recursos (sabia que 55% das empresas dizem que não conseguem acompanhar o desempenho dos seus projectos em tempo real?)
- Balance your team’s workload to keep people engaged and happy,
- Calcular automaticamente os custos reais vs. custos de projecto planeados para obter mais conhecimentos,
- Acompanhar as horas de trabalho da equipa graças às folhas de horas automáticas.
Planeamento de recursos na gestão de projectos: exemplo da vida real
1. Fazer estimativas preliminares do projecto
Preparar uma citação aproximada do projecto, estimando quantas horas seriam necessárias para completar todo o projecto ou um determinado processo, como a Fase de Descoberta.
Definir as competências necessárias para levar a cabo o projecto.
Deve também considerar a despesa horária/diária/total que não quer passar, bem como as receitas esperadas nesta fase.
2. Determinar as necessidades de recursos do projecto
Aprender que conhecimentos e perícia únicos o projecto requer é o primeiro passo para o sucesso na atribuição de recursos.
Não se pode colocar três desenvolvedores Python júnior no lugar de um desenvolvedor Python sénior e esperar que as suas capacidades combinadas se somem.
Ter em conta não só as competências duras e transversais, mas também a antiguidade e outras qualificações relacionadas (por exemplo, localização ou fuso horário).
3. Localizar recursos com conjuntos de competências que se ajustem aos requisitos.
Pode utilizar a atribuição do orçamento para obter uma vista de diagrama de Gantt até saber o tempo necessário para concluir o projecto e completar a gestão de recursos. Vai agora seleccionar os melhores candidatos para a função.
Uma vez determinado o conjunto de competências, antiguidade e disponibilidade, terá provavelmente um conjunto de talentos e combinações de conhecimentos a partir dos quais poderá seleccionar os seus candidatos. Lembre-se de ter em mente a sua disponibilidade de recursos enquanto o faz!
Localizar recursos - exemplo
Imagine que encontrou dois criadores de JavaScript júnior com competências e experiência semelhantes. Contudo, um é um empregado assalariado com uma taxa horária de 45 dólares, e o outro é um empreiteiro com uma taxa horária de 55 dólares.
Agora é o momento de examinar as finanças do projecto e utilizá-las para construir um plano de recursos. Qual é o candidato que melhor corresponde às suas projecções financeiras? Melhorará a margem do projecto designando o promotor que é um empregado assalariado.
Recomendo agora aos gestores de projecto que criem uma chamada "atribuição suave" ou uma reserva de funcionário. Como resultado, deve atribuí-los ao projecto no início, mas tenha em mente que a reserva não é garantida. Muitos dos nossos clientes criaram "projectos de atribuição" para programas que são imprevisíveis. Porque os seus planos de gestão de recursos permanecem flexíveis sem bloquear qualquer recurso no local.
Isto permite-lhe fazer várias estimativas com base em diferentes factores. Pode, por exemplo, verificar a disponibilidade dos empregados sem quaisquer tarefas preliminares ou atribuições brandas.
4. Contrastar as estimativas originais do projecto com resultados reais
Uma vez construídas as suas atribuições originais/macias, pode compará-las com as suas projecções iniciais e refiná-las para assegurar que os dados sejam o mais exactos possível. Esta é uma jogada inteligente que irá certamente melhorar a sua gestão de recursos. Quando tiver a certeza sobre estas afectações, defina-as como "activas" (a chamada reserva "dura" - 100% confirmada).
5. Atribuir recursos de acordo com a procura
É tempo de delegar os seus recursos no projecto. Ter um plano de contingência em vigor no caso de um recurso se tornar inacessível inesperadamente (por exemplo, devido a doença) ou um candidato potencial receber uma proposta mais forte de última hora. Também pode utilizar software de planeamento de recursos para o fazer.
Assegurar-se de que um novo especialista chega um pouco mais cedo - especialmente se preencherem papéis cruciais. É assim que se assegura que eles estão prontos antes do início do projecto.
6. Manter um registo da utilização dos recursos
You can monitor the resource utilization plan when the project begins. You'll be able to see how the plans are carried out and spot any inconsistencies right away.
Por exemplo, pode ter subestimado o número de horas necessárias para completar um processo de projecto, ou alguém pode ter-se esquecido de registar o seu tempo de trabalho (acredite em mim, acontece!).
Como se pode beneficiar do planeamento de recursos na gestão de projectos?
O planeamento inteligente reduz os custos do projecto
A atribuição das pessoas certas aos projectos certos assegura uma entrega atempada e dá-lhe o controlo total sobre o seu orçamento. O planeamento ajuda a evitar a adição de recursos demasiado qualificados que podem aumentar os custos dos projectos. Ao mesmo tempo, também elimina os atrasos ao não atribuir especialistas subqualificados.
Atribuir dois devs júnior em vez de um dev sénior ao projecto não lhe vai dar o mesmo efeito, certo? O mais provável é que cause o incumprimento de prazos e que transforme a gestão do seu projecto num fracasso.
Previsão da utilização de recursos
Tanto o planeamento como a previsão de recursos oferecem uma visão da utilização dos funcionários no âmbito de um projecto. Um plano de recursos inteligente ajuda a mobilizar recursos desde projectos não facturáveis até projectos facturáveis para aumentar os seus resultados. Também é possível evitar a sub ou sobreutilização do seu pessoal para manter a satisfação dos funcionários sob controlo. Ferramentas de gestão de recursos e plano de gestão de recursos também o podem ajudar a fazer isso.
Mantenha os seus projectos rentáveis
A rentabilidade de um projecto está directamente relacionada com os recursos que se escolhem para o completar. Ao agendar o tempo da sua equipa com precisão, controlará os orçamentos do projecto e obterá a rentabilidade que deseja. A maioria das empresas de software opta pela rentabilidade de cerca de 30%.
Tomar decisões inteligentes de contratação
During resource planning process, you might spot gaps in your skills on board. Or it might become clear that you need to recruit some new talents. In either case, your HR department will have clarity on what skills you need to complete tentative projects and get to work on sourcing them and how to attract these resources to your company. This will become even more valuable once you start resource forecasting.
Planear significa aprender com o passado
Tal como qualquer outra actividade de planeamento, o planeamento de recursos tira partido dos dados históricos para fazer previsões informadas sobre o futuro. Ao rever projectos passados, pode aprender muito sobre os seus erros e certificar-se de que eles nunca mais acontecem. Por exemplo, pode examinar em pormenor por que razão excedeu o orçamento de um projecto e aprender o que fazer de diferente na próxima vez).
Planeamento de recursos - melhores práticas para gestores de projectos
1. Cobrir os princípios básicos do planeamento de projectos
O seu primeiro passo é estimar o âmbito e a duração do projecto - uma operação essencial para a gestão do projecto em qualquer empresa. De que outra forma saberá que especialistas são necessários e por quanto tempo? Para o fazer, considere a utilização da abordagem da estrutura de repartição do trabalho (WBS). Para tornar os seus planos mais fiáveis, utilize dados históricos de projectos passados e inclua-os no seu software de gestão de projectos.
2. Certifique-se de ter visibilidade total
Não cometa o erro de atribuir recursos sem ter uma visibilidade completa das suas capacidades, competências e marcações programadas ou provisórias. Conseguir a pessoa certa para se juntar ao projecto certo tornar-se-á muito difícil. O software de gestão de recursos pode ajudá-lo a fazer isso!
3. Não se afastem do planeamento de projectos provisórios
O planeamento de recursos para projectos futuros é muitas vezes algo que um gestor de projecto faz à última da hora. O planeamento e atribuição de pessoas a projectos tem de ser feito mesmo antes da assinatura do acordo. Num cenário ideal, este tem lugar logo após a perspectiva atingir uma certa probabilidade de encerramento.
Isto dar-lhe-á um avanço no planeamento do seu projecto e tempo suficiente para abordar as necessidades de recursos do projecto. Não terá de lutar com contratações de última hora que possam comprometer a qualidade dos resultados do seu projecto.
4. Misturar empregados permanentes e empreiteiros
A utilização de empregados a tempo inteiro parece ser uma solução mais rentável na gestão de recursos para muitos gestores de projectos. E é, mas apenas para projectos a longo prazo. Para os mais curtos, contratar alguém a tempo inteiro pode reduzir os seus resultados mais tarde. Como vai redistribuir este recurso quando o projecto estiver concluído?
É por isso que faz sentido obter a mistura certa de empregados permanentes e especialistas que possam intervir e contribuir para o projecto durante um período de tempo limitado. Naturalmente, o planeamento da capacidade é necessário para que esta técnica tenha sucesso e para que o seu plano de gestão de recursos seja exacto.
5. Fazer corresponder as competências aos projectos durante o planeamento
Uma das armadilhas comuns do planeamento de recursos na gestão de projectos é a designação de pessoas sub ou sobrequalificadas para os projectos. Os recursos subqualificados causam atrasos; os sobrequalificados e os sobrequalificados aumentam os custos dos projectos e têm impacto na sua rentabilidade.
Mas isso não é tudo. Se não tiver em conta os interesses e competências individuais dos funcionários, poderá afectá-los a projectos nos quais não estejam interessados. Como resultado, verá uma falta de compromisso e perda de produtividade. Pode também afectar a gestão de recursos noutros projectos, uma vez que é mais provável que tais funcionários desistam.
6. Não contratar no último minuto
As coisas podem correr mal de muitas maneiras na gestão de projectos. O planeamento de recursos pode ser impreciso; é certo que será forçado a contratar pessoas no último minuto para corresponder aos requisitos do projecto. Isto terá impacto na qualidade global e mais tarde conduzirá a uma grande bancada de conjuntos de competências mal ajustados.
A análise das exigências do projecto, tendo em mente os conjuntos de competências correspondentes, permite-lhe tomar decisões de contratação informadas com bastante antecedência.
7. Parar de usar folhas de cálculo
Apesar das suas limitações e propensão para erros, muitas empresas continuam a utilizar folhas de cálculo para a gestão de recursos. A maioria das vezes, é porque são acessíveis e as pessoas estão habituadas a elas.
A utilização de folhas de cálculo como ferramentas de planeamento de recursos tem um preço - desde a atribuição indevida e a dupla reserva até à criação de trabalho adicional para um gestor de projecto e departamento de RH.
Um problema adicional que encontro quando falo com gestores de projecto é o medo e a incerteza se tudo foi concluído em Excel, e esta informação determina as decisões correctas de atribuição.
Além disso, os ficheiros Excel muitas vezes não fornecem clareza suficiente para o que está a acontecer do ponto de vista do olho da ave. Como resultado, a gestão de recursos em Excel pode ser simplesmente enganadora.
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Veja este estudo de caso que mostra como um dos nossos clientes que reduziu os custos anuais em mais de $200.000 graças a um processo simplificado de planeamento de pessoas e a uma melhor gestão de recursos que tornou o trabalho dos gestores de projectos mais agradável do que nunca.
O planeamento de recursos pode tornar-se mais fácil quando se tem à mão a ferramenta certa.
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