.JPG)
.png)
O que é um processo de planeamento de recursos?
Em suma, o processo de planeamento de recursos é uma cadeia de acções que ajudam os gestores a gerir o tempo de trabalho dos seus empregados.
Numa versão mais longa, a frase processo de planeamento de recursos, também conhecida simplesmente como planeamento de recursos, refere-se geralmente a um processo de atribuição e afectação de especialistas a projectos, ou tarefas específicas com base nas suas competências, experiência, certificações, e outros factores que um empregador considera valiosos num determinado caso. Em geral, o processo é uma responsabilidade dos gestores de projecto.
De um modo geral, o processo de planeamento de recursos pode ser aplicado:
- empregados ou membros da equipa,
- equipas,
- contratos,
- projectos,
- horários,
ou qualquer outro recurso de que possa necessitar para completar um projecto.
Qual é a vantagem de ter um processo de planeamento de recursos?
O principal objectivo dos processos de planeamento de recursos é melhorar a precisão e fiabilidade dos planos e estimativas e detectar quaisquer inconsistências no projecto antes que estas tenham impacto no mesmo.
Consequentemente, poupam o precioso tempo dos gestores de projecto e dos empregados e ajudam as empresas a prosperar ainda mais com mais e mais dinheiro na conta bancária.
Porque é que o planeamento de recursos é um processo complexo?
O processo de planeamento de recursos não é o mais simples. Na sua versão actual, é composto por 6 fases consecutivas:
- Planeamento do projecto.
- Troca de informações.
- Afectação de recursos e orçamentação.
- Seguimento do tempo.
- Previsão do planeamento futuro.
- Actualização do plano de recursos.
Basta olhar para esta lista para ver que estas fases já se concentram em múltiplas camadas diferentes de operações comerciais com um impacto significativo nos recursos.
Como tal, requerem uma abordagem abrangente de todas as esferas de negócio, incluindo:
- capacidade de recursos,
- disponibilidade de recursos,
- ausências,
- gestão de competências,
- rastreio do tempo,
- comunicação,
- finanças no projecto,,
- horários sobrepostos para várias operações,
e muito mais.
Para além disso, os processos de planeamento de recursos podem tornar-se ainda mais complicados em algumas indústrias.
A indústria informática é aqui um exemplo perfeito. Isto porque precisa de enfrentar desafios adicionais no planeamento de recursos, tais como salários dinâmicos, diferentes tipos de contratos e numerosos métodos de facturação.
Como resultado, o processo de planeamento de recursos deve dizer respeito não só aos profissionais e gestores de RH que lidam diariamente com múltiplos projectos, mas também às pessoas responsáveis pelas vendas e finanças.
No entanto, pode tornar esse processo muito mais simples utilizando ferramentas designadas, tais como o Primetric.
Quais são os diferentes tipos de processos de planeamento de recursos?
Em geral, existem dois tipos de processos de planeamento de recursos.
O primeiro chama-se o hipotético processo de planeamento de recursos (também conhecido como planeamento da procura). Neste tipo de planeamento, estabelecemos os recursos necessários para um projecto, e alocamo-los livremente sem quaisquer restrições, tais como ausências ou feriados públicos.
Fornece aos gestores de projecto um esboço geral dos especialistas necessários para completar o projecto num determinado prazo.
Contudo, o objectivo de tal plano é determinar uma procura estimada para os serviços e não é adequado para um planeamento preciso. É por isso que tem de ser confrontado com a realidade num outro tipo de gestão de recursos.
Chama-se um verdadeiro processo de planeamento de recursos. É principalmente utilizado para comparar a procura estabelecida no plano hipotético com a disponibilidade real de recursos na empresa.
Neste ponto, o esboço vai ao encontro dos dados reais, resultando num calendário mais realista para todo o projecto.
Porque é que o processo de planeamento de recursos é tão importante? Vantagens da planificação dos recursos
Embora o processo de planeamento de recursos possa parecer oneroso, tem certamente algumas vantagens que superam a quantidade de trabalho que envolve.
Isso é porque tal plano pode fornecer-lhe:
Estimativas e planos exactos. 70% dos projectos não são concluídos dentro do prazo, de uma forma ou de outra. Um processo de planificação de recursos pode impedir que as suas operações falhem e mostrar-lhe os riscos que pretende evitar - tudo para garantir o sucesso dos seus esforços.
Utilização optimizada dos recursos. Alguns especialistas estão a trabalhar horas extraordinárias, enquanto outros estão sentados na bancada? Já não - com processos de planeamento de recursos em vigor, é possível optimizar a utilização de recursos sem excesso ou falta de trabalho, gerindo os recursos de forma uniforme, independentemente das circunstâncias. Pode também verificar quem está a trabalhar em que projectos, e quando.
Previsões financeiras exactas. A rentabilidade do projecto não deve ser um enigma até ao seu próprio fim. Com processos de planeamento de recursos combinados com ferramentas de gestão suficientes, é possível estimar com precisão o orçamento de um projecto e ver se vale realmente a pena o esforço.
Melhor gestão de projectos. Se trabalha numa empresa de serviços, tem certamente mais do que um projecto nas suas mãos. Felizmente, não têm de estar emaranhado - com processos de planeamento de recursos e a ferramenta de gestão correcta, pode ver exactamente como e quando estão sobrepostos, e pode reagir em conformidade.
Melhoria da satisfação do cliente. Com planos precisos, pode informar um cliente sobre o seu horário exacto e, acima de tudo, pode manter-se fiel a ele. Haverá algo melhor para um cliente do que uma empresa que possa entregar um projecto exactamente como planeado?
Comunicação sem falhas. Agestão da carteira de projectos é muitas vezes difícil - e tomar as decisões certas ainda mais. Felizmente, com os processos de planeamento de recursos é possível detectar rapidamente quaisquer problemas e discuti-los com outros gestores ou partes interessadas.
Melhoria do moral. Nenhum empregado gosta de ser surpreendido com tarefas adicionais quase da noite para o dia. Felizmente, com os processos de planeamento de recursos, podem planear o seu trabalho e tornar-se mais produtivos.
Um melhor planeamento para o futuro. Com o processo de planeamento de recursos, criar rascunhos e reservar recursos é canja. Isto porque se podem ver todas as correlações entre as equipas, ver as DMs com as pessoas pelas quais são responsáveis, e reservar o seu tempo em conformidade.
Melhoria da gestão dos recursos humanos. O processo de planeamento de recursos pode ser útil para mais do que apenas a criação de horários. Com uma ferramenta adequada, pode utilizá-la para ver o estado de um determinado programador (contratado, onboarding, offboarding, former), ver a história do seu trabalho, verificar a sua carga de trabalho, e muito mais.
Diagrama de planeamento de recursos
Quais são as etapas do processo de planeamento de recursos?
O processo de planeamento de recursos consiste em algumas etapas que precisa de repetir enquanto aloca recursos para todos os projectos futuros. Embora o seu nome possa parecer simples, tem muitas etapas complicadas.
Planeamento de recursos passo a passo
Planeamento de projectos
Se iniciou a gestão do ciclo de vida do seu projecto com uma análise aprofundada, o planeamento do projecto deve ser canja.
Planeamento de projectos para o processo de planeamento de recursos - objectivos-chave
Para completar esta fase de um processo de planeamento de recursos, é necessário concentrar-se nos seguintes objectivos-chave:
- determinando os principais produtos a entregar,
- divisão de um projecto em fases e determinação dos recursos necessários,
- listagem das tarefas básicas com as competências necessárias para a sua realização,
- fazendo uma fase hipotética de planeamento de recursos, determinando a procura de competências específicas no projecto, bem como estimando o tempo que especialistas específicos precisam para completar as suas tarefas,
- determinação da margem de lucro, tempo e orçamento para o projecto.
Estimativas detalhadas em Primetric
Embora possa parecer um processo pesado, é apenas o início do verdadeiro processo de planeamento de recursos do projecto. Agora, tem de pôr à prova o seu plano de projecto.
Se estiver interessado numa abordagem mais prática às estimativas, convidamo-lo a ler o nosso estudo de caso Capco. Graças à Primetric, esta empresa atingiu mais de 90% de precisão nas suas previsões!
Troca de informações
Para planear recursos com sucesso, é necessário saber que opções estão disponíveis - e para o fazer, é necessário ter acesso à informação sobre a disponibilidade de recursos.
Troca de informação no processo de planeamento de recursos - objectivos-chave
O objectivo da troca de informações é simples - estabelecer se a empresa tem ou não os recursos para completar o projecto, e como pode ser completado.
Os principais objectivos desta fase incluem:
- verificar a informação sobre a disponibilidade e a capacidade dos especialistas necessários,
- criar um plano realista de recursos com base na informação acima referida.
Muitos guias do processo de planeamento de recursos afirmam que a única forma de reunir a informação é realizar numerosas reuniões (é por isso que esta fase é frequentemente referida como reuniões de gestão de recursos).
Embora concordemos que é uma das formas de atingir esse objectivo, não acreditamos que seja eficiente - da nossa perspectiva, estar sentado com dezenas de outras pessoas a tentar chegar às mesmas conclusões é, no mínimo, oneroso.
Felizmente, as reuniões podem ser reduzidas ao mínimo, graças a instrumentos como o Primetric.
Troca de informações - factores e elementos
Contudo, no planeamento moderno de recursos, as reuniões podem frequentemente ser substituídas por informações recolhidas automaticamente por ferramentas de planeamento de recursos, tais como o Primetric. De facto, podem dar a cada dado uma reunião, incluindo a informação sobre o mesmo:
- capacidade,
- vagas,
- ausências programadas,
- horas extraordinárias,
- custos e salários,
- feriados públicos,
e muito mais.
Ao mesmo tempo, tais ferramentas não requerem preparações demoradas.
É importante notar que também não substituem as reuniões que ainda são essenciais para encontrar o terreno comum para equipas e gestores. Em vez disso, fornecem às pessoas responsáveis a informação de que necessitam para maximizar os resultados de cada reunião, mantendo-a o mais curta possível.
Graças a tais soluções, os gestores podem concentrar-se no que é realmente importante - tomar as decisões certas.
Soa como um sonho? Para muitas empresas que utilizam ferramentas de planeamento de recursos, isto é uma realidade. Leia o estudo de caso de Monterail e HSD para descobrir como melhoraram a precisão dos seus planos.
Atribuição de recursos
A atribuição de recursos tem tudo a ver com a correspondência entre os funcionários disponíveis e as fases dos projectos em que necessitam de participar.
Alocação de recursos no processo de planeamento de recursos - objectivos-chave
Nesta fase do processo, deveria:
- comparar a lista de recursos disponíveis com um calendário de projectos,
- designar pessoas para as fases do projecto,
- estimar os custos do trabalho no projecto e compará-los com a rentabilidade esperada,
- verificar duas vezes as atribuições para quaisquer ausências ou vagas.
Estes são os principais objectivos desta parte do processo.
Além disso, para garantir a precisão do processo, pode utilizar o nosso guia completo de planeamento de capacidade - mostrar-lhe-emos exactamente como fazer isso lá!
Atribuição de recursos - ferramentas e proezas úteis
Além disso, é possível utilizar ferramentas de planeamento de recursos para tornar todo o processo muito mais fácil. Se tiver o Primetric em mãos, pode utilizar características como, por exemplo
- Calendário, para avaliar a sua situação actual e consultar especialistas que possam participar no projecto,
- Formulário de atribuição no perfil do empregado,
- Assistente de afectação disponível na página do projecto.
Seguimento do tempo
Cada empregado acompanha o seu tempo de trabalho diariamente - mas haverá algo mais nesta parte do processo de planeamento de recursos?
Seguimento do tempo no processo de planeamento de recursos - objectivos-chave
Para além de entrar nas horas trabalhadas no sistema, os principais objectivos desta fase do processo de planeamento de recursos são:
- acompanhamento do progresso do projecto,
- assegurar que o projecto se mantém dentro do orçamento,
- detectar quaisquer inconsistências e atrasos a que se tenha de reagir.
É importante notar que o seguimento do tempo não deve ser tratado como outra formalidade que está a caminho de um projecto eficiente.
De facto, deveria ser uma importante fonte de informação sobre atrasos, horas extraordinárias ou outras questões que requerem tratamento. Uma monitorização adequada do tempo pode salvar o projecto e tornar-se uma base para os futuros.
Previsão do planeamento futuro
O projecto pode terminar, mas o processo de planeamento de recursos nunca termina.
Após o encerramento de um projecto, deverá utilizar os dados recolhidos ao longo da sua duração para criar previsões e melhorar os projectos em que poderá trabalhar no futuro.
Previsão do planeamento futuro no processo de planeamento de recursos - objectivos-chave
Nesta fase, deve concentrar-se:
- prevendo a procura dos seus serviços e produtos,
- determinar as taxas de rotatividade e quaisquer problemas de emprego que possa ter,
- criar a lista de riscos e erros que deseja evitar no futuro (se é que houve algum).
Contudo, mesmo com toda esta informação à mão, não há uma forma definitiva de prever o futuro da sua empresa, uma vez que não há duas empresas iguais.
Ainda assim, há algumas estratégias gerais de planeamento de capacidade que precisa de utilizar para se preparar para o inesperado: atraso, liderança, correspondência e estratégia de ajustamento. Discutimo-las em pormenor no nosso artigo sobre planeamento de capacidade.
Processo de planeamento de recursos - modelo
Ainda não consegues apanhar o jeito do processo de planeamento de recursos?
Podemos facilitar-lhe ainda mais as coisas.
Preparámos um modelo de processo de planeamento de recursos que o ajudará a percorrer todo o ciclo sem qualquer segundo pensamento. Esteja à vontade para o descarregar!
Porque é que o meu processo de planeamento de recursos está a falhar? Erros comuns
Nem tudo está a correr como o senhor queria? Não há problema - basta verificar se algum destes problemas se aplica ao seu processo de planeamento de recursos e resolvê-lo de imediato.
Falta de reuniões com os clientes
Ocasionalmente não se pode simplesmente descobrir para onde ir a seguir por conta própria. Contacte um cliente para resolver os problemas mais prementes. As reuniões devem ser utilizadas para estabelecer prioridades e resolver conflitos.
Falta de análise de dados.
A compilação dos dados e o acompanhamento do progresso devem ser abordados regularmente durante uma reunião com os clientes. Só com tais reuniões se pode encontrar o problema antes que este tenha impacto no seu projecto.
Falta de uma única fonte de conhecimento
Finanças, disponibilidade, carga de trabalho dos funcionários e suas competências, e mais - todas estas são características que devem ser tidas em consideração durante a atribuição de recursos. Ignorá-las ou simplesmente não ter acesso a elas pode levar à repetição de erros na atribuição de recursos na orçamentação.
Não considerando as folgas e os feriados públicos na ocupação de pessoas.
Tais eventos reduzem o número de horas de trabalho, e podem causar atrasos caso não sejam incluídos no plano final do projecto. Na ferramenta certa, como o Primetric, os feriados públicos são sempre visíveis com antecedência.
Diferente compreensão dos indicadores-chave
Os indicadores chave, tais como a utilização ou capacidade, são interpretados de forma diferente por pessoas diferentes na empresa. Certifique-se de que os discute em pormenor com todas as partes envolvidas, para que todos estejam na mesma página.
Omitindo projectos do funil de vendas.
Se trabalha numa empresa de serviços, a sua equipa de vendas tem definitivamente alguns projectos pendentes que estão prestes a começar. Assegure-se de que estão incluídos nos seus planos.
Não tendo em conta os projectos internos.
Eles também exigem algum esforço aos seus empregados, e levam algum do seu tempo. Assegurem-se de que não se tornam horas extraordinárias.
Falta de marcações suaves para melhor prever a ocupação.
Alguns projectos podem ser tímidos no momento em que elabora os seus planos para um determinado período, mas isso não significa que deva simplesmente omiti-los. Crie marcações suaves, para que não sejam uma surpresa para os seus gestores.
Porque é que os processos de planeamento de recursos são mais fáceis com Primetric?
Como se pode ver na descrição acima, o processo de planeamento de recursos consiste em numerosas fases que são difíceis de incluir numa única folha de cálculo. É por isso que sugerimos que as deixe completamente para trás!
No entanto, também temos boas notícias para si - no mundo das soluções digitais não tem de fazer todas estas coisas sozinho (ou pior - com todos os seus colegas durante todo o dia de reuniões).
Com o software de planeamento de recursos da Primetric, pode automatizar uma grande parte deste processo, ou mesmo combiná-lo com outras ferramentas para criar uma ferramenta capaz de lidar com um processo abrangente de planeamento de recursos num piscar de olhos.
Marque uma demonstração com um dos nossos consultores ou inicie um julgamento com a nossa solução para ver o que podemos fazer por si.
