O que é o plano de utilização de recursos? Definição
No sector das TI, um plano de utilização de recursos é um documento abrangente que descreve a forma como as pessoas serão atribuídas e utilizadas de forma eficiente e eficaz para atingir as metas e os objectivos dos projectos.
Porque é que calcular a utilização dos recursos é tão importante?
Um plano típico de utilização de recursos fornece um roteiro para gerir e optimizar os recursos, de modo a garantir que são utilizados da melhor forma possível para alcançar os resultados desejados, tendo em conta restrições como o tempo (também conhecido como capacidade dos recursos), o orçamento e a disponibilidade.
Por outras palavras, permite que os gestores de projectos e os membros das suas equipas obtenham uma utilização óptima dos recursos - e é um elemento essencial de uma gestão de projectos eficiente.
Como calcular a utilização dos recursos?
O cálculo da taxa de utilização de recursos é simples - pode aprender a medir a utilização com o nosso artigo sobre a utilização eficaz de recursos. Também pode encontrar uma fórmula típica de utilização de recursos.
No entanto, existem também diferentes taxas de utilização, incluindo a utilização facturável e não facturável. Também as discutimos no nosso blogue e acrescentámos dezenas de dicas valiosas para os gestores de recursos que pretendem melhorar o planeamento e o desempenho dos recursos nas suas empresas!
Qual é o objectivo da criação de um plano de utilização de recursos?
Um plano de utilização de recursos bem concebido serve de guia para os gestores de projectos. Ele ajuda-os:
- gerir e controlar eficazmente os recursos,
- garantir a sua utilização óptima,
- evitar estrangulamentos ou atrasos relacionados com os recursos.
Também é útil para manter uma abordagem equilibrada da afectação de recursos, maximizar a produtividade e minimizar o trabalho dos funcionários, conduzindo, em última análise, à conclusão bem sucedida do projecto dentro dos limites definidos, como o tempo ou o orçamento.
O que deve incluir um plano de utilização de recursos?
Um plano de utilização de recursos inclui normalmente:
- detalhes sobre os tipos de membros da equipa necessários - agora e nos próximos períodos,
- afectação de recursos a diferentes tarefas ou actividades,
- o calendário de utilização dos recursos,
- o gestor de projecto responsável pela gestão e controlo da utilização dos recursos.
Pode também incluir:
- estratégias para gerir os conflitos de horários,
- resolver as situações de escassez ou sobrecarga de recursos,
- optimizar a utilização dos recursos ao longo do projecto.
Criação de um plano de utilização de recursos, passo a passo
A criação de um plano de utilização de recursos envolve várias etapas fundamentais para atribuir e gerir eficazmente os recursos de um projecto ou tarefa. Eis como o pode fazer em poucos passos simples.
Passo 1: Definir o âmbito e os objectivos do projecto
Comece com a parte mais óbvia da gestão de recursos e especifique o que pretende fazer e de que pessoas vai precisar para completar a tarefa.
Nesta fase, concentre-se no planeamento do projecto e defina o âmbito e os objectivos do projecto. A criação de um plano de projecto com etapas também seria útil, pois ajudá-lo-á a compreender:
- objectivos e principais resultados,
- calendário do projecto,
- quaisquer outros pormenores que possa ter de considerar antes do início do projecto.
Etapa 2: Identificar os recursos necessários
Com uma lista de operações planeadas pronta, deve ser fácil fazer corresponder as pessoas às fases planeadas.
Basta fazer uma lista de todos os especialistas necessários para o seu projecto ou tarefa. Se necessário, pode também acrescentar as informações sobre os recursos adicionais de que poderá necessitar durante o projecto, tais como assinaturas, software ou dispositivos.
Etapa 3: Estimar os recursos necessários
Uma vez terminada a especificação do tipo de especialistas necessários para um projecto, tente estimar a quantidade e a duração de cada atribuição com base no âmbito e nos objectivos do projecto. Nesta fase, não é necessário saber exactamente quantos postos de trabalho a tempo inteiro serão necessários para o projecto; em vez disso, tente determinar quanto tempo demorará cada fase do projecto - tal como se mostra abaixo.
Um exemplo de estimativas de projecto em Primetric
Etapa 4: Avaliar os recursos disponíveis
Antes de passar à atribuição de recursos, determine a disponibilidade de recursos de cada membro da equipa e certifique-se de que não existem obstáculos que possam afectá-la mais tarde durante o projecto. Esses obstáculos podem incluir:
- outras tarefas facturáveis e atribuições,
- férias longas,
- demissões ou despedimentos previstos,
- licenças parentais,
- quaisquer outras ausências previstas,
- vagas.
Se possível, os gestores de projectos devem utilizar um software de gestão de recursos específico - como o Primetric - para ver a taxa de utilização de recursos de todos os membros da equipa e determinar se a sua capacidade de recursos permite ou não que sejam afectados ao projecto.
Etapa 5: Gestão de recursos
Com base nas necessidades e disponibilidade estimadas de recursos, atribua os recursos a tarefas ou actividades específicas no calendário do projecto. Mais uma vez, certifique-se de que não existem conflitos de horários, ausências ou outras afectações que possam interferir com os seus planos. Se possível, utilize um programa que o possa informar sobre quaisquer atribuições sobrepostas!
A notificação de overbooking no Primetric evita que os gestores se enganem nas atribuições
Etapa 6: Medir a utilização dos recursos
Medir regularmente a utilização dos recursos ao longo do projecto, da tarefa ou mesmo na empresa como um todo, para garantir que todos os membros da equipa utilizam ao máximo os seus recursos facturáveis. Para tal, devem acompanhar a utilização dos recursos, permitindo que os seus gestores comparem a utilização real dos recursos com a atribuição planeada, identificando quaisquer restrições ou problemas globais de utilização dos recursos e fazendo os ajustes necessários.
A melhor maneira de o fazer é:
- acompanhar a utilização dos recursos utilizando os dados de controlo do tempo para ver o progresso do projecto e reagir a quaisquer alterações negativas,
- utilizar relatórios automatizados para lhe dar uma visão global da utilização efectiva dos recursos e das suas alterações ao longo do tempo.
Passo 7: Optimizar a utilização dos recursos
Naturalmente, o plano de utilização de recursos não termina quando a última pessoa regista as suas horas. Optimize continuamente a utilização dos recursos para garantir uma atribuição eficiente e eficaz. Isto pode envolver a reafectação de pessoas com base na alteração das necessidades do projecto, a resolução de conflitos de recursos ou a identificação e resolução de quaisquer estrangulamentos.
Qual deve ser o aspecto de um plano de utilização de recursos?
De um modo muito geral, o plano de utilização de recursos deve mostrar exactamente quais as pessoas disponíveis e quais as que estão sobrecarregadas ou simplesmente ocupadas com várias tarefas facturáveis. Deve também fornecer às pessoas envolvidas na gestão de projectos uma visão geral da utilização global dos recursos e das taxas de utilização de todos os recursos. Eis o aspecto de uma ferramenta profissional de gestão de recursos.
Por exemplo, neste mapa de calor de disponibilidade simplificado, pode ver as horas registadas (barra superior na secção de cada colaborador; as barras cinzentas mostram que não foram registadas horas) e as horas planeadas (barra inferior na secção de cada colaborador; o verde indica a utilização máxima, enquanto o roxo - horas extraordinárias). Em conjunto, mostram aos gestores uma taxa de utilização exacta para cada empregado, permitindo aos responsáveis criar um plano de utilização de recursos sem erros e melhorar a utilização estratégica de recursos na empresa como um todo.
A um nível mais pormenorizado, o plano de utilização de recursos deve incluir ainda mais informações. Por exemplo, na Primetric, inclui
- o tipo de atribuição (activa, projecto, reservada), bem como a programação completa dos recursos e a gestão da carteira de projectos para projectos actuais e futuros,
- o cargo e o salário da pessoa,
- o seu comprimento,
- fase do projecto (se aplicável),
- custos de trabalho (custos das horas controladas/custos das horas planeadas),
- percentagem de utilização disponível.
Quer saber mais sobre a gestão da utilização?
Óptimo - temos alguns recursos que lhe poderão ser úteis.
Visite o nosso blogue para ler mais sobre:
- gerir a utilização da equipa,
- optimização da mão-de-obra,
- previsão de recursos,
- gestão da carga de trabalho,
- gestão da capacidade,
- atribuição de recursos na gestão de projectos.
Ou, se quiser passar directamente à acção e melhorar os seus próprios processos, inicie um teste com a Primetric ou marque uma demonstração com os nossos consultores - eles mostrar-lhe-ão a melhor forma de aperfeiçoar a sua utilização!
