Schedule Conflict: How to Face Them and Benefit from the Challenge?

O que é um conflito de horários? Definição

A programação de conflitos inclui todas as situações em que o tempo de um empregado é programado de forma a impossibilitá-lo de desempenhar as suas funções de uma forma produtiva - ou mesmo de as executar de todo. 

É importante notar que a frase "conflitos de horários" não se refere apenas às atribuições sobrepostas - embora este seja o caso mais popular para as empresas de serviços. O horário pode também entrar em conflito com o equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada de um empregado, por exemplo, quando este é suposto vir trabalhar no seu dia de folga. 

Exemplos de conflito de horários

É claro que a lista de exemplos de conflito de horários não termina aqui. Os problemas mais populares com planos de trabalho incluem: 

• sobreposição de atribuições - por exemplo, trabalhar em dois projectos no mesmo local ou trabalhar em dois locais diferentes no mesmo turno, sem tempo para deslocações incluídas no plano, 
• horas extraordinárias - podem ser causadas por várias razões diferentes, incluindo falta de pessoal, troca de turnos, falta de outras pessoas com determinadas competências, ou um dos empregados a tirar uma licença por doença, 
• atribuir o trabalho a um empregado num dia de folga solicitado, ou num feriado público. 

Tipos de conflitos de horários e como lidar com eles

O conflito de horários pode ter diferentes formas e tamanhos. Eis como se pode definir e posteriormente resolver o mais popular de todos. 

Sobreposição de atribuições 

O tipo mais popular de conflito de horários envolve atribuições sobrepostas. É particularmente comum em empresas de TI onde um único empregado está envolvido em múltiplos projectos - e de repente ele é designado para trabalhar em ambos no mesmo dia. É também um problema para as empresas que gerem mão-de-obra móvel. 

Como lidar com a sobreposição de atribuições? 

Existe uma solução simples para o problema da sobreposição de atribuições: ter uma visão geral de todas elas. 

Uma ferramenta de programação de projectos, ou qualquer outra ferramenta que mostre a atribuição dos funcionários pode ajudá-lo a detectar reservas duplas e reagir a elas antes que resultem em nenhum trabalho a ser feito a tempo. Claro que, para ser bem sucedida, tal ferramenta deve recolher a informação de toda a empresa; só então quaisquer problemas serão visíveis de imediato. 

Cancelamento de última hora

Quando alguém se sente doente ou tem uma emergência familiar, tirar um dia de folga é simplesmente inevitável. No entanto, embora tal situação seja particularmente desagradável para o empregado, representa também um desafio para o seu gestor. Eis como enfrentar esta questão. 

Como lidar com cancelamentos de última hora?

Antes de mais, tentar evitar ausências inesperadas sempre que possível. Se vir que alguns dos cancelamentos de última hora formam um certo padrão, introduza uma política que especifique quando uma tal ausência deve ser comunicada. Isso dar-lhe-á mais algum tempo para lidar com a situação e encontrar um substituto. 

No entanto, os cancelamentos de última hora são, na maioria das vezes, algum tipo de emergência, e simplesmente não podem ser comunicados com algumas horas de antecedência. Para lidar com elas rapidamente e sem atrasos para o projecto, recomendamos mais uma vez a utilização de uma ferramenta dedicada - como o Primetric. Com eles, pode simplesmente clicar na atribuição existente e encontrar um substituto para a mesma, ou alargar as atribuições para outros especialistas.  

Reserva de empregados indisponíveis

Imagine que entra no escritório numa manhã de Verão e descobre que alguns dos empregados não estão nos seus lugares - eles simplesmente saíram de férias. Isto acontece mais do que pensa, especialmente em empresas que não têm visibilidade das ausências dos seus empregados - e este é o problema que deve ser resolvido em primeiro lugar. 

Como lidar com a reserva de empregados indisponíveis?

Antes de marcar uma pessoa para um determinado período, deve primeiro verificar se este especialista está realmente disponível. Para isso, não deve ter de falar directamente com eles - a palavra de boca em boca não é realmente um contrato vinculativo, não é? Em vez disso, deve utilizar uma ferramenta dedicada que inclua a informação sobre a mesma: 

• feriados públicos, 
• tempo livre individual, 
• outras obrigações, incluindo trabalho interno e outras atribuições. 

Toda a informação deve ser exibida de forma intuitiva - por exemplo, num calendário ou num diagrama de Gantt. Depois, ao fazer uma atribuição, verá todas as ausências no mesmo compasso. Além disso, em alguns instrumentos, como o Primetric, também pode ser notificado quando uma alocação é afectada por uma ausência planeada - podem tornar o seu trabalho ainda mais fácil! 

Horas extraordinárias 

As horas extraordinárias são um dos tipos mais temidos de conflito de horários, pois normalmente resultam em descontentamento e impacto negativo no moral dos empregados. Por conseguinte, devem ser evitadas a todo o custo. 

Mas como fazer isso? 

Como lidar com as horas extraordinárias? 

Em primeiro lugar, é preciso perceber que as horas extraordinárias estão lá em primeiro lugar. É importante notar que elas podem não estar necessariamente incluídas na linha temporal do projecto - podem também aparecer do nada, sempre que surge a necessidade de trabalhar até tarde. Por conseguinte, é necessária uma ferramenta de seguimento do tempo para lhe mostrar exactamente quem está a trabalhar horas extraordinárias, e para que projectos. 

Em seguida, tentar identificar o problema por detrás deste conflito de horários. Normalmente, incluem: 

• estimativas incorrectas para um projecto, 
• falta de especialistas com determinadas competências ou vagas inesperadas, 
• atrasos nos projectos, 
• situações inesperadas, por exemplo ausências de última hora. 

Depois disso, tente resolver os problemas que mais afectam os seus horários. 

É claro que alguns problemas, tais como emergências pessoais, são simplesmente inevitáveis; por conseguinte, deve deixar algum espaço no calendário do projecto para o caso de ocorrerem. Ao fazê-lo, os gestores de projecto podem garantir que, na pior das hipóteses, o projecto será terminado mais cedo. 

Pessoal reduzido 

Por vezes começa-se a agendar um projecto mesmo antes de este começar e vê-se que simplesmente não há ninguém na empresa que corresponda aos requisitos da tarefa. Tal falta de pessoal tem um impacto negativo no seu projecto - aqui está como lidar com ele. 

Como gerir a falta de pessoal? 

Para gerir a falta de pessoal, é necessário melhorar os seus processos de previsão de recursos. Para o fazer, precisa de o fazer: 

• definir os recursos necessários quando é criado o âmbito de um projecto, 
• relatar as vagas logo após terem sido descobertas, ou esperadas para aparecer, 
• aumentar o número de novas contratações, 
• prever as mudanças na procura e agir em conformidade. 

Como evitar o conflito de horários em primeiro lugar? 

Para evitar a ocorrência de conflitos de calendário, é necessário primeiro melhorar o calendário do seu projecto e detectar os problemas antes que estes afectem os seus projectos. 

Identificar as partes interessadas

Em todas as empresas, há numerosos gestores que se preocupam com a afectação de empregados. Contudo, nem todos eles devem ser envolvidos em todas as atribuições! 

Para evitar que a decisão se perca numa dúzia de vozes, é necessário descobrir quais as pessoas que realmente devem ser envolvidas no processo de tomada de decisão. Em caso de atribuição de recursos, isto normalmente inclui: 

• outros gestores de projecto que já trabalham em projectos semelhantes, ou que estão em vias de os planear, 
• COOs ou PMOs com um conhecimento geral do projecto, das suas necessidades e importância, 
• Especialistas em RH que podem gerir as vagas e outros problemas formais, 
• Gestor de Vendas que pode dizer mais sobre os projectos recebidos e prever que recursos poderão ser necessários no futuro. Por outro lado, também pode preparar o orçamento para um cliente utilizando os conhecimentos de outros gestores.  

Criar um processo fiável

No entanto, não basta encontrar as pessoas certas para o processo de atribuição de recursos para que o processo seja bem sucedido. É claro que não existem duas empresas com o mesmo processo, pois depende enormemente da estrutura do negócio em questão. No entanto, existe um núcleo que cada organização pode utilizar para melhorar a sua programação. Ele contém: 

1. Criação de um âmbito de projecto. Oâmbito do projecto especifica o que será necessário para que o projecto seja aceite, e que tarefas irá envolver. Como resultado, pode ser utilizado para a previsão de recursos - a base para a programação. 
2. Especificar os recursos necessários. Utilizando um âmbito de projecto, pode-se ver quais os especialistas necessários para determinadas tarefas, e quanto tempo precisam para completar o projecto. Nesta altura, pode começar a verificar se tem as pessoas de que necessita para o projecto. 
3. Verificação da disponibilidade de recursos. Claro que nem todas as pessoas vão estar disponíveis quando necessário. Verificar se elas estão realmente a trabalhar quando o projecto começar é essencial para o seu sucesso. Lembre-se de ter em mente que férias, folgas e outros projectos também podem interferir com os seus planos; consulte outros PMs quando necessário.
4. Criação de projectos de planos. Antes de se contentar com o plano final, tente preparar um plano provisório para ver se todas as coisas se juntam como pretendia. Tais esboços irão ajudá-lo a detectar quaisquer conflitos de horários, quer no seu próprio projecto, quer em todos os projectos ao mesmo tempo. 
5. Confirmar as atribuições. Se o seu plano preliminar não mostrar espaço para melhorar, confirme-as com outros interessados e liberte-as para os funcionários a que se aplica. É melhor fazê-lo numa ferramenta dedicada capaz de mostrar as atribuições e notificar os gestores sobre os erros que estão prestes a cometer. 
6. Modificar o plano quando necessário. É claro que nenhum horário é perfeito - de facto, normalmente algo muda quando já está ao vivo. As ausências, atrasos e alterações de requisitos são o pão diário do PM. Portanto, esteja preparado para alterar o seu horário de forma flexível numa base regular - por exemplo, durante as reuniões semanais. Lembre-se de escolher as ferramentas certas para isso! 

Planeamento da capacidade de utilização 

A disponibilidade dos seus recursos é a chave para evitar conflitos de horários. 

Usando a informação sobre: 

• tempo livre, 
• feriados públicos, 
• outras afectações, 

pode ajudá-lo a calcular a quantidade exacta de horas que um dado empregado deixou na sua agenda. Como resultado, pode planear o seu trabalho sem sobre-reservas ou marcação de horários de empregados em falta. 

É importante notar que existem algumas ferramentas que tornam este processo ainda mais fácil. Em Primetric, o sistema calcula automaticamente o número das suas horas disponíveis. A informação é então incluída no perfil do especialista, tal como se mostra abaixo. O sistema também mostra notificações do gestor sempre que o overbooking está prestes a acontecer. 

Encontre as ferramentas certas para o ajudar! 

Claro que não tem de fazer tudo isso por si próprio. Com as ferramentas certas, todo o processo pode ser melhor, mais rápido e mais preciso. O Primetric é uma dessas ferramentas! 

Em Primetric, pode: 

• preparar estimativas para todo o projecto e as suas fases, 
• ver a disponibilidade e capacidade dos especialistas, bem como as suas competências, 
• calcular a capacidade utilizando os dados sobre as ausências, ausências e outras atribuições, 
• comunicar as vagas ao RH e geri-las quando necessário, 
• criar projectos tentativos, esboços e activos em diferentes fases do processo, 
• modificar as atribuições, arrastando, largando ou prolongando-as na vista de calendário, 
• acompanhar o trabalho com projectos e relatórios gerais, e intervir quando as coisas acontecem. 

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