Como calcular a utilização da equipa? Exemplos práticos

Tempo é dinheiro - especialmente quando estamos a falar do tempo do seu empregado. Naturalmente, o tempo de uma equipa inteira é ainda mais precioso. No entanto, geri-lo é mais complicado do que gerir a carga de trabalho dos indivíduos. Felizmente, a utilização da equipa pode ajudá-lo a fazer isso e a evitar os obstáculos mais comuns.

O que é a utilização da equipa? Definição

Taxa de utilização - definição

A taxa de utilização é a medida do tempo utilizado para trabalhos facturáveis (ou, por outras palavras, para trabalhos em projectos comerciais) e tarefas não facturáveis (trabalhos internos). A taxa de utilização é geralmente expressa como uma percentagem do tempo total que um empregado passa a trabalhar.

Utilização da equipa - definição

Contudo, para a utilização em equipa , as coisas são um pouco mais complicadas. A utilização da equipa é utilizada para medir o tempo que um grupo de especialistas gasta tanto em trabalho facturável como não facturável. Graças a este indicador, os gestores podem determinar como está a decorrer o trabalho, e se este é realmente tão produtivo como gostariam que fosse. 

Porque é tão importante medir a utilização dos recursos? 

Boa pergunta - não gostaria de acrescentar mais uma pilha de cálculos à sua agenda atarefada, pois não? 

Felizmente para os gestores de projectos, a taxa de utilização não é um destes cálculos horríveis e inúteis. Na verdade, pode ajudá-lo com todos os elementos da gestão de recursos, incluindo: 

• melhor previsão dos recursos para as semanas e meses vindouros, 
• encontrar ineficiências, horas extraordinárias, bancos e outros problemas, e optimizar a mão-de-obra na sua empresa, 
• melhorar o moral do pessoal, 
• identificar os especialistas e equipas que estão sentados ou sobrecarregados de trabalho, e melhorar a sua carga de trabalho, 
• tomar decisões informadas sobre a atribuição de recursos. 

Como medir a utilização dos recursos? Fórmula de utilização de recursos

Agora, vamos directos ao assunto: como calcular a taxa de utilização de recursos tanto para todos os membros da equipa como para toda uma equipa? 

Cálculo da utilização dos recursos: fórmula geral

O cálculo de uma utilização para um empregado individual é bastante simples. Para tal, basta dividir o número de horas atribuídas pelo número total de horas disponíveis . Este último número pode ser afectado por ausências, licenças por doença, feriados e folgas, tornando a sua gestão de recursos e atribuição de recursos um pouco mais complicada.

Por exemplo, vamos assumir que John, o programador, não tem ausências planeadas para o próximo mês e está pronto para trabalhar durante 160 horas. O seu gestor decidiu que ele deveria ser destacado para o Projecto A durante 120 horas. Portanto, a utilização de John para o mês é de 75%. 

Utilização da equipa: fórmula geral 

Mas o que muda se John também tiver os seus colegas na equipa? 

A um nível muito geral, um gestor de projecto que calculasse a taxa de utilização apenas teria de adicionar todas as horas planeadas e todas as horas disponíveis de todos os funcionários da equipa, e depois dividir o primeiro número pelo segundo. 

Contudo, é aí que a gestão de recursos se torna um pouco mais complicada, uma vez que o número de dias disponíveis precisa de ser ajustado sempre que um funcionário está ausente por causa disso :

• feriados públicos, 
• doença, 
• tempo livre planeado, 
• qualquer outra ausência. 

Além disso, alguns dos seus empregados podem trabalhar apenas em part-time. O seu caso pode ser ainda mais complicado! 

Como resultado, o número de horas disponíveis pode ser diferente para cada empregado.

Mas não desanimemos: veja alguns exemplos de tais cálculos abaixo.

Fórmula de utilização de recursos para uma equipa: um exemplo simples

Começaremos com um exemplo bastante simples: um mês muito pacífico, sem ausências programadas e um único feriado público. 

A nossa equipa é composta por 5 pessoas, e cada uma delas, se não houvesse férias durante o mês, teria trabalhado 160 horas. No entanto, com um dia de folga, o número máximo de horas para cada empregado desceria para apenas 152 horas. A equipa foi então designada para o projecto A durante 140 horas por mês. 

Como cada funcionário da equipa tem o mesmo número de horas de trabalho e de disponibilidade, a utilização de recursos para uma equipa neste caso será a mesma que a utilização de um indivíduo: 

(140/152) * 100 = 92,1%

Taxa de utilização para uma equipa: exemplo complexo 

Mas e se alguns dos membros da equipa planearem mudar ainda mais a sua disponibilidade? Vamos acrescentar essa variação à equação. 

Tal como no exemplo anterior, vamos supor que a nossa equipa de 5 pessoas deveria trabalhar este mês durante 160 horas por pessoa. Como já sabemos, esse número caiu devido a um feriado que nos obrigou a deduzir mais 8 horas da disponibilidade geral por pessoa, deixando-nos com apenas 152 horas disponíveis por pessoa. 

Três das pessoas da equipa vão estar disponíveis durante 152 horas. No entanto, a Pessoa 1 está a tirar 3 dias de folga, e só restam 128 horas disponíveis. A Pessoa 2, por outro lado, vai estar ausente durante uma semana e tem apenas 96 horas disponíveis. 

Agora, os gestores têm de se perguntar: posso atribuir mais uma vez 140 horas por pessoa a esta equipa? 

Taxa de utilização de recursos - resumo

Para verificar isso, vamos calcular a disponibilidade de toda a equipa. Com 3 pessoas a trabalhar durante 152 horas, 1 pessoa a trabalhar 128 horas e 1 pessoa a trabalhar 96 horas, a equipa pode estar disponível durante 680 horas. Se o gestor quisesse atribuir 140 horas de trabalho por pessoa a essa equipa, precisaria de 700 horas, o que corresponde a 102% da capacidade da equipa. Em suma, a equipa não pode fazer o seu trabalho sem horas extraordinárias!

Posso fazer os cálculos das taxas de utilização da equipa mais facilmente? 

É claro - pode medir a utilização dos recursos sem fazer um único cálculo em Excel!

Existem numerosas ferramentas de planeamento de capacidade que são capazes de calcular automaticamente a utilização de recursos e ajudar a criar um plano eficaz de utilização de recursos baseado nos calendários do projecto e outras informações. Primetric é uma delas! 

Como utilizar as medidas Primetric? 

Mede primetricamente as taxas de utilização de recursos para cada empregado sempre que o seu horário muda. Qualquer alocação adicional resulta na alteração da taxa de utilização no perfil do funcionário, fornecendo aos gestores de projecto informações em tempo real sobre a sua disponibilidade. Torna o rastreio da utilização de recursos muito mais fácil!

E se eu quiser verificar a tarifa da empresa ou dos membros da equipa?

Não há problema - o nosso software de utilização de recursos protegeu-te!

Se quiser medir a utilização de recursos para equipas ou grupos de pessoas, pode verificar as taxas gerais de utilização de recursos na sua empresa utilizando um relatório de utilização. Inclui tanto as alocações planeadas como as rastreadas, juntamente com os seus custos e a utilização de recursos facturáveis. No relatório, pode ver a situação da sua empresa, bem como os seus detalhes para cada um dos funcionários - tal como mostrado abaixo. 

Preciso de verificar a utilização das pessoas cada vez que as atribuo?

Naturalmente, não tem de consultar o perfil de todas as pessoas da empresa para ver a sua disponibilidade - o nosso software de gestão de recursos pode fazer isto por si.

Ao escolher a pessoa certa para o projecto na sua barra de pesquisa, apenas verá as pessoas que ainda têm algum tempo não atribuído para oferecer. Contudo, se decidir criar uma atribuição acima do seu limite básico, será notificado - é assim que tentamos evitar que cometa erros no seu planeamento de recursos! 

E se eu quiser saber ainda melhor a atribuição de recursos e o processo de gestão de projectos? 

Não há problema - aqui estão alguns artigos que poderia ler para expandir os seus conhecimentos com algumas competências que todos os gestores de projecto deveriam conhecer. Clique abaixo para ler sobre: 

• gerindo conflitos de horários como um planeador profissional de recursos, 
• Alocação de recursos Jira com todas as suas características, 
• programação de projectos na gestão de projectos, 
• planos de gestão de recursos e a sua criação, 
• processo de planeamento de recursos que simplesmente precisa de ter. 

Ou, se já sabe que não quer fazer todas estas coisas à mão, basta reservar uma demonstração com o nosso conselheiro ou começar um julgamento com Primetric agora mesmo! 

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