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Uma das questões mais comuns que os PMs encontram aqui é a escassez de recursos. Se isto acontecer ao seu projecto, terá de encontrar uma forma de se adaptar à nova situação e certificar-se de que os resultados do projecto são concluídos conforme planeado.
É aqui que o nivelamento de recursos lhe pode dar uma ajuda. A técnica permite reafectar recursos de acordo com as suas metas e objectivos.
Parece complicado? Continue a ler para ter uma boa compreensão de cada aspecto do nivelamento de recursos que importa.
O que é nivelamento de recursos?
Resource leveling is an incredibly helpful project management technique for resolving scheduling conflicts or overallocation. It is an essential part of any resource plan in project management. It helps you to make sure that your project is completed with the resources available to you.
E por recursos, refiro-me ao tempo, materiais, ferramentas, e - mais importante - pessoas de que o seu projecto necessita.
The idea behind resource leveling is to take full advantage of all the available resources as you work within the project timeline, cost, and scope.
It gives you the tools to adjust resource allocation or project schedules and avoid resources from being overextended, keeping the quality of your deliverables high.
Já deve ter adivinhado que o nivelamento de recursos pode ser um grande desafio para os gestores de projectos.
É um acto de equilíbrio em que se tem de encontrar um ponto doce através da procura dos mesmos recursos em múltiplos projectos e do seu objectivo. E isso pode, por vezes, ser manter o prazo do projecto. Outras vezes, pode estar a dedicar-lhe apenas recursos suficientes com a opção de empurrar um pouco a sua data de fim.
Nivelamento de recursos vs. suavização de recursos - qual é a diferença?
The term "resource leveling" might sound familiar to you if you've ever stumbled upon "resource smoothing."
O alisamento de recursos é a mesma coisa que o nivelamento de recursos?
Em suma, não é. Aqui estão as diferenças mais importantes entre estas duas técnicas que precisa de conhecer:
- No nivelamento de recursos, o prazo do projecto pode ser alterado. No nivelamento de recursos, a data final é fixada.
- Em geral, os gestores de projecto tendem a realizar a suavização de recursos após o nivelamento de recursos.
- No nivelamento de recursos, a data de fim do projecto funciona como o constrangimento - enquanto que no nivelamento de recursos, os recursos são o principal constrangimento.
- Os PM utilizam o nivelamento de recursos quando descobrem que os recursos estão sub ou globalmente alocados para o projecto. O nivelamento de recursos é útil quando os recursos são atribuídos de forma desigual entre projectos.
- Tanto o nivelamento de recursos como a suavização ajudam os gestores a optimizar a utilização de recursos e a programação.
3 exemplos da vida real de nivelamento de recursos
Como é que o nivelamento de recursos funciona na prática? Para o ajudar a obter uma imagem mais clara do que é o nivelamento de recursos, aqui estão três exemplos da vida de uma empresa de TI como a sua.
Exemplo 1: Obtenção de recursos adicionais a bordo
Imagine uma equipa de engenharia que é subitamente atingida com um grande número de pedidos devido a uma ameaça cibernética de segurança.
A equipa actual não tem a capacidade de responder a este problema. Assim, a equipa é alargada com dois novos membros retirados temporariamente dos projectos para resolver o problema.
Exemplo 2: Atrasar a data de início do projecto
Imaginemos um projecto de desenvolvimento de aplicações móveis que requer que um designer UX/UI crie primeiro maquetes para que o cliente aceite.
Mas acontece que o designer foi duplamente contratado e está actualmente ocupado a trabalhar noutro projecto a tempo inteiro!
O que podemos fazer para que tudo continue a funcionar e não atrasar o nosso esforço de desenvolvimento? Podemos simplesmente iniciar o projecto alguns dias mais tarde, quando o designer estiver disponível.
Uma vez que o designer é experiente e trabalha rapidamente, o produto tem uma grande probabilidade de ser entregue até à data final do projecto.
Exemplo 3: Adiar a data de fim do projecto
Imagine a team building a Business Intelligence application. To make it work, software developers need to be in touch with the data science unit on the client-side.
Essa unidade é composta por duas pessoas. E acontece que um cientista de dados está fora do escritório devido a doença e o outro está em licença de férias.
Felizmente, o segundo cientista de dados estará de volta ao escritório dentro de poucos dias. Assim, a sua equipa pode saltar para outro projecto enquanto espera, e vai prolongar o prazo do projecto por alguns dias.
Não importa que tipo de equipas lidere - o nivelamento de recursos será útil para resolver todos os tipos de conflitos de recursos.
Quando implementar o nivelamento de recursos
- Quando quiser evitar que os seus recursos sejam demasiado escassos e ainda garantir que a sua equipa tem todas as competências necessárias para completar o projecto.
- Quando se pretende manter um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal para a equipa sem ter ninguém a trabalhar horas extraordinárias.
- Quando quiser tirar o máximo partido dos seus recursos, compreenda quais os produtos que necessitam de recursos adicionais e quais os que são mais flexíveis em termos de prazos.
- Quando se pretende evitar atrasos significativos no projecto e minimizar as perdas de mão-de-obra e custos.
- Quando se pretende evitar uma alocação global que leva a cargas de trabalho que são esmagadoras para os membros da equipa e afectam o seu nível de motivação. O nivelamento de recursos ajuda-o a lidar com isso, ajustando os prazos para garantir que nenhum membro da equipa tenha demasiado em que pensar.
- Quando se pretende gerir recursos e expectativas dos clientes mantendo o mesmo nível de qualidade para todos os produtos do projecto.
- Quando a gestão dos seus recursos está simplesmente a tornar-se cada vez mais difícil. Está sempre a lidar com marcações duplas e alocações globais. Não tem a certeza de quem está a trabalhar em que projecto. Está constantemente a ser questionado sobre isso e passa muito tempo em reuniões dedicadas à actualização de PMs sobre os seus recursos.
4 melhores práticas de nivelamento de recursos que deve conhecer
1. Prever a disponibilidade de recursos
If you don't have the right resource allocation tools or a resource utilization plan, predicting the availability of your employees is next to impossible.
E não se vai safar com folhas de cálculo Excel aqui. Mesmo que esteja a gerir uma empresa de TI relativamente pequena.
Para tirar o máximo partido dos seus recursos e ter controlo total sobre a sua utilização, é necessário ganhar mais visibilidade sobre a forma como estão a ser utilizados nos projectos.
Guardar dados em folhas de cálculo não o vai ajudar aqui. O software de planeamento de recursos irá. Esta é a melhor solução para ver como a sua empresa se está a sair de um nível superior.
Note-se que o software de planeamento de recursos bem concebido considera a natureza dinâmica dos projectos de desenvolvimento de software; eis um exemplo da Primetric:
2. Compare as suas estimativas iniciais de projectos com as dotações da vida real
Comece por criar afectações provisórias de projectos (confie em mim, vale a pena fazê-lo assim que puder!).
Pode compará-las com as suas estimativas iniciais e optimizá-las para tornar os dados exactos.
Quando o projecto é reservado, e tem a certeza sobre estas atribuições, basta alterá-las para "activas" (a chamada reserva dura, que é 100% confirmada).
Por vezes, poderá apenas ser necessário atribuir pessoas a alguma parte da sua capacidade ou a dias específicos durante um determinado número de horas. A solução que está a utilizar deverá permitir-lhe tratar estes casos de utilização sem problemas.
3. Ter planos de reserva para novas contratações e empregados existentes
Quando souber quais os funcionários que serão afectados ao seu projecto, o seu PM pode começar a afectá-los a tarefas específicas do projecto.
Ter sempre um plano de reserva se um recurso de repente ficar indisponível (por exemplo, devido a doença ou quando um novo contratado recebe uma melhor oferta de última hora e salta navio).
Para posições críticas, contratar sempre as pessoas um pouco mais cedo para garantir a sua disponibilidade quando o projecto começar. Se designar um funcionário existente, certifique-se de ter um recurso de apoio que possa fazer o trabalho durante uma semana ou mais quando o projecto arrancar.
4. Atribuir a longo prazo
É uma boa ideia atribuir recursos a longo prazo (não aplicável a projectos curtos).
Não atribuir indivíduos a tarefas; em vez disso, atribuí-los com base no seu compromisso com o projecto durante um determinado período de tempo.
Aqui está um exemplo de cenário:
A empresa de desenvolvimento A tem um mês para realizar a tarefa A, tarefa B, imposto C, tarefa D, e tarefa E. Do ponto de vista da alocação de recursos humanos, isto não é nada de especial.
No entanto, é fundamental notar que as actividades demorarão 50 horas a concluir, pelo que dedicará um promotor a este projecto durante 50 horas.
Isto acelera e simplifica o processo ao mesmo tempo que proporciona mais clareza. Isto permite que se concentre na disponibilidade do empregado em vez de tarefas particulares.
Estes instrumentos são essenciais para um nivelamento eficiente dos recursos
Gráficos de Gantt
Um diagrama de Gantt visualiza a linha temporal do projecto e ajuda a identificar e planear o caminho crítico no seu projecto. Este gráfico de barras ajuda a ver todas as dependências do projecto, bem como as datas de início/fim a um nível elevado.
Diagramas de rede
Este é outro tipo de representação visual da linha temporal de um projecto. A cronologia das tarefas é aqui representada como um gráfico com sequências de caixas e setas. Ajuda no planeamento e acompanhamento do progresso do projecto.
Ou apenas digitalizar o nivelamento de recursos
A utilização destas ferramentas baseadas em dados de folhas de cálculo Excel ou o ajuste manual das mesmas será um desafio.
Ao implementar software de gestão de projectos que ajusta a informação sobre recursos ao estado do projecto em tempo real, obtém todos os conhecimentos necessários para um nivelamento inteligente dos recursos.
Quer ver como tudo isto funciona na prática? Dê uma vista de olhos à Primetric e reserve comigo uma demonstração; eu mostro-lhe como a plataforma suporta actividades de nivelamento de recursos para qualquer empresa de TI.
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