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Tempo é dinheiro.
Este ditado é ainda mais real quando estamos a falar das tarefas diárias típicas de um gestor de carteira de projectos ou COO.
A sua função é fazer com que as coisas corram bem na empresa, aumentar a produtividade e eliminar o desperdício (e isso inclui o desperdício de tempo).
A implementação de algumas estratégias de gestão de tempo não é suficiente aqui. Para aceitar a gestão do tempo na sua empresa, é necessário um fluxo de trabalho à escala da empresa para todos os intervenientes no projecto.
Desde que não tenha este fluxo de trabalho global para toda a empresa, o tempo será sempre desperdiçado em algum lugar.
Comece por criar um fluxo de trabalho para toda a empresa
Passo 1: Crie o seu fluxo de trabalho
Este fluxo de trabalho deve corresponder às necessidades e expectativas de todos os interessados, começando pelos programadores de software e PMs e terminando com especialistas em vendas e RH.
O fluxo de trabalho de que aqui falamos é uma combinação de ferramentas, um calendário de reuniões, e uma clara divisão de responsabilidade por processos específicos da empresa.
Da perspectiva de um COO, é fundamental que o seu fluxo de trabalho:
- Não exclui as necessidades de nenhum interveniente
- É fácil de acompanhar e reportar, pelo que tem algumas respostas claras para o CFO ou CEO.
Now, you might not have a workflow in place at all. This could lead your PMs to waste their time on endless meetings or dealing with problems like schedule conflicts.
Por outro lado, pode ter um fluxo de trabalho em vigor, mas ainda ter problemas. Isto significa que o seu fluxo de trabalho não é suficientemente abrangente e exclui as necessidades de alguém.
Confie em mim; precisa de um fluxo de trabalho sólido para a sua empresa sobreviver e prosperar no movimentado mercado das TI (e construir competências de gestão de tempo entre a sua força de trabalho).
Como podem ser tais fluxos de trabalho? Abaixo pode encontrar alguns exemplos de fluxos de trabalho criados pelos nossos clientes.
Exemplo #1: Fluxo de trabalho relacionado com a planificação
O fluxo de trabalho descreve como planear, prioritizar, aprovar e optimizar o planeamento do trabalho do programador, mantendo todos os intervenientes no ciclo de comunicação - tendo em conta as suas diferentes necessidades e situações. Cada um destes blocos é expandido com outros subprocessos. Graças a esse fluxo de trabalho, é possível obter rapidamente uma visão geral dos seus projectos e ver quem é necessário em que fase do projecto. Isto ajuda a tomar decisões e permite a optimização contínua do processo.
Exemplo #2: Fluxo de trabalho de realocação
Por vezes poderá ter de reafectar uma pessoa de um projecto para outro. Se os PM não tiverem um fluxo de trabalho para isso, podem surgir problemas como confusão sobre atribuições ou reserva dupla (e criar uma carga de trabalho ainda maior para si). Ao dar forma a um processo de aprovação claro e ao capturar a sua lógica na solução de gestão do projecto que está a utilizar, evita estes riscos e dá aos seus PM um processo em que podem confiar.
Aqui está uma imagem de um extenso documento que um dos nossos clientes criou para poupar tempo e optimizar o processo de atribuição.
Se quiser descarregar esta parte específica para a implementar na sua organização, pode fazê-lo aqui: Processo de atribuição.
Então, como se cria um fluxo de trabalho que melhora a gestão do tempo dos seus gestores?
É preciso pensar em como é o dia normal de um PM e o que eles fazem. Em seguida, categorize estas actividades e analise quanto tempo gastam em actividades individuais para encontrar possíveis perdas de tempo. Um gráfico como este ajuda muito aqui:
Por exemplo, imagine a companhia X com 6 PMs. Vê-se facilmente que eles passam quase 30% do seu tempo em reuniões de clientes e quase 20% em reuniões internas - isso é bastante.
Assim que tiver esta informação, pode ir mais fundo e perguntar ao seu povo sobre o que está a acontecer ou simplesmente escavar mais nos dados.
No caso da empresa X, verificou-se que cada PM tem a sua própria folha de cálculo Excel e acabou por gastar muito tempo a compilar dados de diferentes folhas de cálculo durante as reuniões para tomar decisões sobre projectos (mesmo 5 horas por semana). Fala-se de gestão de tempo fantástica!
Conseguiu identificar um problema organizacional específico graças a uma simples análise de dados e a uma conversa com a sua equipa.
Juntamente com o desenvolvimento da empresa, surgirão cada vez mais problemas relacionados com a forma como gere o seu tempo - e é por isso que tal actividade única deve ser encapsulada no fluxo de trabalho.
O tipo de fluxo de trabalho mais simples aqui poderia ser:
- Implementação de uma ferramenta que permite o registo do tempo de trabalho (também o tempo gasto em actividades não contabilizáveis),
- Realização de reuniões regulares para analisar o tempo gasto em categorias específicas de actividades + sugestões para a sua optimização,
- Implementação das soluções e testes propostos,
- Análise e avaliação de se as soluções resolveram o problema,
- O círculo está fechado.
Tal sistema tem um circuito fechado e obriga vários intervenientes a trabalhar activamente e a melhorar constantemente um aspecto específico da organização. Neste caso, foi o tempo de trabalho dos gestores e todo o fluxo de trabalho. Com o tempo, a sua empresa irá certamente crescer e isso irá complicar ainda mais a estrutura organizacional, envolvendo mais partes interessadas. É por isso que deve esperar que o fluxo de trabalho também cresça ao longo do tempo.
Comece já a construir o seu fluxo de trabalho:
Primeiro, escolha o seu ponto de partida - o lugar que é o seu maior ponto de dor neste momento, o problema que precisa de resolver o mais depressa possível.
A seguir, decidir como e quando vai alterar outros elementos do seu fluxo de trabalho. Lembre-se de envolver todos os que farão parte do fluxo de trabalho.
Agora que sabe como criar um fluxo de trabalho e expandi-lo, podemos avançar para a fase seguinte - a sua implementação e as estratégias de gestão do tempo que o acompanham.
Passo 2: Implementar o seu fluxo de trabalho
A gestão da mudança é um osso duro de roer. Mas não espere que mesmo os mais brilhantes dos seus PMs comecem a seguir perfeitamente o seu fluxo de trabalho desde o primeiro dia.
A implementação do seu novo fluxo de trabalho demorará pelo menos alguns meses.
Agora que tem um novo fluxo de trabalho, é altura de o comunicar a todos os interessados. É importante considerar os seguintes pontos:
- Objectivo do fluxo de trabalho - deve comunicar qual é o objectivo do seu novo fluxo de trabalho para fornecer uma fundamentação para a sua implementação,
- Os benefícios que traz para cada parte interessada (tanto organizacional como pessoal),
- O desenvolvimento de etapas individuais do processo em conjunto com as partes interessadas.
The first two points are essential to the success of the implementation. In my experience, I often met PPMs who implemented great resource planning processes (in theory). But in the end, nobody used them because people didn’t see the real value from their implementation. Of course, you can always just tell people to do it - but that's probably not the point. ;) In other words - you have to sell your workflow to others.
O último ponto, por outro lado, apresenta duas vantagens - a primeira é que se as pessoas participarem no processo de criação, estarão mais dispostas a implementá-lo mais tarde (afinal de contas, fui eu próprio que o inventei!). Em segundo lugar, a integração e a compreensão do fluxo de trabalho será mais fácil neste caso. Para não mencionar o tempo e a eficácia da implementação também.
Como pode ver, há dois desafios fundamentais que terá de enfrentar aqui:
- Criar um bom processo
- A sua implementação correcta
Agora que está ciente disso, concentremo-nos em estratégias eficazes de gestão do tempo e em coisas que devem fazer parte de um tal fluxo de trabalho.
3 estratégias de gestão do tempo para gestores
1. Planear e acompanhar o tempo em projectos não contabilizáveis
You wouldn’t believe how many COOs never track the non-billable work of their PMs.
Mas como é suposto optimizar as suas capacidades de gestão do tempo se não faz ideia de onde investem o seu tempo em primeiro lugar?
Create non-billable projects in your project portfolio management software. Then allocate people to those projects, keeping in mind that this data will help you understand their future workload (thanks to planning) and actual work done (thanks to tracking).
Se não souber quanto tempo os gestores passam em actividades específicas, não quer assumir nada no início. Basta acompanhar o tempo de trabalho e depois começar a planear ou pedir aos seus gestores que o planeiem por conta própria.
2. Planear o trabalho futuro
Se trabalhar em TI, provavelmente concordará comigo: dividir um grande projecto em peças mais pequenas é a melhor forma de abordar o planeamento de recursos e a estimativa de projectos.
If you’d like to learn more about estimating projects, take a look here: How to do cost estimation in project portfolio management
What’s more, this division into work packages is also critical for more accurate resource planning in project management. And if you plan well, you’ll avoid wasting time later on - be it double bookings, inaccurate estimations forcing your team to work overtime, or extra meetings required to clarify project requirements.
Um bom plano remove todas estas distracções para que se possa pôr os olhos no prémio.
3. Estabelecer prioridades claras
Imagine que dois clientes se aproximam de si. Ambos os projectos parecem interessantes, e você tem as competências certas a bordo para os realizar. Mas não tem recursos suficientes para os realizar a ambos. Qual deles é uma escolha melhor?
Deve dar prioridade aos projectos que têm maior impacto nos seus resultados.
Necessita de um conjunto completo de informações para executar simulações e verificar qual o projecto mais rentável - e apenas melhor para o seu negócio.
Este discernimento assegurará que os projectos de alta prioridade sejam plenamente dotados de pessoal antes de começar a alocar membros da equipa para outros projectos. Também significa que não haverá mais conflitos de horários!
Apoie as suas estratégias de gestão do tempo e fluxo de trabalho com a ferramenta certa
Poderá ter todas estas melhores práticas em vigor, mas alcançar os seus objectivos será um desafio sem o apoio da ferramenta certa.
Aqui estão 4 elementos de que necessita para poupar o tempo dos seus gestores:
1. Uma única fonte de verdade para todos
Manter toda a informação chave sobre os seus projectos e atribuições num único local é uma jogada inteligente. Encontre uma solução que forneça uma única fonte de verdade para todos os seus empregados, e nunca terá de lidar com questões como "Está X disponível na próxima semana?" ou "Quando é que este projecto termina?
Isto também significa dizer adeus a muitas reuniões inúteis e multi-tarefas. Não será obrigado a dar às pessoas respostas sobre atribuições actuais ou futuras enquanto tenta dizer se um projecto é lucrativo.
Todos estes dados estarão sempre disponíveis no mesmo local para todos.
2. A visão de Bird's eye do trabalho em curso
É fundamental estar atento a um quadro mais amplo. A sua empresa é um mecanismo complexo, pelo que deve ser capaz de mudar facilmente de perspectivas de indivíduos para projectos, aumentar e diminuir o zoom dos mesmos.
Uma visão geral como esta ajudá-lo-á a identificar fugas de produtividade e potenciais perdas de tempo.
Precisa deste tipo de visão para um processo de decisão rápido e eficiente.
3. Visão a longo prazo do projecto
Ser capaz de planear com antecedência pode parecer um luxo, mas não tem de ser.
Quando falo com gestores, ouço frequentemente perguntas do género:
"Arek, não temos ideia de quanto trabalho será necessário para este projecto nos próximos dois meses"!
ou
"As necessidades do cliente estão sempre a mudar, como posso prever razoavelmente a carga de trabalho futura deste projecto?"
Stop thinking like that. Don’t be afraid to make assumptions based on past data and the likelihood of your cooperation in the future. The fear of making mistakes in long-term planning is common here - we usually want everything to be perfect, but the future is simply unpredictable. The trick is to allow yourself to plan something imperfectly based on the information you already have.
Analise os seus números e prepare o seu negócio para o projecto para evitar desperdiçar o seu (e da sua equipa) tempo precioso mais tarde.
4. Capacidades de seguimento do tempo
Acrescentar o seguimento do tempo à mistura faz muito sentido. Quer melhorar a previsão do desenvolvimento de projectos a longo prazo, certo? Para o conseguir, é necessária uma solução que combine o seguimento do tempo e as características de gestão do projecto.
O software mais avançado inclui não só monitorização do tempo e folhas de horas, mas também um painel de controlo com folhas de horas preditivas que mostram em que tarefas importantes a equipa se deve concentrar neste momento.
Quando estes dados são combinados com dados financeiros, obtém-se um business intelligence real e accionável. Pode ver instantaneamente os custos gerados e os rendimentos obtidos pelos membros da sua equipa - por projecto, cliente, ou intervalo de período:
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