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O que é uma boa taxa de utilização dos funcionários?
Embora uma boa taxa de utilização seja frequentemente considerada acima de 65%, e a perfeita - acima de 75%, não há um único número que se ajuste a todas as indústrias.
A taxa exacta de utilização desejada depende de diferentes factores - aqui estão alguns deles.
De que depende uma taxa de utilização?
A taxa de utilização de um dado empregado muda dinamicamente, dependendo de alguns factores diferentes.
A primeira é a antiguidade dos especialistas em questão. O leque de responsabilidades e tarefas atribuídas muda com a posição da pessoa - quanto mais alta a posição, mais os processos organizacionais afectam a utilização. Devido a isso:
- Espera-se que os estagiários e juniores passem cerca de 90% do seu tempo em tarefas facturáveis,
- os empregados mais experientes devem ser reservados para pelo menos 80% do seu tempo,
- os funcionários superiores, que normalmente participam nos processos organizacionais como peritos, devem gastar cerca de 60-70% do seu tempo em tarefas de desenvolvimento,
- gestores, uma vez que são na sua maioria responsáveis pela supervisão do trabalho, atribuem apenas cerca de 30-50% do seu tempo,
- os executivos raramente reservam a sua capacidade; a sua gama de responsabilidades é simplesmente demasiado vasta para ser atribuída a um único projecto.
A segunda é a indústria. As empresas em certos campos são simplesmente mais propensas a controlar o tempo que os seus empregados passam em diferentes tarefas. Por exemplo, uma taxa média de utilização numa empresa de produção é superior a 80%, enquanto na arquitectura esse valor se aproxima dos 60%. A diferença é enorme!
Taxa de utilização em diferentes indústrias - benchmark
Eis como se apresenta a taxa média de boa utilização em diferentes indústrias que tendem a medir este KPI para os seus empregados:
- serviços profissionais: cerca de 70-75%, dependendo da especialização,
- produção e fabrico: 80-90%,
- Serviços de TI: 75%,
- marketing: 70%.
Como é que a utilização afecta o desempenho da sua empresa?
Tem sido provado repetidamente que a melhoria da utilização melhora o desempenho financeiro da empresa.
Apenas para lhe dar um exemplo, no seu inquérito de 2022, a SPI Research descobriu que uma maior utilização resulta em mudanças rápidas e positivas em outros KPIs. Por exemplo, quanto maior for a utilização:
- quanto maior for a probabilidade de o projecto ser entregue a tempo; as empresas com 90% de utilização têm 87% de hipóteses de tal sucesso!
- a maior percentagem da meta de margem anual é atingida, com mais de 93% de uma meta a ser atingida por empresas com mais de 90% de utilização.
- melhor o EBITDA - as melhores empresas têm mais de 19% do mesmo.
Para além disso, a utilização também afecta dois outros indicadores-chave de desempenho: custos excedidos e receitas anuais por empregado.
Utilização versus receita anual por empregado
De acordo com o Projector PSMB de 2022, a melhoria da utilização facturável também melhora as receitas anuais por empregado . Na pesquisa, a organização mostrou que quanto maior for a utilização, maior será a receita - e a diferença pode trazer até 14% a mais de rendimento.
Utilização vs projecto ultrapassado
2022 O Projector PSMB também provou que a utilização pode reduzir drasticamente o excesso de projectos nas empresas. As empresas com a utilização facturável inferior a 50% tinham 11% de hipóteses de experimentar o problema; contudo, as empresas que melhoraram a utilização para mais de 90%, encontraram tais problemas em apenas 8% dos casos.
Porque é impossível conseguir uma utilização a 100%?
Muitos gestores pensam que apenas a taxa de utilização de 100% é perfeita; no entanto, isso é simplesmente impossível de alcançar.
Um dia de cada empregado consiste em numerosas actividades, incluindo reuniões, pausas e comunicação com outros membros da equipa e unidades organizacionais. Como resultado, um empregado não pode simplesmente gastar 100% do seu tempo em actividades planeadas . Por essa razão, não há indústria que se possa orgulhar das suas taxas de utilização de 100%.
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