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Automatizar o seu orçamento é uma jogada inteligente, confie em mim e nos outros que o utilizam.
Poderá sentir que a sua empresa não precisa dela neste momento. Mas mais cedo ou mais tarde, os processos tornar-se-ão complexos. É uma consequência natural da escalada de um negócio.
Porque não começar agora e preparar-se para este ano?
Continue a ler para saber o que é um software de gestão orçamental de projectos, o que pode ganhar com ele, e como funciona para uma empresa de serviços de TI como a sua.
Porquê automatizar o seu orçamento em primeiro lugar?
Ao implementar uma solução que gere o orçamento para si, ganha em várias áreas chave:
Estimativas orçamentais exactas
Your estimations will be more accurate since the software eliminates all the mistakes that might crop up during the process. You will never overestimate or underestimate your project costs ever again. Your profit margin will reach the exact level you predicted. Sounds like a dream, right?
A automatização poupa o seu tempo
Ao automatizar todas as tarefas de orçamentação, obtém simplesmente mais tempo para investir em áreas mais críticas do seu negócio, tais como a estratégia.
Colaboração e transparência
O software de orçamentação que exibe informação a todos os intervenientes no projecto também é útil para construir transparência em toda a sua empresa. Conduz a uma melhor colaboração com os seus gestores de projecto porque já não têm de o contactar e fazer as mesmas perguntas todos os dias. Eles podem facilmente ver tudo dentro do sistema.
Relatório
A apresentação de relatórios a pessoas de diferentes departamentos também se vai tornar mais fácil. Uma solução de orçamentação gera um relatório em apenas alguns segundos. Não é necessário extrair manualmente dados de múltiplas folhas de cálculo ou combinar dados de diferentes ferramentas de software.
Se estes benefícios não o convencem de que automatizar o seu orçamento é uma boa ideia, não sei o que pode!
Mas se tiver dúvidas sobre como funciona o software de gestão orçamental, continue a ler.
Como é que a gestão orçamental de produtos funciona para uma empresa de TI?
Na sua essência, a gestão orçamental do projecto é o processo de estimar tudo o que é necessário para realizar o projecto. Mas isto é apenas a ponta do iceberg. Trata-se também de estabelecer certos limites e limiares de despesas e gerir as despesas ao longo de toda a duração do projecto.
A orçamentação é um processo contínuo, não uma tarefa pontual. É algo que precisa de ser tratado antes do início do projecto, enquanto está a ser desenvolvido, e depois de ter sido concluído.
A maior parte do tempo, terá de investir o seu tempo em tarefas como:
- Definir o orçamento - identificar os recursos de que necessita(planeamento de recursos), definir o seu orçamento, e prever as suas necessidades para garantir que tudo funciona em conjunto.
- Acompanhamento e gestão do orçamento - isto é algo que se faz durante o projecto, incluindo a gestão dos prazos para a gestão dos custos de mão-de-obra.
- Actualização do orçamento - Se notar que o seu projecto está a desenvolver-se de uma forma diferente da esperada, terá de actualizar o seu orçamento para reflectir as alterações.
5 métodos orçamentais comuns e como pode automatizá-los
1. Estimativa de baixo para cima
Este é provavelmente o tipo de estimativa mais comum da indústria tecnológica actual. E há uma boa razão por detrás disso - torna as suas estimativas mais precisas e ajuda a eliminar todos os erros que advêm da supervisão ou de não se ter detalhes suficientes sobre o projecto.
Na estimativa de baixo para cima, estima-se primeiro as partes individuais do projecto e depois adiciona-as para criar a estimativa final. Isto significa que é necessário dividir o projecto em pedaços de trabalho mais pequenos (tarefas, fases do produto, ou marcos).
Um software de desenvolvimento de projectos pode ajudá-lo aqui, automatizando a estimativa. Uma vez dividido o seu trabalho em partes mais pequenas, pode começar a atribuir-lhes pessoas e compreender como as tarifas horárias dos seus especialistas se ajustam ao orçamento do cliente.
Não terá de realizar estas simulações manualmente - a solução fará isso por si. Tudo o que precisa de fazer é experimentar diferentes cenários e ver como a rentabilidade do seu projecto muda em função das suas escolhas.
Depois obtém uma visão a longo prazo para verificar se esse nível de rentabilidade se manterá daqui a um mês ou mesmo um ano. Pode obter uma resposta mais precisa, porque o software também calculará os custos gerais de organização para si.
Nunca terá uma surpresa desagradável e perderá a sua margem de lucro devido à abertura de um novo escritório num outro local a poucos meses da estimativa do projecto.
2. Estimativa de cima para baixo
Neste tipo de estimativa, começa-se do topo - calcula-se o número total de horas necessárias para completar o projecto e depois dividem-se em tarefas ou marcos. Basicamente, começa-se com o orçamento total do projecto e depois compreende-se se é suficiente para cobrir todo o trabalho necessário para dar vida ao projecto.
Este tipo de estimativa é normalmente utilizado no modelo de preço fixo - para projectos mais pequenos que têm um âmbito muito bem definido. Uma vez que os recursos disponíveis serão fixados em pedra, o seu trabalho é assegurar que o projecto possa ser realizado dentro destes limites (e ao mesmo tempo obter uma margem de lucro decente).
O software de gestão orçamental do projecto pode ajudá-lo a compreender melhor o âmbito do trabalho e a utilizar dados históricos para melhorar as suas estimativas. Este tipo de software permite comparar plantas com a realidade, pelo que cada vez que termina um projecto, pode verificar onde e por quanto.
Tais conhecimentos facilitarão todas as estimativas futuras. Sem este tipo de dados históricos, estimar o orçamento de cima para baixo vai ser um verdadeiro desafio.
3. Estimativa análoga
Já geriu vários orçamentos de projectos. Sabe o que funciona e o que não funciona.
Agora pode agora usar este conhecimento para criar novos projectos. Os dados históricos armazenados no seu software de desenvolvimento de projectos irão ajudá-lo a ser mais preciso no seu processo de estimação.
Por exemplo, em Primetric pode facilmente duplicar o projecto e criar outro que tenha tarefas semelhantes no mesmo. Tudo o que precisa de fazer é ajustá-lo para corresponder aos requisitos do seu projecto actual. Depois pode utilizá-lo para criar uma estimativa mais precisa do novo projecto em mãos.
4. Estimativa paramétrica
Neste tipo de estimativa, utilizam-se dados e variáveis do produto para estimar o orçamento total. Este método é mais preciso do que uma estimativa análoga porque utiliza as variáveis de custo e pontos de dados de partes específicas dos seus projectos passados.
Mas mais uma vez, é preciso ter acesso a este tipo de dados históricos. Os dados históricos e as capacidades de simulação do seu software de orçamentação tornarão isto mais fácil.
5. Estimativa em três pontos
Considere o melhor, o pior e, muito provavelmente, as estimativas dos casos para criar o seu orçamento médio.
Esta é uma das técnicas mais pragmáticas para estimar um orçamento de projecto que toma a média destes cenários. É uma técnica interessante porque obriga a olhar para o projecto a partir de múltiplos ângulos.
Mais uma vez, apoiar este tipo de estimativa com dados sólidos e insights provenientes do seu software de gestão orçamental é uma grande ideia.
Como o software de gestão orçamental de projectos o pode ajudar
Ao utilizar a automatização, já não terá de dedicar tanto tempo a estimar, gerir, actualizar e controlar os orçamentos dos seus projectos.
Em vez disso, pode concentrar-se na optimização das suas actividades, aumentando a sua capacidade, ou simplesmente fechar novos negócios.
O software de orçamentação abre as portas à experimentação, permitindo-lhe experimentar diferentes combinações de recursos antes de os atribuir ao projecto. Também lhe dá a confiança de que as taxas de desenvolvimento com custos gerais se ajustam ao orçamento e lhe trazem uma boa margem de lucro.
Uma vez que a automatização liberta muitos recursos, constrói a sua vantagem competitiva e acelera os seus processos.
Se quiser ver como é a automatização em acção, marque comigo uma demonstração, e eu faço-lhe uma visita guiada às funcionalidades do orçamento Primteric para lhe mostrar como a orçamentação pode ser fácil se utilizar o software certo para isso.
