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Automatizar o seu orçamento é uma jogada inteligente, confie em mim e nos outros que o utilizam.
Poderá sentir que a sua empresa não precisa dela neste momento. Mas mais cedo ou mais tarde, os processos tornar-se-ão complexos. É uma consequência natural da escalada de um negócio.
Porque não começar agora e preparar-se para este ano?
Continue a ler para saber o que é um software de gestão orçamental de projectos, o que pode ganhar com ele, e como funciona para uma empresa de serviços de TI como a sua.
Porquê automatizar o seu orçamento em primeiro lugar?
Ao implementar uma solução que gere o orçamento para si, ganha em várias áreas chave:
Estimativas orçamentais exactas
As suas estimativas serão mais precisas, uma vez que o software elimina todos os erros que possam surgir durante o processo. Nunca mais irá sobrestimar ou subestimar os custos do seu projecto. A sua margem de lucro atingirá o nível exacto que previu. Soa como um sonho, certo?
A automatização poupa o seu tempo
Ao automatizar todas as tarefas de orçamentação, obtém simplesmente mais tempo para investir em áreas mais críticas do seu negócio, tais como a estratégia.
Colaboração e transparência
O software de orçamentação que exibe informação a todos os intervenientes no projecto também é útil para construir transparência em toda a sua empresa. Conduz a uma melhor colaboração com os seus gestores de projecto porque já não têm de o contactar e fazer as mesmas perguntas todos os dias. Eles podem facilmente ver tudo dentro do sistema.
Relatório
A apresentação de relatórios a pessoas de diferentes departamentos também se vai tornar mais fácil. Uma solução de orçamentação gera um relatório em apenas alguns segundos. Não é necessário extrair manualmente dados de múltiplas folhas de cálculo ou combinar dados de diferentes ferramentas de software.
Se estes benefícios não o convencem de que automatizar o seu orçamento é uma boa ideia, não sei o que pode!
Mas se tiver dúvidas sobre como funciona o software de gestão orçamental, continue a ler.
Como é que a gestão orçamental de produtos funciona para uma empresa de TI?
Na sua essência, a gestão orçamental do projecto é o processo de estimar tudo o que é necessário para realizar o projecto. Mas isto é apenas a ponta do iceberg. Trata-se também de estabelecer certos limites e limiares de despesas e gerir as despesas ao longo de toda a duração do projecto.
A orçamentação é um processo contínuo, não uma tarefa pontual. É algo que precisa de ser tratado antes do início do projecto, enquanto está a ser desenvolvido, e depois de ter sido concluído.
A maior parte do tempo, terá de investir o seu tempo em tarefas como:
- Definir o orçamento - identificar os recursos de que necessita(planeamento de recursos), definir o seu orçamento, e prever as suas necessidades para garantir que tudo funciona em conjunto.
- Acompanhamento e gestão do orçamento - isto é algo que se faz durante o projecto, incluindo a gestão dos prazos para a gestão dos custos de mão-de-obra.
- Actualização do orçamento - Se notar que o seu projecto está a desenvolver-se de uma forma diferente da esperada, terá de actualizar o seu orçamento para reflectir as alterações.
5 métodos orçamentais comuns e como pode automatizá-los
1. Estimativa de baixo para cima
Este é provavelmente o tipo de estimativa mais comum da indústria tecnológica actual. E há uma boa razão por detrás disso - torna as suas estimativas mais precisas e ajuda a eliminar todos os erros que advêm da supervisão ou de não se ter detalhes suficientes sobre o projecto.
Na estimativa de baixo para cima, estima-se primeiro as partes individuais do projecto e depois adiciona-as para criar a estimativa final. Isto significa que é necessário dividir o projecto em pedaços de trabalho mais pequenos (tarefas, fases do produto, ou marcos).
Um software de desenvolvimento de projectos pode ajudá-lo aqui, automatizando a estimativa. Uma vez dividido o seu trabalho em partes mais pequenas, pode começar a atribuir-lhes pessoas e compreender como as tarifas horárias dos seus especialistas se ajustam ao orçamento do cliente.
Não terá de realizar estas simulações manualmente - a solução fará isso por si. Tudo o que precisa de fazer é experimentar diferentes cenários e ver como a rentabilidade do seu projecto muda em função das suas escolhas.
Depois obtém uma visão a longo prazo para verificar se esse nível de rentabilidade se manterá daqui a um mês ou mesmo um ano. Pode obter uma resposta mais precisa, porque o software também calculará os custos gerais de organização para si.
Nunca terá uma surpresa desagradável e perderá a sua margem de lucro devido à abertura de um novo escritório num outro local a poucos meses da estimativa do projecto.
2. Estimativa de cima para baixo
Neste tipo de estimativa, começa-se do topo - calcula-se o número total de horas necessárias para completar o projecto e depois dividem-se em tarefas ou marcos. Basicamente, começa-se com o orçamento total do projecto e depois compreende-se se é suficiente para cobrir todo o trabalho necessário para dar vida ao projecto.
Este tipo de estimativa é normalmente utilizado no modelo de preço fixo - para projectos mais pequenos que têm um âmbito muito bem definido. Uma vez que os recursos disponíveis serão fixados em pedra, o seu trabalho é assegurar que o projecto possa ser realizado dentro destes limites (e ao mesmo tempo obter uma margem de lucro decente).
O software de gestão orçamental do projecto pode ajudá-lo a compreender melhor o âmbito do trabalho e a utilizar dados históricos para melhorar as suas estimativas. Este tipo de software permite comparar plantas com a realidade, pelo que cada vez que termina um projecto, pode verificar onde e por quanto.
Tais conhecimentos facilitarão todas as estimativas futuras. Sem este tipo de dados históricos, estimar o orçamento de cima para baixo vai ser um verdadeiro desafio.
3. Estimativa análoga
Já geriu vários orçamentos de projectos. Sabe o que funciona e o que não funciona.
Agora pode agora usar este conhecimento para criar novos projectos. Os dados históricos armazenados no seu software de desenvolvimento de projectos irão ajudá-lo a ser mais preciso no seu processo de estimação.
Por exemplo, em Primetric pode facilmente duplicar o projecto e criar outro que tenha tarefas semelhantes no mesmo. Tudo o que precisa de fazer é ajustá-lo para corresponder aos requisitos do seu projecto actual. Depois pode utilizá-lo para criar uma estimativa mais precisa do novo projecto em mãos.
4. Estimativa paramétrica
Neste tipo de estimativa, utilizam-se dados e variáveis do produto para estimar o orçamento total. Este método é mais preciso do que uma estimativa análoga porque utiliza as variáveis de custo e pontos de dados de partes específicas dos seus projectos passados.
Mas mais uma vez, é preciso ter acesso a este tipo de dados históricos. Os dados históricos e as capacidades de simulação do seu software de orçamentação tornarão isto mais fácil.
5. Estimativa em três pontos
Considere o melhor, o pior e, muito provavelmente, as estimativas dos casos para criar o seu orçamento médio.
Esta é uma das técnicas mais pragmáticas para estimar um orçamento de projecto que toma a média destes cenários. É uma técnica interessante porque obriga a olhar para o projecto a partir de múltiplos ângulos.
Mais uma vez, apoiar este tipo de estimativa com dados sólidos e insights provenientes do seu software de gestão orçamental é uma grande ideia.
Como o software de gestão orçamental de projectos o pode ajudar
Ao utilizar a automatização, já não terá de dedicar tanto tempo a estimar, gerir, actualizar e controlar os orçamentos dos seus projectos.
Em vez disso, pode concentrar-se na optimização das suas actividades, aumentando a sua capacidade, ou simplesmente fechar novos negócios.
O software de orçamentação abre as portas à experimentação, permitindo-lhe experimentar diferentes combinações de recursos antes de os atribuir ao projecto. Também lhe dá a confiança de que as taxas de desenvolvimento com custos gerais se ajustam ao orçamento e lhe trazem uma boa margem de lucro.
Uma vez que a automatização liberta muitos recursos, constrói a sua vantagem competitiva e acelera os seus processos.
Se quiser ver como é a automatização em acção, marque comigo uma demonstração, e eu faço-lhe uma visita guiada às funcionalidades do orçamento Primteric para lhe mostrar como a orçamentação pode ser fácil se utilizar o software certo para isso.
