What Is Resource Allocation in Project Management (and How to Ace It)

Muitos COOs e gestores de planeamento de recursos utilizam hoje em dia a atribuição de recursos em seu proveito. Não há razão para memorizar que funcionário é atribuído a que projecto (e esperar que tudo se resolva). Não importa quão grande ou pequena seja a sua empresa.

Este artigo explora todos os aspectos essenciais da alocação de recursos para o ajudar a compreender do que se trata e como ajuda outros a gerir empresas de software super eficientes.

O que significa a atribuição de recursos?

A atribuição de recursos significa escolher os melhores recursos para o trabalho, atribuí-los a um projecto, e acompanhar o seu trabalho ao longo da sua duração. 

Por melhores recursos, refiro-me então a pessoas que têm a combinação certa de competências e nível de antiguidade. E - naturalmente - que estão disponíveis para o trabalho. 

Parece complicado, certo? Mas todas estas coisas são realmente fáceis de encontrar se tiver à sua disposição a ferramenta certa de atribuição de recursos.

Quais são os objectivos da atribuição de recursos?

A ideia principal por detrás da atribuição de recursos é aumentar a utilização eficaz dos recursos disponíveis na sua empresa para maximizar a sua utilização.

Diferentes abordagens à afectação de recursos podem influenciar as principais métricas da empresa, como a rentabilidade do projecto. Isto porque o sucesso na alocação de recursos traduz-se directamente em métricas como a utilização e capacidade dos funcionários. 

Tomemos como exemplo a Future Mind. Ao implementar Primetric, a empresa de software poderia alocar membros da equipa mais facilmente graças aos filtros inteligentes. Encontrar um programador Python sénior com excelentes conhecimentos de inglês e de análise foi uma questão de alguns cliques. Isto permitiu à Future Mind reduzir o tempo de bancada, esmagando 3.500 horas facturáveis por ano (o equivalente a $200k por ano)!

Quais são os tipos de recursos na gestão de projectos?

• Trabalho / Pessoas - este é o seu recurso mais importante e dispendioso: os membros da equipa que contribuem para o projecto com os seus vários conjuntos de competências.
• Equipamento e ferramentas - isto pode ser qualquer coisa, desde software a uma secretária de pé.
• Instalações - este recurso refere-se ao ambiente necessário para fazer o trabalho (na maioria das vezes, é espaço de escritório/espaço de reunião).
• Materiais - todos os consumíveis de que as suas equipas necessitam para criar saídas, desde notas pegajosas até ao combustível de que necessitam para viajar até ao local do cliente.  
• Orçamento - o dinheiro real de que necessita para adquirir todos os recursos que enumerei acima.

Quais são as métricas mais importantes para a atribuição de recursos?

• Utilização programada - a taxa de utilização planeada para os empregados a ser realizada durante o projecto contra a sua capacidade total.
• Utilização controlada - a taxa de utilização real com base nas horas de trabalho registadas pelos empregados.
• Capacidade - a capacidade total do funcionário é igual ao total de horas de trabalho disponíveis de um funcionário das quais se subtraem os feriados públicos e as férias ou licenças de doença do funcionário.
• Disponibilidade - a quantidade total de tempo que um empregado está disponível para trabalhar.
• FTE do empregado - o número de horas que um empregado a tempo inteiro passa a trabalhar para a sua empresa.
• Horas facturáveis / não facturáveis (programadas e seguidas)

Quão má atribuição pode prejudicar a sua empresa de software

As empresas de software que não utilizam eficazmente os seus preciosos recursos são obrigadas a experimentar vários problemas que têm um impacto negativo nas operações diárias, financeiras, e mesmo nas estratégias de desenvolvimento a longo prazo.

Uma gestão mal organizada dos recursos comporta riscos como: 

• Mau desempenho da equipa
• Redução do moral da equipa
• Desperdício de potencial e de competências
• Ambiente de trabalho instável e ineficiente 
• Estimativa e planeamento irrealistas do projecto (o que pode traduzir-se numa baixa rentabilidade do projecto)

Benefícios da atribuição inteligente de recursos

1. Transparência dos dados

Os dados sobre atribuição de recursos são visíveis para o departamento de vendas, departamento PM/entrega, departamento financeiro ou executivos. Estão todos na mesma página - todos sabem o que se passa, quem estará disponível em breve, quem está ocupado, quem tem frequentemente ao longo do tempo, e que vagas são necessárias.

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2. Redução dos custos do projecto

A atribuição de recursos significa encontrar o recurso mais adequado, em vez de um recurso que apenas tropeça aleatoriamente ou que vê primeiro. É possível escolher um recurso que corresponda ao desempenho financeiro esperado do projecto, mantendo a sua margem de lucro no nível desejado. Para empresas de desenvolvimento de software, isto é normalmente 30%. O planeamento de recursos na gestão de projectos pode aproximá-lo desse objectivo! 

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3. Maximizar a utilização dos recursos

Atribuir todos os recursos disponíveis de forma aleatória não garante rentabilidade. Os seus melhores recursos podem acabar a trabalhar em tarefas operacionais não faturáveis ou aborrecidas. A atribuição de recursos ajuda a identificar as melhores oportunidades, ao mesmo tempo que o ajuda a evitar com antecedência uma atribuição inferior ou global. As empresas de TI têm geralmente como objectivo uma utilização de 70-80%.

4. Encontrar as pessoas certas para o trabalho

Utilizando uma ferramenta de atribuição de recursos como Primetric, é possível captar toda a informação relacionada com os recursos em tempo real e consolidar estes conhecimentos num painel centralizado. Isto assegura que atribui pessoas a projectos com base em competências e experiência - mas também custos (medidos em taxas horárias) e outros critérios de selecção. Graças a actualizações em tempo real, evitam-se discrepâncias que podem levar à duplicação de recursos de reserva.

5. Entrega de projectos dentro do orçamento e dentro do prazo

Embora os recursos pouco qualificados possam causar atrasos, os membros demasiado qualificados da equipa são obrigados a aumentar os custos e representam um risco para a rentabilidade de um projecto. A atribuição de recursos na gestão de projectos ajuda a evitar a atribuição de recursos sub ou sobrequalificados a projectos.

6. Melhorar o envolvimento dos funcionários

Ao atribuir recursos a projectos com base nas suas competências e interesses, constrói um ambiente produtivo que serve o auto-desenvolvimento e a construção de competências - para não falar em manter-se a par das últimas tendências tecnológicas. Dê aos seus talentos as oportunidades certas, e vê-lo-á florescer (e encantar os seus clientes com o seu trabalho).

7. Previsão de vagas

Outro benefício é a capacidade de prever com antecedência quem terá de contratar. Isto é especialmente valioso para as empresas de TI que lutam com a falta de especialistas no mercado.

Desafios comuns de alocação de recursos nas empresas de software

Mudanças de clientes 

Em projectos de desenvolvimento ágeis, a equipa precisa de estar preparada para enfrentar mudanças constantes que os clientes possam exigir devido à evolução do mercado-alvo ou clientes. É importante ter uma estratégia de alocação a longo prazo e transformar estas alocações em sprints específicos para apoiar projectos ágeis.

Incapacidade de prever a disponibilidade de recursos 

Este problema deriva da falta de um instrumento adequado de atribuição de recursos. Hoje em dia, a utilização de folhas de cálculo Excel não é suficiente - mesmo que se esteja a gerir uma pequena empresa. Para tirar o máximo partido dos seus recursos e controlar a sua utilização, precisa de ter visibilidade.

A manutenção de dados em folhas de cálculo e desorganizados irá ter um custo para o seu negócio mais cedo ou mais tarde. O software de planeamento de recursos é a solução certa para esta falta de visibilidade, porque tem em conta a natureza dinâmica dos projectos de desenvolvimento de software.

Recursos limitados num ambiente multi-projecto 

A atribuição de recursos pode mostrar que tem recursos limitados para os projectos em curso. Mas precisa de se certificar de que os seus recrutadores ou o departamento de RH podem ter acesso a estes conhecimentos. Caso contrário, como podem eles planear preencher estas vagas? 

Dependências de projecto 

Este desafio ocorre num projecto de cascata com um âmbito definido em que a entrega da fase seguinte do projecto depende da conclusão da anterior. Isto tem um impacto directo no método de atribuição - por exemplo, ao ter de eliminar recursos de um projecto e reafectá-los a um que necessita de mais atenção.

Incertezas do projecto 

Só porque não se tem a certeza de algo, não significa que não se possa planeá-lo. O Primetric permite planear recursos sob a forma de reservas para projectos experimentais. Também se pode criar um projecto de atribuição. Isto também o ajudará a prever as suas necessidades de recursos e a controlar a rentabilidade do projecto.

Prioridades em toda a empresa 

Quando surge um cliente ou tarefa importante, estamos todos propensos a largar tudo e a correr para cuidar da tarefa. Assim, se acabarmos por ter um especialista necessário em dois projectos ao mesmo tempo, precisamos de saber onde a sua tarefa faz mais sentido - tanto em termos das suas prioridades como da rentabilidade do projecto.

Utilização de soluções não escaláveis (folhas de cálculo) 

As folhas de cálculo envolvem trabalho manual. E todos sabemos que isto acarreta certos riscos - para não mencionar a falta de escalabilidade quando a sua empresa cresce. 

Eis o que Alexandra Ardelean, Especialista em Planeamento de Recursos de Monterail, nos disse sobre a sua experiência com folhas de cálculo antes de mudar para o Primetric:

"Quando me juntei a Monterail, compreender a visão geral do planeamento exigiu compilar dados de algumas folhas de cálculo Excel, isto inevitavelmente, fez-me muitas vezes pensar se não me tinha esquecido de nada. No final, isto significava que eu estava a manter todas as informações chave na minha cabeça de qualquer maneira e confiava em recordar várias situações não padronizadas que simplesmente não estavam formalmente documentadas em nenhum dos ficheiros". 

Alexandra Ardelean - Especialista em Planeamento de Recursos em Monterail

Guia passo a passo para a atribuição de recursos na gestão de projectos

1. Criar as estimativas iniciais do projecto

Preparar um orçamento aproximado do projecto - quantas horas são necessárias para entregar o projecto inteiro ou uma fase específica do projecto, por exemplo, a Fase de Descoberta.

Definir as competências necessárias para implementar o projecto.

Nesta fase, pode também ter em conta o custo horário/diário/total que não quer exceder, bem como as receitas estimadas.

2. Identificar as necessidades de recursos para o projecto 

O primeiro passo para uma atribuição eficaz de recursos é aprender que competências específicas e experiência o projecto requer. Não se pode designar três criadores Python júnior em vez de um criador sénior e esperar que todas as suas competências se somem.

Considerar não só as competências duras e transversais mas também o nível de antiguidade e outros requisitos relevantes (por exemplo, localização geográfica e fuso horário se dirigir equipas distribuídas).

3. Encontrar recursos disponíveis com o conjunto de competências correspondentes

Quando souber o tempo mínimo necessário para completar o projecto, poderá utilizar a sua atribuição de recursos para obter uma vista de diagrama de Gantt. Agora está pronto para encontrar as pessoas certas para o trabalho.

Neste momento, conhece o conjunto de competências, antiguidade, e disponibilidade que procura. Pode escolher entre o seu conjunto de competências e combinações de experiência para encontrar os candidatos certos ou reportar vagas se não houver recursos disponíveis.

Digamos que encontrou dois programadores JavaScript juniores que têm as mesmas competências e experiência. Mas um é um empregado assalariado com uma taxa horária de 45 dólares, enquanto o outro é um empreiteiro que cobra 55 dólares por hora.  

Chegou o momento de dar uma vista de olhos às finanças do projecto. Que pessoa se enquadra melhor nas suas estimativas financeiras? Ao atribuir o primeiro candidato ao projecto, aumentará a sua margem de lucro.

Nesta fase, pode ver que inicialmente esta pessoa lhe fica bem a ambos porque tem o direito de o fazer:

1. competências e experiência
2. disponibilidade
3. a taxa de custo (taxa horária)
   

O que recomendo fazer agora é criar uma chamada "alocação suave" - ou seja, uma reserva de um empregado. Graças a isto, pode inicialmente afectá-los ao projecto, mas saiba que a reserva ainda não é 100% certa. Muitos dos nossos clientes também criam os chamados "projectos de atribuição de projectos incertos".

Isto permite-lhe criar mais tarde previsões diferentes, dependendo das variáveis. Por exemplo, é possível verificar a disponibilidade de empregados sem projectos tentativos ou alocações brandas.

P.S. Em Primetric pode fazer tudo isso facilmente.

4. Compare as estimativas iniciais dos seus projectos com as dotações reais

Depois de ter criado as suas atribuições iniciais / suaves, pode compará-las com as suas estimativas iniciais e optimizá-las para tornar os dados exactos. Quando tiver a certeza sobre estas atribuições, pode alterá-las para "activas" (a chamada reserva dura - 100% confirmada).

P.S. Por vezes só é necessário atribuir pessoas a uma certa percentagem da sua capacidade, ou a certos dias durante um número específico de horas (ou um número total de horas). A ferramenta que está a utilizar deverá permitir-lhe lidar com estes casos de utilização sem quaisquer problemas

5. Atribuir recursos de acordo com a procura

Uma vez identificados os seus recursos, é altura de os atribuir a tarefas específicas do projecto. Lembre-se de ter sempre um plano de reserva se um recurso ficar subitamente indisponível (por exemplo, devido a doença), ou se um novo contratado receber uma melhor oferta de última hora.

Para posições críticas, certifique-se de que uma nova contratação se junta um pouco mais cedo para se certificar de que estão disponíveis quando o projecto começar. E se tiver atribuído um funcionário existente, tenha um recurso de reserva no local que possa fazer o trabalho durante uma ou duas semanas, à medida que o projecto arranca.

Depois de identificar o recurso certo, é uma boa ideia atribuí-los aproximadamente a longo prazo (não aplicável a projectos de curto prazo). Não se atribuem pessoas por tarefa, mas sim por compromisso com o projecto dentro de um determinado período de tempo.

Exemplo de cenário:

A empresa de desenvolvimento A tem a tarefa A, tarefa B, imposto C, tarefa D, e tarefa E para completar num mês. Do ponto de vista da alocação humana, isto não importa tanto. Mas é importante que, para implementar as tarefas acima referidas, eles precisam de 50 horas - por isso atribuímos um programador a este projecto durante 50h.

Isto torna o processo mais rápido e fácil, dando-lhe mais clareza. Isto ajuda a concentrar-se não em tarefas específicas, mas na eliminação e disponibilidade do empregado.

6. Rastrear e monitorizar a utilização de recursos 

Uma vez iniciado o projecto, é possível monitorizar a taxa real de utilização de recursos. Poderá ver como os seus planos são realizados e identificar instantaneamente quaisquer discrepâncias. Por exemplo, poderá ter sobrestimado o número de horas necessárias para completar uma fase do projecto, ou alguém se esqueceu de registar o tempo (acredite, isto acontece - e uma boa fórmula de taxa de utilização ajuda muito!).

7. Ajuste os seus planos às necessidades

Na maioria dos casos, os projectos são dinâmicos e mudam frequentemente. Assim, após criar uma alocação a longo prazo, certifique-se de a adaptar às expectativas da equipa e do cliente. Pode fazê-lo durante reuniões semanais / mensais.

Neste caso, "cortamos" a atribuição para uma dada semana/mês da atribuição a longo prazo e ajustamo-la aos requisitos.

Graças a isto, ganhamos uma maior precisão dos dados.

Portanto, é tudo um processo contínuo que funciona melhor:

1. para reuniões semanais,
2. no início/fim do mês, quando o cliente faz outra encomenda.
   

Melhores práticas para atribuição de recursos em empresas de software

Considerar o desenvolvimento profissional 

Esteja atento às necessidades dos seus empregados ao afectá-los a projectos. É bom utilizar uma ferramenta de gestão de projectos que permita armazenar informação sobre as tecnologias que um programador quer dominar. Isto é algo que não pode acrescentar à sua folha de cálculo.

Questões organizativas 

O seu modo de atribuição de pessoas a projectos pode mudar consoante a sua especialização. 

Algumas empresas criam equipas fixas atribuídas a um projecto - por exemplo, uma equipa de desenvolvimento móvel Flutter ou uma equipa de desenvolvimento em cadeia de bloqueio. Atribuir estes recursos a projectos é muito mais fácil. O mesmo se aplica às empresas de leasing corporativo. 

Mas se tiver equipas criadas dinamicamente com base nos requisitos do projecto, uma ferramenta de atribuição de recursos é uma ferramenta obrigatória (embora ajude muito em todos os casos, claro).

Taxas de clientes e taxas de empregados 

Considere sempre estes dois itens financeiros nas estimativas do seu projecto. Compare as tarifas dos clientes com as tarifas horárias dos seus empregados para encontrar a melhor combinação que lhe traga a margem de lucro que deseja.

Modo de emprego 

Ao afectar recursos, preste atenção ao seu estatuto laboral. É um empreiteiro ou um empregado fixo que faz parte da sua equipa há anos? Escolha empregados em vez de empreiteiros para projectos mais importantes.

Medir a utilização e a capacidade

Não se esqueça de monitorizar a sua taxa de utilização e capacidade. Isto ajuda a compreender a exactidão das suas estimativas, comparar os planos com a realidade, e melhorar a previsão.

Quais são as características obrigatórias do software de atribuição de recursos?

Hoje em dia, pode facilitar e facilitar a atribuição de recursos com a ajuda de ferramentas que incluem uma série de características úteis, como localizadores de tempo, calendários, e relatórios personalizados.

Como dizer que o software que está a ver tem tudo o que uma empresa de TI precisa? Aqui estão as características obrigatórias da solução de atribuição de recursos:

• Vistas ao estilo de Gantt e heatmaps de disponibilidade - isto ajuda a identificar os membros da equipa que não têm nada para fazer e os que estão sobrecarregados pelo trabalho.
• Agendador de arrastar e largar - utilizá-lo para aplicar alterações aos horários dos funcionários.
• Vista do calendário - idealmente, o calendário deve ser personalizável para corresponder às suas necessidades únicas - por exemplo, mudar a perspectiva entre pessoas e projectos.
• Diferentes tipos de reservas - projectos provisórios, esboços, ou reservas ajudam a realizar simulações e a prever a procura. 
• Base de dados de competências centralizada - é assim que se encontram as pessoas mais adequadas para projectos com base na sua disponibilidade, competências, e taxa horária.
• Relatórios - relatórios que mostram a taxa de utilização por empregado ajudam a comparar os planos com a realidade e a tomar medidas rapidamente.
• Feriados e gestão do tempo livre - a solução que escolher deve apoiá-lo na gestão de folhas e dados sobre feriados públicos.
  

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