A fórmula da taxa de utilização - porque é tão importante?

Vamos ser realistas. Demora algum tempo todas as semanas a medir e analisar a sua taxa de utilização? O que é a taxa de utilização em primeiro lugar? E como é que isso pode afectar os seus serviços profissionais?

Se não se importar com este aspecto de gerir o seu negócio, arrisca-se a acabar com custos gerais inflacionados, problemas com o desempenho financeiro e rentabilidade afundada.

O cálculo da utilização por funcionário, equipa ou projecto pode revelar muito: desde processos pouco saudáveis e membros de equipa sobrecarregados até sérias carências de pessoal que ameaçam a sua entrega. 

Quando traduzidos em acções, estes conhecimentos aumentam a sua margem de lucro e tornam as suas equipas mais felizes.

Mas não se preocupe, nunca é tarde demais para começar. Este artigo passa em revista tudo o que as empresas de software devem saber sobre medição, implementação e análise da taxa de utilização (+ uma útil fórmula de utilização e um guia sobre como calcular a utilização). 

Levantamentos de chaves:

Depois de ler o nosso texto sobre a taxa de utilização em serviços profissionais, saberá:

• o que são uma taxa de utilização e taxa de utilização da capacidade,
• como é que se parece uma fórmula de taxa de utilização,
• como encontrar a taxa de utilização para o seu negócio, projectos ou empregados.  

Qual é a taxa de utilização para uma empresa de software? Definição

A taxa de utilização é definida como a quantidade de tempo que um empregado gasta em trabalho facturável (trabalho do cliente) versus a quantidade total de tempo que este empregado está disponível para trabalhar.

De que se trata a taxa de utilização? A taxa de utilização dos funcionários diz quanto do seu tempo disponível é dedicado a projectos comerciais.

Como é que a taxa de utilização afecta os serviços profissionais em TI?

O que significa isso para uma empresa de desenvolvimento de software como a sua?

• Tempo & Materiais - Se os seus projectos são maioritariamente T&M, o seu objectivo deve ser alcançar a maior utilização possível (a menos que tenha um limite orçamental para o projecto). Isto traduz-se directamente em receitas mais elevadas da empresa e taxas de facturação óptimas, assim como uma melhor margem de lucro.
• Preço Fixo - Se a maioria dos seus projectos são de Preço Fixo, deve concentrar-se em obter o número de horas que reflectem as suas estimativas iniciais. É assim que evita desperdiçar o seu orçamento e gerar custos gerais de recursos.
• Uma mistura dos dois - Se executar os dois tipos de projectos, precisa de ter um domínio sobre a utilização. Independentemente dos seus tipos de projectos, a taxa de utilização mostra-lhe quanto tempo o seu pessoal realmente gasta no trabalho, e quanto tempo não gasta em nada.

Quais são os tipos de taxa de utilização da capacidade?

A utilização é geralmente dividida em dois tipos:

1. Utilização programada - esta é a taxa de utilização que se pretende que os empregados realizem durante o projecto contra a sua capacidade total.
2. Utilização controlada - esta é a taxa de utilização real com base no número de horas registadas pelos empregados.

Graças a esta abordagem, pode comparar os seus planos com a realidade e tirar facilmente conclusões para o futuro.

Soluções de planeamento e alocação de recursos podem ajudá-lo muito a dar sentido a tudo isto - e a executar sem problemas as operações de fórmula de utilização.

Por exemplo, em Primetric pode dividir a utilização de recursos em Programado e Rastreado, cobrindo tanto o horário de trabalho facturável como o não facturável para os seus serviços profissionais. Como resultado, pode ver a média total de horas de trabalho e pode ver se a sua taxa ideal de utilização está ao seu alcance.

Este gráfico mostra o número de horas de trabalho programadas (facturas e não facturas) contra o número de horas registadas pelos empregados. O espaço verde claro marca o nível de utilização a 100%, para que se possa facilmente saber quando as coisas foram ao mar. Como resultado, é possível ver se a taxa ideal de utilização está a ser atingida.

Porque é que as empresas de software utilizam taxas de utilização? 

Evitar o tempo de banco

Se não souber o quanto pode entregar, é provável que acabe por subutilizar os seus empregados. A falta de controlo nesta área coloca os membros da sua equipa no banco. E ter o seu pessoal a passar demasiado tempo na bancada não é bom para o seu negócio ou para a sua satisfação no trabalho.

Clarificar a carga de trabalho dos empregados

Quando conhece a taxa de utilização dos membros da sua equipa, pode tomar decisões mais inteligentes e bem informadas para a sua empresa. Por exemplo, você e pessoas de diferentes departamentos também sabem quem poderia lidar com um novo projecto ou pacote de trabalho num projecto existente.

Identificar a falta de pessoal

Se a sua equipa de desenvolvimento estiver a trabalhar a uma taxa de utilização superior a 95% e a sua equipa de GQ estiver a funcionar a uma taxa de utilização de 75%, significa que os seus programadores têm uma carga de trabalho muito maior do que os seus especialistas de GQ. Agora que sabe isso, pode fazer algo a esse respeito, como contratar mais desenvolvimento

Verifique a saúde do seu processo

Uma taxa de utilização de recursos razoavelmente elevada é um sinal de que o seu processo é saudável e produtivo. Mas muito depende da sua abordagem e da sua oferta de serviços. Significa algo diferente para uma agência de software baseada em projectos e para uma empresa especializada em locação de organismos de TI.

Antecipar problemas de utilização

Uma plataforma de software como a Primetric permite verificar dados históricos mas também prever a sua utilização. Executando operações de fórmula de utilização e verificando esta taxa de utilização futura, pode reagir rapidamente - por exemplo, contratar recursos adicionais ou passar a informação ao departamento de vendas sobre a disponibilidade de recursos para que possam encontrar projectos para eles.

No final, executar operações de fórmula de utilização tem tudo a ver com o aumento da rentabilidade da organização e uma melhor utilização dos seus recursos.

• Como é que diz que os seus empregados são grandes artistas? Dê uma vista de olhos aqui: Como acompanhar o desempenho dos funcionários: guia especializado

O que é uma boa taxa de utilização dos funcionários?

A investigação da HubSpot entre agências digitais mostrou que a maioria visa uma taxa de utilização de 85 a 90%, mas acaba por ter uma taxa média de utilização muito mais baixa , de 60%.

Isto é certamente interessante mas totalmente desprovido de sentido.

Não existe uma taxa de utilização perfeita para uma agência de desenvolvimento de software - ou qualquer outro tipo de empresa para esse fim -. Uma fórmula perfeita para o seu cálculo também não existe. 

Isso é porque cada empresa é diferente. Tem diferentes tipos de projectos, métodos de liquidação, e especializações. 

Como calcular a taxa de utilização para um empregado?

Imagine Mark, um programador de fachada que trabalha numa empresa polaca de desenvolvimento de software. 

Em 2021, Mark trabalhou durante um total de 221 dias. Passou 26 dias em férias e tirou 5 dias de folga por ter adoecido. 

Então, como se calcula a taxa de utilização do Mark? Aqui está uma fórmula de utilização útil

O primeiro passo consiste em estabelecer a sua capacidade. Caso contrário, não temos nenhum número contra o qual possamos comparar o número de horas facturáveis de Mark.

Em 2021, os trabalhadores polacos trabalharam durante 252 dias. Multiplique isto por 8 horas e obtém 2016 horas. Isto dá-nos 168 horas por mês, em média.

Mas os empregados precisam de fazer uma pausa para almoço, certo? Portanto, faz sentido dar 1 hora de folga todos os dias para o almoço. Quando multiplicamos 252 dias por 7 horas, obtemos 1764 horas (147 horas por mês, em média).

Cada empregado na Polónia recebe 26 dias de licença de férias. Por isso, faz sentido incluir isto nos nossos cálculos. Temos agora 226 dias de trabalho, portanto 1808 horas (150,7 horas por mês, em média).

Mas Mark também tirou 5 dias de folga nesse ano por ter adoecido. 

Assim, a capacidade total do Mark é de 221 dias, o que nos dá 1547 horas num ano. 

Em 2021, Mark registrou 1428 horas faturáveis. 

Se tivermos tudo isso em conta, vemos que a utilização de Mark foi de 92% (1428 horas / 1547 horas = 0,92). Agora já se sabe como calcular a utilização!

O que fazer se a sua taxa de utilização for baixa?

Executou a fórmula de utilização e descobriu que é baixa. O que pode fazer agora? A baixa utilização significa que os seus empregados dedicam muito tempo a actividades que não são trabalho do cliente. Eles não geram lucro para a sua empresa.

Isso significa que estás a perder dinheiro.

Mas um elevado número de horas não contabilizáveis não significa automaticamente que a sua empresa esteja em apuros. 

Se executar a fórmula da taxa de utilização ao construir um novo produto ou ferramenta interna, não fique surpreendido por ver uma baixa utilização. 

Mas aqui está a questão: Como é que se pode dizer que o número de horas não facturadas é proporcional às tarefas em mãos?

O melhor método é simplesmente verificar para onde vai todo o trabalho não facturável. Em Primetric, pode restringir a análise de utilização a um projecto ou equipa específica. Ao entrar nos pormenores, pode facilmente verificar se o precioso tempo da sua equipa não está a vazar em algum lugar. 

Contudo, a baixa utilização pode também significar que não está a fazer um bom trabalho no planeamento e alocação de recursos. 

Os seus empregados estão apenas sentados à volta do escritório sem fazer nada. Obviamente, isso não é óptimo para o seu negócio.

É aqui que uma ferramenta de planeamento e atribuição de recursos pode ajudá-lo a corrigir isso. Future Mind implementou Primetric para obter mais controlo sobre a atribuição de recursos, gerando previsões e depois verificando como estas se comparam com a realidade. Isto ajudou o Future Mind a optimizar a utilização dos seus recursos, reduzir o tempo de bancada em 4% e aumentar o número de horas facturáveis em 3.500.

E se a sua taxa de utilização for de 100%?

Se notar uma utilização consistentemente elevada (o trabalho real registado pelos funcionários), significa que os membros da equipa passam todo o seu tempo a trabalhar em projectos de clientes.

Isto pode significar que eles estão sobrecarregados de trabalho. Ou que não estão a investir o suficiente no seu desenvolvimento profissional ou na formação de equipas.

A longo prazo, uma taxa de utilização 100% rastreada pode representar um sério perigo para o seu negócio.

Como implementar uma fórmula de taxa de utilização na sua empresa?

a. Comece por acompanhar o tempo de trabalho dos seus empregados

Espera, risca isso.

Esta não é uma boa abordagem para calcular a sua utilização.

Porquê? Porque se não conseguir estruturar os seus dados de entrada antes de começar a registar o tempo, acabará por ter muitas horas registadas para milhares de tarefas diferentes. Caos total.

É por esta razão que o seu primeiro passo deve ser: 

b. Identificar o que se vai medir (e com que precisão)

facturável vs. não facturável

Vai apenas acompanhar o tempo em projectos facturáveis? Ou talvez os seus empregados também vão rastrear o tempo em actividades não facturáveis? Se sim, apenas para grandes projectos ou também para actividades como workshops e reuniões de equipa?

Nível de precisão

Digamos que decide seguir as horas facturáveis. Mas a que nível de granularidade? Os seus empregados irão rastrear o tempo por projecto, fase do projecto, ou tarefa individual? 

A sua escolha aqui vai depender de duas coisas:

• Como planeia estabelecer-se com o seu cliente (alguns poderão querer relatórios até ao nível das tarefas individuais)
• Até onde quer ir ao analisar o tempo gasto em tarefas facturáveis.
  

Seja qual for a sua decisão, certifique-se de que o tempo de registo é fácil e confortável para os seus empregados. O software de seguimento do tempo deve ser de fácil utilização e intuitivo.

Ok, mas como começar a seguir o tempo na sua empresa de software?

Se já está a seguir o tempo na sua empresa, parabéns! Já completou o primeiro passo. 

Se os seus empregados ainda não estão a registar o tempo de registo ou se está a lutar para os convencer a fazê-lo, leia este artigo para aprender a estruturar o processo de registo do tempo para que este lhe traga uma riqueza de dados e não cause qualquer desconforto aos seus empregados.

c. Considerar a capacidade de um empregado ao planear

A capacidade é uma medida crítica para compreender a taxa de utilização de empregados individuais. Em Primetric, é possível analisar a utilização programada e rastreada. 

Utilização programada = Número de horas planeadas num determinado período / Capacidade total dos empregados

Utilização rastreada = Número de horas registadas num determinado período / Capacidade total dos empregados

Capacidade total do empregado = Total de horas de trabalho disponíveis do empregado - (feriados + licenças de férias ou de doença)

Ao medir a utilização de um empregado, considerar a capacidade real dessa pessoa.

Alerta de ameaça potencial! Esta capacidade pode mudar com o tempo, pelo que manter os seus dados em ordem pode tornar-se um problema.

d. Verificar quantas horas os empregados gastam em trabalho facturável e não facturável

1. Encontre 30 minutos por semana para analisar as suas taxas de utilização. Escolha um dia específico e mantenha-se fiel a ele.
2. Gerar um relatório por projecto e por funcionário.
3. Comparar a utilização com a capacidade. Analisar as horas facturáveis contra as horas não facturáveis seguidas de acordo com a fórmula que mencionei acima.
4. Após algum tempo, será capaz de analisar as suas taxas de utilização com base em dados históricos. Poderá estabelecer um indicador que seja satisfatório para a sua empresa. Servirá como o seu ponto de referência.

Como determinar um tal indicador? Aqui está um método simples:

• O seu primeiro objectivo é convencer os seus empregados a registar correctamente o seu horário de trabalho.
• Depois está pronto para apresentar o seu indicador. 
• Meça o custo médio do seu empregado. Certifique-se de que inclui a empresa e os custos gerais do projecto. 
• Depois compará-lo com a taxa média de receitas do projecto.
• Isto ajudá-lo-á a determinar qual deve ser a utilização mínima facturável para manter a margem certa.
  

5. Optimize o número de horas facturáveis e o seu indicador em função do caso de utilização em questão:

• Reduzir ou aumentar o número de horas não faturáveis,
• Transferir cargas de trabalho de trabalhadores sobrecarregados e para aqueles que têm menos trabalho no seu prato.

e. Como eliminar dados sobre empregados que não podem facturar muito do seu tempo (como os chefes de equipa)?

Nem todos os empregados terão altas taxas de utilização, mesmo que trabalhem arduamente e tragam muito valor para a sua empresa. Estamos a falar de gestores e chefes de equipa.

Então, como pode ainda obter uma taxa de utilização realista para o projecto, equipa, ou empresa?

Há poucas abordagens a isso:

1ª abordagem - tratar as pessoas não-operacionais como uma sobrecarga:

Tratar tais pessoas como despesas gerais, e depois calcular a participação (acções) de cada projecto nas despesas gerais da organização. Como? Dividindo o número total de horas facturáveis e de horas programadas para um projecto específico.

O que é que isso lhe dá? Pode simplesmente verificar qual deve ser a margem mínima em cada projecto para cobrir todas as suas despesas gerais, incluindo os empregados não operacionais.

2ª abordagem - tempo de rastreio de pessoas não operacionais como actividade não facturável por cada projecto

Pode seguir o seu tempo como uma actividade não faturável, e depois ver quantas horas gastaram em projectos facturáveis, e outras actividades.

f. Esteja ciente das ameaças relacionadas com a medição da sua taxa de utilização

Mudança de capacidade dos empregados 

Porque é que a capacidade dos funcionários muda? Porque alguns factores irão continuar a influenciar a fórmula:

• Número de dias úteis num dado período (considere também aqui os feriados públicos)
• Folhas de férias
• Folhas doentes
• Duração e tipo de emprego (a tempo inteiro, a tempo parcial, freelance)
  

Alteração das taxas de utilização

Isto é completamente normal. Uma empresa de software é um organismo vivo onde os requisitos mudam constantemente. Um cliente pode querer novas funcionalidades, uma nova conta pode de repente bater à sua porta, ou um dos seus empregados pode demitir-se. 

O cálculo manual de tudo isto é difícil. É por isso que adicionei uma funcionalidade ao Primetric que permite verificar as taxas de utilização em função do nível de certeza que temos sobre os projectos e os recursos atribuídos. 

Aqui está um exemplo de cenário:

Está a medir a utilização de recursos, tudo funciona bem, e de repente chega o departamento de vendas e diz que há 80% de hipóteses de o seu negócio adquirir um novo projecto. Após o tempo inicial e as estimativas financeiras, precisa de encontrar pessoas que o possam levar a cabo.

Encontrou-os, mas e agora? Pode planificá-los na sua plataforma de software ou folha de cálculo, mas verá que a eliminação planeada aumentou. E se o seu cliente for com outra empresa, e de repente as pessoas que planeámos ficarem sem o trabalho planeado? A sua taxa de utilização cairá drasticamente.

Para evitar tais surpresas, Primetric permite reservar e desenhar pessoas para projectos, e criar projectos incertos. Tudo isto está reflectido no gráfico. Graças a isto, é possível ver como é a sua utilização de recursos programada para projectos que estão a acontecer com certeza e para aqueles que são incertos. 

Em Primetric, pode utilizar reservas para certos projectos e esboços para projectos incertos que ainda não tenham sido confirmados pelo departamento de vendas:

Os três ícones seguintes Atribuições têm os seguintes significados: negro - projecto de projecto, amarelo - projecto reservado, verde - projecto activo.

g. Como medir a utilização real e facturar o cliente de forma diferente?

Por vezes tem um projecto em curso com alguns programadores a tempo inteiro a trabalhar no local. Mas entretanto, ainda participam em reuniões internas e por vezes até saltam rapidamente para outro projecto durante algumas horas por semana.

Por um lado, pretende utilizar o seguimento do tempo para gerar uma factura para o cliente. Por outro lado, quer ver a utilização real dos seus empregados e o tempo efectivamente gasto neste projecto.

Aqui está uma solução. Em Primetric, pode registar o tempo de trabalho em muitos projectos ao mesmo tempo. Mas quando factura o cliente, pode introduzir o número de horas adequado e a taxa de facturação acordada. 

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h. Quando implementar a fórmula da taxa de utilização?

Quando se deixa de ter controlo directo sobre o que está a acontecer na empresa. As pequenas equipas são fáceis de gerir. 5-15 pessoas. Mas uma estrutura maior com PMs com as suas próprias responsabilidades, ninguém sabe quem faz o quê, e isto traduz-se numa falta de conhecimento sobre eficácia.

Se começar a sentir que lhe falta conhecimento sobre o que está a acontecer nos seus projectos, e os departamentos de vendas, PMO, e dev mudarem as suas necessidades e lutarem por recursos, significa que é tempo de medir a utilização.

É tudo sobre a saúde do seu negócio. Mesmo na fase inicial, quando tem a impressão de estar a controlar totalmente a situação, vale a pena seguir a sua taxa de utilização e optimizá-la ao longo do tempo para aumentar a rentabilidade ou simplesmente antecipar os problemas de tempo/ carga de trabalho da bancada.

i. Quem deve ser responsável pela medição da taxa de utilização?

Tudo depende da dimensão da empresa e das responsabilidades em torno da atribuição de recursos numa dada empresa:

• Auto-organização e distribuição
• Gestão de cima para baixo
  

Na maioria das vezes, medir a utilização é o trabalho de um COO em empresas mais pequenas e de um Gestor de Recursos em empresas maiores. 

Em algumas empresas, as pessoas responsáveis pela gestão de projectos têm mais responsabilidades e afectam pessoas a projectos ou tomam conta da afectação de recursos. O COO verifica então se tudo funciona bem e se a taxa de utilização é elevada (especialmente importante em projectos de T&M).

Para si

O cálculo e análise da taxa de utilização dos funcionários pode tornar-se complicado, especialmente se estiver a fazer malabarismos com dados de diferentes folhas de cálculo e não tiver nenhuma ferramenta de automatização em vigor.

Além disso, provavelmente não tem muito tempo disponível para isto. Mas ainda precisa destes conhecimentos para gerir a sua margem de lucro. A compilação manual de dados a partir de folhas de cálculo e relatórios não a vai cortar.

Uma plataforma como a Primetric faz todo o trabalho pesado por si. Combina características de seguimento do tempo com planeamento e alocação de recursos recortados para as necessidades das agências de desenvolvimento de software.

Se se sentir sobrecarregado pelas suas folhas de cálculo, procurando uma única fonte de verdade, ou tentando dar sentido às suas atribuições, inscreva-se numa demonstração para ver como o Primetric poderia ajudá-lo a eliminar o tempo de bancada e a aumentar as suas facturas.