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Mesmo os mais pequenos negócios de TI não se podem dar ao luxo de utilizar folhas de cálculo a longo prazo. O Excel pode ser seu amigo a curto prazo, mas as folhas de cálculo não são práticas para desenhar uma visão a longo prazo das cargas de trabalho ou da rentabilidade, porque não são:
a) escalável
b) fácil de usar
c) claro
d) e adaptá-los aos papéis na organização e para conceder/receber acesso é difícil.
Se estiver a gerir uma empresa de serviços TI de maior dimensão, você ou o seu PM provavelmente precisarão de actualizar de simples folhas de cálculo ou aplicações de gestão de projectos para uma solução integrada que centralize os dados-chave financeiros e de atribuição para todos os seus projectos.
Mas quando é o momento certo para implementar este tipo de software? Como pode dizer que já não é um bom software, mas uma necessidade crítica do seu negócio? Continue a ler para descobrir.
O que é software de gestão financeira de projectos?
O software de gestão financeira de projectos é um termo geral para soluções que incluem funcionalidades específicas de gestão financeira e de projecto.
Num cenário ideal, uma tal solução pode tornar-se uma única fonte de verdade para toda a empresa. É por isso que reduz a dupla reserva ou overbooking, elimina muitas reuniões, e melhora o trabalho de equipa.
Graças a tais conhecimentos de inteligência empresarial, os PM podem aumentar o desempenho do projecto e manter as margens de lucro ao nível de que o seu negócio necessita para crescer.
Quanto é preciso para implementar um sistema de acompanhamento financeiro?
A implementação de instrumentos de gestão financeira é um processo que nunca deve ser executado rapidamente e sem prestar atenção aos detalhes. Isto porque tomará algumas decisões bastante importantes com base nos dados que fluem a partir deste software.
Quanto tempo leva realisticamente desde o momento em que decide implementar uma plataforma até ao seu lançamento em toda a sua empresa? Prepare-se melhor para um longo processo que pode durar mesmo alguns meses.
Mas confie em mim, levar o seu tempo é a melhor coisa que pode fazer aqui.
Se implementar uma solução de gestão de projecto o mais rapidamente possível e sem prestar atenção a pormenores como o fluxo de trabalho da sua empresa, arrisca-se a desperdiçar muito dinheiro.
O sistema de rastreio financeiro que se obtém no final pode não se alinhar perfeitamente com o seu processo. Por isso, terá de modificar o seu fluxo de trabalho (e porque deverá fazê-lo quando já funciona realmente bem para o negócio?) ou pior - realizar a implementação de novo. Provavelmente não vai querer perder tempo e dinheiro com isso.
Agora vê porque é que implementar uma nova ferramenta brilhante não vai tornar o seu negócio instantaneamente bem sucedido.
Para se chegar à gestão financeira do projecto, é necessário construir um fluxo de trabalho testado em batalha para todos os intervenientes no projecto. E depois encontrar uma solução que se alinhe perfeitamente com ele.
Comece a implementar a sua solução antes que seja demasiado tarde
Como PPM ou COO, é preciso estar preparado para o futuro, e não apenas ocupado em apagar fogos.
Se está a considerar implementar uma plataforma de gestão de projectos que resolva os problemas financeiros para si, é um sinal de que precisa mais do que pensa.
Só vai ganhar se implementar essa ferramenta desde o início. Quanto mais tempo se espera, maior é o crescimento da sua empresa, e mais cara é esta implementação.
O momento certo para a implementação é também quando está a preparar a empresa para escalar ou quando surge um sinal no seu negócio de que está na altura de crescer. Tais sinais podem ser:
- Num determinado período de tempo, tem mais clientes a bordo do que antes,
- Os seus PMs estão a lutar para conseguir programadores para os seus projectos,
- Os PM não podem lidar com mais projectos do que aqueles com que lidam actualmente.
Se esse sinal vier do departamento financeiro a apontar um problema, significa que já está muito atrasado com esta implementação. Não espere que a sua equipa financeira venha ter consigo - comece a planear a implementação assim que vir a escala da sua empresa.
Quando saber que já é altura de ter um sistema de rastreio financeiro?
Como se pode saber se é tempo de implementar uma solução de gestão financeira de projecto? Aqui estão alguns problemas que são indicadores claros desta necessidade no seu negócio.
As suas folhas de cálculo são incompreensíveis (nem mesmo você)
Lida com múltiplas folhas de cálculo que levam uma eternidade a carregar. Descobrir qualquer coisa começa a demorar muito tempo porque é necessário integrar dados.
E cada vez mais pessoas vêm ter consigo com perguntas, porque é o único que sabe como as navegar.
A optimização desta área pode tornar-se uma enorme vitória. A empresa australiana de TI HSD implementou a Primetric e reduziu o tempo necessário para obter dados de 15 horas por semana para 30 segundos. As poupanças e ganhos da empresa aumentaram em mais de 200.000 dólares por ano!
Não tem uma única fonte de verdade sobre as atribuições
Um mal-entendido em torno de tarefas pode estar a fazer com que os membros da sua equipa percam tempo em tarefas sobrepostas ou duplicadas.
Por vezes, é necessário deslocar pessoas de um projecto para outro. Se os PMs não tiverem um sistema para isso, podem surgir questões como a atribuição de mal-entendidos ou reservas duplas (e criar ainda mais trabalho para si).
Aqui está o screenshot do extenso documento criado por um dos nossos clientes para poupar tempo e optimizar o processo de atribuição. Se quiser descarregar esta parte para a implementar na sua organização, pode fazê-lo aqui:
Você e os seus PMs passam muito tempo em reuniões
E não é como se estivesse ocupado criativamente com o brainstorming. Basta actualizarem-se uns aos outros sobre quem irá trabalhar em que projecto, quando, e por quanto tempo. Constantemente.
Tenho a certeza que tem coisas mais importantes a realizar com o seu tempo do que atribuir recursos manualmente.
Não tem uma visão de pássaro do que se está a passar no seu negócio
Quando as pessoas lhe fazem perguntas, tem de consultar sempre as suas folhas de cálculo para obter as respostas. Isto começa a ocupar demasiado do seu tempo e mantém-no longe do que é realmente importante.
Não tem a certeza de quão lucrativos são realmente os seus projectos
Não tem ideia de como os recursos do seu projecto estão a ser utilizados. Está a esgotar todo o tempo que lhe foi atribuído? Ou está a exceder os limites com a sua estimativa? É impossível saber se não tem em mãos nenhuma solução de gestão de projecto.
A taxa de utilização de recursos é um mistério
Haverá alguém que trabalhe demasiado horas extraordinárias? Antes de se aperceberem disso, isto pode ser uma bola de neve para uma questão maior e causar problemas como a perda de motivação.
Se pelo menos uma das questões acima enumeradas ressoar consigo, é mais do que tempo de investir num sistema de rastreio financeiro. Se não resolver estas questões antes do crescimento do seu negócio, terá um impacto negativo em toda a empresa.
Que características pode esperar de um software de gestão de projectos de qualidade? Aqui está a resposta.
Dizer adeus às folhas de cálculo
A implementação de software de gestão financeira de projectos no momento certo irá poupar-lhe muitos problemas. Quanto mais tempo esperar, mais difícil será ser atingido ao tentar controlar o caos das afectações, das utilizações e das finanças.
Quer dar o primeiro passo hoje? Agende comigo uma demonstração para ver como a Primetric pode ajudá-lo a resolver as questões financeiras e de gestão mais prevalecentes nas empresas de TI.
