Quando implementar o software de previsão de projectos (e como fazê-lo correctamente)?

Eu sei o que está a pensar. Está super ocupado e passa o tempo todo a atear fogos. Porquê acrescentar outra tarefa ao seu prato? Mas confie em mim: nada mudará se continuar a ser urgente e importante, e é importante implementar uma ferramenta que o ajudará a reduzir os incêndios de forma permanente. É uma ferramenta que muda o jogo. 

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Business Intelligence

07/11/2021

Índice

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O que precisa para facilitar a sua vida (e obter espaço suficiente para, digamos, planeamento estratégico?) são:

  • um grande fluxo de trabalho e metodologia para dar sentido a tudo isto,
  • e uma solução de software que se alinha perfeitamente com ela.

A melhor coisa sobre o software é que ele lhe tritura os dados e lhe dá uma ajuda mesmo na tarefa mais horrível de todas: a previsão. 

Prever o futuro é realmente útil - pode planear projectos e atribuir melhor os recursos, obter a margem de lucro que deseja, e - em última análise - fazer crescer o seu negócio. 

Continue a ler este artigo para saber que software de previsão de projectos, quando implementá-lo, e como fazê-lo correctamente para obter o máximo de resultados.

O que é software de previsão de projectos?

As soluções de software de previsão de projectos baseiam-se em análises preditivas, uma funcionalidade de software que ajuda gestores como você a ver basicamente o futuro. 

A ideia é que ao olhar para os seus dados históricos, pode descobrir tendências e aprender mais sobre o que aconteceu para prever o que é mais provável que aconteça a seguir. 

Isto é especialmente valioso para projectos que se prolongam por vários meses ou mesmo anos, onde muitas variáveis como as despesas gerais da sua empresa podem mudar com o tempo. É preciso ter uma forma de prever os seus custos - caso contrário, arrisca-se a que o seu projecto não lhe traga a margem de lucro necessária para que o seu negócio cresça.

E esta é apenas uma das muitas razões pelas quais a obtenção de software de previsão de projectos é uma boa ideia. 

3 razões pelas quais se deve implementar software de previsão de projectos

1. Terá uma única fonte de verdade como um poderoso ponto de referência

Muitos mal-entendidos em torno da atribuição de recursos acontecem porque as pessoas não têm acesso a uma fonte de verdade constantemente actualizada. Problemas como a dupla reserva, duplicação de tarefas, ou sobreposição de trabalho resultam disso. 

Por exemplo, durante um projecto a longo prazo, pode ser necessário deslocar alguém para outro projecto durante algum tempo. Se os seus gestores de projecto não tiverem um sistema para lidar com isso, tal atribuição cria problemas como mal-entendidos, reserva dupla, e ainda mais trabalho e frustração para todos os envolvidos. 

Um dos nossos clientes criou um extenso documento para poupar tempo e melhorar o seu processo de atribuição, focalizado exactamente nesta tarefa. Se quiser dar uma vista de olhos e implementá-lo na sua organização, pode descarregá-lo aqui:

Processo de atribuição

2. Terá uma visão aérea do que está a acontecer no seu negócio

O seu projecto é hoje rentável? 

Será rentável dentro de três meses quando estiver a alugar um novo grande escritório para a sua empresa e os seus custos gerais de organização ficarem doridos? 

Como é que os membros da sua equipa estão a gastar todo o tempo que lhes foi atribuído? Estão fora do limite com as vossas estimativas? 

Se não tiver instalado um software de previsão de projectos, será muito difícil responder a todas estas perguntas. 

Mesmo que seja extremamente meticuloso quando se trata de manter as suas folhas de cálculo. 

3. Acabaram-se as contratações de última hora com software de planeamento de equipas de qualidade

Claro, pode pedir aos seus empregados que façam horas extraordinárias se de repente forem necessários novos recursos no projecto e não houver ninguém disponível para ajudar. Mas as pessoas não podem suportar muitas horas extraordinárias. Mais cedo ou mais tarde, é simplesmente necessário contratar outro profissional. 

E sabe como isso pode ser difícil na nossa indústria. 

A contratação de um engenheiro DevOps pode, por vezes, demorar até 2 a 3 meses. E que dizer de um programador experiente de backend ou frontend? 

Não se pode esperar que os clientes esperem meses antes de expandir o seu projecto. 

Se estiver equipado com software de planeamento de equipas de alta qualidade, isto deixará de ser um problema. Será capaz de saber quando uma determinada necessidade surgirá muito antes desse momento - e fazer rolar a bola com o seu departamento de RH. 

Como pode imaginar, o departamento de RH também vai ficar contente com isso. Ninguém gosta de se despachar para um aluguer de última hora. 

Como dizer que está na hora de implementar software de previsão de projectos? 

Aqui estão alguns sintomas que indicam que precisa de obter uma solução de previsão de produto o mais depressa possível. 

Não prevê absolutamente nada

Cada povoado é uma surpresa para si. Muitas vezes não se sabe o quão rentável será um projecto até que se gere efectivamente a primeira factura. 

Há muitas razões pelas quais os gestores não utilizam ferramentas de previsão para aprender mais sobre o futuro dos seus projectos. 

Talvez nunca tenha tentado uma que lhe desse bons resultados. Ou não acredita que as suas estimativas sejam suficientemente precisas para se manterem no futuro. 

Confie em mim, começar a qualquer momento vale a pena. Quanto mais dados forem introduzidos no sistema, mais precisas serão as suas previsões.  

O futuro está a tornar-se cada vez mais difícil de prever

As coisas mudam rapidamente na indústria das TI. As pessoas vêm e vão, os clientes aparecem do nada e de repente envolvem-no no turbilhão de projectos que consomem tempo. 

Como empresa de serviços de TI, é natural que queira permanecer de mente aberta e dizer sim a cada projecto. 

Pode parecer contra-intuitivo, mas aqui está:

Mas se não correr os números e apenas abraçar entusiasticamente todas as oportunidades, estará a impedir o seu negócio de crescer mais rapidamente. 

Ao implementar uma solução de previsão, será capaz de comprimir números rapidamente e verificar se as taxas propostas se adequam às suas expectativas no que diz respeito à sua margem de lucro. 

Precisa de apoiar o seu negócio a longo prazo

Se está a gerir um negócio de serviços de TI e está a falar a sério (o que acho que está, se estiver a ler este artigo), é provável que queira assegurar o seu crescimento a longo prazo. 

A previsão ajuda a fazer isso. Prever desde a taxa de utilização dos funcionários até ao desempenho financeiro a longo prazo é possível se se obtiver a solução certa que suporte este tipo de funcionalidade. 

O que procurar no software de previsão de projectos? 

1. Planeamento de produtos e funcionalidade de programação de recursos

Uma boa solução de previsão de produtos deve incluir mais do que uma simples atribuição de pessoas para projectar dentro de um prazo específico. 

O que precisa é de uma opção para executar simulações de diferentes cenários para verificar como as suas decisões podem ter impacto na rentabilidade do seu projecto. As melhores soluções no mercado dão-lhe esta capacidade - pode prever as taxas de realização do projecto, a disponibilidade para atribuição de recursos, ou mesmo o número previsto de vagas.

Este tipo de visão a longo prazo é essencial para a tomada das melhores decisões para o seu negócio. 

2. Excelentes características de relatório

De que outra forma pode dizer se o seu negócio está a ir na direcção certa? 

Eis a parte interessante sobre a elaboração de relatórios: funciona melhor se cobrir dados sobre os seus projectos mas também sobre o seu povo. 

Desde dados financeiros a taxas de utilização dos empregados, uma solução adequada dá-lhe tudo num só lugar. Um bónus adicional é a visualização de dados que acelera o processo de extracção de conhecimentos dos dados - tanto para si como para os seus gestores de projecto. 

Não há como negar que o nosso cérebro humano adora a visualização e o raciocínio com ela é muito mais fácil. 

3. Características de previsão

Saber o que aconteceu no passado é importante na gestão de projectos. Mas o verdadeiro valor dos dados históricos reside nas percepções que pode desvendar sobre o futuro. 

Afinal, estamos todos no negócio da inovação - o que significa olhar para o futuro. 

Uma boa solução de previsão de produto irá apresentar uma série de métricas diferentes, como a rentabilidade do produto, a alocação de empregados, a taxa de utilização dos empregados, e muito mais. 

Ao prever tudo isto, será capaz de formular planos mais realistas e evitar surpresas que surgirão mais tarde. E o melhor é que poderá sempre comparar os seus planos com a realidade para verificar onde é que as suas estimativas não são realistas. E depois nunca mais cometa o mesmo erro. 

4. Modelos financeiros

Uma solução adequada de previsão de produtos precisa de incluir características de Business Intelligence que lhe permitam mergulhar profundamente no seu projecto e nas finanças empresariais.

Ao aceder a este tipo de dados, poderá dizer instantaneamente se um projecto será ou não rentável - e por quanto! 

E se algo correr mal, pode imediatamente tomar medidas para mudar algo e assegurar a margem de lucro de que necessita. 

Quando devo implementar o software de previsão de projectos? 

Mais cedo é melhor do que mais tarde, mas mais tarde é melhor do que nunca. 

Não há como negar que gerir uma empresa de TI maior lhe dá mais dores se não tiver um sistema como esse em funcionamento. Especialmente quando departamentos como finanças ou RH começam a queixar-se da sua falta de capacidade de previsão a longo prazo. 

Mesmo que esteja a gerir uma empresa mais pequena, provavelmente vai crescer - e depois vai encontrar-se em apuros se não tiver uma solução para lidar com essa escala. 

Certifique-se de planear a sua implementação durante um momento que seja seguro para si - não quando estiver a combater tempestades. Trate-o como um projecto real na sua empresa com todos os seus produtos, incluindo a gestão da mudança, que é indiscutivelmente uma das partes mais difíceis de implementar software como esse. 

Mas confie em mim, planeamento calmo, gestão estruturada dos recursos, uma rápida visão geral ao vivo dos relatórios mais importantes... tudo vale a pena.

Ao desenvolver capacidades de previsão na sua empresa, irá

  • Construa uma conduta de recrutamento sólida e nunca se encontre sem especialistas quando eles são necessários, 
  • Mantenha a sua taxa de rentabilidade sob controlo, prevendo não só as suas receitas mas também os seus custos.
  • E aumentar o seu fundo do poço no processo. 

Eu sei que gerir uma empresa de serviços de TI é uma luta. Já estive onde está neste momento e não consegui encontrar uma forma de compreender para onde ia a minha empresa. Foi por isso que construímos a Primetric.

Se estiver curioso sobre como funciona uma solução de previsão de projectos, reservar uma demonstração e mostrar-vos-ei todas as incríveis funcionalidades de previsão que preparámos para gestores ocupados como vocês.


Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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