Why Growing Your Company Is Impossible without Project Control Software

O crescimento do seu negócio de TI sem este tipo de software é quase impossível. 

Provavelmente quer dormir bem após horas, sabendo que fez tudo o que estava ao seu alcance para ajudar o seu negócio a ter sucesso. Implementar uma solução de controlo de projectos pode ser uma das coisas que faz neste trimestre que o aproxima desta visão. 

Continue a ler para saber porque estou tão confiante de que o controlo do projecto pode fazer toda a diferença no seu negócio de TI.

O que são controlos de projecto para PPM?

Os controlos de projectos são processos que as empresas utilizam para recolher e analisar dados de projectos. A ideia é manter o custo e o calendário do projecto no bom caminho. 

Os controlos do projecto constroem um processo iterativo que o ajuda a medir o estado de um projecto, a prever os seus prováveis resultados com base nas medições - e depois a melhorar o seu desempenho se esses resultados não parecerem muito bons. 

Para lhe dar uma melhor ideia do que são controlos de projectos, aqui estão algumas actividades que encontrará sempre sob este termo geral:

• Alinhando os seus projectos com o seu portfólio ou objectivos e metas empresariais. 
• Desenvolvimento de uma estrutura de trabalho de ruptura (WBS). 
• Orçamentar e prever os seus projectos. 
• Custo do projecto de monitorização. 
• Feedback e relatórios sobre os projectos. 
• Colaborando nos calendários iniciais do projecto. 
• Desenvolvimento de uma instalação de gestão de riscos.
• Optimização de estratégias de projecto para melhorar os resultados futuros.

7 processos que definem os controlos dos projectos

1. Orçamentação

O seu processo de orçamentação é mais importante do que espera. Ao integrá-lo sem problemas em todas as outras actividades do projecto, irá desfrutar de margens de lucro consistentes nos seus projectos. Saberá também porquê e quando ocorrem diferenças nas suas expectativas em relação à realidade. 

A seu tempo, aperfeiçoará as suas estimativas orçamentais e desenvolverá um modelo transparente disponível a todos os interessados. Servirá de referência durante todo o projecto e ajudá-lo-á a compreender o mais importante - o fluxo de caixa de que necessita para manter o seu negócio a funcionar. 

2. Planeamento do projecto

O planeamento é um passo fundamental para a execução de qualquer projecto. Isto é quando os gestores e controladores de produtos colaboram frequentemente para criar planos de projecto, horários e estimativas de custos. 

É uma actividade essencial para a construção de uma linha de base com a qual se pode trabalhar ao longo de todo o projecto. 

Num cenário ideal, pode sempre comparar os seus planos com a realidade enquanto o projecto está a decorrer e uma vez concluído. Estes conhecimentos ajudá-lo-ão a compreender os seus erros e a corrigi-los.

3. Gestão do risco

Os controlos do projecto abrem a porta para uma gestão mais precisa dos riscos. É possível identificar riscos, monitorizá-los proactivamente, e depois elaborar planos de contingência para os enfrentar. 

Dessa forma, os riscos não terão o maior impacto possível no seu orçamento ou no seu calendário. É a melhor forma de evitar que os riscos aconteçam no futuro. 

4. Gestão da mudança

Quantas vezes é que um projecto se desvia do seu caminho? Na maioria das vezes, não acontece por causa de um único factor, mas é um efeito cumulativo de várias coisas que podem passar despercebidas até se apresentarem como um problema. 

É por isso que a gestão da mudança é tão importante. Ao acompanhar as mudanças e ao compreender o seu impacto no projecto, pode aprender instantaneamente se o projecto se mantém ou não no bom caminho. 

Esta é também uma oportunidade para desenvolver o seu processo de avaliação, aprovação e responsabilização para apoiar a sua equipa em todas as fases de monitorização de projectos. 

5. Previsão

Trabalhar na exactidão das suas estimativas vale o seu tempo. Pode obter muito mais informações sobre o que actualmente faz subir os seus custos e programar ultrapassagens. 

A medição do progresso também lhe dá muita informação aqui. Não é possível prever projectos com base em dados, certo? 

Para se ter acesso a esta percepção, é necessário comparar o custo real não comprometido e extrapolá-lo para corresponder à sua previsão (por exemplo, utilizando métodos e fórmulas de previsão padrão). 

Mas fazer tudo manualmente não o vai cortar quando se está a trabalhar num ambiente empresarial de TI de ritmo acelerado. 

É por isso que ter o melhor software de gestão de projectos informáticos com um módulo de previsão é um facilitador tão crítico para uma resposta rápida. Permite-lhe tomar medidas correctivas imediatamente assim que vê um projecto a sair do caminho. 

6. Gestão do desempenho

Se não estiver a utilizar Indicadores de Desempenho Chave (KPIs) para monitorizar a saúde do seu projecto e prever tendências, comece a fazê-lo o mais cedo possível. 

É a melhor forma de prever tendências no seu projecto e tomar medidas correctivas assim que vir algo a sair dos limites. 

As empresas que utilizam dados de desempenho para gerir projectos atingem uma taxa de sucesso esmagadora de 68% em comparação com os meros 7% para projectos que não tiram partido destes dados. 

7. Administração

Neste processo, estabelece basicamente todos os processos e sistemas que ajudam os membros da sua equipa a colaborar.

Mas estabelecer um processo é apenas um dos lados da moeda. A outra é acompanhar as actualizações de estado, capturando actas de reuniões e lições aprendidas e gerir fluxos de trabalho para que as pessoas se concentrem na execução em vez de organizarem tarefas de rotina.

Benefícios dos controlos de projectos para PPMs

Em projectos maiores desenvolvidos a longo prazo, enfrentamos muitas partes móveis que dificultam o alinhamento com os planos iniciais. Mas um acompanhamento e uma análise cuidadosos ajudam a manter tudo sob controlo. 

Eis o que pode fazer se começar a usar os controlos do projecto:

• Reduzir os custos do projecto, tomando decisões atempadas (de acordo com os seus KPIs). 
• Aumentar a previsibilidade do projecto em termos de custos e taxa de conclusão. 
• Obtenha uma melhor ideia sobre a margem de lucro que o seu projecto irá proporcionar. 
• Obtenha mais visibilidade na saúde financeira do seu projecto em todas as suas fases. 
• Mitigar a rasteira do âmbito do projecto. 
• Obter dados de avaliação comparativa significativos a utilizar na estimativa de projectos futuros. 
• Melhore a sua reputação pessoal como gestor que sabe controlar bem uma carteira de projectos. 
• Os seus ganhos comerciais são uma vantagem competitiva sobre as empresas com capacidades de gestão de produtos menos maduros. 
• Os membros da sua equipa são mais felizes, e a sua satisfação profissional é maior.

Software de controlo de projectos de 4 maneiras ajuda o seu negócio a crescer

1. Melhora a orçamentação vs. os custos reais

Ao saber quanto tempo e custo estimou para um projecto versus o que realmente aconteceu, ganha uma imensa riqueza de dados a utilizar para estimar projectos futuros. 

Praticamente qualquer técnica de estimativa depende do acesso a dados históricos. E o que é melhor do que as experiências e lições aprendidas por si próprio? 

Mas isso não é tudo. Também é possível comparar os planos com a realidade enquanto o projecto ainda está a decorrer. 

Por exemplo, se reparar que já gastou 70% do orçamento do seu projecto enquanto apenas entrega 50% do trabalho, pode imediatamente intervir e tomar medidas para evitar que o projecto ultrapasse o orçamento. 

2. Análise da capacidade de recursos 

Outro valor dos controlos de produtos para o crescimento do seu negócio são os dados que obtém sobre as suas capacidades de recursos. Ao investir em software de alta qualidade, obtém uma visão geral de todas as competências e níveis de antiguidade da sua empresa. Como resultado, pode ver que especialistas são mais utilizados nos seus projectos e comunicar as novas necessidades de contratação à sua equipa de RH. 

Isto é especialmente importante quando emparelhado com informação sobre a taxa de utilização dos empregados. Se notar que os seus engenheiros DevOps são constantemente 100% utilizados, é tempo de contratar alguns novos peritos. A sua satisfação profissional e motivação podem diminuir porque trabalham em plena capacidade durante demasiado tempo. 

Não quer sobrecarregar os seus empregados quando os reter é provavelmente a coisa mais inteligente que pode fazer para impulsionar o crescimento da sua empresa. Encontrar novos empregados irá provavelmente levar muito tempo e dinheiro em vez de trabalhar em tarefas de missão crítica. 

3. Prioritização

Os controlos do projecto dão-lhe muita informação valiosa para o planeamento financeiro. É especialmente importante para um negócio de serviços informáticos como o seu, que fica exposto a muitas oportunidades diferentes. 

E se dois clientes se aproximarem de si com projectos semelhantes, mas não tiver pessoas suficientes para cobrir os dois? Como pode dar prioridade a projectos com base nas competências que tem em mãos, bem como na informação financeira? 

Naturalmente, deve escolher o projecto com maior rentabilidade. Pode fazer uma simulação e dar rapidamente prioridade às oportunidades com base nas informações contidas no software de controlo do projecto. Integra dados desde relatórios financeiros a atribuições de recursos e equipa-o com os dados de que necessita para tomar as melhores decisões. 

4. Planeamento

O planeamento é um aspecto chave da vida de um PPM. Não quer deixar as coisas ao acaso, certo? 

O que precisa é de um processo de planeamento adequado, orientado por dados. Mas deitar as mãos a todos os dados e trazê-los para um só lugar é uma tarefa morosa se ainda se confiar em folhas de cálculo.

É por isso que uma solução integrada de controlo de projectos pode tornar a sua vida muito mais fácil - todos os dados estão no mesmo lugar, constantemente actualizados para reflectir o trabalho nos seus projectos.

Gostaria de ver quão fácil pode ser o planeamento e controlo dos orçamentos dos projectos? Marcar uma demonstração comigo para ver como a Primetric pode ajudá-lo a atingir todos estes objectivos e a fazer crescer o seu negócio.