Porque implementar software de gestão de projectos e recursos é uma obrigação

A implementação de uma nova solução de gestão de recursos é difícil quando se está constantemente ocupado a apagar fogos e a assegurar que as coisas correm sem problemas. Já percebi. Mas afinar o seu fluxo de trabalho e implementar um software de gestão de projectos que se alinhe perfeitamente com ele é a melhor coisa que pode fazer pela sua empresa neste momento.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Gestão de Projectos

24/10/2021

Índice

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O que é que pode ganhar se adicionar este software ao seu arsenal de ferramentas para controlar projectos e recursos? E porque é que o próximo trimestre é o melhor momento para o fazer?

Continue a ler para descobrir o valor do software de gestão de projectos e recursos para uma empresa de TI como a sua.

Porquê utilizar software de gestão de projectos e recursos em primeiro lugar?

Vamos começar com alguma introspecção. Aqui estão algumas perguntas a que pode responder:

  • Todos os seus projectos são tão rentáveis como você precisa que eles sejam? 
  • Será que algum membro da equipa tem demasiado trabalho e acaba constantemente a fazer horas extraordinárias?
  • Como é que o orçamento e o progresso do seu projecto estão esgotados?
  • Pode reservar o seu próximo projecto de forma descontraída, ou precisa de embaralhar e contratar novas pessoas o mais rápido possível?

Quando se faz malabarismo com folhas de cálculo e se mantém a informação espalhada por diferentes sistemas, responder a todas estas perguntas com confiança não é uma opção.

E à medida que a sua empresa se expande, a obtenção dos dados correctos para o esmagamento tornar-se-á cada vez mais complexa se se cingir à sua actual forma de organização do trabalho e dos recursos.

Um projecto de qualidade e um software de gestão de recursos podem salvá-lo.

Eis o que obtém ao implementar uma solução que corresponde às suas necessidades:

  • Terá menos intercâmbios de comunicação que se tornarão confusos e começarão a exigir uma reunião apenas para organizar uma logística simples.
  • A sua equipa obterá uma única fonte de verdade que impulsiona o trabalho em equipa e reduz o overbooking,
  • A gestão e atribuição de recursos tornar-se-á mais eficiente,
  • Uma gestão de projectos mais inteligente graças aos conhecimentos de business intelligence,
  • Assegurar a rentabilidade do seu projecto ao nível que necessita,
  • Menor probabilidade de dupla reserva ou sobre-reserva de recursos,
  • As visualizações de alocação de recursos ajudá-lo-ão a compreender melhor a carga de trabalho do pessoal.

Como saber se é tempo de obter software de gestão de projectos e recursos?

Uma pequena empresa de serviços de TI pode ganhar muito com a implementação deste tipo de software.

Como assim? Porque, mais cedo ou mais tarde, a escala do seu negócio irá forçá-lo a fazer algo a esse respeito. Acrescentar uma nova solução sob pressão não é o ideal.

Assim, quando se trata de implementar software de gestão de recursos do projecto, mais cedo é melhor do que mais tarde - mas mais tarde é melhor do que nunca.

Como pode dizer que o seu negócio está maduro para este tipo de solução?

Aqui estão alguns sinais indicadores a ter em conta:

  • Você e os seus colegas de trabalho passam uma quantidade significativa de tempo em reuniões ou conversas de logística. E não é como se estivessem a fazer brainstorming criativamente. Estas reuniões têm tudo a ver com determinar quem vai trabalhar em que projecto, quando, e por quanto tempo. Tenho a certeza que tem coisas mais importantes a realizar com o seu tempo do que atribuir recursos manualmente.
  • Não se tem uma visão de pássaro do que se passa no negócio. As pessoas fazem-lhe perguntas, e tem de passar pelas suas folhas de cálculo sempre que isso acontece para obter as respostas. Isto está a ocupar demasiado do seu tempo e a impedir que se concentre no que é realmente importante.
  • Não dispõe de qualquer informação sobre a rentabilidade do projecto. Não tem ideia de como os recursos do seu projecto estão a ser utilizados. Está a esgotar todo o tempo que lhe foi atribuído? Ou está a exceder os limites com a sua estimativa? É impossível de dizer.
  • Não tem ideia do que o taxa de utilização dos seus empregados é. Há alguém que trabalhe demasiadas horas extraordinárias? Isto pode rapidamente transformar-se num problema maior, tal como uma perda de motivação que leva a uma queda na qualidade do serviço.
  • As suas folhas de cálculo não são incompreensíveis para ninguém. Não são de fácil utilização. Demoram uma eternidade a carregar. As pessoas agredem-no com perguntas porque é o único que compreende como as navegar.
  • Devido ao mal-entendido em torno das suas tarefas, os membros da sua equipa perdem tempo em tarefas sobrepostas ou duplicadas.

Se pelo menos uma das declarações acima se aplicar à sua empresa, é altura de começar a explorar o software de gestão de recursos do projecto. 

Se não resolver estas questões antes de expandir o seu negócio, a vida tornar-se-á extremamente difícil para todos os envolvidos.

Mas para que este software transforme verdadeiramente o seu negócio, que características precisa de ter? 

Na secção seguinte, passarei em pormenor por estas características críticas.

Que características pode esperar do software de gestão de recursos do projecto?

1. Solução SaaS vs. On-Premises baseada na nuvem

Muitas empresas estão preocupadas com a segurança e privacidade dos dados na nuvem. 

Mas as soluções baseadas nas nuvens continuam a ser uma escolha fantástica:

  • São actualizados em tempo real, sem custos adicionais para si.
  • O custo das novas características está incluído no preço.
  • Pode confiar em cópias de segurança de dados, uma vez que o software é rápido e eficiente.

Por outro lado, as soluções no local proporcionam maior segurança e personalização (por causa de um centro de dados próprio). No entanto, o software on-premises tem alguns inconvenientes significativos:

  • É responsável pela instalação e manutenção dos seus servidores e aplicação.
  • Não receberá actualizações automáticas (ou necessitará de pagar mais por elas),
  • Em caso de catástrofe, a sua continuidade comercial está em risco. 

Se escolher uma solução SaaS baseada em nuvens, certifique-se disso:

  • Tem um excelente apoio ao cliente,
  • Segue regulamentos como o GDPR,
  • Permite cantar DPA, SLA, e MSA para total segurança,
  • Vem com backups de dados e a opção de exportar dados a partir do sistema,
  • Inclui SSO (relevante se utilizar os serviços do Google ou do Azure Active Directory).

Na Primetric, assegurámo-nos de que a nossa solução incluía todos os aspectos acima referidos.

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2. Personalização, flexibilidade, e escalabilidade

É inútil investir numa solução que o obrigue a modificar o seu estilo de trabalho. Faz isto há muito tempo e tem um sistema infalível no seu lugar. A ferramenta que utiliza deve ser suficientemente adaptável para satisfazer as suas exigências.

Por exemplo, na Primetric, adaptamos constantemente a nossa solução às necessidades específicas de cada cliente, e fazemos sempre uma investigação exaustiva para lá chegar. 

É assim que asseguramos que a nossa plataforma está totalmente alinhada com a forma como o seu negócio funciona - e que pode suportar quaisquer mudanças futuras.

3. Integração com outros sistemas ou APIs

Provavelmente já está a utilizar uma variedade de ferramentas para gerir o seu projecto. 

Investir numa ferramenta de gestão de projectos que se integra sem esforço com o seu ambiente é uma decisão sábia. 

As integrações aceleram o processo de implementação e ajudam-no a ganhar a adesão da equipa, não tendo de mudar para novas tecnologias.

4. Diferentes opções de autorização

Uma das razões pelas quais gestores como você implementam uma solução de gestão de recursos de projecto é porque não querem continuar a responder às mesmas perguntas: 

  • Durante quanto tempo irá este promotor trabalhar nesse projecto?
  • Estará este especialista disponível dentro de duas semanas para começar a trabalhar no meu projecto?
  • Quando começará um projecto com esse cliente retalhista?

Para resolver isto, é necessário criar uma única fonte de verdade para todas as pessoas, incluindo gestores de projecto, pessoal de RH, e até mesmo membros da equipa técnica. 

Ao mesmo tempo, não quer que cada peça de informação seja visível para todos - pense nas tarifas horárias dos membros da sua equipa. É por isso que é fundamental ter uma ferramenta com uma variedade de escolhas de acesso.

Os gestores de projecto podem facilmente planear e recolher informações em Primetric. Mas os promotores só verão as suas alocações e não os seus conhecimentos financeiros sobre a rentabilidade do projecto.

5. Atribuição de recursos e planeamento de projectos

Trata-se de mais do que simplesmente atribuir indivíduos a tarefas dentro de determinados limites de tempo.

É preciso ser capaz de realizar simulações de vários cenários para avaliar como as suas escolhas irão afectar a margem de lucro do projecto. 

As melhores soluções de gestão de recursos no mercado permitem antecipar as taxas de conclusão do projecto, a disponibilidade de recursos, e o número de vagas num projecto.

Precisa desta visão a longo prazo para tomar as melhores decisões para o seu negócio.

6. Características de relatórios sólidos

De que outra forma pode compreender a saúde do seu negócio se não dispõe de recursos de denúncia?

Os relatórios são mais eficazes quando incluem dados sobre os seus projectos em vez de dados sobre os membros da sua equipa.

E quando digo dados, refiro-me a tudo, desde informação financeira a taxas de utilização de empregados. O processo de obter insights a partir de dados pode ser acelerado por muito, graças a características inteligentes como a visualização de dados. Podemos rapidamente obter insights a partir de dados dessa forma - é assim que os cérebros humanos funcionam.

7. Capacidade de prever com precisão

Pode aprender muito sobre os seus projectos analisando os dados do passado. Mas estamos no negócio da inovação - e isto significa prestar atenção ao futuro.

Uma solução decente deve permitir-lhe antecipar uma variedade de parâmetros, tais como alocação de recursos, taxas de utilização dos funcionários, rentabilidade do projecto, etc.

É assim que se pode fazer planos precisos e realistas - para não ser apanhado desprevenido mais tarde!

Em Primetric, pode também comparar os seus planos com a realidade para determinar onde as suas estimativas estavam incorrectas. Nunca mais cometerá este erro, e as suas capacidades de planeamento irão melhorar com o tempo.

Por falar em tempo...

8. Manter um registo do tempo de trabalho

Se quiser melhorar a antecipação da duração de um projecto e a forma de o avaliar, precisa de combinar o acompanhamento do tempo e as características de gestão do projecto.

As melhores soluções dão-lhe um seguimento do tempo e folhas de horas, mas também um painel de controlo onde se podem ver folhas de horas preditivas mostrando as tarefas em que as pessoas deveriam estar a trabalhar. 

Pode também verificar facilmente os custos e receitas gerados pelos membros da sua equipa por projecto, cliente, ou intervalo de datas específico.

9. Perspectivas financeiras e Business Intelligence

Finalmente, a sua solução de gestão de projectos deve permitir-lhe mergulhar profundamente nas finanças do projecto (e do seu negócio). 

Ao analisar estes dados num módulo de Business Intelligence, poderá dizer se o projecto vai ser rentável, por quanto, e se não for - arranje o que pode fazer hoje para mudar esse resultado futuro.

Implementar software de gestão de projectos e recursos é a sua jogada mais inteligente

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Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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