Optimização da força de trabalho explicada: estratégias, definição & exemplos

Sobre-reserva, bancos, atrasos e ausências inesperadas... Alguma vez se perguntou como lidar com elas, ou mesmo utilizá-las em seu proveito? Se o fez, pensou realmente na optimização da mão-de-obra. Eis como o processo o pode ajudar! 

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Planeamento de recursos

19/11/2022

Optimização da força de trabalho em exemplos: definições & estratégias

Índice

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O que é a optimização da mão-de-obra (WFO)? 

A optimização da força de trabalho é um processo que combina os princípios de desempenho empresarial com atribuição de recursos. Por outras palavras, utiliza estratégias e métodos empresariais para melhorar a eficiência dos funcionários e da organização, a produtividade e o empenho, tudo dentro dos limites estabelecidos pelas necessidades das pessoas, contratos e requisitos legais. O processo requer normalmente um software de optimização da força de trabalho, um bom horário - e uma abordagem centrada no envolvimento dos funcionários.

Que processos estão incluídos na optimização da mão-de-obra? 

Em geral, a optimização da mão-de-obra inclui processos tais como: 

Porque é que o OVNI é importante? 

Por vezes parece que os interesses da empresa e dos empregados parecem ir em direcções opostas. Este estado de coisas não é desejável nem benéfico para nenhuma das partes, e também pode ser prejudicial para a experiência do cliente. A optimização da força de trabalho foi criada para remediar esse problema.

A gestão da força de trabalho evita o overbooking, bancos, vagas e outros problemas comuns nas empresas que lucram com as horas trabalhadas pelos seus empregados. Além disso, também melhora a escalabilidade dos processos, permitindo que o negócio cresça sem problemas. Por outras palavras, a optimização da força de trabalho permite aos gestores alcançar melhores resultados, empenho, produtividade e benefícios mais rapidamente sem exploração. Por último, mas não menos importante, pode também melhorar a satisfação do cliente, melhorando o desempenho dos funcionários e a qualidade dos produtos como um todo.

Estratégias de optimização da força de trabalho - exemplos 

Vamos directos ao assunto - há algumas coisas que pode fazer para iniciar imediatamente a optimização da mão-de-obra e melhorar a eficiência operacional do seu negócio. Aqui estão algumas das escolhas mais populares - e as mais benéficas.

Estratégia 1: Programação com base na capacidade real

A programação de projectos pode soar como uma escolha óbvia neste momento. No entanto, não é o processo em si que o pode ajudar, mas sim os dados que se encontram na sua base. 

Muitas empresas afectam os seus recursos com base nas suas necessidades, tendo em mente apenas a satisfação do cliente, e não a disponibilidade real dos seus recursos. Esta abordagem é particularmente comum em empresas que utilizam o planeamento de recursos Jira, que não oferece quaisquer detalhes sobre as horas programadas, trabalhadas e disponíveis para determinados recursos. Por conseguinte, não surpreende que estas empresas se debatam com empregados com excesso de trabalho e elevadas taxas de rotatividade. 

Como resolver este problema com a gestão da mão-de-obra?

No entanto, este problema pode ser facilmente remediado. Com um software de optimização da mão-de-obra que calcula a capacidade (ou, por outras palavras, um número máximo das suas horas de trabalho num determinado período) de determinados empregados, os gestores de projecto podem ver exactamente quanto tempo os seus empregados podem gastar num determinado projecto. Como resultado, podem agir sobre a informação e planear as horas sem testar tanto o horário como a paciência do empregado. 

Estratégia 2: Acompanhamento do tempo e do orçamento

Sabemos que todos odeiam seguir o tempo em vários sistemas. Ainda assim, não é essa a questão da preferência - o rastreio do tempo pode fornecer aos gestores de projecto conhecimentos valiosos sobre o trabalho, bem como a sua qualidade e empenho, que podem utilizar para melhorar o trabalho de todos. Como resultado, é uma parte vital da gestão da mão-de-obra e, no final, da experiência do cliente.

Para que posso utilizar o seguimento do tempo?

Com o seguimento do tempo, pode ver: 

  • quanto tempo os seus empregados gastam no projecto, 
  • que projectos estão a demorar demasiado tempo, e que foram concluídos mais cedo do que o esperado, 
  • quais os empregados que são mais produtivos. 

Parece-lhe algo que um gestor gostaria de saber? 

Claro - estes são os próprios factores de que depende o sucesso do negócio. É por isso que o software de atendimento é essencial para todas as partes envolvidas. É também uma base para dados de desempenho de gatheing.

Mas e as finanças? 

No entanto, os dados de seguimento do tempo podem tornar-se ainda mais valiosos se perceber que as horas trabalhadas geram custos que afectam o desempenho financeiro do seu negócio. Com cada hora trabalhada e rastreada, o custo do seu projecto aumenta, enquanto que cada hora em falta no sistema basicamente falsifica o seu orçamento. Como resultado, algum do seu projecto pode ser menos rentável do que pensa - ou talvez não seja nada rentável. 

O que se pode conseguir combinando o acompanhamento do tempo com a gestão orçamental?

O acompanhamento do tempo combinado com a orçamentação pode ajudá-lo a evitar que esse tipo de informação escape à sua atenção, fornecendo-lhe informações sobre o mesmo:

  • todas as horas facturáveis e não facturáveis trabalhadas no seu negócio, 
  • envolvimento dos funcionários,
  • lucros tanto dos projectos como do trabalho de determinados empregados, 
  • custos de todas as horas seguidas numa forma de folha de tempos abrangente para equipas e indivíduos, 
  • taxas de margem, orçamentos, despesas gerais, e muito mais. 

Utilizando toda a informação que mencionámos, é possível alterar projectos e atribuições sempre que uma operação é posta em risco. Além disso, também se pode controlar as finanças ao mesmo tempo, em vez de ficar na ignorância até ao fim do projecto. 

Estratégia 3: Monitorização do desempenho 

A optimização da força de trabalho não consiste apenas em ver como os seus trabalhadores utilizam o seu tempo - trata-se também de garantir que eles utilizam o seu tempo em coisas das quais a empresa pode beneficiar. 

Como controlar o desempenho para fins de gestão?

Pode controlar o desempenho dos seus empregados por: 

  • verificar quanto tempo passam em actividades não contabilizáveis, tais como reuniões ou projectos internos. Geralmente, são a razão pela qual os lucros do trabalho de uma única pessoa caem - tentar minimizar o seu impacto sempre que possível. 
  • verificar quem está a demorar demasiado tempo nas tarefas, 
  • vendo como o seu trabalho corresponsabiliza com a sua estratégia empresarial,
  • encontrar as pessoas com a melhor e a pior produtividade e determinar a causa (talvez haja algo que possa melhorar para melhorar o seu trabalho?), 
  • vigiando o progresso de todo o projecto e reagindo a quaisquer problemas, 
  • detectar atrasos e outros riscos e geri-los em conformidade. 

Estratégia 4: Melhorar a transparência

Cada empregado planeia o seu trabalho por conta própria. No entanto, para o fazerem eficazmente, precisam de saber que responsabilidades podem esperar no futuro. É por isso que a melhoria da transparência é vital para a optimização da mão-de-obra. 

Como melhorar a transparência na análise?

Evidentemente, a melhoria da transparência não deve depender de reuniões intermináveis. O fluxo de trabalho de informação na empresa deve ser apoiado, antes de mais, com as ferramentas capazes de mostrar as responsabilidades e dependências ao especialista em tempo real, tanto para o âmbito do projecto como para os recursos.

Uma tal repartição das actividades planeadas juntamente com o tempo que deve ser gasto nelas fornece aos empregados informações valiosas que podem utilizar para optimizar o seu trabalho a uma escala pequena mas significativa. 

Posso fazer todas estas coisas em Excel? 

A utilização de Excel para a optimização da mão-de-obra desafia o próprio objectivo deste processo - reduz a transparência e complica as operações. Existem, contudo, algumas ferramentas e software de atendimento que são simplesmente perfeitos para o trabalho - em suma, podem ajudá-lo a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Primetric é uma delas; vejamos como lida com as estratégias de optimização da mão-de-obra que discutimos acima. 

Programação com capacidade em Primetric

Em Primetric a capacidade é calculada não só com base no número de dias de trabalho num mês para cada empregado, (embora esse seja o factor principal na equação, claro!), mas também utilizando a informação sobre feriados públicos. Como resultado, a ferramenta pode fornecer ao gestor uma capacidade realista para cada um dos empregados. 

Feriados públicos em Primetric
Os feriados públicos não são apenas exibidos em Primetric, mas também afectam a capacidade dos funcionários - como se pode ver na barra roxa, eles não têm qualquer capacidade para o dia. 

É importante notar que a informação não está escondida fora da vista. Sempre que é feita uma nova atribuição para um empregado, a sua capacidade é mostrada na Nova janela de atribuição. Qualquer sobre-reserva é instantaneamente recebida com uma notificação suficiente, evitando quaisquer erros e problemas. 

Notificações podem evitar o overbooking e actuar como parte da optimização da força de trabalho
A notificação de overbooking aparece quando a programação atribui demasiadas horas ao especialista em comparação com a sua capacidade

Acompanhamento do tempo e do orçamento em Primetric

Em contraste com outras ferramentas, Primetric especializou-se em combinar informação de diferentes esferas de negócio para assegurar que os níveis de serviço estão ao seu mais alto nível. O acompanhamento do tempo e a orçamentação não são aqui excepções! 

Seguimento do tempo em Primetric

Primeiro, vamos dar uma vista de olhos ao seguimento do tempo. Primetric tem o seu próprio módulo de seguimento do tempo, mas também pode ser utilizado para importar e transferir os dados do seguimento do tempo Jira. Independentemente da opção escolhida, os dados sobre as horas rastreadas aparecerão em tempo real tanto no perfil do funcionário como na linha temporal do projecto no calendário do projecto - tal como mostrado abaixo. Como resultado, mostra imediatamente o gestor quando os empregados estão sobrecarregados, ou o contrário - têm tempo para mais algum trabalho.

Uma visão das horas seguidas em Primetric
As horas seguidas em Primetric são marcadas com uma barra púrpura.

Como pode a Primetric processar os dados de seguimento do tempo?

Ainda assim, é aqui que a magia apenas começa. Graças à variedade de informação incluída no perfil do empregado, o sistema também tem informação sobre salários, vencimentos e taxas horárias de todos os especialistas. Sempre que um trabalho é rastreado, Primetric utiliza os dados para calcular os custos do trabalho realizado. Mais adiante, a informação pode ser utilizada em orçamentos de projectos (de facto, aparece lá automaticamente) ou para relatórios avançados, tais como o relatório da folha de tempos apresentado abaixo. 

Os relatórios de timesheet são também utilizados para optimização da mão-de-obra
Relatório de folha de tempos em Primetric combina finanças com horas seguidas

Monitorização do desempenho em Primetric

Primetric foi criado como uma ferramenta capaz de proporcionar aos executivos e gestores uma visão aérea de todas as operações e dos seus padrões. Como tal, a ferramenta oferece dezenas de relatórios, gráficos e tabelas que podem destacar, comparar e avaliar diferentes partes do seu negócio. 

Que dados se podem ver em Primetic?

Para efeitos de optimização da mão-de-obra, Primetric pode fornecer-lhe uma visão geral: 

  • progresso do projecto, 
  • utilização, 
  • disponibilidade, 
  • custos das horas trabalhadas, 
  • rentabilidade, 
  • vagas em toda a organização,
  • relatórios em tempo real,

Outros relatórios em Primetric

É claro que isso é apenas uma fracção dos relatórios que se podem encontrar na ferramenta. Outros módulos de relatórios também abrangem: finanças, desempenho do projecto, liquidações, rentabilidade, e muito mais. 

O relatório de utilização é uma parte essencial da optimização da força de trabalho
Relatório de utilização em Primetric

Melhorar a transparência com Primetric

Por último, mas não menos importante, Primetric é uma escolha perfeita para uma empresa que pretende delegar responsabilidades a especialistas específicos a longo prazo e não se preocupar com a falta de desempenho dos funcionários da bancada.

Graças ao calendário, cada empregado pode ver exactamente o que o futuro lhe trará - e isso aplica-se tanto a tempo inteiro como a tempo parcial, em projectos facturáveis e não facturáveis. O calendário também inclui outras variáveis, tais como folgas ou feriados públicos. 

Toda a gente tem acesso a esta informação?

Naturalmente, um empregado médio é impedido de ver relatórios e outros módulos avançados de gestão empresarial pelo sistema de nível de acesso incluído na ferramenta. As pessoas com estatuto de empregado só podem ver os detalhes do seu próprio trabalho no sistema, enquanto os Gestores e Administradores podem também navegar pelos detalhes e relatórios da empresa restringidos para que outros possam ver as estatísticas e melhorar ainda mais a experiência do cliente.

Benefícios da optimização da mão-de-obra 

Embora a optimização da mão-de-obra possa por vezes parecer um pouco onerosa, o processo vale cada minuto que se gasta a fazê-lo. Isto porque os benefícios da optimização da força de trabalho compensam o esforço de cada vez. 

Em que é que o WFO o pode ajudar?

A optimização da força de trabalho pode ajudá-lo: 

  • melhorar a produtividade das equipas e dos funcionários, ajustando a carga de trabalho de funcionários e equipas específicas, 
  • melhorar a previsão de recursos e ajudar os gestores de projecto a preverem vagas e novas contratações antes de cobrarem uma portagem em todo o projecto, 
  • utilizar ao máximo a capacidade dos seus empregados, melhorando os lucros ao mesmo tempo, 
  • gerir a atribuição a longo e curto prazo sem erros e hesitações, 
  • encontrar os empregados certos para o trabalho sem os fazer trabalhar em demasia,
  • melhorar a sua gestão empresarial, níveis de serviço e dar-lhe os dados de que necessita para melhorar a satisfação do cliente.

Melhore ainda mais o trabalho no seu negócio! 

A optimização da força de trabalho não é a única coisa que se pode fazer para potenciar o seu negócio. Sinta-se à vontade para ler sobre outros processos que o podem ajudar a fazer isso, inclusive: 

Ou, se quiser a nossa solução para o ajudar a gerir a optimização da mão-de-obra, basta reservar uma demonstração ou iniciar um ensaio com Primetric! 

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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