Processo eficaz de gestão da carga de trabalho - Dicas & Guia

O que é a gestão da carga de trabalho? 

A gestão da carga de trabalho é definida como o processo de atribuição de pessoas ou equipas inteiras às tarefas e projectos, enquanto acompanham o seu progresso e trabalham nas suas outras responsabilidades, se as houver. É uma parte essencial da gestão de projectos, bem como da gestão de recursos. 

Para simplificar, o principal objectivo da gestão da carga de trabalho é criar um calendário de atribuições que possa mostrar quem faz o quê e quando, com o mínimo possível de horas extraordinárias e bancos. 

No final, a gestão da carga de trabalho deve resultar na criação de um plano ou de um calendário com atribuições que mostrem a carga de trabalho exacta da equipa - tal como no exemplo abaixo. 

Porque é importante a gestão da carga de trabalho? 

Já sabemos o que é a gestão da carga de trabalho - mas porque é que precisamos de a discutir em primeiro lugar? 

Que problemas se podem resolver com a gestão da carga de trabalho? 

A resposta a essa pergunta é bastante simples. Isto porque ajuda os gestores a resolver inúmeros problemas que encontram no seu trabalho diário. Isso inclui: 

1. Especialistas com excesso de trabalho e/ou de bancada. O processo de gestão da carga de trabalho notifica o gestor do projecto sobre estes problemas antes que estes se tornem mais urgentes. Também melhora o moral dos membros da equipa, uma vez que estes não têm de lutar com demasiadas tarefas ou datas de vencimento irrealistas.
2. Gestão de vagas. No processo de gestão da carga de trabalho, as vagas são claramente visíveis antes do início do projecto. Como resultado, novos especialistas podem ser contratados antes que a falta das suas competências afecte negativamente as operações da empresa ou outros membros da equipa.
3. Gestão das afectações. Com numerosos projectos em mãos, os gestores de projecto podem por vezes ter dificuldade em fazer malabarismos com a disponibilidade dos seus especialistas e distribuir uniformemente a carga de trabalho da equipa. A gestão da carga de trabalho pode ajudá-los a prever a situação para as próximas semanas, melhorar a gestão de recursos e preparar as tarefas de uma forma precisa.
4. Resolução de conflitos entre diferentes projectos. Alguns especialistas trabalham em alguns projectos de uma só vez, enquanto outras operações carecem das suas competências em geral. A gestão da carga de trabalho prevê tais situações e resolve-as antes que se tornem urgentes ou onerosas para os membros da equipa. 
5. Criação de um horário de trabalho realista para o cliente. A gestão da carga de trabalho permite aos gestores estimar quanto tempo precisam para completar uma tarefa ou um projecto. Como resultado, podem fornecer aos clientes informações precisas e, como resultado, melhorar as relações com eles. Também afecta positivamente a gestão de projectos na empresa como um todo, uma vez que novos projectos podem ser ajustados com maior precisão aos já existentes. 
6. Gestão do risco. As ausências inesperadas são comuns em todas as indústrias. No entanto, com um processo de gestão da carga de trabalho em vigor, é possível reagir a elas o mais rapidamente possível e encontrar um substituto em minutos, se não segundos. Como resultado, a gestão da carga de trabalho da equipa não é tão incómoda. 

Gestão da carga de trabalho vs necessidades dos empregados

Além disso, os processos de gestão da carga de trabalho são também benéficos para os próprios empregados e membros da equipa, embora vejam o seu impacto um pouco mais tarde. 

Quando os especialistas recebem um plano de trabalho elaborado com processos de gestão de carga de trabalho em vigor, podem ver exactamente o que se espera deles, e quando. Como resultado, podem dar prioridade às suas tarefas e ser mais eficientes do que antes. 

Além disso, qualquer membro da equipa pode também ter a certeza de que os seus planos são exactos, uma vez que as hipóteses de contratempos no planeamento com a gestão da carga de trabalho são reduzidas. Se também puderem ver as suas tarefas em software de gestão suficiente, têm tudo para ter sucesso no projecto! 

5 passos para criar um processo de gestão da carga de trabalho

Não importa se quer gerir a carga de trabalho de um empregado, ou de toda uma equipa - o processo é semelhante para ambos os casos. Consiste nos seguintes passos: 

1. Rever a carga de trabalho actual

Para começar a planear um novo projecto, é preciso primeiro estabelecer quanto tempo cada membro da equipa e toda a equipa tem realmente em mãos. 

Para o fazer, é necessário calcular a sua capacidade disponível, que é a sua capacidade total menos ausências, feriados públicos, e tempo programado noutros projectos e tarefas. Vejamos um exemplo rápido de como fazer isto. 

Cálculo da capacidade do empregado para a gestão da carga de trabalho 

Por exemplo, um único especialista trabalha em média 160 horas por mês - essa é a sua capacidade total. No entanto, ele tirou três dias de folga, reduzindo esta quantidade em 24 horas, e já está afecto a um projecto diferente por mais 60 horas. Após deduzir estes dois valores da sua capacidade total, podemos ver que a sua capacidade disponível é de 76 horas. 

Lembre-se de que precisa de ter em consideração todo o tempo livre e ausências durante o cálculo da capacidade de gestão da carga de trabalho ou gestão de projectos em geral; sem eles, os seus cálculos serão incorrectos! 

Cálculo da capacidade da equipa para a gestão da carga de trabalho 

Vejamos outro exemplo - o de uma equipa de especialistas que precisam de alguma gestão de recursos urgente. 

A nossa equipa é composta por 3 pessoas: 

• um empregado a tempo inteiro que está a tirar uma semana de férias este mês, 
• um empregado a tempo parcial, que trabalha apenas 20 horas por semana, 
• um empregado a tempo inteiro, que também está a trabalhar noutro projecto durante 5 horas por semana. 

Vamos supor que, tal como no exemplo acima, precisamos de calcular a capacidade mensal dessa equipa para um mês com 20 dias úteis dentro. 

Nesse caso, os nossos cálculos devem começar com a capacidade individual para cada um dos membros da equipa. 

Gestão da carga de trabalho para trabalhadores a tempo inteiro

O caso do primeiro membro da equipa é, evidentemente, o mais simples. Um empregado a tempo inteiro virá trabalhar todos os dias durante 8 horas, elevando a sua capacidade para exactamente 160 horas - e essa é a quantidade máxima de horas que ele pode passar a trabalhar este mês. 

Gestão da carga de trabalho para trabalhadores a tempo parcial

O membro da equipa a tempo parcial, por outro lado, passará apenas 20 horas por semana no trabalho. Com 4 semanas no calendário, a sua capacidade para este mês é exactamente 80 horas. 

Gestão da carga de trabalho para empregados com atribuições múltiplas 

As coisas complicam-se um pouco mais com o terceiro empregado, que já está afecto a outro projecto. A sua capacidade semanal é, portanto, menor em 5 horas. Isso deixa-o com 140 horas que pode passar a trabalhar em outros empreendimentos. 

Cálculo da capacidade para toda a equipa

Tendo calculado a capacidade para cada um dos especialistas, podemos agora prever a capacidade para toda a equipa - só precisamos de acrescentar as capacidades individuais para o fazer.

No nosso caso, só precisamos de acrescentar 160 horas do primeiro exemplo às 80 horas do segundo exemplo e 140 horas do terceiro exemplo. Como podem ver, a capacidade desta equipa é exactamente 380 horas. 

Se tiver alguma dúvida sobre estes cálculos, pode aprofundar ainda mais a gestão da capacidade - preparámos um guia completo da capacidade para si! 

Como tornar o cálculo da capacidade mais simples? 

Embora o cálculo da capacidade para um funcionário ou uma equipa seja bastante simples, calcular estes valores para cada um dos especialistas da empresa é definitivamente problemático, ou demorado, para dizer o mínimo. 

No entanto, as empresas líderes não fazem todas as contas à mão; em vez disso, utilizam software de gestão que lhes fornece essa informação de imediato.

Por exemplo, os utilizadores do Primetric podem ver a capacidade disponível de cada funcionário do sistema. A capacidade é calculada automaticamente em tempo real com base na informação sobre as atribuições existentes tanto em projectos facturáveis como não facturáveis e é uma base perfeita tanto para o planeamento da carga de trabalho como para a gestão do tempo como um todo. 

Em seguida, a capacidade é exibida ao lado do nome do especialista no seu perfil. 

2. Estimativa do tempo necessário para completar o projecto e as suas fases

Neste ponto, vamos supor que completou as primeiras etapas do ciclo de vida de um projecto e que já sabe quais as etapas necessárias para que o projecto seja bem sucedido. Agora, é preciso verificar quanto tempo levará para que os seus empregados terminem o trabalho, completando as tarefas subsequentes do projecto. Para isso, precisa de calcular um equivalente a tempo inteiro para o seu projecto.

Equivalente a tempo inteiro na gestão da carga de trabalho

O equivalente a tempo inteiro é uma unidade de medida que as empresas utilizam para calcular o trabalho dos empregados e prever as suas necessidades de mão-de-obra. Representa simplesmente o número de horas que um empregado a tempo inteiro gasta a trabalhar para a sua empresa. 

Mas não nos concentremos numa definição - vamos tentar colocar isso num exemplo. Se continuarmos o exemplo do primeiro passo deste processo, onde um empregado a tempo inteiro trabalha 160 horas por mês, um equivalente mensal a tempo inteiro será exactamente 160 horas. Como tal, as 160 horas tornam-se uma unidade base para os horários dos projectos, gestão do tempo e planeamento da carga de trabalho. 

Neste ponto do processo de gestão da carga de trabalho pode utilizar a unidade para verificar quantos empregados necessita para completar um projecto ou uma parte dele. 

Por exemplo, vamos supor que uma fase do projecto requer 480 horas para ser concluída. Isso significa que são necessárias pelo menos 3 pessoas para trabalhar a tempo inteiro no projecto durante um mês para o entregar. 

Isto é particularmente útil para a gestão da carga de trabalho da equipa, pois com tais estimativas sabe exactamente quanto tempo uma equipa precisa para completar o seu trabalho. 

3. Criar um plano de carga de trabalho

Com as estimativas em vigor, pode agora criar um plano de carga de trabalho que funcionará como um esboço para todo o seu projecto. 

Nesta fase, deverá encontrar os funcionários com capacidade disponível, analisar as suas competências e afectá-los às fases do projecto que melhor se adequam. Se o desejar, pode também atribuir tarefas e gerir em detalhe a carga de trabalho dos funcionários, se achar necessário. 

É melhor gerir a carga de trabalho dos funcionários numa linha temporal, num gráfico de Gantt, ou no calendário. Estes tipos de visualizações permitem obter uma imagem maior do projecto sem ser excessivamente confusa. São também uma escolha perfeita para a gestão do projecto ou para a atribuição de tarefas. 

Utilizando a informação no ecrã acima, podemos facilmente ver as pessoas que estão atribuídas correctamente (barras verdes), bem como as que estão sobrecarregadas (barras roxas) ou têm pouco que fazer (barra cinzenta). Um código de cores tão simples pode ajudá-lo a mapear a gestão da carga de trabalho das suas equipas sem cálculos adicionais ou clique através das folhas de cálculo. 

Plano de gestão da carga de trabalho - o que fazer e o que não fazer 

Primeiro, lembrem-se que um bom plano nunca leva mais de 80% da utilização total de um empregado. Os 20% do tempo são normalmente gastos em assuntos internos, outros projectos, ou simplesmente na gestão dos acontecimentos inesperados. 

Para criar um plano de carga de trabalho, recomendamos que utilize ferramentas de planeamento de recursos. Isto porque elas têm inúmeras características que simplesmente facilitam a tarefa. Isso inclui: 

• dinâmicas, de arrastar e largar, que pode utilizar para editar o plano quando necessário, 
• barra de pesquisa de recursos, 
• capacidade calculada automaticamente, 
• formulário rápido de "encontrar um substituto" para ausências inesperadas, 
• sobre-reserva e alertas de "nenhum trabalho",
• tempo livre, e gestão de feriados públicos para cálculos precisos da capacidade.

4. Abordar quaisquer questões que surjam

Nenhum plano é sem culpa - o objectivo é detectar os problemas antes que eles se tornem realidade. Por conseguinte, após criar um plano, é necessário verificar se este tem algum erro que possa ser prejudicial para o seu projecto, ou pior, para os seus empregados. 

Problemas comuns na gestão da carga de trabalho

Os problemas mais comuns que poderá encontrar neste momento incluem: 

• Overbooking. É particularmente comum para os especialistas seniores que são muito procurados. Indica falta de funcionários com competências específicas, e/ou problemas com processos de recrutamento. 
• Vagas em aberto. Algumas vagas não são, em geral, motivo de preocupação. No entanto, quando combinadas com uma elevada taxa de rotação ou grandes lacunas no desenvolvimento de projectos, elas precisam de ser levadas muito a sério! 
• Bancos. Os empregados ociosos geram custos enquanto não geram quaisquer lucros. Se vir muitas pessoas sem nada para fazer no seu calendário, deve considerar adquirir novos projectos ou apoiar os projectos existentes com as suas competências. 
• Exigências ou prazos irrealistas. Neste ponto da gestão da carga de trabalho, também se pode ver se há falta de tempo para certas fases do processo. Deve resolver este problema de imediato - sem a sua intervenção, as suas operações correm o risco de falhar! 

Esta lista de potenciais problemas não está, contudo, completa. Dependendo da indústria em que trabalha, poderá também enfrentar outros problemas - a chave é reconhecê-los neste momento! 

5. Ajustar a carga de trabalho quando necessário

Se completou a etapa anterior, certamente já sabe qual é a maior ameaça para o funcionamento da sua empresa. Agora é a altura de se livrar destas questões! 

Neste ponto do processo de gestão da carga de trabalho, deverá: 

• estabelecer ou ajustar prazos realistas, 
• limitar ao mínimo o overbooking, encontrando substitutos ou adicionando pessoas adicionais ao projecto, 
• deslocar as atribuições existentes ou alterar a sua duração, 
• preencher as vagas existentes. 

No entanto, em alguns casos o ajuste do plano é muito mais fácil do que noutros. Por exemplo, a Primetric oferece calendários dinâmicos, de arrastar e largar que permitem fazer alterações de imediato. 

Mostra também quaisquer feriados públicos e outros obstáculos que possam perturbar os seus projectos, ajudando-o a evitá-los antes que eles o surpreendam. 

Ferramentas para identificar problemas no processo de gestão da carga de trabalho

Felizmente, não tem de verificar todas as atribuições para encontrar todos os problemas que precisa de resolver antes do início do projecto. Em vez disso, pode utilizar ferramentas como, por exemplo: 

Calendário com extensa informação sobre atribuições. Esta ferramenta irá informá-lo sobre quaisquer problemas antes de ter realmente aceite o plano de gestão da carga de trabalho. 

Calendário com bancadas. O calendário deve mostrar a um gestor de projecto não só a informação sobre as atribuições, mas também a falta delas - tal como é feito no Primetric. 

Rastreado versus tempo planeado. Os gestores de projecto devem analisar as estatísticas do projecto, bem como as estatísticas para os responsáveis pela sua entrega. Uma comparação entre tempo rastreado e planeado é uma ferramenta perfeita para isso. 

Relatórios avançados. Gráficos, tabelas e relatórios personalizados são as melhores ferramentas para obter uma visão global da empresa, do projecto ou das pessoas envolvidas na mesma. No caso do processo de gestão da carga de trabalho, o relatório de capacidade ou os gráficos de Gantt são as melhores escolhas. 

Dicas para uma gestão eficaz da carga de trabalho 

O plano de gestão da carga de trabalho pode parecer bastante simples - mas pode ainda assim melhorá-lo! 

1. Estabelecer prioridades. Concentrar-se nos objectivos mais importantes em vez de corrigir pequenas tarefas. 
2. Preste atenção aos feriados. Elas afectam a capacidade dos seus empregados e, se não forem tidas em conta, podem ser a causa principal de todos os atrasos nas suas operações! 
3. Tempo de pista. Algumas tarefas podem demorar mais tempo do que o habitual, enquanto outras serão mais curtas. Em ambos os casos, é necessário ajustar o seu plano de projecto. 
4. Comunicar. Qualquer alteração no horário afecta o trabalho dos seus especialistas. Assegurem-se de que eles sabem o que os espera no futuro! 
5. Evitar reservar 100% da capacidade. Atrasos, projectos internos ou simples pausas também afectam a capacidade das pessoas. Nunca parta do princípio de que não farão mais nada senão trabalhar no projecto durante o seu horário de trabalho! 
6. Automatizar os processos. Relatórios, monitorização, seguimento do tempo e muitos outros processos podem ser feitos sem a supervisão humana. Utilizar automação de serviços profissionais em seu benefício.
7. Identificar potenciais obstáculos. Cada projecto tem de incluir alguma gestão da carga de trabalho de risco. Identificá-los antes que tornem as coisas mais difíceis. 
8. Monitorizar o progresso. Utilizar relatórios avançados e business intelligence para se manter no topo das coisas. 

Quer saber mais sobre a gestão da carga de trabalho? 

Não há problema! Temos muitos recursos que pode utilizar para expandir os seus conhecimentos. 

Pode começar com: 

• um guia para a gestão de recursos em Jira , 
• uma instrução sobre como criar um plano de gestão de recursos, 
• um artigo sobre a criação de um processo de gestão de recursos perfeito, 
• uma resposta à questão de como escolher a melhor ferramenta de planeamento de recursos. 

Se já está familiarizado com o assunto, pode saltar directamente para as melhorias. 

Comece por escolher a ferramenta certa. Testar Primetric agora ou reservar uma demonstração para a analisar mais de perto, e tornar-se um mestre na gestão da carga de trabalho.