Capco vs folhas de cálculo. Como é que o Primetric ajudou nas questões de transparência?

Os chefes de equipa da Capco foram atormentados por infinitas folhas de cálculo e reuniões eternas. Com o crescimento da empresa, a situação foi-se tornando insuportável - e a Capco começou a procurar uma solução capaz de melhorar a transparência do processo e reduzir o tempo necessário para a gestão de pessoas.

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EUA
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201+
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T&M, Retentores / Preço Fixo
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software utilizado
JIRA, Excel
Costumávamos ter reuniões mensais porque levavam muito tempo. Agora, temos a capacidade, a pedido, de ir e ver o que se passa com os actuals, quer seja segunda-feira, quer seja terça-feira, ou mesmo domingo.

Doug Helm

Director Associado de Tecnologia e Operações

Introdução 

Capco, uma empresa Wipro, é uma empresa global de tecnologia e consultoria de gestão especializada na condução da transformação digital na indústria de serviços financeiros em todo o mundo. 

Com uma crescente carteira de clientes composta por mais de 100 organizações globais, a Capco opera na intersecção do negócio e da tecnologia, combinando pensamento inovador com conhecimentos inigualáveis da indústria para fornecer soluções end-to-end orientadas para os dados e iniciativas digitais aceleradas para a banca e os pagamentos, mercados de capitais, gestão de fortunas e activos, seguros e o sector da energia.

A estrutura do Capco em poucas palavras 

A Capco emprega 6000 especialistas. Este número inclui uma equipa de 40 pessoas que trabalham tanto em projectos de desenvolvimento como de manutenção de TI, tendo Doug Helm como seu líder.

Este grupo de peritos apoia a linha de negócios Capco RISC Services. Só esta mesma equipa procurava uma solução que pudesse organizar o seu trabalho de uma forma mais intuitiva - é por isso que Doug, o seu gestor, decidiu implementar Primetric e apresentá-lo aos chefes de equipa que supervisiona. 

Embora a equipa que fornecemos com Primetric possa parecer pequena, desempenha um papel fundamental na empresa, uma vez que é responsável por muitas operações chave. O número exacto de projectos realizados ao mesmo tempo varia geralmente em função dos recém-chegados, dos empreendimentos em pausa e dos empreendimentos concluídos. Como resultado, a Capco precisava de uma abordagem flexível à sua gestão de pessoal.

"Temos arquitectos, desenhadores de software, programadores, testadores, gabinetes de gestão de projectos e administração de sistemas. Estou constantemente à procura dos nossos especialistas para compreender em que estão a trabalhar e por quanto tempo, para poder articular claramente a disponibilidade dos nossos empregados para o negócio. Por isso, estava realmente a tentar ver onde estamos com os projectos e a fornecer uma carteira de liderança para o nosso negócio. Com essa informação, posso voltar à equipa de negócios e dizer-lhes: vamos terminar isto em X, e vai custar Y.".
Doug Helm, Director Associado para a Tecnologia e Operações

Ferramentas Capco

Inicialmente, as operações da equipa informática da Capco baseavam-se em dois sistemas:  

  • Folhas Excel com informações gerais sobre a empresa entregues pelos chefes de equipa durante as reuniões mensais, 
  • A Jira foi utilizada para o acompanhamento dos projectos e gestão de equipas específicas.

Infelizmente, estas duas soluções foram problemáticas. 

Em primeiro lugar, a Jira, apesar de ser útil para determinadas equipas e programadores, não forneceu qualquer perspectiva de alto nível para Doug. Como resultado, ele teve de analisar o trabalho de um único funcionário na altura e depois combinar os dados para obter uma imagem mais ampla dos seus projectos. 

Esta situação foi muito inconveniente para todos os chefes de equipa que Doug supervisionou - e todos eles tiveram de manter um registo dos seus empregados. Para remediar esta situação, eles decidiram criar folhas de cálculo Excel individuais para cada equipa. 

Infelizmente, com uma solução tão improvisada, as coisas foram de mal a pior. As folhas de cálculo precisavam de ser actualizadas manualmente cada vez que precisavam de ser apresentadas - e eram apresentadas pelo menos uma vez por semana. 

Para manter a empresa a funcionar, tiveram de incluir nas suas tabelas informações sobre a mesma:

  • estimativas de tempo e custo por fase, ou seja, MVP,
  • tarifas horárias para programadores e outros especialistas facturáveis, 
  • tempo de trabalho planeado e acompanhado. 

Este foi um processo moroso que durou até 4 horas! 

Para além disso, à medida que o tempo foi passando, a empresa lentamente foi ultrapassando ainda mais as suas próprias folhas de cálculo. Começaram a carecer de transparência, uma vez que eram preenchidas separadamente por diferentes chefes de equipa. 

Além disso, as folhas de cálculo não lhes forneciam informação em tempo real. Estas, por outro lado, eram guardadas em Jira - e esta ferramenta não podia de forma alguma ser sincronizada com o Excel. Também significava que todos os documentos tinham de ser actualizados manualmente sempre que um funcionário estivesse ausente ou decidisse ir de férias. 

"Eu estava a tentar fundir todas estas folhas de cálculo numa só para ter um tipo de plano director, mas era realmente difícil de gerir".
Doug Helm, Director Associado para a Tecnologia e Operações

Por outras palavras, as folhas de cálculo foram incapazes de fornecer a Doug e à sua equipa informações consistentes em tempo real .

Além disso, com apenas 40 pessoas na equipa tecnológica, a organização não tem acesso a um grande número de especialistas. Isto exigiu que o grupo alocasse com precisão os membros da sua equipa e limitasse ao mínimo as incertezas. Contudo, isso provou ser difícil, uma vez que a organização não tinha qualquer fonte de verdade - baseou-se em relatórios feitos à mão por líderes de equipa que eram propensos a erros humanos.

Processos de planeamento

Em Capco, um projecto prospectivo é inicialmente avaliado tanto por analistas empresariais como por equipas de tecnologia. As suas opiniões são uma base para estabelecer os requisitos básicos utilizados para as estimativas. Este esboço inicial inclui o modelo de preços, a tarifa e os prazos potenciais do projecto. 

Em geral, a Capco divide o processo em duas fases consecutivas. A primeira fase inclui a definição do Produto Mínimo Viável necessário para satisfazer as necessidades do cliente. A segunda fase abrange um maior desenvolvimento da solução incluída nas etapas seguintes. 

Mais tarde, estes planos, esboços e estimativas são aprovados ou rejeitados; depois disso, o projecto poderia começar

Contudo, tal processo combinado com o uso extensivo de folhas de cálculo Excel colocou uma série de desafios aos gestores. 

Em primeiro lugar, todos os chefes de equipa, bem como Doug, tiveram de preparar e actualizar as suas próprias folhas de cálculo Excel para contribuir para a base de dados de informação. Como resultado, o processo crucial de comparação das estimativas com os reais era quase impossível de ser feito.

Em segundo lugar, foi difícil dizer se a equipa se pode ajustar aos planos e estimativas, uma vez que não havia uma fonte de verdade sobre a sua disponibilidade. Doug não tinha sistemas de relatórios de acesso directo, uma vez que eles eram da responsabilidade de outro departamento. Como resultado, ele recebia folhas de cálculo de sistemas de registo de tempo uma vez por semana. No entanto, exigiam uma preparação adicional para serem legíveis. 

Finalmente, todo o processo de preparação foi simplesmente demorado, e não podia ser feito a pedido. Como resultado, o departamento de Doug teve de fazer todo o processo de planeamento uma vez por mês e esperar que não houvesse mudanças adicionais no futuro. Isso, infelizmente, raramente aconteceu, o que obrigou Doug e a sua equipa a procurarem soluções mais fáceis de utilizar. 

Principais desafios

Os processos de gestão e operação em Capco requerem coordenação e comunicação entre todos os membros da equipa. No entanto, com apenas um monte de folhas de cálculo Excel à mão, alcançar a transparência foi um desafio. 

Esta foi uma raiz de muitos problemas, incluindo: 

Falta de consistência e comunicação. As folhas de cálculo com dados cruciais foram preenchidas separadamente por cada um dos chefes de equipa. Apenas trocaram as informações recolhidas durante as demoradas reuniões semanais que exigiram preparativos exaustivos. 

Gestão de pessoas. A informação sobre os especialistas disponíveis foi guardada nas folhas de cálculo. No entanto, os dados não podiam ser actualizados em tempo real, e não incluíam férias e ausências. Como resultado, manter um registo dos especialistas e da sua capacidade era difícil, se não impossível.

Transparência limitada. As folhas de cálculo incluíam apenas informação básica sobre especialistas e projectos em que estão envolvidos. Para além disso, os dados não podiam ser automaticamente convertidos em gráficos e gráficos, forçando os chefes de equipa a fazê-lo separadamente. 

"Costumávamos ter reuniões mensais porque levavam muito tempo. Agora, temos a capacidade, a pedido, de ir ver o que se passa com os actuals, quer seja segunda-feira, quer seja terça-feira, ou mesmo domingo".
Doug Helm, Director Associado para a Tecnologia e Operações

Processos organizacionais demorados. As folhas de cálculo tinham de ser actualizadas regularmente por cada um dos chefes de equipa - e fizeram-no sem ferramentas adicionais disponíveis. O processo demorou até 4 horas. Posteriormente, tiveram de ser fundidas manualmente, acrescentando mais 4 horas a esse tempo. Como resultado, a Capco desperdiçou capacidade em tarefas mundanas, em vez de crescimento. 

Solução: Primetric 

Iniciar a mudança

Inicialmente, a Capco representada por Doug definiu os seus requisitos para uma ferramenta de gestão de carteira de projectos em perspectiva. Em primeiro lugar, deveria ser adaptado às necessidades das pequenas e médias empresas e permitir-lhes escalar. Em segundo lugar, a solução deve ser fácil de integrar com a Jira que já foi implementada na empresa. Durante a nossa demonstração, a Capco optou por experimentar o Primetric porque cumpria ambos os critérios .

"Cheguei a um ponto em que disse a mim mesmo: há coisas melhores em que devo gastar o meu tempo. Não devia estar aqui sentado em frente a este Excel. É tempo de encontrar uma ferramenta que possa fazer este trabalho por mim".
Doug Helm, Director Associado para a Tecnologia e Operações

Primeiros passos 

Após a demonstração, Capco teve acesso a uma versão experimental do Primetric. Durante o ensaio, a empresa encontrou o seu primeiro marco: a integração com Jira. Ao contrário das expectativas da Capco, esta etapa não exigiu conhecimentos técnicos ou algoritmos avançados. Com apenas um simples código de integração, todos os dados incluídos no Jira da empresa foram importados para a Primetric em poucos minutos. 

Parte de uma lista de integrações disponíveis em Primetric
Parte de uma lista de integrações disponíveis em Primetric
"Mesmo durante o meu julgamento, estava a brincar com Primetric por minha conta. Não sou o tipo mais técnico, por isso se me deparar com uma integração técnica, não quero lidar com ela. Portanto, quando estava a ligar um código para Jira no Primetric, pensei que estava mesmo a fazer alguma coisa. Fiquei tipo: "isto é fantástico".
Doug Helm, Director Associado para a Tecnologia e Operações

Mais adiante, a Primetric também ajudou a Capco a carregar pessoas e projectos para o sistema utilizando folhas de cálculo que eram anteriormente a base para as operações da empresa. 

Além disso, a integração da Capco foi apoiada e facilitada por guias com GIFs e material visual que ajudaram as equipas da empresa a familiarizarem-se com a solução. 

Características para o sucesso da Capco

  • gestão eficiente de pessoas, tanto para projectos confirmados como para projectos experimentais, 
  • calendário dividido em pessoas e projectos, com férias e ausências incluídas, 
  • relatórios, quadros e gráficos multiusos avançados, 
  • diferentes características para líderes e empregados disponíveis numa única aplicação, 
  • previsões financeiras e esboços para a empresa, projectos e empregados. 

Vantagens da Primetric 

"Podemos fazer uma estimativa com 90% de confiança. Sabemos que precisamos destas pessoas; mas quando é que este grupo vai estar disponível? Podemos ainda dar início ao projecto por agora? Com Primetric, vemos as estimativas e os funcionários, qual é a sua disponibilidade e capacidade. Isso ajuda a orientar-nos ao longo de todo o projecto. "
Doug Helm, Director Associado para a Tecnologia e Operações

Como Capco resolve os seus problemas com Primetric? 

Calendário flexível com dados em tempo real. Os utilizadores podem aumentar e diminuir o zoom por dias, semanas, ou meses. A vista do calendário mostra a capacidade dos membros individuais da equipa e mostra a sua disponibilidade. Também inclui férias e ausências que não puderam ser incluídas nas folhas de cálculo.

Calendário de funcionários com atribuições

Actualizações em tempo real. Sempre que uma nova ausência é comunicada, a informação sobre os seus detalhes aparece imediatamente no sistema, e chega instantaneamente ao gestor correcto. Graças a isso, os líderes podem ajustar os seus planos para corresponder à situação actual. 

Benefícios de embarque. 

"Nos últimos anos, tivemos muitas mudanças nas nossas equipas. Tivemos algumas pessoas a rolar, e é realmente fácil adicionar novas pessoas ao sistema e controlar o tempo tão rapidamente. A forma como se organiza a secção de pessoas na organização permite-me gerir a bordo de qualquer indivíduo".
Doug Helm, Director Associado para a Tecnologia e Operações

Projectos e previsões aproximadas. Sempre que um projecto é pausado ou uma nova oportunidade é considerada, a Capco pode criar planos tentativos para determinar se o projecto pode ser concluído, e quando. Como resultado, a empresa pode gerir as suas operações de forma flexível. 

Projecto experimental em Primetric

Relatórios e filtros avançados. Com Primetric, todos os dados recolhidos pela Capco e seus empregados são convertidos em gráficos, tabelas e gráficos intuitivos, disponíveis a pedido. Graças a esta característica, os chefes de equipa podem ver tanto as oportunidades como as ameaças que os podem esperar no futuro. 

Relatórios avançados em Primetric

Apoio constante. A implementação de um novo instrumento é sempre um novo desafio. Felizmente para a Capco, os consultores Primetric sempre estiveram presentes para ajudar em todas as características e actividades que a empresa ainda estava por descobrir na fase inicial da sua viagem com a ferramenta. 

"Posso saltar para Slack a qualquer momento e dizer apenas "Ei, estou preso aqui e aqui, e Thomas responde-me numa questão de segundos e eu sinto que queres que eu tenha sucesso com a tua ferramenta!
Doug Helm, Director Associado para a Tecnologia e Operações

Fácil administração. Primetric inclui uma série de pontos de dados relacionados com pessoas que podem ser escolhidos no sistema para classificar os especialistas por diferentes critérios, ou seja, antiguidade, agrupamento, liderança, disponibilidade e muito mais. Esta característica permite a Doug gerir a integração de novos indivíduos, bem como supervisionar os funcionários actuais. 

Papéis e níveis de acesso em Primetric
"A compreensão do tempo em relação à capacidade no futuro, etc. era impossível de gerir em folhas de cálculo. É aqui que se consegue uma enorme poupança de tempo".
Doug Helm, Director Associado para a Tecnologia e Operações

Orçamentação exaustiva. A Primetric ajudou a Capco a comparar estimativas com os reais e a acompanhar as suas despesas em tempo real. Foi também utilizado para relatórios e previsões financeiras.

Resumo das estimativas

Importações automatizadas. Primetric pode ser ligado com muitas ferramentas diferentes, incluindo JIRA - uma das ferramentas mais populares para qualquer empresa de TI. Pode também reflectir as estruturas e informação do JIRA, sem acções adicionais realizadas pelo utilizador.

"Adoro o facto de Primetric se integrar com Jira, porque temos toda a estrutura criada em Jira. (....) e a beleza disso é que o tempo é rolado suavemente em Primetric por pessoa, por projecto e data e NÃO HÁ MAIS PENSAGEM SOBRE ISSO. Simplesmente acontece - é realmente agradável".
Doug Helm, Director Associado para a Tecnologia e Operações

Resultados 

Sempre que planeia um projecto, a empresa recorre à Primetric para recolher dados ao vivo sobre os especialistas e a disponibilidade e capacidade dos especialistas. Como resultado, a Capco pode determinar quando o projecto pode começar e quando pode ser concluído, e a que custo. 

Com Primetric: 

  • todos os dados sobre projectos e empregados estão disponíveis em tempo real, sem atrasos e trabalho adicional,  
  • Os dados são fundidos e compilados para extrair relatórios específicos de todas as folhas de cálculo,
  • todos os dados são armazenados num único sistema disponível para todos os líderes e empregados, 
  • Graças à integração com a Jira, a empresa pode comparar as estimativas com os resultados reais em tempo real,
  • Os processos de gestão já não consomem tempo, 
  • férias, folhas e outros eventos inesperados são imediatamente visíveis no sistema, 
  • O tempo das reuniões de gestão foi reduzido de 4 horas para 30 minutos - sem necessidade de preparação adicional!

Resumo 

Quando Capco e Primetric se encontraram pela primeira vez, Doug estava a debater-se com ineficiências, papelada interminável e falta de transparência na gestão. 

No entanto, quando a nossa viagem começou, estes problemas tornaram-se uma coisa do passado . Os gestores, incluindo Doug, podiam deixar a folha de cálculo para trás e concentrar-se no que fazem melhor - obter lucros. 

Não temos dúvidas de que Capco continuará a crescer - e Primetric fará todos os esforços para crescer, escalar e desenvolver-se com ele. Com uma abordagem individual e uma cooperação proactiva, estamos certos de que a Primetric fornecerá à Capco todos os dados de que necessita para prosperar nos próximos anos.

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