A HSD é uma empresa australiana de desenvolvimento de software com filiais em cinco locais e com mais de 20 anos de história. HSD é um parceiro certificado da Microsoft, executando projectos a longo prazo com orçamentos multi-milionários. Especializada no ecossistema Microsoft Dynamics e .NET, HSD tem um excelente percurso de cooperação com pequenas, médias e grandes organizações privadas e públicas em sectores como a educação, os cuidados de saúde e a regulação (RegTech).
Director de Prestação de Serviços
A HSD é uma empresa australiana de desenvolvimento de software com filiais em cinco locais e com mais de 20 anos de história. HSD é um parceiro certificado da Microsoft, executando projectos a longo prazo com orçamentos multi-milionários.
Especializado no ecossistema Microsoft Dynamics e .NET, o HSD tem um excelente percurso de cooperação com pequenas, médias e grandes organizações privadas e públicas em sectores como a educação, os cuidados de saúde, e a regulação (RegTech).
O HSD estava a utilizar um conjunto de folhas de cálculo Excel em massa para acompanhar a alocação e disponibilidade de pessoas. No entanto, esta solução revelou-se demorada na sua utilização e manutenção. Além disso, impediu o HSD de partilhar dados entre diferentes departamentos ou de prever a rentabilidade do projecto.
Na HSD, as equipas são constituídas principalmente por desenvolvedores de software sénior e consultores dedicados a clientes específicos numa base de tempo inteiro. Graças a este arranjo, a equipa pode construir soluções feitas à medida que se adaptam perfeitamente às necessidades do cliente.
No HSD, o Director de Entrega foi responsável pela gestão da carteira de projectos, alocando equipas, e assegurando que os projectos são implementados a tempo e com a margem certa. Além de medir projectos facturáveis, o HSD também aborda meticulosamente o planeamento da utilização real, tendo em conta projectos internos, tais como Workshops, Reuniões, Análise de Desempenho, ou o desenvolvimento das suas próprias soluções.
Isto permite compreender melhor a disponibilidade real dos especialistas e planificá-los em projectos facturáveis. No entanto, esta organização representa um grande desafio no contexto do controlo de dados e da sua contínua suplementação.
A empresa tem vindo a utilizar folhas de cálculo Excel em massa para alocar pessoas, prever a sua disponibilidade, e as margens do projecto.
Com base nas folhas de cálculo, os departamentos do Gabinete de Gestão de Projectos e do Gabinete de Gestão de Apoio actualizaram dados relacionados com o fluxo de caixa e a rentabilidade de projectos individuais durante as reuniões. Os ficheiros preenchidos dessa forma foram então enviados a Sarah, que preparou um relatório para o Director de Serviços Corporativos, e enviou-o ao resto dos Executivos.
Sarah criou uma massa de folhas de cálculo responsável pela alocação de pessoas, teste da sua disponibilidade, e medição da rentabilidade do projecto. Embora a solução tenha funcionado bem, Sarah levou entre 10 e 15 horas por semana a gerir os dados e a recuperar a informação necessária.
Além disso, a operação em si era difícil e não permitia uma visão aérea do que estava a acontecer entre projectos. Não havia uma fonte de conhecimento abrangente onde qualquer pessoa pudesse verificar a informação de que necessitava.
"Ninguém tinha informações reais sobre o nível de utilização e a rentabilidade do projecto. Isto resultou em muitas reuniões entre mim, o Gabinete de Gestão de Projectos, o Gabinete de Gestão de Apoio, e o Gabinete de Negócios e Consultoria. Tive de fazer constantemente malabarismos com diferentes folhas de cálculo para verificar a informação necessária, fazendo verificações duplas, e no final, ainda não estava 100% certo de que os dados estivessem correctos. Provocava caos e confusão. "
O processo do HSD causou paragens, resultando em longas reuniões onde diferentes departamentos tiveram de se reunir para trocar informação e depois tentar reproduzi-la em folhas de cálculo. A paralisia por decisão era um problema comum. Além disso, à medida que os projectos foram sendo alargados, as folhas de cálculo tornaram-se maiores em termos de volume de dados e demoraram muito tempo a carregar, reduzindo significativamente a sua usabilidade.
Outro problema experimentado no HSD foi que os gestores e desenvolvedores de projectos perguntavam frequentemente à Sarah em que trabalhariam a seguir e quando, porque não tinham acesso a estas folhas de cálculo. Como a Sarah nem sempre estava disponível, isto causou um problema de comunicação que frustrou toda a gente.
O processo também criou um risco adicional: liquidações incorrectas com clientes que poderiam causar perdas e enfraquecer a relação do cliente com a empresa.
Durante uma reorganização de departamentos, a empresa decidiu começar a procurar um software abrangente que substituísse as folhas de cálculo Excel utilizadas até à data. A HSD considerou os seguintes critérios-chave:
"Estava à procura de algo que me permitisse ter uma visão aérea da disponibilidade humana, do estado de implementação do projecto, e de prever projectos incertos. Devido ao facto de termos empregados de diferentes partes do mundo, a chave para mim era a capacidade de configurar feriados públicos personalizados e tempo livre. Acontece que Primetric tem todas as funcionalidades necessárias".
Ao procurar soluções disponíveis no mercado, Sarah encontrou a Primetric no Mercado Atlassian. Rapidamente se verificou que o sistema reflecte plenamente os seus dados em Excel. Depois de falar com o nosso consultor, verificou-se que a única funcionalidade em falta era o apoio AUD (Australian Dollars).
"Os tipos da Primetric são espantosos! Acrescentaram uma característica em falta em apenas 5 horas. A sua capacidade de resposta e capacidade de organizar uma reunião em vídeo sempre que necessário é simplesmente espantosa".
A adição de funcionalidades personalizadas abre as portas à nossa cooperação com o HSD. Começámos com a implementação do Primetric. Uma vez que a nossa solução está estritamente adaptada aos processos nas empresas de desenvolvimento de software e de serviços informáticos, a implementação completa levou 4 semanas.
O HSD está a planear implementar um novo módulo Primetric e expandir a sua utilização da ferramenta, por isso, espera-se outro estudo de caso em breve.
"Primetric é uma solução que muda o jogo para mim e para a nossa empresa. Permite-nos reduzir o tempo de planeamento de 15h por semana para apenas alguns minutos. Agora, todos sabem quem, quando, e por quanto tempo deve trabalhar num projecto. Quando as pessoas me pedem dados financeiros ou relacionados com o trabalho, eu digo-lhes apenas para verificarem o relatório Primetric, porque está tudo lá. Além disso, graças à rápida comparação dos planos de implementação, posso facilmente controlar o que está a acontecer na carteira de projectos e reagir antes que seja demasiado tarde. O Primetric tirou-me um pesado fardo".
Preparámos todos os nossos estudos de caso em versão PDF para lhe permitir partilhá-los em reuniões com os seus colegas de equipa.
Não limite o seu negócio com folhas de cálculo
que consomem tempo. Seja inteligente, trabalhe de forma mais inteligente.