Introdução

A HSD é uma empresa australiana de desenvolvimento de software com filiais em cinco locais e com mais de 20 anos de história. HSD é um parceiro certificado da Microsoft, executando projectos a longo prazo com orçamentos multi-milionários.

Especializado no ecossistema Microsoft Dynamics e .NET, o HSD tem um excelente percurso de cooperação com pequenas, médias e grandes organizações privadas e públicas em sectores como a educação, os cuidados de saúde, e a regulação (RegTech).

O HSD estava a utilizar um conjunto de folhas de cálculo Excel em massa para acompanhar a alocação e disponibilidade de pessoas. No entanto, esta solução revelou-se demorada na sua utilização e manutenção. Além disso, impediu o HSD de partilhar dados entre diferentes departamentos ou de prever a rentabilidade do projecto.

Foi por isso que o HSD se voltou para nós. Ao implementar o Primetric, o HSD reduziu o tempo gasto a trabalhar em folhas de cálculo Excel de 15 horas por semana para 30 segundos, gerando um aumento na poupança e nos ganhos em mais de $200.000 por ano.

A estrutura do HSD em poucas palavras

Na HSD, as equipas são constituídas principalmente por desenvolvedores de software sénior e consultores dedicados a clientes específicos numa base de tempo inteiro. Graças a este arranjo, a equipa pode construir soluções feitas à medida que se adaptam perfeitamente às necessidades do cliente.

Uma vez que muitos dos projectos de HSD são de longo prazo e multifásicos, transformam-se frequentemente de desenvolvimento (facturado como Tempo e Material) para manutenção (facturado como Apoio ou Preço Fixo). É por isso que manter a rentabilidade ao longo de todo o projecto é tão desafiante. Além disso, a contratação de consultores é muito dispendiosa, pelo que o planeamento e a alocação adequada são essenciais para gerir um negócio de sucesso.

O problema: Falta de visibilidade na disponibilidade das pessoas e na previsão das margens

No HSD, o Director de Entrega foi responsável pela gestão da carteira de projectos, alocando equipas, e assegurando que os projectos são implementados a tempo e com a margem certa. Além de medir projectos facturáveis, o HSD também aborda meticulosamente o planeamento da utilização real, tendo em conta projectos internos, tais como Workshops, Reuniões, Análise de Desempenho, ou o desenvolvimento das suas próprias soluções.

Isto permite compreender melhor a disponibilidade real dos especialistas e planificá-los em projectos facturáveis. No entanto, esta organização representa um grande desafio no contexto do controlo de dados e da sua contínua suplementação.

Eis como eram os processos no HSD antes da implementação do Primetric:

A empresa tem vindo a utilizar folhas de cálculo Excel em massa para alocar pessoas, prever a sua disponibilidade, e as margens do projecto.

Com base nas folhas de cálculo, os departamentos do Gabinete de Gestão de Projectos e do Gabinete de Gestão de Apoio actualizaram dados relacionados com o fluxo de caixa e a rentabilidade de projectos individuais durante as reuniões. Os ficheiros preenchidos dessa forma foram então enviados a Sarah, que preparou um relatório para o Director de Serviços Corporativos, e enviou-o ao resto dos Executivos.

Sarah criou uma massa de folhas de cálculo responsável pela alocação de pessoas, teste da sua disponibilidade, e medição da rentabilidade do projecto. Embora a solução tenha funcionado bem, Sarah levou entre 10 e 15 horas por semana a gerir os dados e a recuperar a informação necessária.

Além disso, a operação em si era difícil e não permitia uma visão aérea do que estava a acontecer entre projectos. Não havia uma fonte de conhecimento abrangente onde qualquer pessoa pudesse verificar a informação de que necessitava.

"Ninguém tinha informações reais sobre o nível de utilização e a rentabilidade do projecto. Isto resultou em muitas reuniões entre mim, o Gabinete de Gestão de Projectos, o Gabinete de Gestão de Apoio, e o Gabinete de Negócios e Consultoria. Tive de fazer constantemente malabarismos com diferentes folhas de cálculo para verificar a informação necessária, fazendo verificações duplas, e no final, ainda não estava 100% certo de que os dados estivessem correctos. Provocava caos e confusão. "

Sarah Prouse, Directora de Prestação de Serviços do HSD

Quais foram as consequências deste processo?

O processo do HSD causou paragens, resultando em longas reuniões onde diferentes departamentos tiveram de se reunir para trocar informação e depois tentar reproduzi-la em folhas de cálculo. A paralisia por decisão era um problema comum. Além disso, à medida que os projectos foram sendo alargados, as folhas de cálculo tornaram-se maiores em termos de volume de dados e demoraram muito tempo a carregar, reduzindo significativamente a sua usabilidade.

Outro problema experimentado no HSD foi que os gestores e desenvolvedores de projectos perguntavam frequentemente à Sarah em que trabalhariam a seguir e quando, porque não tinham acesso a estas folhas de cálculo. Como a Sarah nem sempre estava disponível, isto causou um problema de comunicação que frustrou toda a gente.

O processo também criou um risco adicional: liquidações incorrectas com clientes que poderiam causar perdas e enfraquecer a relação do cliente com a empresa.

Principais problemas organizacionais:

• Falta de visibilidade para o planeamento e alocação precisa de pessoas
• Reuniões demoradas para o intercâmbio de informação
• Massa de folhas de cálculo que requerem actualização e manutenção
• Incapacidade de prever a disponibilidade
• Liquidações incorrectas com clientes
• Paralisia de decisão resultante da falta de dados

Solução: Implementação de Primetric

Durante uma reorganização de departamentos, a empresa decidiu começar a procurar um software abrangente que substituísse as folhas de cálculo Excel utilizadas até à data. A HSD considerou os seguintes critérios-chave:

• possibilidade de mapear os processos existentes da empresa (adaptação aos negócios de serviços de TI)
• capacidade de planear e controlar o tempo de trabalho das pessoas
• possibilidade de estimar projectos incertos
• configuração avançada de utilização (total,% de capacidade, um número fixo de horas por dia)
• feriados públicos personalizados (uma vez que os empregados são também de fora da Austrália)
• possibilidade de execução de projectos em diferentes moedas
• integração com Jira para empréstimo de registos de trabalho
• excelente segurança
• apoio rápido e eficiente

"Estava à procura de algo que me permitisse ter uma visão aérea da disponibilidade humana, do estado de implementação do projecto, e de prever projectos incertos. Devido ao facto de termos empregados de diferentes partes do mundo, a chave para mim era a capacidade de configurar feriados públicos personalizados e tempo livre. Acontece que Primetric tem todas as funcionalidades necessárias".

Sarah Prouse, Directora de Prestação de Serviços do HSD

Ao procurar soluções disponíveis no mercado, Sarah encontrou a Primetric no Mercado Atlassian. Rapidamente se verificou que o sistema reflecte plenamente os seus dados em Excel. Depois de falar com o nosso consultor, verificou-se que a única funcionalidade em falta era o apoio AUD (Australian Dollars).

"Os tipos da Primetric são espantosos! Acrescentaram uma característica em falta em apenas 5 horas. A sua capacidade de resposta e capacidade de organizar uma reunião em vídeo sempre que necessário é simplesmente espantosa".

Sarah Prouse, Directora de Prestação de Serviços do HSD

A adição de funcionalidades personalizadas abre as portas à nossa cooperação com o HSD. Começámos com a implementação do Primetric. Uma vez que a nossa solução está estritamente adaptada aos processos nas empresas de desenvolvimento de software e de serviços informáticos, a implementação completa levou 4 semanas.

Graças a isto, Sarah substituiu múltiplas folhas de cálculo de massa por um sistema para gerir a atribuição, capacidade e disponibilidade de pessoas. Além disso, ela pode agora prever rapidamente o futuro, orçamentar projectos, e gerar relatórios. Organizou não só dados mas também processos em HSD, ajudando a entregar projectos mais rápida e facilmente.

Como o HSD está a utilizar o Primetric

• O HSD tem agora uma visão de pássaro das suas escolhas de alocação de pessoas a partir do nível do calendário. Um calendário com atribuições permite-lhes ver rapidamente quem está a trabalhar em quê, durante quanto tempo, e qual é a sua capacidade. As pessoas já não pedem esta informação a Sarah porque têm pleno acesso a estes dados.

• Primetric oferece maior transparência de dados e uma única fonte de verdade para diferentes departamentos e executivos.
• Uma vez que o HSD tem empregados localizados em diferentes partes do mundo, a característica chave do Primetric é a capacidade de configurar feriados públicos personalizados e tempo livre.

• As simulações e previsões avançadas para projectos experimentais traduzem-se num melhor planeamento das pessoas e, como resultado, num aumento da rentabilidade da empresa. Graças aos relatórios de progresso dos projectos, o HSD pode rapidamente prever se a margem nos projectos cairá abaixo do nível esperado (20%) e reagir numa base contínua.

• Os relatórios financeiros sobre os projectos permitem ao HSD ver rapidamente como será a margem, tendo em conta projectos provisórios e confirmados, bem como verificar qual a pista de aterragem que possuem.
• Fácil liquidação dos projectos graças à fixação de uma taxa por consultor e, no final do mês, aprovação ou correcção para verificação dos planos vs. realidade.
• Recurso ultra simples e ao mesmo tempo funcional para designar pessoas, onde a empresa pode declarar quantas horas ou que % da capacidade alguém deve trabalhar no projecto.

Resultados

• As poupanças e ganhos aumentaram em mais de $200.000 por ano
• Redução do tempo gasto a trabalhar em folhas de cálculo Excel e associado à atribuição e geração de dados de 15 horas por semana para 30 segundos
• Maior transparência de dados e uma única fonte de verdade para diferentes departamentos e executivos
• Simulações e previsões avançadas para projectos incertos, o que se traduz num melhor planeamento das pessoas e num aumento da rentabilidade da empresa
• Graças aos relatórios de progresso dos projectos, o HSD pode rapidamente prever se a margem dos projectos cairá abaixo do nível esperado (20%) e reagir numa base contínua

Próximos passos

O HSD está a planear implementar um novo módulo Primetric e expandir a sua utilização da ferramenta, por isso, espera-se outro estudo de caso em breve.

"Primetric é uma solução que muda o jogo para mim e para a nossa empresa. Permite-nos reduzir o tempo de planeamento de 15h por semana para apenas alguns minutos. Agora, todos sabem quem, quando, e por quanto tempo deve trabalhar num projecto. Quando as pessoas me pedem dados financeiros ou relacionados com o trabalho, eu digo-lhes apenas para verificarem o relatório Primetric, porque está tudo lá. Além disso, graças à rápida comparação dos planos de implementação, posso facilmente controlar o que está a acontecer na carteira de projectos e reagir antes que seja demasiado tarde. O Primetric tirou-me um pesado fardo".

Sarah Prouse, Directora de Prestação de Serviços do HSD