Como Altudo escalou de 200 pessoas para mais de 500 graças ao Primetric

Fundada em 1999, Altudo tem a bordo mais de 600 peritos que prestam uma vasta gama de serviços, desde as implementações da Salesforce e Sitecore até à computação em nuvem e ao desenvolvimento móvel.

Operando através de seis escritórios localizados em várias regiões do mundo, Altudo já prestou serviços a mais de 45 empresas da Fortune 500 de indústrias que abrangem serviços financeiros, manufactura, retalho, e seguros.

A empresa foi vencedora de Platina nos Prémios MarCom (2020) e Hermes Creative Awards (2020) e recebeu o prémio de Melhor Experiência de Utilizador e Design Visual nos Prémios Vega Digital (2020).

Desafio principal

O principal desafio que Altudo estava a enfrentar era a falta de uma visão holística da alocação e utilização das pessoas da empresa, combinada com a necessidade de mais transparência necessária para reduzir o número de reuniões sobre a alocação de pessoas a projectos.

A empresa procurava uma solução que oferecesse capacidades robustas de elaboração de relatórios, a capacidade de criar atribuições parciais, e uma única fonte de verdade para todos os empregados.

Graças à Primetric, Altudo pode finalmente armazenar todos os dados de alocação num único local e partilhá-los por toda a empresa para melhor comunicação, planeamento mais inteligente, e melhor utilização dos empregados.

O problema: Falta de visão geral das aves e folhas de cálculo caóticas

Altudo utiliza a metodologia Agile de gestão de projectos e cria uma equipa dedicada para cada colaboração. Para planear, alocar e gerir pessoas, a empresa utiliza uma colecção de folhas de cálculo. Mas esta configuração trouxe consigo uma série de problemas:

• Falta de uma visão de alto nível da disponibilidade e utilização dos empregados - isto levou por vezes à utilização de pessoas subalternas, com impacto directo nos resultados da empresa devido a um processo de planeamento mais difícil.
• Perguntas constantes de muitos departamentos sobre a carga de trabalho das pessoas - isto resultou numa comunicação geralmente deficiente entre departamentos e na necessidade de agendar reuniões constantes para descobrir quem está ocupado e por quanto tempo.
• Erros que causaram despesas adicionais - as folhas de cálculo não permitiam uma verificação rápida de quem poderia estar disponível para o projecto. Isto por vezes resultou em decisões incorrectas sobre recrutamento adicional (um padrão de custos que poderia ter sido evitado).
• Os membros da equipa não estavam na mesma página - isso é porque não operavam com uma única fonte de verdade sobre a atribuição de pessoas.
• Risco de algo não ser preenchido correctamente em Excel - levava a muitas verificações a fim de assegurar que a informação fornecida a outros gestores estava correcta.
• A geração de relatórios era tediosa e demorada - uma vez que exigia a recolha de dados de muitas folhas de cálculo Excel.
• Dificuldades em mapear todos estes casos e processos de utilização - atribuição parcial, pesquisa fácil por competências dos funcionários, e disponibilidade de pessoas foi realmente difícil de implementar em folhas de cálculo.
  

"Quando me juntei à equipa, estávamos a utilizar ferramentas baseadas em Excel para o seguimento de atribuições que não nos forneciam as informações de que precisávamos sobre a disponibilidade dos nossos empregados. Este era o principal desafio, uma vez que o nosso pessoal pode trabalhar em vários projectos ao mesmo tempo. Não tínhamos transparência entre os gestores, o que nos levou a muitos problemas".

Kumar Pranay - Prática de Garantia de Qualidade de Chumbo em Altudo

Solução: Ferramenta que pode apoiar processos existentes e permitir a Altudo escalar mais rapidamente

Altudo estava à procura de uma solução que satisfizesse os seguintes requisitos:

• Relatório
• Capacidade de criar atribuições parciais
• Rápida implementação
• Diferentes papéis e opções de acesso para aumentar a transparência
• Capacidade de apoiar vários casos de utilização em projectos
  

O Primetric correspondeu a todos estes requisitos e Altudo decidiu implementá-lo. A equipa Primetric acompanhou a Altudo em cada passo do caminho, com disponibilidade de comunicação via Slack e WhatsApp. 

Para personalizar as funcionalidades Primetric, a equipa criou uma placa Trello dedicada a pedidos de funcionalidades onde Altudo poderia acompanhar o desenvolvimento das suas funcionalidades tailormade. Finalmente, a Primetric organizou uma série de reuniões de workshop para racionalizar o processo de implementação e assegurar que Altudo pudesse utilizar todo o potencial da sua nova solução de alocação de pessoal desde o primeiro dia.

"Procurávamos uma ferramenta que nos trouxesse clareza na atribuição de pessoas e que satisfizesse as nossas necessidades específicas, como por exemplo, que nos permitisse criar atribuições parciais ou gerar relatórios detalhados facilmente. Primetric cumpriu todos os nossos critérios e o processo de implementação foi transparente e suave graças a um apoio realmente grande da Primetric. A implementação da solução levou apenas uma semana, o que atesta o profissionalismo da equipa da Primetric". 

Kumar Pranay - Prática de Garantia de Qualidade de Chumbo em Altudo

Como Altudo está a utilizar o Primetric

Relatório

Altudo pode facilmente criar relatórios sobre alocação e utilização de pessoas, bem como relatórios que cubram as horas facturáveis. Além disso, os gestores podem criar relatórios personalizados e gerar previsões com base nos resultados dos relatórios para apoiar as suas actividades de planeamento.

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A elaboração de relatórios é muito mais rápida agora, pois demora alguns minutos a gerar um relatório da Primetric. Graças a isto, Altudo também ganhou muito mais clareza em termos de disponibilidade dos empregados.

Atribuição de pessoas

Os gestores podem criar afectações parciais que reflectem as práticas da vida real da empresa. Além disso, a parte financeira da Primetric permite manter toda a informação sobre as taxas horárias dos empregados e as suas competências num único local. Isto simplifica o processo de encontrar as pessoas certas para novos projectos e adequar as suas competências aos requisitos do projecto.

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As afectações semanais ou bissemanais são uma ocorrência comum em Altudo. Os funcionários também são frequentemente deslocados de um projecto para outro. Agora os gestores podem atribuir pessoas a projectos com confiança, mesmo numa base de última hora.

Papéis e acessos configuráveis

• Os empregados podem ver onde/por quanto tempo são atribuídos a um projecto. Sempre que a atribuição mudar, eles saberão sobre isso. Já não têm de contactar o gestor do projecto e envolver-se em longas trocas de correio electrónico sobre as suas atribuições.
• Os gestores de RH podem verificar o histórico de desenvolvimento profissional de um empregado, medir o seu compromisso, ou dar uma vista de olhos às vagas que precisam de ser preenchidas num futuro próximo.
• Os Gestores de Entrega de Operações podem compreender rapidamente quais os especialistas que em breve estarão disponíveis para projectos, dando uma vista de olhos ao calendário ou relatórios da empresa. Podem também verificar quais os funcionários que poderão estar sobrecarregados com trabalho e se aí poderão ser reafectados a outros projectos.

Os processos de alocação de pessoas de Altudo com Primetric

Alocação de pessoas para novos projectos

• Quando um projecto aparece no horizonte, vem também com algumas novas exigências; 
• O primeiro passo é verificar se Altudo tem os especialistas certos a bordo;

• Em caso afirmativo, a equipa verifica a disponibilidade de uma dada pessoa e a taxa horária em relação à margem de lucro desejada do projecto;
• Se não houver funcionários disponíveis, a equipa entra em contacto com a liderança para discutir os requisitos e avaliar a sua criticidade;
• Se for um projecto de alta prioridade, a equipa move especialistas de projectos existentes;
• Mas se ninguém estiver disponível ou se o projecto não tiver uma alta prioridade, a equipa faz um pedido de contratação ao departamento de RH.

Alargar a atribuição num projecto existente

• Por vezes, um projecto precisa de ser prolongado por alguns dias ou mesmo por um mês;
• Os especialistas que trabalham actualmente na matéria precisam de manter a sua atribuição; 
• Com base na sua disponibilidade em Primetric, a equipa pode actualizar estas atribuições;
• A realocação também é uma opção - sempre que o gestor do projecto pensa que a pessoa precisa de ser realocada com base no planeamento prévio, a equipa pode realocar esse membro da equipa.

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"Os nossos gestores têm finalmente a clareza sobre quem está a trabalhar em que projecto e por quanto tempo. Já não precisam de agendar reuniões apenas para se actualizarem uns aos outros sobre a disponibilidade dos funcionários. Primetric também nos ajudou a aumentar o nível geral de transparência na empresa e proporcionou uma única fonte de verdade a que cada empregado pode aceder".

Kumar Pranay - Prática de Garantia de Qualidade de Chumbo

Resultados

1. Redução dramática das horas residuais em toda a organização após a implementação do Primetric - quase 500 horas por mês
2. Acabaram-se as reuniões desnecessárias entre diferentes gestores que lutam para compreender que pessoas estão disponíveis e por quanto tempo
3. Acesso à visão geral do que está a acontecer na empresa
4. Não contratar mais novos funcionários sem visibilidade para os quais são necessários especialistas
5. Nenhum trabalho administrativo relacionado com múltiplas folhas de cálculo Excel 
6. Características robustas de relatórios que permitem gerar relatórios precisos sobre a disponibilidade e utilização de pessoas, ou horas facturáveis
7. Implementação muito rápida em 7 dias (um processo que normalmente leva muito tempo e se torna um problema para as grandes empresas)
8. Relatórios e controlo muito mais rápidos - relatórios de disponibilidade gerados numa questão de minutos

Próximos passos

Altudo tem vindo a utilizar o primetricamente há mais de 2 anos. Durante esse tempo, tem crescido 3x.

A empresa está a planear implementar em breve um módulo financeiro para melhor estimar os projectos e acompanhar a rentabilidade da carteira de projectos.

"Lembro-me que quando começaram a implementar o Primetric, tinham mais de 200 pessoas a bordo. Desde então, Altudo cresceu para mais de 500 empregados, e continua a crescer. Isso é impressionante, e estamos felizes por podermos apoiar a sua viagem".

Arkadiusz Terpilowski - Co-fundador na Primetric

Resultado? Redução dramática do desperdício de horas em toda a organização após a implementação do Primetric - a equipa de Altudo poupa agora quase 500 horas por mês!

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