Como FingoWeb beneficia de dados em tempo real sobre a rentabilidade do projecto

Introdução

Fundada em 2008, FingoWeb conta com mais de 40 peritos especializados na construção de aplicações web modernas e plataformas de comércio electrónico. A empresa entrega projectos que vão desde simples websites baseados em WordPress a aplicações web personalizadas para sectores como o retalho e os serviços financeiros.

A FingoWeb trabalha com clientes empresariais e com ambiciosos start-ups dos EUA, Reino Unido, Noruega, Áustria, e Alemanha. Os seus clientes incluem Ailleron, Miquido, Lubiebuty.pl, e Zaufane.pl.

O principal desafio que a FingoWeb enfrentava diariamente era controlar o orçamento do projecto enquanto o projecto ainda estava em curso. A direcção da empresa estava à procura de uma solução que oferecesse este tipo de insights em tempo real e permitisse desviar o curso do projecto se se verificasse que a sua margem estava abaixo das expectativas.

Graças ao Primetric, FingoWeb pode finalmente obter todos os dados-chave da contabilidade do projecto num único local e em tempo real para permitir um planeamento mais inteligente e a atribuição de pessoas.

O problema: demasiadas folhas de cálculo, nenhum quadro maior

Controlar o orçamento do projecto foi um desafio chave na FingoWeb. Quanto custa um projecto? A nossa equipa está dentro do orçamento? Os projectos são geridos eficazmente?

FingoWeb organizou os seus trabalhos com a ajuda de folhas de cálculo Excel, Clockify, e de uma ferramenta personalizada desenvolvida para se integrar com Clockify. Mas faltavam ainda à empresa características que permitissem um maior controlo do projecto tanto ao nível do projecto como da organização - por exemplo, verificar o fluxo de caixa actual ou saber qual o cliente que tem a maior quota-parte e qual o que tem menos em receitas.

Outro desafio estava relacionado com o planeamento e alocação de pessoal. FingoWeb utilizou uma combinação de folhas de cálculo Excel, mas estas tornaram-se cada vez mais problemáticas à medida que a empresa cresceu rapidamente em tamanho.

"Quando tínhamos 15 pessoas e dois gestores de projecto a bordo, pudemos recordar tudo e olhar ocasionalmente para as nossas folhas de cálculo Excel. Mas agora que a empresa cresceu, isto tornou-se difícil, demorado e sujeito a erros, especialmente no acompanhamento das nossas despesas. Estávamos à procura de uma ferramenta que permitisse rastrear os custos por cliente a longo prazo, quando esse cliente realizou muitos projectos espalhados pelo tempo".

Kamil Fus - Chefe de Operações da FingoWeb

Pontos chave da dor

• Reinventar a roda (construir e manter um sistema personalizado)
• Troca de informações problemáticas entre folhas de cálculo Excel
• Falta de verificações relacionadas com a exactidão dos dados de informação
• Medo de que algo tenha sido calculado erroneamente
• Esforços de manutenção dedicados às folhas de cálculo Excel
• Menos e menos visibilidade à medida que a empresa aumentava em tamanho

Solução: Implementação de Primetric

A integração com Clockify foi uma parte crítica do processo de implementação. FingoWeb utilizou Clockify para armazenar as horas de trabalho dos empregados. Uma vez integrado com Primetric, bastava fixar as taxas horárias, e o COO da FingoWeb podia ver instantaneamente o custo do projecto.

Como FingoWeb está a usar Primetric

O gestor do projecto é responsável pela estimativa de projectos em conjunto com a equipa. Uma vez o projecto em curso, a gestão da FingoWeb pode facilmente controlar o seu orçamento, verificando o fluxo de caixa e prevendo lucros futuros.

Se pararem quaisquer problemas, podem visualizar os dados num contexto diferente, acrescentando uma nova variável. Por exemplo, pode fazer sentido realizar um sprint com uma margem inferior se a colaboração com este cliente tiver sido bem sucedida a longo prazo.

O COO verifica Primetric em dois casos:

• Durante a liquidação mensal do projecto e a adição de novas pessoas com a sua tarifa horária,
• Sempre que quiser saber mais sobre o estado actual da realização do projecto,
• Obter dados em tempo real sobre a rentabilidade do projecto,
• Verificar se existem ameaças à conclusão do projecto dentro do orçamento ou conflitos (por exemplo, um programador de software necessário em dois projectos em execução ao mesmo tempo).

"A implementação do Primetric demorou apenas alguns dias. Após carregar os projectos e integrá-los com o Clockify, o sistema gerou os primeiros dados de que precisávamos para começar a controlar os orçamentos dos nossos projectos".

Kamil Fus - Chefe de Operações da FingoWeb

Resultados

• Um lugar para acompanhar a rentabilidade de todos os projectos e descobrir potenciais problemas
• Acabaram-se as folhas de cálculo Excel lentas com má visibilidade ou fugas de dados
• Contagem automatizada de receitas e despesas em projectos (graças à integração com Clockify, tudo acontece automaticamente)
• O COO tem mais tempo para se concentrar no desenvolvimento empresarial

"Antes de instalar Primetric, só pudemos aprender como o projecto se desenrolou em termos de orçamento no seu fim. Graças à integração com o Clockify, posso agora verificar Primetric todos os dias para ver a taxa de combustão do projecto e reagir em conformidade. Tudo acontece automaticamente, dando-me total controlo sobre a taxa de rentabilidade do projecto".

Kamil Fus - Chefe de Operações da FingoWeb

Próximos passos

Neste momento, FingoWeb está a utilizar principalmente o módulo de contabilidade do projecto. Num futuro próximo, FingoWeb está a planear tirar partido do módulo de alocação de pessoal da Primetric para controlar a ocupação do projecto e assegurar um planeamento adequado.