O principal desafio que a itCraft enfrentou foi a falta de uma visão mais ampla do que estava a acontecer na empresa e a incapacidade de rastrear, medir e analisar dados.
Chefe de Entrega
Fundado há mais de uma década, itCraft conta com mais de 110 pessoas especializadas em desenvolvimento web e móvel. A empresa opera seis filiais em todo o mundo, incluindo Nova Iorque, Londres, Estocolmo, e Varsóvia.
itCraft completou mais de 250 projectos em saúde, telecomunicações, transporte & logística, soluções empresariais, e m-commerce para empresas como a Makro Cash&Carry, Sodexo, Rossmann, Top Secret, Deloitte, Roche, e DHL. A empresa concentra-se na excelente qualidade dos processos implementados, serviços, e todos os aspectos relacionados com a segurança, confirmados pelos certificados ISO 9001 / ISO 27001 e pelos prémios múltiplos da Clutch, Tech Reviewer, e The Manifest.
O principal desafio que a itCraft enfrentou foi a falta de uma visão mais ampla do que estava a acontecer na empresa e a incapacidade de rastrear, medir e analisar dados. A empresa pode agora medir indicadores que anteriormente eram difíceis de seguir ou prever, o que se traduziu numa melhor estimativa do tempo de trabalho e da disponibilidade de especialistas.
Os gestores de projecto podem agora controlar a complexidade associada a um grande número de projectos em curso. Já não têm de responder a perguntas perturbadoras sobre quem é atribuído a que projecto e durante quanto tempo - podem simplesmente dizer "Verifique em Primetric". Continue a ler para ver como o itCraft conseguiu tudo isso.
O Chefe de Entrega do itCraft, Agnieszka, foi responsável por todo o processo de entrega e implementação de projectos, incluindo a gestão de pessoas, carteiras de projectos, gestores de projectos.
O seu desafio diário era gerir eficientemente a carteira de projectos, assegurar uma elevada taxa de utilização, cuidar de uma afectação adequada, analisar os estados de implementação dos projectos, e tomar decisões estratégicas.
Como primeiro gestor de projecto na empresa, o trabalho de Agnieszka foi também criar normas e processos de colaboração entre gestores de projecto.
O itCraft atribuiu principalmente pessoas numa base de longo prazo. Normalmente, um único empregado trabalha em um ou dois projectos facturáveis ao mesmo tempo. Cada projecto é dividido de acordo com o pacote de trabalho entregue - por exemplo, design, desenvolvimento de front-end, desenvolvimento de backend, testes, etc.
Uma vez que estas actividades são transversais e muitas vezes cobrem várias questões, as estimativas são feitas ao nível das fases do projecto, e não de tarefas específicas.
"Trabalhamos em metodologia Ágil, por isso gerimos tarefas em Jira, mas não estimamos nem fixamos o tempo gasto numa única tarefa. Em vez disso, concentramo-nos na monitorização do tempo ao nível dos marcos do projecto, de acordo com os nossos acordos com os clientes".
Quando o itCraft não contava mais de 50 pessoas, era suficiente utilizar uma combinação de folhas de cálculo Excel e Harvest para alocação e registo de tempo. Mas isto mudou quando a empresa começou a crescer. O Chefe de Entrega saltou para o problema e implementou a Previsão de Colheita para ajudar na alocação de pessoas.
Mas rapidamente se verificou que a nova combinação não permitia que itCraft o fizesse:
Todas as segundas-feiras de manhã, todos os gestores de projectos se sentavam e passeavam pelos horários das pessoas, um a um, para aprenderem o que andavam a fazer nessa semana. Por vezes demorava várias horas a descobrir o que se estava a passar, quem poderia estar disponível para novos projectos ou fases, quem está sobrecarregado de trabalho, e quais são as previsões financeiras. Isto causou uma grande confusão. Além disso, os gestores de projecto não tinham a certeza de que os dados estivessem actualizados e que pudessem ser utilizados com confiança.
Medir a taxa de utilização dos funcionários, controlá-la, ou comparar os planos com a realidade era simplesmente impossível. Além disso, a Forecast não conseguia lidar com diferentes moedas ou modelos de liquidação - em tais cenários, a equipa tinha de encontrar uma solução personalizada.
"A nossa ferramenta anterior carregou e actualizou os dados lentamente e não nos forneceu dados de ordenação e filtragem de atribuição a partir de várias perspectivas. Por exemplo, não tinha quaisquer campos personalizados para definir pessoas. Também não havia folhas de dados ou relatórios avançados onde pudéssemos carregar dados e comparar os nossos planos vs. o que realmente aconteceu num determinado projecto".
A implementação do Primetric foi dividida em várias fases:
Etapa I - Identificação do âmbito de implementação e do método de importação de dados A equipa Primetric organizou um workshop para definir os principais objectivos da implementação, o processo de planeamento do projecto, e o âmbito da responsabilidade.
Etapa II - Transferência de dados de empregados e projectos, teste Primetric com várias pessoas, e integração com Harvest Forecast. Após a assinatura dos NDAs, a equipa Primetric importou dados com base nos dados exportados dos sistemas actuais. Este teste aliado Primetric em casos de utilização real.
Fase III - Após a implementação dos dados, a equipa Primetric mostrou como utilizar o sistema. Nesta fase, os Gestores de Projecto foram convidados a testar a ferramenta e a recolher feedback. A Primetric também realizou workshops adicionais para que todos soubessem como utilizar o sistema correctamente.
Etapa IV - O último passo foi convidar os empregados da produção a registarem o tempo de trabalho.
"A equipa de Apoio ao Cliente da Primetric prestou uma assistência valiosa em todos os momentos. Ajudaram na configuração, transferência de dados, e integração com a Previsão de Colheita durante a primeira fase de implementação - e depois foram mais além para garantir que a solução cobrisse os nossos casos de utilização a 100%".
Mais sobre a Metodologia de Implementação Rápida pode ler aqui.
itCraft utiliza Primetric tanto para projectos facturáveis como não facturáveis. A empresa gere muitos projectos não faturáveis e suportes Primetric com características dedicadas.
Aqui estão alguns exemplos de projectos não faturáveis no itCraft:
Graças ao seguimento de projectos não facturáveis, o itCraft pode optimizar a utilização planeada e optimizar as taxas de clientes para manter o nível de rentabilidade correcto. Dê uma vista de olhos a este artigo para saber mais: Qual é a fórmula de taxas de utilização para empresas de software?
"Todo o nosso conhecimento sobre implementação de projectos e relações com clientes que podem ser traduzidos em planeamento de trabalho está localizado dentro da Primetric. Além disso, estes planos estão directamente correlacionados com as finanças, pelo que podemos facilmente relacionar as nossas previsões de receitas com os nossos objectivos".
O que é notável, o itCraft utiliza Primetric para registar o tempo de trabalho - não só entre os programadores de software, mas também entre os designers, analistas de negócios e gestores. Analistas, designers, ou gestores de projecto não têm nenhuma tarefa organizada em Jira, pelo que não precisam de acompanhar o tempo gasto em cada uma das tarefas. Ainda assim, graças ao tempo de registo no Primetric, a empresa pode calcular a sua taxa de utilização.
A primetricidade tornou mais fácil para o itCraft medir vários indicadores que anteriormente eram difíceis de seguir ou prever. Os relatórios racionalizam a análise da utilização e alocação dos funcionários, permitindo ao Chefe de Entrega combinar esta informação com os conhecimentos financeiros.
"Antes de implementar Primetric, tive de gerir estas e muitas outras tarefas. Primetric ajudou-me a delegar a responsabilidade nas pessoas certas e a desenvolver um processo para isso".
Um empregado do itCraft pode agora verificar a sua agenda diária e até ver o que está planeado para as semanas e meses seguintes. Antes disso, os empregados tinham muitas vezes de perguntar sobre os seus futuros compromissos. Agora podem obter toda esta informação num único local, bem como carregar o seu currículo. Desta forma, todos os que estão listados no sistema são mais do que apenas um nome, mas uma pessoa com um conjunto de competências específicas reflectidas nos seus perfis.
"Primetric tornou-se o sistema de base para a gestão de equipas e carteiras de projectos, tanto do ponto de vista financeiro como da carga de trabalho. É agora o principal sistema utilizado pelos nossos gestores de projecto e a única fonte de informação para mim como Chefe de Entrega. Posso fazer zoom in a um único funcionário e out a um projecto e à perspectiva de toda a carteira facilmente".
Num futuro próximo, o itCraft planeia utilizar o Primetric para simplificar o processo de liquidação de contas com clientes, capturar riscos de projecto e financeiros, e tirar partido de mais relatórios e características analíticas de dados para expandir as suas capacidades de previsão.
Graças à estreita coperação e ao feedback contínuo, a equipa Primetric implementou painéis de bordo personalizados e o estado do projecto RAG, de modo que o itCraft pode melhorar ainda mais a eficiência operacional.
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