A Makimo é uma pequena empresa com grandes ambições. Para completar todos os projectos desafiantes, Makimo precisa de gerir eficazmente tanto a afectação dos seus empregados como as finanças do projecto - e dizer que o fez com sucesso com Primetric é como não dizer nada.
COO/CTO
Graças ao Primetric, Makimo:
E mais... Se isso parecer interessante, e quiser compreender melhor a viagem de Makimo com Primetric, continue a ler.
Fundada em 2010, a Makimo é uma pequena empresa de desenvolvimento de software com 20 pessoas a bordo. Concentra-se em projectos altamente especializados e avançados para empresas de diferentes indústrias: dos brinquedos à medicina. Além disso, Makimo tem uma abordagem altamente selectiva ao seu projecto, uma vez que os seus criadores e especialistas desejam trabalhar apenas em projectos pelos quais são verdadeiramente apaixonados.
Makimo concentra-se em produtos separados e especializados. A empresa produz normalmente backend para criar tecnologias como, por exemplo, a Makimo:
...e muitos mais.
É importante notar que a Makimo raramente oferece acordos de locação de organismos ou equipas.
Isto porque a empresa acredita que os conhecimentos técnicos necessários para construir todo o produto são da responsabilidade de Makimo, e não dos seus clientes. A Makimo é especializada em fornecer produtos e serviços completos e criar relações duradouras com os seus clientes.
A maioria deles tem estado com Makimo há mais de 5 anos, e há mais do que um projecto. Isto é o resultado de uma abordagem personalizada e aberta que foi muito apreciada por todas as entidades que cooperam com Makimo, incluindo TomTom, Nutricia e Organização Mundial de Saúde.
Makimo tende a trabalhar em mais do que um projecto ao mesmo tempo. As equipas são criadas para cada projecto separadamente; no entanto, as pessoas designadas para as equipas estão estreitamente entrelaçadas. Isto porque, em numerosos casos, um especialista trabalha em muitos projectos ao mesmo tempo.
Para além disso, a quantidade de tempo gasto em tarefas separadas não é normalmente igual. Por exemplo, um funcionário pode gastar 60% do seu tempo no projecto A e apenas 40% no projecto B. Como resultado, calcular a capacidade disponível pode ser um desafio, especialmente quando esta muda constantemente.
"Em geral, o nosso povo trabalha em mais do que um projecto. Isto porque a maioria dos nossos projectos transforma-se em projectos de manutenção que não requerem apoio a tempo inteiro".
A estrutura das equipas em Makimo é supervisionada por Matt Papiernik. Devido à dimensão da empresa e aos seus recursos limitados, ele tem muitas responsabilidades.
Actualmente, a sua posição combina as funções de CTO e COO, bem como alguns elementos de gestão financeira. Está também envolvido na criação de relações significativas com os clientes da Makimo.
Com tantas responsabilidades, Matt precisava de compreender verdadeiramente todos os processos de planeamento na empresa. Durante muito tempo, confiou sobretudo no JIRA e no Excel para o fazer. Portanto, os processos de planeamento não eram tão versáteis como as suas necessidades eram.
Originalmente, o planeamento de recursos em Makimo foi dividido em duas fases realizadas regularmente.
A primeira e mais básica fase era o planeamento a longo prazo. Foi concluída utilizando uma ferramenta feita pela própria Makimo - MT Matrix. Era uma ferramenta simples que consistia numa matriz com campos coloridos que mostrava tanto as pessoas como o seu tempo de trabalho, quer já estivesse atribuída ou não.
A Matriz MT forneceu ao Matt e a outros líderes uma perspectiva muito geral para os próximos 2-4 meses. No entanto, este sistema não era útil para especialistas - destinava-se apenas aos gestores.
O pedido foi detalhado e funcionou bem durante curtos períodos de tempo, mas devido à falta de integração com o JIRA, as discrepâncias na quantidade de trabalho planeado e efectivamente gasto pelos empregados arrastaram-se rapidamente com o tempo. Sem uma integração adequada, as capacidades de previsão do projecto foram severamente limitadas.
Por conseguinte, como o planeamento a longo prazo acabou por se revelar algo inexistente, Makimo também introduziu o planeamento a curto prazo .
As sessões de planeamento a curto prazo realizavam-se de duas em duas semanas, e exigiam a presença de todos os chefes de equipa em Makimo.
O processo exigia que uma pessoa passasse cerca de uma hora antes da sessão de planeamento para actualizar o número de horas gastas pelas equipas em todos os projectos.
Os chefes de equipa tiveram então uma discussão sobre a visão real e partilhada da conclusão do projecto e puderam propor alterações na atribuição dos projectos. O resultado da sua discussão foi então partilhado com toda a empresa como uma orientação para as duas semanas seguintes. Os funcionários gostaram desta forma de comunicação.
Houve consequências de uma tal abordagem.
Uma vez que esta visão não estava ligada às perspectivas de planeamento a longo prazo, Matt precisava de encontrar outras formas de contornar este processo para comunicar as previsões do projecto aos chefes de equipa e calcular as métricas de rentabilidade para os registos da empresa.
"As equipas simplesmente desconheciam o que as esperava após as duas semanas de perspectiva de curto prazo terem passado. Embora eu tivesse a informação no projecto, esta não se reflectia nos planos a curto prazo. Como resultado, a equipa designada para um projecto sabia que os seus 2 especialistas de backend iriam trabalhar no projecto a tempo inteiro, enquanto que o frontend iria trabalhar a tempo parcial durante as duas semanas seguintes. Depois de passadas as duas semanas, encontrámo-nos e descobrimos se havia mais trabalho a ser feito".
A gestão financeira em Makimo colocou desafios diferentes dos do planeamento.
"Como COO, sou responsável pelas operações, organização de projectos e atribuições. Também controlo a sua rentabilidade porque não há uma posição separada para isso. Como resultado, operações e finanças estão interligadas em Makimo - e essa é a razão pela qual decidi estudar a Primetric".
Tal como no caso anterior, o planeamento financeiro foi feito em folhas de cálculo Excel. No entanto, não estavam ligadas a quaisquer outras folhas de cálculo - os cálculos financeiros foram separados dos horários das pessoas. Como resultado, as previsões financeiras baseavam-se em dados históricos e suposições em vez de dados reais - e apenas mostravam os lucros esperados e as suas taxas de conclusão.
Além disso, os planos financeiros não reflectiam com precisão a realidade. Só eram preparados uma vez por mês e, como resultado, não apresentavam quaisquer problemas inesperados que pudessem ocorrer no caminho. Tinham também uma visão limitada das mudanças na remuneração dos empregados, apesar de serem bastante comuns na indústria das TI.
Resumindo, a gestão financeira em folhas de cálculo Excel resultou em tempo despendido na trituração de números que poderia ser utilizado para desenvolver a própria empresa .
Os processos de planeamento da Makimo foram obviamente longos e morosos - especialmente para Matt, que como única pessoa na empresa tinha o conhecimento completo para trabalhar dentro dos limites destes processos e gerir com sucesso as finanças da empresa.
O sistema funcionava, mas era difícil de dimensionar, pois dependia de demasiadas fontes descentralizadas de verdade e de pessoas específicas. Aqui está a lista dos requisitos que Makimo precisava para atingir o próximo nível na sua capacidade de planeamento:
Incapacidade de dimensionar equipas e processos . A fragmentação do planeamento e do fluxo de informação não era sustentável para o futuro. Além disso, era um grande problema para os próprios fundadores, incluindo Matt, uma vez que ele tinha de cuidar do processo manualmente.
Uma lacuna entre o planeamento a curto prazo e o planeamento a longo prazo. Ambos os planos cobriam duas perspectivas muito diferentes que nada tinham a ver um com o outro. Como resultado, a procura não era clara e baseava-se em opiniões preconcebidas que nem sempre se reflectiam na realidade. Estes tipos de planeamento também não dispunham de uma abordagem em tempo real e muitas vezes não tinham em conta as mudanças inesperadas que ocorreram depois de o plano ter sido aceite.
"Havia um enorme fosso entre o planeamento a longo e a curto prazo. Devido a isso, houve casos em que as equipas estavam basicamente alheias às coisas que deveriam fazer após estas 2 semanas terem passado".
Os excels tiveram de ser actualizados manualmente
Foi um processo moroso que não considerou quaisquer actualizações e alterações. Também não tinha validação automática dos dados e era propenso a erros ocasionais, ou seja, falta de férias de alguém, capacidade de erro de cálculo, e muito mais.
Nenhuma visão das finanças em olho de pássaro
Matt, juntamente com os outros gestores e membros do conselho, não pôde ver quaisquer alterações ao orçamento em tempo real. Como resultado, os custos do trabalho foram muitas vezes surpreendentes para ele sempre que o âmbito do trabalho de um projecto mudou.
"Costumávamos fazer uma revisão orçamental de duas em duas semanas. Se cometemos um erro no planeamento e na realidade a equipa trabalhou muito mais arduamente do que tínhamos previsto, após duas semanas tivemos de emitir facturas maiores do que o inicialmente previsto".
Análise baseada apenas no conhecimento do líder
Não havia uma única fonte de verdade para a empresa - cada líder tinha alguma informação sobre a sua equipa que precisava de partilhar com outros. O conhecimento sobre o projecto, por outro lado, veio de Jira e foi largamente complementado com a informação dos líderes que tinham de se lembrar dele. Isso permitiu aos projectos pivotantes satisfazer as exigências dos clientes a um custo de não saber como os projectos progridem entre as sessões de planeamento.
"Embora houvesse algumas pessoas que tinham a informação na sua mente, não havia acesso directo a ela".
Sem visibilidade da disponibilidade dos empregados
O planeamento a curto prazo em Excel necessitava de um olhar adicional no calendário para garantir que os funcionários não estivessem em nenhuma licença durante o período de duas semanas. Os chefes de equipa muitas vezes não se lembravam das férias dos seus empregados e planearam determinado âmbito do projecto para as próximas duas semanas apenas para serem informados na sessão de planeamento que uma pessoa chave não está disponível nesse momento.
"Costumávamos denunciar as ausências de uma forma muito típica: tínhamo-las escritas em papel e visíveis no Google Calendar. No entanto, a informação geralmente dizia respeito apenas ao departamento de administração da nossa empresa - o resto era alheio a ela. Como resultado, quando chegámos a uma sessão de planeamento, discutimos as alocações dizendo "Bem, Mark trabalhará neste projecto", e por vezes chegava um momento de realização: "Mas então Mark vai estar de férias"!
Processos adicionais realizados manualmente
Quaisquer cálculos adicionais tinham de ser completados manualmente. Devido às implementações do processo, o cálculo de tais métricas como fontes de horas não contabilizáveis ou informação de rentabilidade requeria trabalho manual, e muitas vezes bastante trabalho manual.
Quando Makimo e Matt decidiram implementar uma ferramenta que pudesse substituir as folhas de cálculo como sua principal fonte de informação, começaram a procurar um conjunto específico de requisitos.
Isso é porque não se apressaram. Após alguns anos a tentar os seus próprios processos e soluções, a equipa de gestão chegou à conclusão de que a nova solução deveria corrigir as deficiências das soluções anteriores. Era também suposto ligar afectações complexas e obter acesso a informações financeiras, bem como a uma gestão extensiva de pessoas.
Este, no entanto, foi apenas o primeiro de muitos problemas.
Makimo e todos os seus fundadores e empregados orgulham-se da sua abordagem pessoal a todos os clientes, e esperam que os seus fornecedores também os tratem como parceiros.
Infelizmente, Matt também ficou desiludido neste caso, uma vez que foi recebido com uma abordagem SaaS sem sentido com a qual não se podia relacionar. Por conseguinte, procurou ainda mais longe - e foi assim que encontrou o Primetric.
É verdade que as primeiras impressões são sempre importantes - e foi o caso de Makimo, também.
Quando Matt encontrou a nossa solução pela primeira vez, não foi recebido por um bot ou por uma demonstração. Em vez disso, convidámo-lo para uma demonstração com um dos nossos representantes de vendas. Apesar de Matt estar relutante em aceitar o convite, nunca se arrependeu de ter finalmente concordado.
Durante a demonstração, tornou-se claro para Matt que Primetric tinha tudo o que desejava implementar em Makimo.
Isto incluiu:
Ao ver Primetric a trabalhar, Matt, juntamente com outros gestores que representavam Makimo, decidiu tentar Primetric - e essa tentativa transformou-se numa relação duradoura que Makimo esperava desde o início.
A implementação do Primetric não foi um processo moroso para Makimo. De facto, depois de todos os detalhes formais terem sido definidos, o Primetric levou apenas 2-3 dias a tornar-se operacional e em uso diário para Makimo.
No entanto, isto foi apenas o começo. Primetric e Matt juntaram forças mais uma vez, desta vez para mostrar verdadeiramente o potencial da ferramenta num ambiente real. Com o apoio da Primetric, Matt pôde obter imediatamente a resposta a todas as suas perguntas e obter ajuda sempre que se perdia em todas as funcionalidades oferecidas pela ferramenta. Também fizemos todos os esforços para resolver quaisquer questões que possam surgir no processo.
Como resultado, Makimo começou a adaptar-se cada vez mais às características Primetric, e em breve abraçou a ferramenta ao máximo.
Logo após Primetric ter sido implementado pela primeira vez em Makimo, já tinha sido posto à prova.
Na altura, Makimo estava a tentar completar um projecto muito complexo. Era uma operação que exigia enorme flexibilidade e uma comunicação perfeita entre o cliente, o proprietário do produto e a equipa. Nenhuma destas coisas foi dada a Makimo.
A pandemia de coronavírus colocou um imposto em todos os canais de comunicação entre o cliente, os gestores e a equipa, e o seu agendamento provou ser mais do que complicado.
Agindo com base no orçamento, Matt e a sua equipa tinham a obrigação de entregar um produto que funcionasse apenas com os requisitos básicos cumpridos. Isso exigia que o proprietário do produto da equipa tomasse decisões de programação para maximizar a cooperação entre os membros da equipa e reduzir a espera entre as equipas backend e frontend.
"Tomámos muitas decisões rápidas [no projecto] devido à pandemia que impedia o contacto com o cliente. Era necessário um planeamento cirúrgico".
Se Makimo tivesse usado apenas folhas de cálculo para a tarefa, teria tido dificuldades. Felizmente, desta vez, o Primetric estava à mão.
Graças a projectos, reservas e atribuições flexíveis, os gestores da Makimo puderam apresentar todo o projecto num prazo de 3 meses. Foram-lhes também fornecidas todas as informações necessárias sobre ausências e disponibilidade, para que pudessem avaliar realisticamente se os engenheiros que pretendiam contratar poderiam realmente participar no projecto.
Como resultado, após alguns planos diferentes terem sido testados, Makimo encontrou uma solução óptima e encontrou uma forma de completar o projecto independentemente de circunstâncias desfavoráveis.
"Se as atribuições tivessem sido feitas manualmente, cometeríamos erros. Com o Primetric, começámos agora a deslocar os compromissos horários das pessoas até tudo ficar verde - e entregamo-lo".
A implementação foi apenas o início de uma melhor gestão em Makimo.
Gradualmente, a empresa testou e implementou cada vez mais características oferecidas pela nossa solução. Como resultado, hoje em dia utiliza módulos tais como:
"Para mim, Primetric combina o ritmo do trabalho com finanças e fluxo de trabalho do projecto - e é por isso que é perfeito para nós".
Com Primetric, Makimo ganhou numerosos benefícios, tais como:
Planeamento e gestão simples
A Primetric forneceu aos gestores uma visão abrangente, combinando perspectivas a longo e curto prazo. A informação no sistema foi também instantaneamente actualizada, permitindo que Matt e outros líderes tomassem decisões correctas. Todas as atribuições e planos podiam também ser alterados dinamicamente sem receio de erro, uma vez que a Primetric incluía mensagens inteligentes e notificações sobre quaisquer operações interferentes.
"Somos capazes de esticar os nossos planos detalhados para mais do que apenas duas semanas".
Escalabilidade
Matt pode confiar nos seus líderes para lhe fornecer informações sobre finanças e afectações e ver as suas decisões em Primetric. Como resultado, ele não tem de fazer parte de todos os processos de tomada de decisão e pode concentrar-se em detectar os erros.
Flexibilidade
Primetric permite à Makimo visualizar e editar atribuições em tempo real. Isto ajuda Matt a gerir a mudança, a detectar quaisquer inconsistências. Além disso, os gestores acham mais fácil fazer planos porque a ferramenta muda e expande-se sempre que desejam - não há colunas bloqueadas!
"Primetric permite-nos modificar estes planos em tempo real. Se soubermos que algo mudou ou está prestes a acontecer, podemos intervir. Graças a isso, as nossas sessões de planeamento são agora muito mais curtas".
Erros visíveis
O Primetric mostra imediatamente erros nos pressupostos e planos. Os gestores podem ver imediatamente problemas com os objectivos das pessoas, taxas de conclusão, atrasos, planos interferentes, horas extras, e muito mais - e toda esta informação está sempre actualizada.
Comparações de projectos e visões avançadas
Mostram tanto o tempo de trabalho como a perspectiva orçamental que costumava ser calculada manualmente - com muitos erros infelizes. Agora os gestores podem ver tanto o tempo planeado e estimado como o orçamento e compará-los com outros factores chave. Podem também alterar afectações, previsões, e vagas sem fazer pesquisas através de folhas de cálculo.
"Com Primetric, posso ver instantaneamente se o projecto é mais ou menos dinâmico do que o previsto. Posso ver em tempo real o que está e não está a funcionar correctamente no projecto, e posso agir com base na informação. Na verdade, não tenho de ser eu - outros gestores também o podem fazer".
Finanças transparentes
Todas as despesas e rendimentos são imediatamente visíveis em Primetric - e isso inclui também quaisquer alterações, horas extraordinárias e custos adicionais. Além disso, Makimo também utiliza este módulo para incluir despesas gerais da empresa (ou seja, marketing, vendas, aluguer e outros custos necessários). Como resultado, Matt e outros líderes podem, realisticamente, estimar diferentes tipos de margens em toda a organização.
Integração com Jira
Não voltar a entrar nas mesmas tabelas vezes sem conta - agora tudo acontece sem um único clique. Os dados são automaticamente importados, e são imediatamente exibidos em Primetric com todas as alterações, sejam elas quais forem.
"Graças à integração da Primetric com a JIRA, podemos realmente ver rapidamente se o nosso plano está a desmoronar-se por alguma razão. Posso ver de imediato que alguém gasta mais tempo noutras tarefas, ou posso ver outros problemas. Em projectos dinâmicos, como o nosso, esta é a chave".
Atribuições visíveis, ausências e bancos. Os furos na capacidade programada podem ser vistos com bastante antecedência, para que a equipa de vendas possa efectivamente encontrar projectos para os preencher. Os gestores, por outro lado, já não se surpreendem com algumas ausências há muito esquecidas, mas sim com ausências programadas, férias, e dias de folga.
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