Introdução

Fundada em 2010, a Monterail é uma empresa polaca líder no desenvolvimento de software que cresceu de uma pequena equipa para mais de 110 pessoas, dirigindo uma organização reconhecida pelo Financial Times como uma das 1000 empresas europeias de crescimento mais rápido.

A Monterail fornece aplicações web e móveis a uma vasta gama de clientes, desde unicórnios de arranque a empresas líderes em várias indústrias. Crescendo a partir de uma forte experiência Ruby on Rails, a empresa é um parceiro oficial do Vue.js e é especializada em tecnologias como Ruby, React, Vue.js, e Angular.

Monterail tinha um processo de planeamento avançado e detalhado, mas faltava-lhe a ferramenta certa para o apoiar. A Primetric respondeu às complexas necessidades de planeamento da empresa e abordou excepções através da personalização de características.

Ao implementar Primetric, Monterail ganhou total visibilidade nos seus funcionários, tornando o planeamento e a programação de recursos mais rápidos, mais fáceis e mais económicos.

Continue a ler para saber como Monterail conseguiu tudo isto com a nossa ajuda.

A estrutura de Monterail em poucas palavras

Em Monterail, os promotores tomam posse dos projectos, mas ocasionalmente trabalham ou consultam 2 ou 3 projectos de cada vez e são atribuídos de acordo com as necessidades do projecto em mudança/ágil. Graças a esta abordagem, a empresa pode responder à rápida evolução das necessidades dos clientes.

No entanto, este tipo de estrutura tem um preço.

Coloca um sério desafio organizacional: a falta de informação global actualizada sobre a disponibilidade de determinados especialistas durante períodos de tempo específicos e o número de horas para as quais estes especialistas foram programados para projectos em desenvolvimento.

Desafio principal: Falta de visibilidade dos empregados

O departamento de Operações de Monterail é responsável pela gestão da programação e da disponibilidade dos promotores. Eles reúnem os departamentos de Recursos Humanos (RH), Gestão de Projectos (PM), Sucesso do Cliente, e Vendas para coordenar as afectações da equipa, determinando basicamente quem estaria disponível quando e por que quantidade de horas. Este processo gerou diferentes folhas de cálculo Excel com informação sobre a disponibilidade dos programadores.

Principais problemas organizacionais

• Visualização de dados e questões de comunicação,
• Reuniões demoradas,
• Falta de integrações com o software de seguimento do tempo,
• Falta de relatórios abrangentes,
• Tempo de espera que foi difícil de optimizar.

"Quando me juntei a Monterail, compreender a visão geral do planeamento exigiu compilar dados de algumas folhas de cálculo Excel, isto inevitavelmente, fez-me muitas vezes pensar se não me tinha esquecido de nada. No final, isto significava que eu estava a manter todas as informações chave na minha cabeça de qualquer maneira e confiava em lembrar várias situações não padronizadas que simplesmente não estavam formalmente documentadas em nenhum dos ficheiros. Graças ao Primetric, tenho um grande aliado para recordar tudo e não tenho de pedir a vários departamentos de vez em quando para confirmar cada atribuição".

Alexandra Ardelean - Especialista em Planeamento de Recursos em Monterail

Iniciar a mudança

Como primeiro passo, Monterail implementou o Resource Guru, uma ferramenta que deveria melhorar a eficiência do planeamento.

Após vários meses, verificou-se que a ferramenta era demasiado simples, pois não levava em conta casos como as reservas iniciais de especialistas, ou projectos incertos que apenas estavam planeados. A falta de integração com a ferramenta de seguimento do tempo utilizada em Monterail impediu Alex de comparar os planos com a realidade.

Foi aqui que Monterail nos contactou

Quando Monterail chegou até nós, fizemos uma tempestade de ideias em conjunto sobre como poderiam utilizar a nossa ferramenta para enfrentar os seus desafios específicos e escala. Criámos a Primetric com base no feedback que recebemos de empresas de desenvolvimento de software de dimensão semelhante. É por isso que Primetric tinha todas as funcionalidades que faltavam no Resource Guru.

"Deparei-me com o Primetric, e descobri que tinha uma série de funcionalidades que me escapavam no Resource Guru, como uma funcionalidade para rastrear dados financeiros e relatórios complexos. Sei que a vossa solução é bastante nova para o mercado - isso foi um pouco assustador em termos de segurança e estabilidade dos dados. No entanto, fiquei convencido pela vossa disponibilidade de apoio, abordagem personalizada, e tempo de resposta rápido. Isto foi um problema na Resource Guru, embora tivessem um departamento de apoio muito reactivo".

Alexandra Ardelean - Especialista em Planeamento de Recursos em Monterail

Iniciar a cooperação

Ao trabalhar com Monterail, ajustámos a nossa plataforma para corresponder às suas necessidades únicas - e isso acabou por ser o nosso ponto de vitória.

Importar dados do Resource Guru para a Primetric era um desafio, por isso pedimos a Alex que nos enviasse os ficheiros exportados e obtivemos isso corrigido para ela. Explicámos-lhe então como utilizar o Primetric passo a passo. Começámos com uma implementação de teste durante a qual ajudámos a migrar os dados e depois configurámos o Primetric para permitir a Alex verificar como o utilizaria num caso de utilização real. O processo de teste durou 14 dias e foi realizado sem custos. Depois disso, tornou-se claro que Primetric era definitivamente muito mais eficaz do que o Resource Guru.

"O que também me convenceu a implementar Primetric foi que, durante a implementação do teste, estava pronto para ajustar o sistema. As funcionalidades de que eu precisava e que estavam em falta apareceram muito rapidamente".

Alexandra Ardelean - Especialista em Planeamento de Recursos em Monterail

Como Monterail usa o Primetric para fazer horários de pessoas

Monterail utiliza as seguintes características primordiais:

• Calendário dividido em pessoas e projectos - os utilizadores podem aumentar e diminuir o zoom por dias, semanas, ou meses. A vista do calendário mostra a capacidade dos membros individuais da equipa e marca as pessoas que estão sobrecarregadas com trabalho ou na bancada. Isto ajuda Alex a contactar rapidamente os PMs e a descobrir o que se está a passar.

• Reservas suaves - permitem que Alex reserve tempo às pessoas e veja como isso afecta outros projectos. A característica também ajuda a identificar a melhor pessoa para um projecto específico.

"Quando a equipa de vendas me vem perguntar se temos especialistas disponíveis para um novo projecto, posso agora descobrir isso em 30 segundos. Posso rapidamente informá-los quem está disponível e quando".

Alexandra Ardelean - Especialista em Planeamento de Recursos em Monterail

• Relatórios - Primetric oferece uma grande variedade de relatórios que melhoraram muito o fluxo de trabalho de Alex. Ela pode agora ver oportunidades de venda de tecnologias que estão disponíveis no momento. Isto permite encontrar projectos para pessoas especializadas neles, utilizando dados históricos para padrões de descoberta.
• Relatório de vagas - Alex pode agora facilmente ver que tipo de especialistas serão necessários nos próximos meses e discutir estes conhecimentos com o departamento de RH. Além disso, tanto o RH como as Operações podem visualizar a disponibilidade e distribuição das competências da equipa ao longo do tempo.

• Reuniões mais eficientes - durante reuniões individuais com PMs, Alex pode instantaneamente notar se o tempo atribuído nos projectos é distribuído correctamente - basicamente verificando se os projectos necessitam de escalonamentos ou de reduções de escala em quaisquer papéis.

"Por vezes, os projectos requerem competências técnicas específicas e podemos ter vários promotores disponíveis que satisfazem os critérios exigidos. O calendário em Primetric facilita a nossa decisão, pois permite-nos comparar lado a lado as competências específicas das pessoas, a sua experiência e disponibilidade para encontrar o melhor ajuste para o cliente".

Alexandra Ardelean - Especialista em Planeamento de Recursos em Monterail

Resultados

• Não há mais tempo perdido na compilação de dados a partir de folhas de cálculo
• Maior produtividade do Especialista em Planeamento de Recursos
• Redução do número de erros na programação de pessoas
• A optimização de custos como Primetric é mais rentável do que Resource Guru
• Fonte única de verdade para os departamentos de Gestão de Projectos, RH, e Vendas, que traz maior transparência de informação e menos reuniões