Como a Netgen recuperou o controlo total das finanças com a Primetric

Se quiser saber como a Netgen supera tais desafios, como por exemplo:

• estimativas financeiras inexactas, 
• reflectindo diferentes tipos de orçamentos de projectos numa única ferramenta, 
• enorme esgotamento orçamental, 
• falta de transparência e de uma única fonte de conhecimento para toda a organização, 

...depois continue a ler! 

O que é Netgen? 

Netgen é uma empresa de design e desenvolvimento web localizada na Suíça e na Croácia. Autodenomina-se uma agência de boutique, que não pretende atrair muitos clientes; em vez disso, escolhe os seus clientes para lhes fornecer serviços de primeira linha. Trabalha na sua maioria com empresas com mais de 500 empregados. 

Ao longo dos anos, a Netgen desenvolveu tanto software de código aberto como empresarial, mas também fornece consultoria estratégica para empresas de diferentes indústrias. Ainda assim, a Netgen não visa uma indústria específica; em vez disso, atende a uma série de empresas de diferentes áreas, ou seja, banca, saúde, comunicação, e muito mais.

"Não somos uma empresa que se limita a desenvolver um website. Os clientes vêm ter connosco porque querem desenvolver o seu negócio e mudar algo no fluxo de trabalho".

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Para além disso, a Netgen é também membro da Associação Suíça ACT. Para além disso, organiza o Web Summer Camp - um evento anual para empregados e especialistas em TI dispostos a expandir os seus conhecimentos. 

O olhar de dentro: conheça o CEO

A pessoa por detrás do sucesso da Netgen é Christian Paredes - CEO da sucursal suíça da Netgen.

É especialista no desenvolvimento de negócios internos e externos e, portanto, foi ele que decidiu começar a procurar melhores ferramentas de gestão de carteira de projectos para o seu negócio. Além disso, também procura oportunidades; também está envolvido na consulta de clientes sobre transformação digital e no fornecimento de componentes de crescimento. 

Estrutura da Netgen

Netgen é constituída por duas empresas localizadas na Suíça e na Croácia. As suas responsabilidades são também separadas: especialistas na Suíça concentram-se na gestão de projectos, consultoria, crescimento e serviços UX, bem como campanhas e conteúdos. Toda a equipa de desenvolvimento e incluindo os especialistas UX, por outro lado, trabalham a partir da Croácia.

Esta estrutura não resulta, contudo, da externalização, o que é bastante comum na indústria das TI. Os dois ramos actuam financeiramente como empresas separadas. Esta divisão ainda se reflecte na contabilidade de projectos, nos quais os empregados da Croácia têm de ser incluídos separadamente.

Processos de planeamento na Netgen: o que costumava correr mal?

Fase de RFQ do projecto - Estimativas iniciais e previsões de procura

Cada novo projecto começa com um pedido de projecto. Inclui características-chave e especificações que um cliente deseja incluir no projecto para servir um objectivo específico. Estas características passam a ser a base para estimativas de custos e tempo. 

Neste momento, a Netgen divide o seu projecto em três categorias. Estas são: 

1. Tempo e projecto material. Neste tipo de projecto, o cliente paga o número real de horas que os funcionários da Netgen gastam em tarefas relacionadas com o projecto. Este modelo foi geralmente escolhido para projectos que tendem a derivar de estimativas. 
2. Projectos de preço fixo. Os projectos com custos fixos são calculados no início dos trabalhos. No caso da Netgen, os custos de tais projectos podem ser liquidados antecipadamente, após a conclusão do projecto, ou podem ser divididos em prestações pagas segundo um calendário flexível (por exemplo, no início e no fim do projecto). 
3. Gestão de aplicações e contrato de serviços. Projectos de retentores com um preço fixo; o orçamento, no entanto, deve ser gasto razoavelmente durante um determinado período de tempo para manter uma solução e, ao mesmo tempo, gerar uma margem de lucro saudável. 

Esta variedade foi um dos problemas da Netgen. A sua software de gestão orçamental de projectos só poderia reflectir um destes tipos de projectos. Para além disso, não continha qualquer informação detalhada e não podia ser actualizada em tempo real, levando a numerosos mal-entendidos. 

"Para uma agência como a nossa, precisamos de gerir o nosso orçamento de forma sensata. Nunca há apenas um projecto e um orçamento; há muitos projectos, orçamentos, pedidos de mudança, manutenção, alojamento, e muitas outras coisas. Na agência, só se pode ser bem sucedido quando se rastreia todos esses factores".

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Fase de planeamento - dotações a longo prazo e previsões orçamentais

Depois, o projecto teve de ser planeado no calendário da empresa. Infelizmente, isso também se revelou um desafio, pois a Netgen teve de utilizar duas ferramentas diferentes para o efeito: uma para uma perspectiva de longo prazo, e outra para uma visão de curto prazo. Os seus contributos foram combinados em folhas de cálculo clássicas. Contudo, estas ferramentas não estavam ligadas às finanças, forçando os gestores a mudar entre soluções. 

"As horas de registo no JIRA eram incómodas, por isso começámos a usar o Tempo. Mas havia muitas coisas que lá faltavam: gestão de empregados, tempo parcial, etc. Dez anos depois, eles ainda não foram resolvidos, apesar de termos contactado o apoio".

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Além disso, a empresa também teve dificuldades em obter uma visão global das suas finanças. Tal como no caso da afectação de pessoas, utilizou duas ferramentas para o efeito: Tempo Budget para supervisionar os custos futuros, e Float, para combinar afectações a longo prazo com previsões. Contudo, este método de orçamentação era demorado, complicado e propenso a inúmeros erros graves. 

Os desafios da Netgen

Planos e finanças separados. A Netgen foi inundada com numerosas ferramentas que escolheu para tentar combinar finanças com planos de projecto. Também teve dificuldades em obter uma grande imagem das suas operações; em vez disso, os gestores ficaram presos numa lista interminável de soluções que não eram compatíveis entre si. 

"Especialmente quando os orçamentos são apertados, não podemos esperar até ao fim do projecto para ver o lucro. Se se trabalha com empregados, empreiteiros ou terceiros, a orçamentação torna-se muito complicada, porque os inputs são introduzidos separadamente. Isto tem sido um desafio para nós durante os últimos 20 anos".

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Queima de orçamento. Como as estimativas de custos não estavam correctas de imediato, a empresa estava constantemente a debater-se com o controlo das suas finanças. Para além disso, a empresa também se debatia com o acompanhamento de transacções irregulares. Em alguns casos, Christian descobriu projectos não rentáveis após a sua conclusão! 

Faltavam outras ferramentas. Embora algumas outras ferramentas fornecessem à Netgen características de localização adequadas, não podiam fornecer à empresa pessoas e soluções de gestão financeira. Para além disso, não podiam mostrar os dados em tempo real, e implementar quaisquer alterações nos mesmos era quase impossível - e, se tal fosse possível, causava problemas imprevistos. 

"Era possível introduzir muitos dados nas outras ferramentas, ou seja, taxas, horas individuais, etc., mas era necessário fazê-lo manualmente em cada projecto. Depois, os dados históricos do funcionário também mudaram, causando um enorme caos".

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Falta de transparência. Christian estava a tentar localizar papéis, taxas e custos para todos os empregados, projectos, e acções. Infelizmente, com as ferramentas de gestão de recursos com que trabalhava, ele não conseguia classificar a informação através de filtros de que realmente precisava. Era também muito difícil para ele actualizar manualmente toda a informação. Como resultado, ficou apenas com dados parciais - ou incorrectos. 

Incapacidade de reflectir a estrutura da empresa em outras ferramentas. Com dois ramos em dois países diferentes. A Netgen lutou para se manter a par das finanças de ambos os locais. As ligações entre eles também não eram claras. 

Erros críticos nas finanças. As ferramentas que eram anteriormente utilizadas pela Netgen não reflectiam as operações que a empresa pretendia manter sob controlo. Por exemplo, não podia acrescentar facturas com datas passadas. Em alguns casos, o software também introduziu alterações inesperadas nos projectos passados sempre que os detalhes das novas operações eram alterados. Isto fez com que os documentos se perdessem, fossem omitidos, ou apenas editados de forma não intencional, e resultou em numerosas questões contabilísticas, bem como no desperdício de recursos. Não se tratava apenas de alguns casos - de acordo com Christian, mais de 20% das facturas não estavam correctas devido a problemas de software!

"Se alguém se esquecesse de adicionar as suas horas, ou mudasse de horas no passado, ou adicionasse custos no passado, nunca eram facturados nas nossas ferramentas antigas - e ninguém o conseguia detectar. Tinha de investigar o que acontecia de cada vez"!

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Falta de uma base de dados abrangente, flexível, e precisa. As ferramentas anteriormente utilizadas pela Netget não eram suficientemente intuitivas - e muitas vezes ofereciam soluções muito confusas ou exaustivas. Um dos problemas mais comuns era introduzir as alterações nos salários no sistema de gestão de recursos e competências. A informação não era atribuída a um funcionário; em vez disso, tinha de ser alterada em cada projecto em que o funcionário trabalhava. No caso de outras ferramentas, as alterações nos salários eram também observadas em projectos passados, reduzindo drasticamente a exactidão do seu orçamento. 

"Os empregados só podiam ter uma taxa, e é isso, e só se podia alterar isso por conta, não por projecto".

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Sem integrações ou falta de apoio para elas. A empresa baseou as suas operações no JIRA. No entanto, as ferramentas utilizadas anteriormente pela Netgen não suportavam o sistema correctamente ou exigiam uma enorme quantidade de dinheiro para a funcionalidade, deixando Christian sem alternativas a não ser procurar outro software. 

O que levou a Netgen a procurar uma nova ferramenta? 

Por vezes frustrações e erros são fontes de boas ideias - e foi exactamente esse o caso de Christian e Netgen. 

"Foi uma loucura: as pessoas investiram mais de 20% do seu tempo a tentar actualizar todas as ferramentas. Isto não foi eficiente; podíamos estar a facturar esses 20%. Não podíamos continuar assim".

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Depois de utilizar processos ineficazes durante anos, os gestores estavam cansados de trabalhar com numerosas ferramentas ao mesmo tempo. Infelizmente, estas perspectivas não puderam ser combinadas para lhes proporcionar um quadro mais amplo. Consequentemente, os líderes e gestores estavam constantemente a vasculhar diferentes ferramentas, perdendo o seu precioso tempo.

"Todos os gestores de projecto disseram que acharam a forma como estávamos a trabalhar incómoda. Vimos também que foram cometidos muitos erros, e que só os conseguíamos encontrar se olhássemos realmente de perto para as nossas operações".

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Além disso, também se depararam constantemente com inúmeros erros causados por diferentes pontos de vista que lhes foram fornecidos por outros instrumentos. Alguns deles nem sequer conseguiam notificar os cristãos dos erros visíveis dentro de um único instrumento. Em resultado disso, ele frequentemente detectou os problemas quando já era demasiado tarde para os resolver. 

O apoio de diferentes ferramentas não tornou esta situação melhor. O serviço ao cliente era muitas vezes pouco reactivo. Demoraram meses a responder, e os problemas relatados por Christian foram muitas vezes deixados por resolver durante anos. As ferramentas simplesmente pareciam não crescer com Netget - e foi por isso que a empresa decidiu procurar pastagens mais verdes noutro lugar. 

"Encontrei um par de coisas que precisavam de ser fixadas nas ferramentas. No final, as sugestões [de muitas empresas] foram postas à votação. Algumas ganharam - e, cerca de 7 anos mais tarde, ainda lá estão. Bilhetes com milhares de votos"!

Chrisitan Paredes - Netgen Suíça CEO

É aí que a Primetric assume o controlo!

Como é que o Primetric ajuda a Netgen? 

Implementação rápida e integração perfeita do Jira

A implementação é uma parte fundamental da utilização do Primetric - ainda, no caso da Netgen, foi também um dos processos mais rápidos do seu tipo que tivemos o prazer de realizar. 

Todo o processo de implementação demorou menos de 3 semanas e incluiu todos os casos de utilização. Christian foi ajudado pelo apoio Primetric, comunicou claramente as suas prioridades e o seu pedido foi imediatamente atendido. A equipa da Primetric, por outro lado, abordou instantaneamente todas as questões que ele relatou e ajustou-as em conformidade.

A implementação foi também alimentada por integrações rápidas e suaves. No caso da Netgen, a empresa estava concentrada na integração com a JIRA. Felizmente para ela, tal característica não estava apenas disponível no Primetric, mas também envolvia apenas alguns passos simples. Como resultado, a Netgen pôde navegar pelos seus dados em Prietric em apenas alguns minutos. 

Para além disso, os empregados da Netgen também receberam a Primetric com os braços bem abertos. Graças a uma interface intuitiva, foram capazes de se familiarizar rapidamente com a ferramenta e de a utilizar em seu proveito. É importante notar que esta opinião foi partilhada tanto por gestores como por especialistas. 

"São necessários minutos para configurar o projecto e ver os dados para tomar melhores decisões".

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Como é que a Netgen beneficia da utilização do Primetric? 

"Há 3 anos que procuro activamente uma boa solução. [...] Depois de algum tempo ficou realmente claro que Primetric não tem os problemas que os outros têm".

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Filtros personalizados e relatórios abrangentes. Com Primetric, Christian poderia ajustar os gráficos e tabelas na ferramenta para se adaptarem melhor do que nunca às suas necessidades. Ele poderia ordenar os dados tal como precisava e criar relatórios personalizados adaptados às suas necessidades. 

Integração avançada, mas intuitiva com Jira.

O Primetric pode ser - e foi - integrado com o JIRA em apenas alguns cliques. Comunica constantemente com o sistema para fornecer aos gestores informações em tempo real sobre as empresas dos seus empregados. Para além disso, também fornece aos utilizadores JQL que permite importar worklogs de um projecto JIRA para muitos projectos na Primetric, melhorando a precisão da facturação em muitos modelos financeiros ao mesmo tempo. 

Total flexibilidade nas finanças tendo em conta os diferentes modelos de facturação.

Primetric é capaz de cobrir todos os cenários de negócio Netgen foi tipicamente utilizada para fornecer os seus serviços aos seus clientes. Quer se trate de um projecto temporal e material ou de um projecto de preço fixo, a solução pode reflectir as suas características para ajustar os seus cálculos e fornecer ao Christian dados financeiros precisos e actualizados. 

"Tem todos os casos que são possíveis [no sistema]. Isso foi o abridor de olhos, foi quando dissemos "Esta ferramenta é realmente boa". Lembro-me de a mostrar aos meus amigos na Croácia. Eles disseram: "Se é esse o caso, também precisamos dele!". 

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

Informação financeira detalhada. Em contraste com outros instrumentos, Primetric ofereceu ao Christian uma abordagem aprofundada das suas finanças. O cálculo financeiro na ferramenta incluía muitos factores pequenos, mas cruciais, tais como pedidos de mudança, manutenção, alojamento, etc. - e podiam ser alterados em qualquer altura. Com essa característica, nenhuma vírgula ou número poderia escapar à mente de Christian. 

Variedade de projectos - tempo e material, preço fixo, limites, e outros tipos de orçamentos - estão todos disponíveis para a Netgen em Primetric. Como resultado, a empresa pode reflectir a sua estrutura na ferramenta e geri-la eficientemente com base em dados detalhados e precisos sobre despesas e receitas. 

"Para ser honesto, Primetric é uma das muito poucas soluções que pode gerir um âmbito tão vasto [de cenários]. Com as ferramentas do passado, colocamos sempre algum tipo de margem no topo. Com Primetric, vemos o cálculo, vemos os lucros, vemos a margem, e isso é tudo o que precisamos".

Christian Paredes - Netgen Suíça CEO

A capacidade de incluir orçamentos para ambos os ramos. Com opções financeiras avançadas, a Netgen pôde finalmente ver todos os seus custos numa única ferramenta. Neste caso, a empresa decidiu que as finanças do seu ramo croata serão incluídas nas despesas gerais. A mudança melhorou drasticamente a orçamentação em toda a organização. 

Resultados

1. Mudanças flexíveis com actualizações automáticas para todos os projectos. 
2. Não há facturas incorrectas ou enganosas no sistema. 
3. Visão financeira abrangente de cada projecto e de todos os projectos de uma só vez. 
4. Redução do tempo gasto na actualização de outras ferramentas e aumento do tempo facturável para os principais gestores e especialistas. 
5. Informação detalhada sobre todos os projectos, incluindo despesas gerais pequenas mas cruciais, ou seja, alojamento, salários, despesas gerais, etc. 
6. A capacidade de acompanhar os custos de ambos os ramos do negócio com opções de despesas gerais. 
7. Modelos de facturação flexíveis que reflectem as características dos projectos da Netgen. 
8. Descrições detalhadas do orçamento do projecto com informações adicionais sobre despesas gerais, custos adicionais, etc. 

O futuro parece brilhante com Primetric! 

Embora a implementação do Primetric em Netgen tenha sido um enorme sucesso para ambas as partes envolvidas, a nossa jornada comum não termina aqui. Nos próximos meses, Christian está a planear expandir o nosso sistema na sua empresa para

Mudança de folhas e ausências para Primetric. Até agora, a Netgen tem-se concentrado na vertente financeira da Primetric. Em breve, a empresa irá também utilizar o sistema de monitorização de folhas, ausências e férias para obter uma imagem mais ampla das pessoas disponíveis na empresa. 

Estimativas e previsões. A Netgen irá em breve experimentar um novo lado do Primetric - previsões, e estimativas. A empresa espera transferir todas as suas operações financeiras para o sistema, e em breve terá uma oportunidade de o fazer. 

Capacidade de gerar relatórios PDF. A Primetric vai preparar uma funcionalidade personalizada de relatórios PDF apenas para a Netgen, a fim de lhes fornecer os recursos de que a empresa necessita para tomar melhores decisões. 

Planeamento a curto prazo. Neste momento, a Netgen prepara-se para criar planos de tarefas a curto prazo e detalhados para sprints de duas semanas de duração. A empresa já descobriu um potencial para tais horários na Primetric e em breve irá utilizá-lo ao máximo.