Como a Primetric ajudou a Future Mind a reduzir o tempo de bancada em 3.500 h

Introdução

A Future Mind é uma empresa de desenvolvimento de software especializada em desenvolvimento móvel, desenvolvimento web, IoT, e consultoria em TI. Em funcionamento desde 2008, a Future Mind entregou mais de 150 aplicações móveis, entre elas aplicações premiadas como a Frappka e Żappka (Prémio principal e 1º lugar na categoria Comércio/Mercado, Mobile Trends Awards 2019). 

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A empresa foi incluída na lista da Forbes Diamonds 2020 das empresas de mais rápida expansão na Polónia e no ranking anual do Financial Times 1000 que enumera as empresas europeias de mais rápido crescimento.

A Future Mind estava a utilizar a Harvest Forecast para o planeamento e atribuição de especialistas a projectos. Contudo, a solução era demasiado simples e carecia de funcionalidades chave como previsão financeira, verificação de previsões em relação a resultados reais, e definições avançadas de permissões. 

Após mudar para Primetric, a Future Mind pode agora atribuir especialistas a projectos, gerar previsões e depois verificar como se comparam com a realidade. Todos os dados são mantidos num único local e disponibilizados aos membros da equipa em diferentes níveis de permissão. Além disso, fornece aos executivos da empresa ferramentas de controlo.

"Em comparação com outras ferramentas, Primetric permite-nos ser totalmente proactivos em todas as actividades de afectação de pessoas, planeamento, previsão".

Paul Josiek - Chefe de operações da Future Mind

A estrutura da Future Mind em poucas palavras

A Future Mind conta com cerca de setenta especialistas especializados tanto em áreas comerciais como técnicas. Como empresa de desenvolvimento de software, a Future Mind destaca-se devido à sua ênfase no processo de desenvolvimento de produtos, complementada pela perícia técnica da equipa. 

Para gerir a alocação de pessoas, a Future Mind introduziu três tipos de alocação:

• Rascunhos de atribuições - os rascunhos são projectos criados pela equipa de vendas que trabalha como titulares de lugares iniciais. 
• Reservas - esta categoria é para projectos que estão em curso. Embora não haja uma confirmação formal para o futuro envolvimento das pessoas, é provável que sejam necessários especialistas específicos durante um período de tempo mais longo.
• Alocações activas - marcações que foram oficialmente confirmadas.

Processo de planeamento

Quando a equipa de vendas faz um acordo inicial sobre um projecto e o seu calendário, o conselheiro principal acrescenta as fases do projecto no ficheiro do projecto e partilha este conhecimento durante a reunião semanal de planeamento. Este esboço inicial inclui o modelo de preços, a tarifa e os prazos potenciais do projecto.

Durante a sessão de planeamento, a equipa de vendas, PMO, e os líderes das equipas de desenvolvimento móvel e web discutem as próximas oportunidades, analisam a lista de projectos em curso, e resolvem quaisquer conflitos que surjam.

Problema: Falta da solução que poderia cobrir aspectos cruciais dos processos da Future Mind e fornecer relatórios abrangentes para os departamentos

Para planear e alocar especialistas, a Future Mind utilizou a combinação de:

• Jira,
• Confluência,
• e Previsão da Colheita.

O processo de reserva da equipa teve lugar nesta última solução. Ajudou a evitar o overbooking, a gerir conflitos, e a minimizar o tempo de banco de reservas.

Contudo, o software anteriormente utilizado carecia de várias características que a empresa necessitava para uma atribuição eficiente de pessoal. Para começar, não incluía qualquer definição avançada de permissões para permitir um maior controlo sobre o nível de informação disponível para os diferentes membros da equipa.

Além disso, a solução era problemática em termos de atribuição de projectos - a ferramenta era demasiado simples e não diferenciava entre diferentes tipos de projectos, tais como projectos de reserva, reserva, e reserva activa. Este caso de utilização é típico das empresas de desenvolvimento de software, enquanto que a Future Mind utilizou uma solução genérica para qualquer tipo de negócio.

Future Mind também não tinha acesso a previsões e relatórios financeiros avançados. Como resultado, a equipa não pôde comparar as suas previsões com os resultados reais dos seus projectos. 

A falta de características apropriadas foi um problema que se tornou ainda mais grave devido ao rápido crescimento da empresa. A Future Mind estava a expandir a sua equipa por pelo menos uma dúzia de trabalhadores a tempo inteiro todos os anos, e afectá-los com precisão a projectos estava a tornar-se cada vez mais difícil.

Como resultado, faltava à empresa uma única fonte de verdade que apoiasse os seus processos e permitisse o acesso de diferentes departamentos a dados importantes. A comunicação e a partilha de conhecimentos constituíam um desafio cada vez maior. E os gestores não conseguiam ver os efeitos dos seus acordos, tirar partido das previsões, ou compará-las com os resultados.

Solução: Implementação de Primetric

Future Mind voltou-se para nós na sua busca da combinação certa de funcionalidades. 

Aqui estão as características que fizeram da Primetric uma escolha de topo para a empresa:

• Melhor orçamentação recortado para a indústria de TI - A previsão não inclui características orçamentais ajustadas às exigências específicas dos projectos de TI. Primetric permite à empresa finalmente orçamentar projectos seguindo as práticas da indústria.
• Previsões financeiras - a equipa pode ver imediatamente as taxas horárias dos especialistas e analisar a margem por projecto ou a sua fase. Isto ajuda a designar as pessoas certas para os projectos certos.
• Alocação de equipas mais fácil - isto fez a diferença numa equipa maior, graças aos filtros inteligentes. Por exemplo, é fácil encontrar um desenvolvedor Python Sénior com bom domínio de inglês e capacidades analíticas. 
• Permissões que fazem sentido - os dados são acessíveis de acordo com o sistema de permissões que corresponde às funções reais na empresa (RH, vendas, PM).
• Relatórios avançados - estes relatórios permitem à equipa de vendas verificar se existem funcionários livres. Os gestores de projecto podem utilizá-los para optimizar a utilização de recursos e deslocar especialistas entre vários para os ajudar a formar novas competências e assegurar o seu desenvolvimento profissional.
  

A Future Mind decidiu testar o Primetric porque ele:

• Fornece dados claros e compreensíveis sobre a utilização das pessoas,
• Permite planear projectos e reservar equipas para eles num só local,
• Oferece previsões financeiras aprofundadas,
• é facilmente integrado com Harvest.
  

A mudança da Previsão de Colheita para a Primetric foi simples e levou apenas um dia.

Todos os gestores de projecto acrescentaram os seus projectos à nova solução durante apenas uma reunião. O Campeão do Produto treinou então a equipa utilizando a base de conhecimentos Primetric. Combinado com o nosso apoio contínuo, a Future Mind conseguiu uma implementação completa no prazo de um mês.

"Quando comparado com o Jira, a implementação do Primetric foi canja. A equipa por detrás do Primetric foi muito pró-activa e ajudou-nos muito durante o processo de embarque. O seu excelente apoio para resolver rapidamente todos os solavancos na estrada. Tivemos também um canal de comunicação aberto com Zbyszek, co-fundador da Primetric. Ele respondeu às minhas mensagens em qualquer altura do dia - isso foi realmente impressionante"!

Paul Josiek - Chefe de Operações da Future Mind

Como a Future Mind usa o Primetric

Actualmente, 16 pessoas na Future Mind utilizam o Primetric para designar especialistas para projectos, gerar previsões, e depois verificar como se comparam com os resultados reais. 

Todo o planeamento pode agora acontecer de baixo para cima. As equipas podem gerar previsões com dados que são mais importantes graças ao sistema de permissões. E as equipas de negócios e de produção estão finalmente na mesma página.

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Em comparação com o ano anterior à implementação do Primetric, o Future Mind reduziu o seu tempo de banco em 4% de ano para ano, o que equivale a 3.500 horas facturáveis.

Esta mudança resultou de uma série de melhorias nos processos de produção e venda, bem como do arranjo benéfico de projectos a longo prazo. A Primetric tornou-se uma fonte crítica de conhecimento sobre este assunto e forneceu uma desculpa para introduzir estas mudanças. Facilitou uma abordagem proactiva à aplicação de mudanças nesta área de funcionamento da empresa.

"Primetric é uma solução que aborda os problemas únicos que as empresas de TI e as empresas de desenvolvimento de software como nós enfrentam. Configuramo-la de forma a corresponder perfeitamente aos nossos processos e implementámos muitas funcionalidades extra. A equipa Primetric estava pronta para nos ajudar em todas as fases da implementação".

Paul Josiek - Chefe de Operações da Future Mind

Eis como é o processo actual na Future Mind com a ajuda da Primetric:

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1. A equipa de vendas acrescenta um cliente e o seu projecto provisório à Primetric, juntamente com as fases e estimativas do projecto (tempo e finanças).

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2. Durante a sessão de planeamento semanal, a equipa partilha informações sobre este potencial projecto com o departamento de produção. 

3. Revêem a lista de projectos activos e reservas para confirmar as atribuições dos promotores e potencialmente deslocar pessoas em torno dos projectos. O que é especialmente útil aqui é relatar a disponibilidade e utilização, e um calendário que permita gerar as pessoas mais acessíveis a partir de uma vista de ave, com base em competências, posição, e data.

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4. Depois, a equipa passa por cima de pessoas específicas, se não estiverem atribuídas a nenhum projecto neste momento. São designados para projectos não-facturais chamados "missões secundárias". Isto é também um sinal para a equipa de vendas intensificar as suas actividades relacionadas com esta equipa em particular ou encontrar uma oportunidade de "upselling".

5. Graças ao relatório de disponibilidade, a equipa de vendas pode começar a procurar especialistas e consultar facilmente a sua tarefa com os chefes de departamento.

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6. Ao utilizar a funcionalidade Project Finances, a empresa cria uma previsão para o próximo trimestre para compreender as receitas geradas, divididas em reservas e reservas activas/de projecto. Primetric exibe a previsão em relação aos resultados, mostrando o nível real de compromisso vs. planeamento. 

7. Graças à informação sobre os custos de pessoas específicas, a Future Mind pode analisar e optimizar facilmente a margem de lucro.

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Resultados

• Optimização do tempo de bancada (redução em 4%)
• Orçamentação melhorada 
• Disponibilidade de previsões financeiras já nas fases iniciais de planeamento
• Alocação de equipas mais simples em equipas maiores 
• Sistema avançado de permissões que corresponde às funções reais na empresa (RH, vendas, PM).
• Relatórios avançados

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