Como a SovTech melhorou a sua rentabilidade com uma visão de pássaro de todas as finanças

Introdução 

SovTech é uma empresa africana líder no desenvolvimento de software com sede em Londres e Cape Town, trabalhando com numerosas tecnologias, incluindo Web3. É uma das empresas de software mais bem classificadas de acordo com a Software World. 

Devido ao seu carácter internacional, a empresa emprega criadores de todo o mundo, estando a maioria dos seus especialistas localizados na África do Sul. Todas estas pessoas são reunidas pelas suas competências excepcionais, flexibilidade e, acima de tudo, uma paixão pelo trabalho - os valores que estão no centro do sucesso SovTech. 

A SovTech também se orgulha das oportunidades de desenvolvimento que oferece aos seus empregados. Para além da formação padrão, a empresa também participa e organiza numerosos eventos industriais, incluindo hackathons. 

A diversidade na empresa reflecte-se também na sua selecção de clientes. A SovTech atende às necessidades de uma série de diferentes clientes, desde instituições financeiras, à agricultura, a empresas comerciais, e outros, incluindo supermercados e empresas alimentares. Até este ponto, a SovTech ajudou empresas como a Huawei, Deloitte, e Standard Bank. 

"Acreditamos que o software é uma combinação perfeita de arte, engenharia e pessoas. A dinâmica do mesmo permite-nos construir um software incrível".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

Neste estudo de caso, aprenderá como SovTech: 

• melhoria da rentabilidade graças a uma sábia gestão da utilização,
• obteve uma grande visão sobre a carga de trabalho das pessoas, a entrega do projecto e o desempenho financeiro,
• sistematizou as suas finanças e melhorou a sua capacidade de as gerir tanto em pequena como em grande escala, 
• melhorou a precisão da atribuição e, consequentemente, a qualidade do trabalho nos projectos, bem como a sua execução, 
• prever e planear a capacidade dos especialistas sem erros, resultando em atrasos e problemas com horas extraordinárias.

Projectos da SovTech

A abordagem da empresa reflecte-se nas suas operações que se concentram na criação de software sob medida para qualquer cliente que possa estar interessado nos seus serviços. Estes projectos são executados tanto em Waterfall como em metodologias Agile adaptadas às necessidades dos clientes. Se necessário, a SovTech também trata da manutenção de produtos existentes, ou de projectos de subscrição que requerem desenvolvimento constante, bem como de algumas operações de consultoria. 

Além disso, a SovTech também tem grande orgulho em ligar especialistas e programadores aos seus clientes, uma vez que a empresa se esforça por se tornar a melhor reserva de talentos da região. Como líder africano no sector, a empresa tem uma variedade de operações de recrutamento que expandem ainda mais as suas possibilidades com serviços de body leasing. 

Independentemente do tipo de projecto, SovTech cobre todo o ciclo de vida do projecto, quando necessário. Graças à ajuda de estrategas, cada operação é minuciosamente analisada a fim de fornecer a todos os interessados recomendações para o trabalho. Isto assegura a qualidade de topo de cada projecto na empresa. 

Ferramentas SovTech

Anteriormente, a empresa utilizava três ferramentas para gerir as suas operações: Google Sheets, Harvest, e Jira.

As Google Sheets foram utilizadas para planear o seu pessoal numa perspectiva de longo prazo e gerir as finanças. No entanto, precisavam de ser actualizadas sempre que algo mudava nos planos - e isso era basicamente uma ocorrência diária. Como resultado, o processo de planeamento de recursos, assim como o financeiro, estava a tornar-se cada vez mais enfadonho a cada hora que passava. 

"As coisas mudaram numa base diária, semanal, mensal, e precisávamos de actualizar constantemente a folha".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

É claro que a SovTech não ficou sem tecnologia para ajudar o processo. A empresa também utilizou a Harvest, que foi introduzida no negócio para ajudar a seguir o tempo. Mesmo assim, não continha muitos gestores de informação necessários, tais como finanças ou capacidade.

Além disso, com cerca de 25 projectos em curso no momento da implementação do Primetric, os próprios processos estavam a tornar-se mais complicados e propensos a erros. As atribuições de pessoas exigiam um conhecimento abrangente de todas as actividades, e isso não podia ser fornecido por uma Ficha Google. Para piorar a situação, as finanças também estavam no caminho dos gestores, uma vez que as alterações das taxas horárias e das horas de trabalho de acompanhamento exigiam cálculos separados. 

"Demorei séculos para conseguir alguma coisa certa. Por exemplo, levaria 3 horas para conseguir os custos durante um mês só para descobrir que uma única tarifa horária estava errada. Foi um pesadelo tentar resolver as finanças e as pessoas".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

O papel de Oliver na SovTech

Embora seja gestor de projectos, Oliver desempenha vários papéis diferentes na SovTech. Até agora, ele também actuou como gestor de recursos, e intermediário entre o negócio e a contabilidade. 

As suas principais responsabilidades incluem: 

• planeamento da carga de trabalho das pessoas para os projectos e monitorização da utilização de horas facturáveis e não facturáveis,
• acompanhamento do desempenho financeiro dos projectos e dos seus orçamentos, 
• actuando como intermediário entre os gestores de projecto, o CFO e os seus objectivos, pois era responsável pela análise dos indicadores-chave de desempenho da empresa e pela sua tradução em decisões. 

O leque de responsabilidades de Oliver exigia uma visão aérea de todas as operações. No entanto, na altura em que começou a trabalhar para a SovTech, só tinha à sua disposição Google Sheets. Isso colocava uma série de desafios que ele tinha de superar no seu caminho para o sucesso. 

"Porque é que isto não está a funcionar? A tarefa está concluída? Porque é que está a demorar mais tempo do que o esperado? O que podemos fazer para a melhorar? Quem a entregou? Estes foram os meus desafios do dia-a-dia na altura".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

Para terminar, Oliver precisava de um único centro de comando para ter uma visão global das operações cruciais na empresa para melhor prever tanto as finanças como a disponibilidade das pessoas. 

Principais desafios 

Antes de implementar Primetric, SovTech deparou-se com numerosos desafios que afectaram a sua capacidade de organizar o trabalho da forma mais eficiente. Estes desafios incluíam: 

Falta de visibilidade da disponibilidade das pessoas

Quando Oliver chegou à SovTech pela primeira vez, estava a gerir cerca de 100 criadores, cada um com competências e experiência diferentes. No entanto, toda a informação sobre o povo: 

• atribuições e capacidade, 
• competências, 
• salários e suas alterações, 
• custos de trabalho para cada especialista no projecto, 

foram guardados nas folhas de cálculo. 

Ao mesmo tempo, as informações sobre os planos e tarefas dos projectos eram armazenadas em Jira, forçando os gestores a pesquisar através de numerosas ferramentas sempre que fosse necessário efectuar uma atribuição. 

"Se tivéssemos um novo projecto, eu não tinha a capacidade de rapidamente puxar alguém que tivesse a experiência [no terreno] e ver a sua capacidade disponível".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

Falta de ligação entre as finanças e a carga de trabalho das pessoas 

Como as informações sobre capacidade e finanças eram mantidas em folhas de cálculo separadas, Oliver teve dificuldade em estabelecer a rentabilidade de determinados empregados e, consequentemente, os seus projectos. Se o quisesse fazer, enfrentava um processo muito moroso e propenso a erros. A longo prazo, esta situação fez com que as finanças da empresa se tornassem um borrão, tornando ainda mais difícil encontrar indicações fiáveis necessárias para a tomada de decisões críticas. 

Assegurar a rentabilidade dos empregados 

Além disso, assegurar a obtenção das pessoas certas era um desafio para a empresa, especialmente tendo em conta as despesas. Com numerosos projectos curtos em mãos, Oliver estava frequentemente preocupado com os custos das pessoas que iriam ser bancadas após o projecto ter terminado. Devido à falta de dotações a longo prazo, não havia maneira de saber se o especialista colocado em pausa seria rentável a longo prazo, e o mesmo problema se aplicava aos empregados recém recrutados. 

"Ao contratar uma nova pessoa, tinha a certeza de que eles iriam trabalhar neste projecto durante, digamos, 6 meses. Mas o que acontece então, e quanto aos custos dessa pessoa? Tenho de saber se podemos realmente sustentar essa pessoa mais tarde".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

As coisas não eram diferentes para os custos das pessoas. Mesmo a mais pequena alteração nos salários poderia levar a que todos os cálculos fossem incorrectos. 

Folhas de cálculo maciças que provocam o caos nas finanças 

As finanças eram a maçã do olho do Oliver. No entanto, para ter uma melhor visão das mesmas, ele precisava de mergulhar nas folhas de cálculo do Google.

Da perspectiva de um projecto, foi-lhe difícil estabelecer a margem de lucro real no projecto e ver os custos do trabalho realizado numa dada operação. Mesmo com um rastreador de tempo à mão, a recolha da informação exigia muitas alterações em folhas de cálculo meticulosamente criadas. Como resultado, os cálculos eram propensos a erros, e, pior ainda, a alterações infindáveis. 

"Tentar prever custos, calcular os custos e horas das pessoas, ou as margens de um projecto, qualquer coisa relacionada com finanças era difícil".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

Ausência de relatórios sobre as operações da empresa a pedido

Como toda a informação sobre a capacidade das pessoas era mantida em ficheiros e ferramentas separadas, os gestores - incluindo Oliver - muitas vezes não eram informados sobre as principais mudanças de esforços. Também não conseguiam ver mudanças no progresso do projecto, disponibilidade de recursos, e muito mais. Faltavam simplesmente relatórios a pedido e actualizados que os pudessem ajudar a supervisionar as operações da empresa. Como resultado, não podiam mudar imediatamente a sua perspectiva, para ver o trabalho de determinadas equipas, departamentos, clientes e muito mais. 

Solução? Todos os dados recolhidos numa única ferramenta

À medida que as folhas de cálculo se foram tornando maiores e mais complexas, estavam a causar cada vez mais caos. Como resultado, os gestores começaram a perder a confiança nas ferramentas, e estavam cada vez mais frustrados com o seu trabalho. 

Vendo esta tendência, a empresa começou a procurar uma ferramenta capaz de reunir toda a informação num único local. O novo sistema visava melhorar a transparência dos dados e melhorar a precisão de todas as decisões chave na empresa. Foi então que a SovTech encontrou a Primetric.  

Como é que a SovTech usa Primetric? 

Neste momento, a SovTech utiliza Primetric para vários tipos de operações. Isso inclui: 

• importar e combinar dados de Jira e Harvest e convertê-los em relatórios intuitivos, gráficos, e muito mais, 
• previsão, verificação e gestão da capacidade das pessoas, 
• criando atribuições precisas e editando-as de forma flexível, 
• acompanhamento do progresso dos projectos, bem como dos custos do trabalho neles realizado, 
• calcular os indicadores financeiros chave tanto para os projectos como para a empresa como um todo,
• impedindo que o orçamento seja queimado. 

Integrações sem costuras para comparar planos com a realidade

Desde o primeiro dia, a Primetric foi integrada com outras ferramentas que a SovTech tem à sua disposição. Ao combinar a ferramenta com Harvest, os gestores obtiveram acesso à informação sobre o total de horas seguidas. Primetric foi também integrado com Jira para recolher toda a informação sobre a gestão de projectos na ferramenta, também. Como resultado, os gestores e executivos de projecto não tiveram de mudar entre diferentes programas durante o trabalho de planeamento e puderam comparar os planos com a realidade para ver se eram precisos e se se enquadravam no orçamento. 

Planeamento e monitorização da carga de trabalho dos empregados

"Sou capaz de ver quantas horas posso agendar, quantas horas tenho atribuídas, e quantas horas estou a passar. Posso também ver quando as pessoas estão a sair de projectos".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

Primetric também forneceu a Oliver uma visão geral de todas as atribuições e carga de trabalho das pessoas, assim como a capacidade de as alterar a pedido. Graças à opção de arrastar e largar, ele foi capaz de editar alocações existentes ou adicionar novas alocações apenas clicando num determinado dia. Também foi capaz de ver o progresso do trabalho com a mesma visão.

"A vista do calendário é realmente agradável. É óptimo poder dar uma vista de olhos a todos os projectos e ver qual é a eficiência. Posso também ver quem é afectado aos projectos, e quais são os seus custos".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

Melhor visibilidade da rentabilidade em projectos e afectações

A Primetric forneceu à SovTech uma visão de pássaro de todas as suas finanças. 

Para as finanças de toda a empresa, a Primetric conseguiu gerar os relatórios mostrando a rentabilidade de todas as operações na empresa, incluindo as horas não faturáveis que costumavam ter um custo sobre as margens de lucro finais. 

"Primetric oferece uma forma muito mais fácil de olhar para as finanças. Os executivos podem simplesmente olhar e ver muito rapidamente onde a empresa está, e onde vai estar nos próximos 3 meses. Eles podem dizer imediatamente: isto é bom, isto não é bom, precisamos de fazer mudanças aqui".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

Para os projectos, por outro lado, a Primetric foi capaz de o fazer: 

• comparar as finanças agendadas com as seguidas, 
• mostrar os custos de trabalho para cada pessoa envolvida no projecto, 
• calcular o desempenho financeiro do projecto, ou seja, margem de lucro, custos de trabalho, rendimentos, etc.

Como resultado, os gestores de projecto são agora capazes de controlar em detalhe os orçamentos dos seus empreendimentos, sem se preocuparem em estar acima do orçamento no meio do trabalho. Podem também

Além disso, os especialistas em contabilidade também utilizam Primetric para recolher a informação para as facturas. Na ferramenta, podem aceder tanto às horas programadas como às horas seguidas para um determinado projecto e utilizar os dados para facturas e outras liquidações. 

No caso de SovTech, Primetric está também integrado com Harvest e Jira, e importa automaticamente os dados das ferramentas para o seu próprio sistema, criando um quadro mais amplo de todas as actividades. Caso seja necessário, os dados também podem ser exportados para Excel, uma vez recolhidos. 

Centro de comando único para a realização de projectos

Antes do Primetric, o acompanhamento do progresso de todos os projectos era um grande fardo para todas as pessoas envolvidas - tanto em termos de finanças como de dotações. Como os dados estavam disponíveis em várias ferramentas separadas, os gestores tinham dificuldade em combiná-los e obter uma imagem mais ampla de todas as operações. Com o Primetric, isso mudou.

Num calendário de projectos oferecido pela ferramenta, os gestores de projectos podem ver as horas registadas nos projectos tal como são reportadas em Harvest. Mais tarde, podem ir ao separador do orçamento no painel do projecto para ver como o trabalho afectou as finanças. Para uma visão mais geral, podem também utilizar uma variedade de relatórios, incluindo relatório de progresso do projecto, relatório financeiro do projecto e outros, para ver como as suas operações estão realmente a decorrer. 

"Com Primetric, posso ver rapidamente onde estão os projectos no seu estado actual, onde estavam e para onde vão. Posso ver como é o esgotamento do orçamento do projecto, o que é o ETC, e muito mais".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

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Gestão da utilização

A capacidade de ver a utilização foi uma verdadeira mudança de jogo para a SovTech, porque lhes permitiu ver quantas horas vão para o trabalho não facturável e facturável. Era essencial para melhorar a rentabilidade de toda a empresa.

"Se temos 160 horas num mês, e algumas pessoas só rastreiam 40 horas facturáveis, porque é que isso acontece? Temos agora a capacidade de ver tais questões e de as gerir muito melhor, obtendo uma melhor relação custo-benefício".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

Ao introduzir esta característica, Oliver poderia certificar-se de que os salários por hora correspondem realmente ao progresso dos projectos e ver se o dinheiro está realmente a contribuir para o sucesso da empresa. Isto mudou a sua perspectiva sobre horas facturáveis e não facturáveis e ajudou-os a tomar melhores decisões relativamente à afectação de especialistas valiosos e a optimizar a utilização da capacidade das pessoas. 

"Depois de ver as horas com os salários, pude ver exactamente como o dinheiro foi gasto, e consegui geri-lo melhor. Na minha mente, isso ajudou-me realmente a melhorar a rentabilidade das nossas operações".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

Relatórios avançados para uma programação e orçamentação precisas

Antes do Primetric, todos os dados relacionados com a gestão de projectos e recursos eram mantidos em Google Sheets que eram difíceis de editar e não ofereciam aos gestores uma visão aprofundada. Com o Primetric em vigor, isso mudou. Graças a relatórios automatizados, actualizações em tempo real e numerosas opções de visualização, tanto os gestores como os executivos podem ver exactamente como o negócio está a funcionar, e porquê. 

"Com todos os projectos correctamente programados, posso ver correctamente os rendimentos e os custos. Os mais velhos acima de mim também podem dar uma vista de olhos e ver: é aqui que vamos estar dentro de três meses, é aqui que vamos estar dentro de seis meses".

Oliver Green, Gestor de Projecto na Sovtech

Os benefícios de Primetric

Até agora, Primetric tem melhorado não só o trabalho de Oliver, mas também o estado de toda a empresa em numerosas áreas. Estas incluem: 

• melhoria da rentabilidade causada pela utilização óptima tanto de orçamentos como de especialistas, 
• melhor programação do projecto com total visibilidade de todas as atribuições para uma melhor precisão, 
• melhor gestão da utilização e alocação de pessoal com orçamentos incluídos, 
• visão aérea de todos os dados críticos nos processos de tomada de decisão, incluindo os orçamentos 
• gestão de horas facturáveis e não facturáveis. Agora, a SovTech pode ver exactamente quantas horas são gastas em projectos não comerciais, e os seus gestores podem trabalhar para melhorar essa percentagem de forma mais eficiente, 
• integração com Harvest. Graças a esta característica, Primetric pode recolher a informação da ferramenta e combiná-la com informação sobre as taxas horárias, criando uma visão global das actividades facturáveis.