Como é que o Speednet conseguiu duplicar de tamanho com o Primetric?

Introdução 

A Speednet define-se como uma empresa de desenvolvimento de software. Durante os últimos anos, cresceu de 60 empregados para mais de 250, entregando projectos informáticos para as indústrias fintech, bancária, edtech e de seguros, incluindo clientes como POP Pankki, Fico, BPH, Eduhouse, DPD e muitos mais. Tal crescimento (exponencial) e complexidade de projectos requerem processos operacionais e de gestão de topo - e a Speednet estava a ter dificuldade em criá-los sem ferramentas abrangentes.  

Neste estudo de caso, compreenderá como Speednet:

• encontrou um equilíbrio perfeito entre a carga de trabalho das pessoas adequadas, e a rentabilidade da carteira de projectos,
• livrou-se de muitos pontos de dados e ganhou o quadro geral graças a uma única fonte de verdade,
• maior transparência entre departamentos diferentes, de modo que todos estão na mesma página,
• obtiveram dados a pedido em que podem confiar e tomar decisões baseadas em dados,
• começou a controlar o seu desempenho financeiro e operacional e destacou-se na escalada, 
• duplicou de tamanho desde que começou a usar Primetric, 
• melhorou a rentabilidade dos projectos e livrou-se de operações não lucrativas. 

Projectos e clientes da Speednet

Speednet fornece aplicações, BI avançado, e sistemas backend para clientes de diferentes indústrias. A empresa é especializada em Fintech e ferramentas bancárias, assim como em seguros. Contudo, a empresa também aceita com prazer outros projectos avançados, incluindo programas para um estaleiro naval, indústria pesada, e logística. 

Por exemplo, após o seu redesenho do POP Pankki, as classificações da aplicação passaram pelo telhado e alcançaram uma pontuação impressionante de 4,9/5. No seu outro projecto para BPH, a equipa Speednet foi responsável pela divisão de um sistema complexo, mantendo-o operacional - e foram bem sucedidos nisso, também. 

Contudo, o vasto âmbito das operações, embora sem dúvida benéfico do ponto de vista da rentabilidade, provou ser um desafio para os gestores que cuidam de especialistas, projectos e contabilidade. À medida que a empresa foi aumentando, os problemas foram-se tornando cada vez mais prementes, motivando os gestores da Speednet a tomar medidas. 

"Até hoje, somos a única empresa responsável pela manutenção da banca digital da BPH".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Estrutura da Speednet 

Como empresa de desenvolvimento de software, a Speednet concentra-se em fornecer as mais recentes tecnologias que podem transformar os negócios dos clientes, e é o núcleo de todas as suas operações.

Contudo, para assegurar a qualidade dos produtos e serviços, bem como a transparência, a empresa está dividida em três departamentos distintos. 

O Departamento de Desenvolvimento de Software é responsável pela entrega dos produtos. É constituído principalmente por programadores, testadores, administradores e outros especialistas técnicos que trabalham directamente em novos projectos. Trabalham a tempo inteiro ou a tempo parcial em vários projectos, a maioria dos quais baseados em metodologias Agile/Waterfall. 

No entanto, as suas características de multi-plataforma distinguem o Departamento de Desenvolvimento de Software de equipas semelhantes. O departamento é composto por especialistas especializados em numerosas áreas, desde especialistas UX a programadores, analistas, administradores, e arquitectos.

Isto porque a equipa trabalha frequentemente em projectos complexos que requerem uma combinação de diferentes competências.

Por último, mas não menos importante, estes dois departamentos são geridos por uma equipa de PM, gestores e executivos que supervisionam todas as operações da empresa. 

O papel de Jacob no Speednet 

"Asseguro que os projectos são geridos com sucesso e eficácia em termos do bem-estar de todas as partes envolvidas - clientes, administração, empregados".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Jacob é Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos na Speednet. A lista das suas funções é longa; contudo, a sua principal responsabilidade é assegurar o bem-estar da empresa em equipas, projectos, e serviço ao cliente. Em geral, ele concentra-se: 

• desenvolvimento da equipa - motivando os especialistas e cuidando do seu ambiente de trabalho, 
• serviço ao cliente e satisfação - comunicação com os clientes, descoberta das suas necessidades e exigências, entrega do projecto, e assegurar que o cliente está satisfeito com o que recebe, 
• desempenho da empresa - rentabilidade e desempenho financeiro, mantendo uma baixa taxa de rotatividade, gerindo a documentação e aspectos legais dos processos, e respondendo às necessidades dos executivos.

Para assegurar os mais elevados padrões destes três elementos, Jacob concentra-se principalmente na gestão de recursos e carteira de projectos.

"O que fazemos para o conseguir? Se fôssemos uma fábrica, eu diria que preciso de assegurar que o parque de máquinas seja de primeira qualidade. No caso de uma empresa de TI, o nosso parque de máquinas é composto por pessoas, e as pessoas por vezes precisam de alguns ajustes para fazer bem o seu trabalho. É isso que a Primetric nos ajuda a conseguir".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Ele deve estar consciente de todas as sobre-reservas, atribuições a tempo inteiro e a tempo parcial, e possíveis multitarefas ao nível básico do seu trabalho. 

No entanto, de uma perspectiva mais geral, também precisa de se concentrar na melhoria das finanças dos projectos, na gestão dos assentamentos e na organização do trabalho nas suas equipas. No entanto, ele precisa de mais do que apenas uma caneta e papel para o fazer. 

Jacob foi também uma das pessoas por detrás da utilização do Primetric em toda a sua extensão. Da sua experiência, ele sabia exactamente por que razão era importante uma previsão e um acompanhamento precisos da rentabilidade tanto dos projectos como das perspectivas da empresa. Nos seus anos passados noutras empresas, beneficiou grandemente de tal abordagem e estava ansioso por introduzi-la na Speednet. Contudo, estava prestes a enfrentar alguns desafios causados pelo estado actual dos processos na empresa.  

Crescimento exponencial - é por isso que lutamos

Os processos de planeamento no Speednet mudaram à medida que a empresa crescia. Contudo, houve um ponto na sua existência em que os gestores começaram a precisar de muito mais do que apenas folhas de cálculo - e as suas necessidades eram muito mais urgentes. 

Planeamento, execução e controlo

Quando Jacob se juntou à Speednet, era uma empresa relativamente pequena com apenas 60 pessoas a bordo. A empresa geriu os seus especialistas durante as reuniões gerais com todos os PMs e executivos envolvidos. 

Durante estas reuniões, os gestores declararam as suas necessidades para um período de planeamento subsequente.

Em seguida, trocaram informações sobre a disponibilidade de especialistas em questões, tentando elaborar um plano que pudesse utilizar ao máximo o tempo dos seus empregados. Ao mesmo tempo, visavam também reduzir ao mínimo o tempo de inactividade dos seus empregados. 

"Nessa altura, com poucas pessoas, projectos e clientes a bordo, a gestão concentrava-se num nível muito geral e agregado de informação. Por exemplo, supunha-se que quando uma empresa era rentável, os seus projectos também eram rentáveis - e isso era verdade até certo ponto. Mesmo assim, não era suficientemente preciso. [...] Contudo, quando a Primetric foi introduzida, foi uma mudança positiva tão significativa que caí literalmente da minha cadeira quando a vi pela primeira vez".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Inicialmente, este processo simples era perfeito para Jacob e outros gestores da Speednet. No entanto, o seu esforço colectivo resultou no rápido crescimento do negócio. Por muito desejável que pudesse ter sido, esta expansão fez com que a Speednet enfrentasse um problema imprevisto: a gestão de recursos já não era assim tão simples.

Desafios em Speednet

Se tiver um movimento de vendas e souber encontrar o equilíbrio perfeito entre procura de mercado, rentabilidade e mercado para o pessoal - você é o vencedor, e Speednet sabe disso. É por isso que identificaram os seguintes desafios.

Desafio nº 1: falta de transparência e o quadro geral das operações

Com tantas pessoas e projectos a bordo, não é surpresa que os planos e processos tenham começado a complicar-se. O número de operações aumentou, tornando difícil para os gestores monitorizá-las adequadamente. 

Tornou-se também um problema para os empregados. Não lhes foi fornecido um plano a longo prazo para o seu trabalho e não foi possível optimizá-lo com base na informação. Também não conseguiam verificar se as suas atribuições estavam correctas. A implementação de um novo instrumento foi para mudar isso. 

Causou interpretações erradas, reuniões desnecessárias para manter todos informados, e uma elevada probabilidade de erros.

Desafio nº 2: controlo detalhado da rentabilidade

Se a gestão de uma empresa de serviços profissionais fosse um jogo de xadrez - diríamos que as receitas são rei, mas a rentabilidade é a rainha. Quanto mais detalhada for a sua previsão e o seu acompanhamento, melhor.

Tal como qualquer outra empresa de desenvolvimento de software, Speednet estava a trabalhar em numerosos projectos ao mesmo tempo. Naturalmente, cada um deles gerou o seu próprio conjunto de dados financeiros, incluindo a rentabilidade. Todos estes projectos combinados criaram uma empresa lucrativa, mas era difícil estabelecer se existiam algumas ovelhas negras entre estas operações. A nova ferramenta de Jacob era verificar isso. 

"Quando cheguei à empresa pela primeira vez, perguntei a todos: "Quão rentável é esse projecto?", mas ninguém podia responder a essa pergunta. Foi o que aconteceu porque só as estatísticas da empresa foram consideradas".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Desafio no.3: encontrar um equilíbrio perfeito sobre a carga de trabalho das pessoas

À medida que a empresa crescia, a alocação de pessoal ia-se tornando cada vez mais difícil de completar. 

"Quando tínhamos cerca de 60 pessoas a bordo, era simples gerir o trabalho dos nossos especialistas e as relações com os clientes. No entanto, o nível de complexidade está a crescer exponencialmente com a empresa. Quando chegámos a mais de 100 pessoas, o tempo das afectações foi um tempo negro, cheio de caos e tempestade".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

As reuniões regulares entre todos os gestores foram simplesmente insuficientes para sustentar muitos empregados e projectos. De facto, a criação de atribuições durante longas conversas foi a principal razão para os erros. Além disso, o número de especialistas ociosos estava também a aumentar, levando a empresa a procurar novas soluções capazes de apoiar o processo. 

Além disso, o Speednet trabalha em múltiplos projectos ao mesmo tempo. Como resultado, tem de gerir centenas de funcionários com milhares de competências diferentes que precisam de ser atribuídas aos projectos correctos. Por conseguinte, não é surpresa que a gestão de pessoas se tenha tornado um assunto premente para a empresa. 

Desafio no.4: crescimento da empresa e complexidade do processo / capacidade de escala

"Primetric permite-nos abraçar a complexidade, que cresce exponencialmente à medida que o emprego aumenta".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Uma das principais preocupações de Jacob era manter todos na empresa - empregados, gestores, clientes, e membros da administração - satisfeitos e informados. Contudo, mesmo quando o Speednet era pequeno, não era uma tarefa fácil.

À medida que a empresa crescia, combinar a transparência dos projectos e das finanças era ainda mais difícil. Com mais pessoas vieram mais contratos, mais custos, e mais lucros, resultando num caos exponencialmente crescente. Por conseguinte, Jacob esperava também a sua nova ferramenta para resolver este problema. Ao mesmo tempo, ele também queria manter a alta qualidade dos serviços da empresa, satisfazendo as necessidades dos clientes.

Solução: Primetric

O Princípio: Implementação e integrações

Na altura da implementação, o Speednet já tinha três ferramentas diferentes que precisavam de se tornar uma só com Primetric. Isso incluía: 

• JIRA, que foi utilizado para a gestão de tarefas e worklogs, 
• Redmine, uma parte essencial da gestão do worklog, 
• Calamari, um instrumento de gestão de ausências, folgas, e folhas doentes. 

Felizmente, graças às integrações disponíveis no sistema, este caso provou ser muito simples para as pessoas envolvidas na integração. Após apenas alguns cliques, as ferramentas foram ligadas, e Speednet pôde começar a utilizar outras características incluídas no Primetric. 

Como resultado, Primetric tornou-se um único centro de comando para planeamento, acompanhamento e previsão da carga de trabalho das pessoas, desempenho da carteira de projectos, e previsões financeiras.

Como é que a Speednet usa Primetric?

Neste momento, o Speednet utiliza as seguintes características incluídas no Primetric: 

• calendário com tarefas utilizadas para o trabalho diário, 
• características financeiras: pagamentos, finanças avançadas, liquidações, rendimentos atrasados, rendimentos liquidados e não liquidados, orçamento do projecto, etc. 
• relatórios avançados para efeitos de acompanhamento mensal, especialmente para pagamentos, 
• rentabilidade calculada automaticamente, 
• atribuições inteligentes e gestão da capacidade, 
• gestão de competências e RH, 
• salários e detalhes do trabalho. 

"O Primetric surpreende-me sempre com as suas capacidades. É uma ferramenta abrangente com enorme potencial, e quando utilizada correctamente, é simplesmente espantosa. Além disso, Primetric está a ensinar-me muito. Quando leio as suas informações de lançamento, posso simplesmente melhorar na gestão de processos".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Os benefícios de Primetric 

Pouco depois da implementação, Primetric ganhou não só a aprovação de Jacob, mas também a sua confiança.

"Confio nos dados disponíveis em Primetric, e sinto-me calmo quando avalio o estado do projecto. Tenho todos os projectos aqui, e nenhum projecto se perde; sinto-me em paz quando navego por tudo o que acontece na empresa".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Além disso, não foi a única pessoa na empresa surpreendida pelas características da Primetric.

Não muito depois da implementação, o impacto positivo da nossa ferramenta na condição da Speednet foi sentido em toda a empresa. Inclusive: 

• indicadores de desempenho empresarial calculados automaticamente e disponíveis para CEO e outros executivos, 
• maior transparência das afectações para os empregados, 
• planeamento preciso a longo e curto prazo com a capacidade de criar esboços e fazer alterações sempre que necessário, 
• calendário de drag-and-drop com gestão da capacidade (incluindo feriados e períodos de férias), 
• estimativas realistas que melhoram a satisfação do cliente, 
• relatórios avançados, gráficos e gráficos baseados em informação actualizada recolhida no sistema. 

Finanças

As finanças foram uma das melhorias mais bem-vindas introduzidas à Speednet pela Primetric. Graças às características avançadas no terreno, a empresa pode agora gerir:

• os custos e lucros de todos os projectos de uma só vez, e de qualquer projecto em separado, 
• os detalhes financeiros de cada contrato, 
• a rentabilidade de cada projecto, operação, ou mesmo uma etapa de um projecto, 
• uma facturação precisa e detalhada que corresponda sempre aos dados do departamento de contabilidade, 
• lucros e acordos atrasados, bem como rendimentos divididos em prestações, 
• diferentes tipos de facturação para vários projectos, 
• receitas diferidas.

Como resultado da implementação destes serviços, Jacob pode agora contar cada centavo que a empresa gasta e ganha.

Transparência e clareza de dados

A Speednet estava a crescer de forma dinâmica. Com o seu tamanho veio uma grande responsabilidade - e um caos bastante grande causado pela complexidade da empresa. Novos projectos, novas pessoas e, por último mas não menos importante, novas fontes de lucro - a Primetric tem de reunir toda esta informação e convertê-la em calendários para funcionários, gráficos e relatórios para os seus gestores. 

"Para avaliar o projecto agora, precisamos de começar com Primetric. É realmente óptimo para mim quando os executivos não me vêm pedir algum tipo de tabelas ou gráficos. Agora, não tenho de os preparar manualmente; eles podem verificar isso no Primetric. Na minha mente, Primetric é uma única fonte de verdade que pode ser acessada a qualquer momento, sempre que o CEO ou um gestor de projecto precisar".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Gestão de inactividade (Baixa taxa de utilização)

O pior cenário para o Speednet era o de um especialista estar ocioso (ou sentado). Infelizmente, era também uma ocorrência comum, uma vez que faltava à empresa uma única fonte de informação, e era fácil sentir a falta de pessoas sem nada para fazer. 

Agora, Primetric não pode apenas fornecer informações sobre especialistas que não estão a trabalhar em nenhum projecto. Actua também como base para processos de tomada de decisão que desempenham um papel fulcral na minimização dos custos de uma bancada. Esta informação pode ser utilizada para motivar a equipa de vendas a procurar um novo projecto, ou para alocar melhor as pessoas no futuro. 

Escalabilidade 

Quando começámos a trabalhar com a Speednet, a empresa tinha apenas um pouco mais de 120 pessoas a bordo. Neste momento, a Speednet orgulha-se de ter mais de 240 especialistas - a sua dimensão duplicou desde o início da nossa cooperação. Mas como foi isso possível numa empresa que inicialmente enfrentava tantos desafios? 

A resposta a esta pergunta reside nos processos baseados nas características da Primetric. A ferramenta pode recolher informação e convertê-la automaticamente em diferentes recursos. Consequentemente, os gestores não têm de fazer cálculos, estimativas, e orçamentos. Como resultado, o seu trabalho é menos oneroso e permite gerir equipas maiores e mais complexas - tal como as que se podem ver hoje em dia no Speednet. 

Alocações de projectos 

Como se deve lembrar da primeira parte deste estudo de caso, as atribuições cada vez mais complexas foram uma das questões mais prementes no Speednet. Felizmente para a empresa, a Primetric oferece uma vasta gama de ferramentas que ajudam Jacob e outros gestores a lidar com o problema como um chefe. Estas características incluíam: 

• calendário flexível tanto para pessoas como para projectos com atribuições de drag-and-drop, 
• uma barra de pesquisa de empregados, as suas competências e disponibilidade incluídas no painel do projecto, 
• função de seguimento do tempo, 
• um módulo para encontrar um substituto para as pessoas já afectas ao projecto, 
• notificações para vários cenários problemáticos, tais como overbooking, 
• Painel de pessoas que pode ser utilizado tanto para a gestão de competências como para a gestão de capacidades. 

"Primetric serve de termómetro para todos os meus projectos"!

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

A mistura destas características ajudou Jacob e outros gestores a criar afectações precisas e precisas a tempo inteiro e a tempo parcial em numerosos projectos simultaneamente, sem erros e contratempos à vista. 

Uma única fonte de verdade para todos os interessados - desde o CEO, COO, e CFO até ao empregado

As longas reuniões foram outrora a única fonte de informação na empresa - no entanto, eram bastante problemáticas e demoradas. O Primetric mudou isso. 

"O conselho não precisa de pedir relatórios e resumos - agora, eles não têm de fazer isso. O CEO pode ler toda esta informação no seu portátil enquanto bebe café; Primetric está sempre lá para ele".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Neste momento, a Primetric liga todos os departamentos da empresa. Reúne todas as informações sobre custos, lucros, pessoas, capacidade, estimativas, e mais, num único local, e converte-as em bases de dados mais fáceis de utilizar, tais como calendários, tabelas, e relatórios. Como resultado, melhorou drasticamente a qualidade do fluxo de informação e desempenhou um papel central na padronização dos dados. Agora, a informação já não é armazenada na mente dos gestores - o seu conhecimento está disponível a todos com o nível de acesso adequado.

"Primetric é a única fonte de verdade e informação sobre o estado do projecto. Se eu quiser avaliar um projecto, vou ao Primetric. [...] É um sistema que nos permite parar e apanhar todos os dados através da visualização clara de dados complexos. Permite-nos tomar decisões e mudanças - sem nos afogarmos em dados e compilá-los, o que já consome tanto tempo que ninguém tem a força para os analisar e tomar decisões mais tarde".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Experiência em toda a indústria num só local 

A gestão de operações na indústria das TI não é canja. Mas e se pudesse utilizar os conhecimentos e experiências de outras grandes empresas do sector para melhorar as suas próprias? 

Jacob não precisava de fazer essa pergunta. Ao explorar o Primetric, descobriu que numerosos processos incluídos na ferramenta eram, de facto, uma versão melhorada da sua própria versão. 

"Graças ao Primetric, aprendo novos processos que podemos implementar na organização".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

A razão para isso foi a estreita cooperação da Primetric com dezenas de clientes da indústria de serviços e TI. As suas experiências foram gradualmente incorporadas na ferramenta, resultando numa vasta gama de ferramentas para os processos mais avançados e detalhados que podíamos eventualmente reflectir numa ferramenta deste tipo.

"Uma vez perguntei à direcção se podíamos fazer o nosso próprio Primetric. A resposta foi "Não", porque a Primetric reúne tanto conhecimento e experiência. Troca inardevitadamente conhecimentos sobre processos nas suas características".

Jakub Ciupiński, Chefe do Gabinete de Gestão de Projectos em Speednet

Resumo 

Quando Speednet e Primetric se encontraram pela primeira vez, Jacob e a equipa de gestão já sabiam que muitos desafios precisavam de ser enfrentados.

No entanto, quando a nossa viagem começou, estes problemas tornaram-se uma coisa do passado. Os gestores - incluindo Jacob - podiam substituir o stress causado pela falta de conhecimento e caos com confiança, processos escaláveis, e concentrar-se no que fazem de melhor - fazendo um software excepcional para os seus clientes. 

Não duvidamos que a Speednet continuará a crescer nos próximos anos, e mal podemos esperar para os ajudar ainda mais.