Ajudar o TestArmy a reunir funcionalidades de planeamento e orçamentação de pessoas

Introdução

Fundada em 2010, a TestArmy é uma empresa polaca que presta serviços avançados de testes e consultoria de QA centrados na ciber-segurança, experiência do utilizador e excelência de qualidade. Os engenheiros dedicados de QA da empresa são especializados em testes web, desktop e móveis, incluindo aplicações de Realidade Virtual (VR) e a Internet das Coisas (IoT).

TestArmy utilizou duas ferramentas separadas para a gestão do seu pessoal e do tempo de rastreio, Cost Locker e Float. Uma vez que a utilização de duas ferramentas separadas se revelou demorada, ineficiente e dispendiosa, a empresa procurava uma solução que integrasse todas as características-chave sob o mesmo tecto.

Isto foi quando o TestArmy se voltou para nós. Depois de testar Primetric, a empresa decidiu implementá-lo e beneficiar de características tailormade e de dados perfeitamente sincronizados.

A estrutura do TestArmy em poucas palavras

No TestArmy, as tarefas relacionadas com a afectação de pessoas e relatórios orçamentais foram partilhadas entre três intervenientes - o departamento de Finanças, Vendas, e Gestão de Projectos. O TestArmy dedicou a tarefa de supervisionar os projectos ao Jarek, o Gestor de Entrega da empresa.

Problema: Falta de uma única fonte de verdade, e visão de alto nível da carteira de projectos

TestArmy usou Float para o planeamento e gestão de pessoas e Cost Locker para o rastreio do tempo e a liquidação do projecto. Isto significa que o Gestor de Entrega precisava primeiro de verificar a disponibilidade de uma pessoa e planear o seu trabalho em Float e mais tarde acompanhar o tempo e regularizar projectos com os clientes usando o Cost Locker.

A utilização de duas ferramentas ao mesmo tempo revelou-se demorada, ineficiente e dispendiosa.

O Gestor de Entrega teve de criar projectos em ambos os locais e depois configurá-los dependendo se o foco era a liquidação e os custos ou o planeamento de pessoas. Uma vez adicionados recursos a um projecto, foi necessário configurá-los novamente em dois locais em relação à capacidade, custos, ou receitas.

"Não havia uma forma simples de comparar os planos com a realidade. Em Float, as pessoas eram reservadas e continuavam a alternar entre projectos, mas não havia um reflexo claro disso no Cost Locker".

Jaroslaw Rafa - Gestor de entregas no testarmy

O TestArmy queria fundir e comparar facilmente as fontes de dados, o que era impossível nesta configuração.

Além disso, um projecto no TestArmy poderia durar tão pouco como algumas horas. Uma pessoa pode até ter três projectos atribuídos no prazo de um dia. As mudanças dinâmicas na disponibilidade dos especialistas forçaram os gestores a manter um registo contínuo do calendário e a reafectar manualmente as pessoas de um projecto para outro.

É por isso que o TestArmy estava à procura de uma ferramenta que lhes fornecesse todas as características de que necessitavam de forma rentável. Dessa forma, a empresa manteria todos os seus dados críticos num único sistema, perfeitamente integrado para oferecer uma visão holística do funcionário, equipa, e desempenho da empresa.

O TestArmy também procurava um sistema com a capacidade de criar automaticamente orçamentos de projectos com base no planeamento de pessoas. 

Solução

O COO do TestArmy, Wojciech Huminski, ouviu falar do Primetric como uma ferramenta holística de inteligência empresarial que combina facilmente dados de diferentes fontes. A empresa decidiu substituir o Float pelo Primetric para testar a solução. Passado algum tempo, tornou-se claro que a Primetric poderia também substituir o Cost Locker.

"Primetric tem tudo o que um gestor precisa quando dirige uma empresa de serviços de TI".

Wojciech Huminski - Chefe de Operações do TestArmy

Contudo, a fim de substituir o Cost Locker, Primetric necessitava de algumas funcionalidades extra - por exemplo, uma vista detalhada do calendário. A nossa equipa entrou imediatamente em acção e acrescentou novas funcionalidades, personalizando a ferramenta de modo a que correspondesse aos processos únicos do TestArmy. Isto também tornou a transição de Cost Locker para Primetric muito mais fácil.

Ligação entre finanças e planeamento de pessoas

Durante a nossa colaboração, o TestArmy não só obteve uma solução, mas toda uma equipa que reagiria dinamicamente às suas necessidades e ajustaria o sistema instantaneamente.

Actualmente, o TestArmy utiliza o Primetric para combinar a alocação de pessoas, gestão de competências, seguimento do tempo e gestão financeira numa única ferramenta. 

Uma vez que a equipa de Vendas receba um pedido de informação, o Gestor de Entrega pode dar uma vista de olhos na Primetric para ver imediatamente se é possível designar alguém para uma tarefa durante um determinado período de tempo. É desta forma que o TestArmy pode também evitar a sobre-reserva. Se um CV cego de um determinado funcionário tiver sido enviado a um cliente por um membro da equipa, os outros sabem disso e não atribuam este funcionário a outro projecto até que saibam que o seu CV foi rejeitado pelo cliente. 

Resultados

• 3x maior poupança de custos 
• Fonte única de verdade sobre finanças, tempo de registo, e disponibilidade de especialistas 
• Visualização simples e rápida dos dados mais importantes
• Capacidade de criar rapidamente CVs cegos para clientes
• Melhoria da colaboração entre diferentes departamentos