O software de contabilidade de projectos é uma obrigação para qualquer empresa que tenha de monitorizar o desempenho financeiro de alguns projectos de uma só vez.

Em geral, os orçamentos e outros detalhes financeiros para tais projectos têm de ser calculados separadamente. O software de contabilidade de projectos é, portanto, a melhor forma de recolher e analisar estes dados de forma abrangente.

No entanto, o software de contabilidade de projectos também pode ser utilizado em empresas que tenham de completar muitas tarefas separadas de uma só vez e que necessitem de ter o seu orçamento controlado separadamente. Com tal software, isto pode ser feito de uma forma simples e intuitiva.

Antes de mais, é necessário um software de contabilidade de projectos para começar sequer a pensar na própria contabilidade do projecto.

Isto porque a combinação dos dados financeiros de muitas operações diferentes é simplesmente impossível em folhas de cálculo ou em documentos em papel.

Portanto, para implementar a contabilidade de projectos na sua organização, precisa de começar por definir as principais características que a sua empresa precisa para prosperar. Observe os seus processos, determine os pontos mais importantes relacionados com a contabilidade e escolha a ferramenta certa para o processo em conformidade.

Lembre-se de procurar um software de contabilidade de projectos com o maior número de características possível - à medida que a sua empresa for escalando, precisará cada vez mais deles!

1. Escolha uma ferramenta e implemente-a na sua empresa.
2. Exportar quaisquer dados financeiros de outras fontes, se necessário.
3. Criar um orçamento para projectos separados, caso não o tenha feito antes. Noutros casos, tente maximizar as margens de lucro enquanto exporta os orçamentos para a ferramenta.
4. Acompanhar todas as transacções do projecto. Para além disso, controle todas as horas facturáveis que os seus trabalhadores declaram.
5. Reveja os resultados regularmente. Utilize os relatórios fornecidos pela sua ferramenta de escolha para monitorizar todos os processos e encontrar tanto ineficiências como potenciais rendimentos.

Nas grandes empresas, a contabilidade de projectos é geralmente da responsabilidade do contabilista de projectos ou do departamento de contabilidade em geral. O seu trabalho pode ser controlado e influenciado por um gestor de projecto envolvido num determinado projecto e pelo próprio CFO.

No entanto, as empresas mais pequenas não têm tais posições especializadas. No seu caso, a contabilidade do projecto é normalmente da responsabilidade do gestor de projecto ou do PMO.

As suas acções são supervisionadas pelo gestor financeiro (CFO) ou pelo próprio CEO. Esta estrutura pode diferir dependendo da organização.

O sucesso na contabilidade do projecto pode ser medido de forma diferente, dependendo da situação.

Pode ser descrito como:

1. Receitas gerais de um ou muitos projectos,
2. A margem de lucro de um projecto ou como uma margem de lucro média de muitos projectos ao mesmo tempo,
3. A quantidade de horas facturáveis utilizadas para completar o projecto,
4. Fórmula chave de atribuição de custos,
5. Margem do 2º, 3º grau.

No entanto, estas métricas podem variar caso o projecto exija algumas operações especiais.