Projektzeitplan erklärt mit Vorlagen und Beispielen: In 5 Schritten zum Erfolg

Im Projektmanagement kann die Zeit Ihr größter Feind sein. Aber was wäre, wenn Sie jede Minute, die Ihnen zur Verfügung steht, zu Ihrem Vorteil nutzen könnten? Dafür gibt es den Projektzeitplan - und hier erfahren Sie, wie Sie ihn von Grund auf erstellen können.

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Projektleitung

2/11/2022

Projektzeitplan erklärt mit Vorlagen und Beispielen: X Schritte zum Erfolg

Inhaltsübersicht

Abonnieren und auf dem Laufenden bleiben!

Wie sieht der Projektzeitplan aus? Definition

Der Projektzeitplan ist eine visuelle Darstellung aller Aufgaben und Aktivitäten, die in einem Projekt erledigt werden sollen, sowie deren Dauer und Start- und Endtermine. Eine solche Übersicht liefert dem Manager wichtige Informationen über alle Aufgaben und die damit verbundene Zuordnung und hilft ihm, Projekte sowohl auf allgemeiner als auch auf detaillierterer Ebene zu verwalten. 

Arten von Projektzeitplänen

Es gibt keine zwei identischen Projekte - auch wenn sie einige Gemeinsamkeiten aufweisen, sind sie nie die exakten Kopien voneinander. Aus diesem Grund unterteilen wir die Projektzeitpläne anhand ihrer Merkmale in mehrere verschiedene Typen. 

Projektzeitplan nach Arten von Diagrammen

Zu den beliebtesten Arten von Projektzeitplänen gehören: 

  1. Historischer Zeitstrahl , der einfach die chronologische Reihenfolge der Aufgaben beschreibt, 
  2. Vertikales Zeitdiagramm , das hauptsächlich zur Überwachung projektbezogener Daten wie abrechenbare Stunden, Projektbudget usw. verwendet wird. 
  3. Gantt-Diagramm, das Aufgaben mit Zuweisungen und deren Details kombiniert, um Managern einen umfassenden Überblick über alle Aktivitäten im Projekt zu geben. 
Gantt-Kalender in Primetric verfügbar
Projektkalender auf der Grundlage eines Gantt-Diagramms, das in Primetric verfügbar ist

In diesem Text werden wir uns auf die Art von Projektzeitplan konzentrieren, die für professionelle Dienstleistungsunternehmen am interessantesten ist - den Gantt-Diagramm-Kalender mit der Kapazität der Mitarbeiter.

Für welche Projekte sollte ein Projektzeitplan erstellt werden? 

Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Jedes Projekt, das flexibel durchgeführt werden soll, braucht einen Projektzeitplan. 

Wenn Sie z. B. ein IT-Unternehmen vertreten, hatten Sie sicher schon Gelegenheit, mit agilen Projekten zu arbeiten, die ständige Anpassungen und Änderungen erfordern. Der Projektzeitplan kann ihnen dabei helfen, dies zu berücksichtigen.

Denken Sie jedoch daran, dass Projektmanagement-Zeitpläne nicht nur in IT-Unternehmen nützlich sind - auch andere professionelle Dienstleistungsunternehmen können sie erfolgreich einsetzen. Solche Pläne können an die Bedürfnisse von Marketing-Agenturen, Anwaltskanzleien oder anderen Unternehmen angepasst werden, die ihre Dienstleistungen fristgerecht erbringen wollen. 

Wie erstellt man einen Projektzeitplan? 

Wenn Sie noch bei uns sind, wissen Sie wahrscheinlich, dass Sie in Ihrem Unternehmen einen Projektzeitplan benötigen. Kommen wir also zur Sache: Wie erstellt man einen Zeitplan für ein Projekt?

Woraus besteht der Zeitplan des Projekts? 

Beginnen wir mit den Dingen, die Ihr Projektzeitplan am Ende Ihrer Reise enthalten sollte. 

Idealerweise sollte sie enthalten: 

  • Projektphasen oder Aufgaben (je nachdem, was am besten zu Ihrem Projekt passt), 
  • deren Dauer, Beginn und Ende, 
  • Abhängigkeiten - zum Beispiel, wenn eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, damit eine andere beginnen kann, 
  • Teammitglieder, ihre Kapazität und Zuweisung. 

Scheint das zu viel für Sie zu sein? Da haben Sie vielleicht recht. Glücklicherweise ist der Projektzeitplan eine visuelle Darstellung all dieser Faktoren und sieht viel besser aus, wenn sie in ein Diagramm übersetzt werden. 

Nun wollen wir sehen, wie es in der Praxis funktioniert. 

5 Schritte zur Erstellung eines Projektmanagement-Zeitplans

Die Erstellung eines Projektmanagement-Zeitplans erfordert in der Regel nur wenige Schritte. Sie umfassen: 

1. Definieren Sie den Umfang Ihres Projekts

Das ist der einfachste Schritt auf dem Weg - Sie müssen herausfinden, was getan werden muss, damit das Projekt erfolgreich ist. 

Spezifizieren Sie die Anforderungen

Zunächst müssen Sie mit Ihrem Kunden die grundlegenden Details des Vorgangs besprechen. Am Ende dieses Gesprächs sollten Sie Folgendes wissen: 

  • Projektbeschreibung und Hintergrundinformationen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, 
  • Hauptziele und/oder Meilensteine des Projekts
  • Projektziele, einschließlich Zielpublikum, gewünschte Merkmale, allgemeine Ergebnisse. 

Erfahren Sie mehr über das Projekt

Diese Faktoren reichen jedoch für den Projektzeitplan nicht aus - er muss viel spezifischer sein. Deshalb können Sie, nachdem Sie alle oben genannten Informationen zusammengetragen haben, nun zur Organisation des Projektumfangs übergehen. 

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie: 

  • eine Projektbeschreibung verfassen, in der angegeben wird, was mit dem Projekt erreicht werden soll, 
  • eine Liste der Phasen und Aufgaben im Projekt sowie deren Abhängigkeiten erstellen, 
  • Führen Sie eine grundlegende Ressourcenprognose durch, um festzustellen, welche Ressourcen für das Projekt benötigt werden und ob Sie ein Projektteam für die Aufgabe haben, 
  • Geben Sie das gewünschte Start- und Enddatum für das Projekt und seine Phasen an, 
  • die Aufgaben entsprechend zu priorisieren, 
  • andere Projektleiter zu konsultieren, die möglicherweise Erfahrungen mit ähnlichen Projekten haben. 

Nun können Sie die Informationen noch weiter organisieren - es ist an der Zeit, Ihre Projekte in kleinere Teile aufzuteilen und Ihr Team selbst in die Gleichung und die Zeitpläne einzubeziehen. 

2. Aufteilung des Projekts in Teile

Sobald Sie wissen, was Sie tun müssen, um erfolgreich zu sein, ist es an der Zeit, alle notwendigen Maßnahmen, ihren Umfang und die Meilensteine, die ihren Fortschritt markieren, genauer zu betrachten.

Aufteilung des Projekts Schritt für Schritt 

Teilen Sie das Projekt zunächst in Etappen ein, die die wesentlichen Entwicklungen des Projekts markieren. Wählen Sie für jede dieser Phasen einen Meilenstein aus, der Ihnen das genaue Ziel zeigt, das Sie erreichen müssen, damit das Projekt fortgesetzt werden kann. Vergessen Sie nicht, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und die Termine zu bestimmen, wenn sie für die Aufgaben entscheidend sind! 

Teilen Sie die einzelnen Phasen in kleine, überschaubare Aufgaben auf und ordnen Sie diese in chronologischer Reihenfolge. Auch hier sollten Sie, wenn nötig, Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben berücksichtigen. Wir empfehlen dringend, in diesem Schritt Tools für die Projektplanung zu verwenden - sie erleichtern die Arbeit erheblich. 

Damit haben Sie einen Entwurf für den Zeitplan des Projekts. 

3. Bestimmen Sie die Zeit und die Ressourcen, die für die Durchführung jeder Phase oder Aufgabe benötigt werden

Wenn Sie den vorherigen Schritt beachtet haben, haben Sie bereits eine Liste mit Aufgaben, die erledigt werden müssen. Jetzt ist es an der Zeit, zu prüfen, welche Aufgaben rechtzeitig und entsprechend den komplizierten Anforderungen erledigt werden müssen. 

Erfolgreiches Projekt auf den Punkt gebracht

Analysieren Sie dazu jede Aufgabe oder Phase und legen Sie sie fest: 

  • welche Maßnahmen die Aufgabe umfasst, 
  • wie viel Zeit für die Erledigung der einzelnen Aufgaben benötigt wird, 
  • welche Fähigkeiten oder Qualifikationen zur Erfüllung der Aufgabe erforderlich sind, 
  • wie viel Zeit für jede Fähigkeit benötigt wird, 
  • wie viel Geld jede Aufgabe kosten wird, 
  • wie die Kosten im Vergleich zum Budget aussehen. 

Nachdem Sie alle oben genannten Schritte durchgeführt haben, können Sie sehen, wie lange die Etappe dauern wird und welche Ressourcen sie erfordert. 

Schätzungen für den Projektzeitplan in Primetric
Kostenvoranschläge für Projektphasen in Primetric

4. Aufgaben an Spezialisten zuweisen

Wenn Sie die einzelnen Aufgaben bereits in Teile zerlegt haben, können Sie Ihr neu erworbenes Wissen nutzen, um mit der Projektplanung zu beginnen. 

Beginnen Sie den Prozess mit der Kapazitätsplanung - prüfen Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen und andere Aufgaben, die sie erledigen müssen, und legen Sie die Anzahl der Stunden fest, die sie zur Verfügung haben. 

In Primetric werden alle Informationen über verfügbare Ressourcen und deren Nutzung (rechts) in einer einzigen Liste angezeigt

Vergleichen Sie dann Ihren gewünschten Projektplan mit der Verfügbarkeit von Ressourcen, die Sie in das Projekt einbeziehen möchten. An diesem Punkt können Sie mit der Ressourcenplanung beginnen - beginnen Sie mit der Zuweisung von Spezialisten, deren Zeitpläne nicht mit Ihrem perfekten Projektplan kollidieren. Gehen Sie dann zu den Mitarbeitern über, die Sie gerne in Ihr Projekt einbeziehen würden, dies aber aus irgendeinem Grund nicht können. Ziehen Sie in Erwägung, sie in Teilzeit einzusetzen oder sie durch andere Mitarbeiter zu ersetzen. 

Zu guter Letzt sollten Sie überprüfen, ob Ihr Projekt keine freien Stellen zu besetzen hat. Dieser Schritt mag trivial erscheinen, aber er kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen! 

5. Setzen Sie alle Aufgaben auf die Zeitachse und perfektionieren Sie Ihren Plan

Wenn Sie über ein Projektplanungstool verfügen und Ihre Ressourcen bereits zugewiesen haben, haben Sie Ihren Projektzeitplan wahrscheinlich bereits in einem Kalender oder einem Gantt-Diagramm dargestellt. Wenn Sie jedoch Excel für einen Ressourcenmanagementplan verwenden (oder wenn Sie das Jira-Ressourcenmanagement bevorzugen), müssen Sie noch einen weiteren Blick auf Ihre Projektzeitleiste werfen. 

Verwalten Sie Ihr Projekt und seine Aufgaben

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie auf Probleme wie diese achten: 

  • freie Stellen oder Aufgaben, die keinen Spezialisten und Teammitgliedern zugewiesen wurden, 
  • Bänke oder Überstunden, die in den Plan aufgenommen werden - sie sollten so weit wie möglich vermieden werden, 
  • Abhängigkeiten, bei denen die Gefahr eines Ausfalls besteht, 
  • alle sonstigen Risiken, die das Projekt beeinträchtigen könnten. 

Beseitigen Sie nach Möglichkeit alle oben genannten Probleme - wenn sie sich häufen, können sie Ihr Projekt gefährden. 

Wenn Sie dies jedoch bereits getan haben und kein Fehlverhalten festgestellt wurde, können Sie loslegen - Ihr Projektzeitplan ist fertig! 

Projektzeitplan-Vorlage in Excel - wie soll sie aussehen? 

Im Allgemeinen ist es schwierig, Projektzeitleisten in Excel zu erstellen, da das Tool nur begrenzte Visualisierungsoptionen bietet. Erschwerend kommt hinzu, dass die Diagramme von Excel auf Tabellen basieren, was ihre Bearbeitung erschwert. Daher ist die Projektzeitplanvorlage in diesem Programm möglicherweise nicht für Ihre Bedürfnisse geeignet. 

Aber das sind nur leere Worte - sehen wir uns einmal an, wie die Excel-Projektmanagement-Zeitleiste wirklich aussieht. 

Excel-Projektzeitplan-Vorlage - Tabelle 

Wie in jedem anderen Fall mit Excel beginnt auch bei der Projektzeitplanvorlage alles mit einer Tabelle. In diesem Fall sollte sie den Namen des Meilensteins, sein Startdatum und die Priorität (auf einer Skala von 1 bis 5) enthalten. 

Hier ist ein Beispiel für eine solche Tabelle: 

Excel-Projektzeitplan-Vorlage
Excel-Tabelle für den Projektzeitplan in einem Streudiagramm

Erstellung eines Streudiagramms für die Projektzeitplanvorlage

Jetzt ist es an der Zeit, mit unserer Projektzeitplanvorlage einen Schritt weiter zu gehen und die Tabelle in ein Punktdiagramm zu verwandeln. 

Wählen Sie dazu die Datentabelle aus, gehen Sie zum Menü Einfügen und wählen Sie das Punktediagramm. Natürlich können Sie es auch in diesem Bereich bearbeiten. Das Ergebnis der Änderung in der Projektzeitplanvorlage sollte wie folgt aussehen, wobei jeder Punkt einen Projektmeilenstein darstellt. Der gesamte Projektplan bleibt jedoch unsichtbar - es gibt keine Möglichkeit, die Aufgaben, ihr Enddatum und andere Details anzuzeigen. 

Punktediagramm als Excel-Projektzeitleiste
Beispiel für ein Streudiagramm mit Projektzeitplan

Natürlich können Sie das Diagramm in diesem Bereich auch ein wenig erweitern, indem Sie dieselbe Vorlage für die Projektzeitleiste verwenden. Zum Beispiel können Sie dem Diagramm einen Titel hinzufügen, Diagrammelemente und Datenbeschriftungen hinzufügen. Wie Sie jedoch an diesem Beispiel sehen können, hat eine Excel-Projektzeitleiste erhebliche Sichtbarkeitsprobleme - und diese werden sich nicht ändern, egal wie viele Beschriftungen Sie zur Beschreibung der Daten verwenden. Diese Projektzeitplanvorlage ist auch nicht in der Lage, andere Daten darzustellen, die für Ihre Projektmanager nützlich sein könnten. 

Dies sind jedoch nicht die einzigen Einschränkungen der Excel-Projektzeitleiste und der Projektzeitleistenvorlage im Allgemeinen.

Projektzeitplan-Vorlage in Excel - Einschränkungen 

Der Excel-Projektzeitplan ist kein perfektes Werkzeug - insbesondere für Dienstleistungsunternehmen, die mehrere Spezialisten und Projekte gleichzeitig verwalten. Das liegt daran, dass die Tabellen nicht dafür gedacht sind, als Projektzeitplan-Software zu fungieren, und dass ihnen das für die Arbeit notwendige Gesamtbild fehlt, ganz zu schweigen von den Meilensteinen und Zeitplanvorlagen im Allgemeinen. 

Was ist bei Excel-Projektzeitplanvorlagen unmöglich? 

In der Excel-Vorlage für den Projektzeitplan können Sie das zum Beispiel nicht: 

  • Sie können sich die einzelnen Phasen, Meilensteine und Aufgaben sowie deren Details separat ansehen, 
  • Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben und Zuständigkeiten für jedes Teammitglied (dafür benötigen Sie ein zusätzliches Arbeitsblatt!) und das Projektteam als Ganzes von Anfang bis Ende, 
  • den Arbeitsfortschritt für jede Phase, Aufgabe oder jeden Mitarbeiter überwachen, 
  • Zuweisung und Abschnitte bei Bedarf flexibel bearbeiten, 
  • Überwachung von Budgets und Ausgaben - auch hierfür benötigen Sie ein weiteres Tabellenblatt,
  • Sie können mit Ihren Mitarbeitern oder Teamkollegen zusammenarbeiten und Informationen in Echtzeit mit ihnen austauschen, 
  • Überwachung der Fortschritte bei allen wichtigen Meilensteinen. 

Wenn man sich die obige Liste ansieht, ist es nicht verwunderlich, dass zahlreiche Dienstleistungsunternehmen beschlossen haben, sich für ihre Projektzeitplan-Tools woanders umzusehen - und wir haben ein Beispiel für ein perfektes Projektmanagement-Tool für sie. 

Beispiel für einen Projektzeitplan

Wie Sie oben sehen, sehen Projektzeitleisten in Excel nicht immer intuitiv aus, und sie erfordern zweifellos viel zusätzliche Arbeit. Die Erstellung eines Zeitplans in Primetric ist jedoch viel weniger zeitaufwändig, da es in erster Linie als Projektzeitplan-Software konzipiert wurde. 

Schauen wir uns an, wie es in einem Projektzeitplan-Beispiel funktioniert! 

Erstellen Sie ein neues Projekt in Primetric

Jedes neue Projekt in Primetric beginnt mit ein paar grundlegenden Informationen, die wir benötigen, um die Ansicht an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Daher müssen Sie, bevor Sie beginnen, ein neues Projekt erstellen und ihm einige Details hinzufügen - so wie im Beispiel der Projektzeitleiste unten. 

Erstellen eines neuen Projekts in Primetric

Erstellen von Stufen und Schätzungen 

Nachdem Sie die Daten, die Sie im Fenster Neues Projekt erstellen eingegeben haben, bestätigt haben, werden Sie zum Projektfenster weitergeleitet. Hier haben Sie die Möglichkeit, dem Projekt Phasen hinzuzufügen (die Schaltfläche auf der linken Seite) und Schätzungen für jede Phase zu erstellen - genau wie es die Projektzeitleiste erfordert. 

Außerdem können Sie in Primetric Ihr Budget von Anfang an überwachen - unsere Kostenvoranschläge können Ihre Kosten, Tarife und Live-Kalkulationen enthalten - so wie im Screenshot unten. 

Phasen und ihre Schätzungen in Primetric
Schätzungen in Primetric sind eine perfekte Grundlage für den Projektzeitplan

Erstellen einer Projektzeitleiste in Primetric 

Nachdem Sie einige Details zum Projekt hinzugefügt haben, können Sie nun den Projektkalender aufrufen und das Projekt von Anfang bis Ende planen. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte Kalender, um dorthin zu gelangen. 

Danach sehen Sie einen leeren Kalender, der nur die Dauer des Projekts markiert. Nun haben Sie die Möglichkeit, ihn auszufüllen. Klicken Sie einfach auf den Tag, an dem die Zuweisung erscheinen soll, und wählen Sie eine Person, die Sie dem Projekt hinzufügen möchten. Wenn Sie Zweifel haben, hilft Ihnen die Projektzeitplan-Software dabei! 

Hinzufügen einer Zuordnung zum Projektzeitplan in Primetric
Hinzufügen einer Zuordnung zum Projektzeitplan in Primetric

Hinzufügen von Zuweisungen für Teammitglieder 

Anschließend können Sie den Vorgang wiederholen und alle Zuweisungen im Projekt ausfüllen. Sie können dies im selben Gantt-Diagramm tun. Sie müssen sich nicht um Überbuchungen, Auszeiten und Feiertage kümmern - das System informiert Sie, wenn es auf ein solches Ereignis stößt. Außerdem können Sie einfach einen Zeitplan erstellen, indem Sie auf die Tage klicken, die Sie mit Ihren Teammitgliedern besetzen möchten, ohne sich durch Dutzende von Registerkarten zu klicken und nach Aufgaben zu suchen. Sie können auch das Enddatum für die Zuweisung ändern, indem Sie es nach links oder rechts ziehen.  

Am Ende dieses Ressourcenplanungsprozesses werden Sie einen Kalender mit verschiedenen Zuweisungen (und zugehörigen Informationen: Stufen, Planstellen usw.) haben. So sieht er aus: 

Projektzeitplan in Primetric
Projektzeitplan in Primetric

Außerdem können Sie später den Zeitplan mit den Terminen verwenden, um den Fortschritt bei bestimmten Meilensteinen und dem Projekt insgesamt zu verfolgen. Wenn ein Mitarbeiter beschließt, seine Zeit in dem Tool zu erfassen, werden sein Status und die damit verbundenen Stunden im Kalender angezeigt. Die Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen, wirkt sich auch automatisch auf andere Bereiche des Projekts aus - die Änderungen erscheinen auch in den Schätzungen, Leistungen und Berichten und können später bei Bedarf mit den Beteiligten geteilt werden. 

Wenn Sie herausfinden möchten, ob Primetric auch für Ihr Projekt geeignet ist, buchen Sie einfach eine Demo mit unseren Beratern oder starten Sie gleich eine Testversion

Vorteile des Projektzeitplans

Nun gut, aber warum sollten Sie überhaupt in Erwägung ziehen, Ihre kostbare Zeit mit der Erstellung eines Zeitplans zu verbringen? 

Dafür gibt es einige gute Gründe.

Vorteile für Projektmeilensteine und... alle Beteiligten

  1. Klarer Überblick über das gesamte Projekt. Niemand möchte im Unklaren gelassen werden, weder die Führungskräfte noch die Mitarbeiter. Mit einem Projektzeitplan wissen Sie genau, was vor Ihnen liegt - und Sie können dieses Wissen mit Fach- und Führungskräften gleichermaßen teilen. 
  2. Fehler können sich nicht verstecken! Es lässt sich nicht leugnen, dass die Planung ein komplizierter Prozess ist, der anfällig für menschliche Fehler ist. Die Erstellung eines Zeitplans kann diesen Prozess jedoch vereinfachen und Ihnen helfen, Fehler zu korrigieren. 
  3. Viele Menschen, ein einziges Ziel. Manchmal kann man sich in den Aufgaben und Verantwortlichkeiten verlieren. Ein Projektzeitplan hilft Ihnen, Ihr Ziel im Auge zu behalten, egal was in der Zwischenzeit passiert. 
  4. Die Verfolgung des Fortschritts ist einfacher. Der Projektzeitplan zeigt Ihnen alles, was im Projekt passieren soll - und später können Sie ihn nutzen, um zu sehen, was tatsächlich im Projekt passiert. 
  5. Es gibt keine Engpässe im Projekt. Ohne einen Zeitplan für das Projekt staut sich die Arbeit und verursacht ein Chaos, mit dem sich niemand befassen möchte. Es ist besser, diese Probleme zu lösen, bevor sie die gesamte Operation gefährden! 

Möchten Sie mehr über Projektzeitpläne oder Projektmanagement erfahren? 

Dann sind Sie bei uns genau richtig! 

Besuchen Sie unseren Blog und lesen Sie darüber: 

Oder nehmen Sie Kontakt zu unseren Beratern auf und buchen Sie gleich eine Demo

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

Ähnliche Blogbeiträge

Der Einstieg ist so einfach, warum warten? 

Schränken Sie Ihr Unternehmen nicht durch zeitraubende
Tabellenkalkulationen ein. Seien Sie intelligent, arbeiten Sie intelligenter.