Ressourcenplanungsprozess, der andere Prozesse schlecht aussehen lässt

Die Arbeit Ihrer Mitarbeiter ist Ihre Gewinnquelle - aber wissen Sie, wie Sie deren Zeit effizient verwalten und das Beste daraus machen können? In diesem Artikel tauchen wir tiefer in den Prozess der Ressourcenplanung ein und zeigen Ihnen alle Tipps und Tricks, mit denen Sie Ihr Ressourcenmanagement verbessern können.

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Ressourcenplanung

4/8/2022

Ein Ressourcenplanungsprozess sollte die Grundlage für jedes Projekt sein. Aber was verbirgt sich wirklich dahinter?

Inhaltsübersicht

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Was ist ein Ressourcenplanungsprozess? 

Kurz gesagt, der Prozess der Ressourcenplanung ist eine Kette von Maßnahmen, die den Führungskräften helfen, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu verwalten. 

In einer längeren Version bezieht sich der Begriff Ressourcenplanungsprozess, der auch einfach als Ressourcenplanung bezeichnet wird, im Allgemeinen auf einen Prozess der Zuweisung und Zuteilung von Spezialisten zu Projekten oder bestimmten Aufgaben auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, Erfahrungen, Zertifizierungen und anderer Faktoren, die ein Arbeitgeber in einem bestimmten Fall für wertvoll hält. Im Allgemeinen liegt dieser Prozess in der Verantwortung der Projektmanager.

Im Allgemeinen kann der Ressourcenplanungsprozess auf folgende Bereiche angewendet werden: 

  • Mitarbeiter oder Teammitglieder, 
  • Teams, 
  • Verträge, 
  • Projekte,
  • Zeitpläne, 

oder jede andere Ressource, die Sie zur Durchführung eines Projekts benötigen.

Welchen Sinn hat ein Ressourcenplanungsprozess? 

Das Hauptziel von Ressourcenplanungsprozessen besteht darin, die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Plänen und Schätzungen zu verbessern und Unstimmigkeiten im Projekt zu erkennen, bevor sie sich auswirken. 

So sparen sie sowohl den Projektmanagern als auch den Mitarbeitern kostbare Zeit und verhelfen den Unternehmen zu noch mehr Erfolg und mehr Geld auf dem Bankkonto. 

Warum ist die Ressourcenplanung ein komplexer Prozess?

Der Prozess der Ressourcenplanung ist nicht der einfachste. In seiner derzeitigen Fassung besteht er aus 6 aufeinanderfolgenden Phasen: 

  1. Projektplanung. 
  2. Austausch von Informationen. 
  3. Zuweisung von Ressourcen und Budgetierung.
  4. Zeiterfassung. 
  5. Vorhersage der zukünftigen Planung.
  6. Aktualisierung des Ressourcenplans.
Zyklus der Ressourcenplanung
Prozess der Ressourcenplanung

Anhand dieser Liste können Sie bereits erkennen, dass sich diese Phasen auf mehrere verschiedene Ebenen von Geschäftsabläufen konzentrieren, die einen erheblichen Einfluss auf die Ressourcen haben. 

Als solche erfordern sie ein umfassendes Konzept für alle Geschäftsbereiche, einschließlich: 

  • Ressourcenkapazität,
  • Verfügbarkeit von Ressourcen, 
  • Abwesenheiten,
  • Kompetenzmanagement
  • Zeiterfassung
  • Kommunikation, 
  • Finanzen im Projekt,, 
  • sich überschneidende Zeitpläne für verschiedene Vorgänge, 

und mehr. 

Hinzu kommt, dass die Ressourcenplanungsprozesse in einigen Branchen noch komplizierter werden können. 

Die IT-Branche ist hier ein perfektes Beispiel. Denn sie muss sich bei der Ressourcenplanung zusätzlichen Herausforderungen stellen, wie z. B. dynamischen Löhnen, verschiedenen Vertragsarten und zahlreichen Abrechnungsmethoden. 

Folglich sollte der Ressourcenplanungsprozess nicht nur die Personalfachleute und Manager betreffen, die täglich mit mehreren Projekten zu tun haben, sondern auch die Verantwortlichen für Vertrieb und Finanzen. 

Sie können diesen Prozess jedoch mit Hilfe von Tools wie Primetric erheblich vereinfachen. 

Was sind die verschiedenen Arten von Ressourcenplanungsprozessen?

Im Allgemeinen werden zwei Arten von Ressourcenplanungsprozessen unterschieden. 

Die erste Variante ist die hypothetische Ressourcenplanung (auch Bedarfsplanung genannt). Bei dieser Art der Planung legen wir fest, welche Ressourcen für ein Projekt benötigt werden, und wir weisen sie frei zu, ohne Einschränkungen wie Abwesenheiten oder Feiertage. 

Er gibt den Projektmanagern einen allgemeinen Überblick über die Fachleute, die für die Durchführung des Projekts in einem bestimmten Zeitrahmen benötigt werden. 

Das Ziel eines solchen Plans ist es jedoch, eine geschätzte Nachfrage nach den Dienstleistungen zu ermitteln, und er eignet sich nicht für eine präzise Planung. Deshalb muss er in einer anderen Form der Ressourcenverwaltung mit der Realität konfrontiert werden. 

Es handelt sich um einen Prozess der tatsächlichen Ressourcenplanung. Er wird meist verwendet, um den im hypothetischen Plan ermittelten Bedarf mit der tatsächlichen Ressourcenverfügbarkeit im Unternehmen zu vergleichen. 

An diesem Punkt trifft die Skizze auf die tatsächlichen Daten, was zu einem realistischeren Zeitplan für das gesamte Projekt führt. 

Warum ist der Prozess der Ressourcenplanung so wichtig? Vorteile der Ressourcenplanung 

Auch wenn der Prozess der Ressourcenplanung mühsam erscheinen mag, so hat er doch einige Vorteile, die den damit verbundenen Arbeitsaufwand aufwiegen. 

Diagramm zur Ressourcenplanung
Die Vorteile der Ressourcenplanung

Das liegt daran, dass ein solcher Plan Ihnen Vorteile bieten kann: 

Genaue Schätzungen und Pläne. 70 % der Projekte werden auf die eine oder andere Weise nicht fristgerecht abgeschlossen. Ein Ressourcenplanungsprozess kann die Ressourcenzuweisung erleichtern, ein Scheitern Ihrer Vorhaben verhindern und Ihnen die Risiken aufzeigen, die Sie vermeiden wollen - all das, um den Erfolg Ihrer Bemühungen zu gewährleisten. 

Optimierte Nutzung der Ressourcen. Einige Spezialisten machen Überstunden, während andere auf der Bank sitzen? Damit ist jetzt Schluss - mit Hilfe von Ressourcenplanungsprozessen können Sie den Einsatz von Ressourcen optimieren, ohne dass es zu einer Über- oder Unterbeanspruchung kommt, indem Sie die Ressourcen unabhängig von den jeweiligen Umständen gleichmäßig verwalten. Außerdem können Sie überprüfen, wer wann an welchen Projekten arbeitet. 

Genaue finanzielle Vorhersagen. Die Rentabilität eines Projekts sollte nicht bis zum Ende ein Rätsel bleiben. Mit Ressourcenplanungsprozessen in Verbindung mit ausreichenden Managementinstrumenten können Sie das Budget eines Projekts genau abschätzen und feststellen, ob sich der Aufwand wirklich lohnt. 

Bessere Projektverwaltung. Wenn Sie in einem Dienstleistungsunternehmen arbeiten, haben Sie sicherlich mehr als ein Projekt zu bewältigen. Zum Glück müssen diese nicht miteinander verquickt sein - mit Ressourcenplanungsprozessen und dem richtigen Management-Tool können Sie genau sehen, wie und wann sie sich überschneiden, und Sie können entsprechend reagieren. 

Bessere Kundenzufriedenheit. Mit genauen Plänen können Sie den Kunden über Ihren genauen Zeitplan informieren und ihn vor allem auch einhalten. Gibt es für einen Kunden etwas Besseres als ein Unternehmen, das ein Projekt genau wie geplant durchführen kann? 

Nahtlose Kommunikation. DieVerwaltung eines Projektportfolios ist oft schwierig - und die richtigen Entscheidungen zu treffen noch schwieriger. Glücklicherweise können Sie mit Ressourcenplanungsprozessen Probleme schnell erkennen und sie mit anderen Managern oder interessierten Parteien besprechen. 

Verbesserte Arbeitsmoral. Kein Mitarbeiter mag es, wenn er fast über Nacht mit zusätzlichen Aufgaben überrascht wird. Zum Glück können sie mit Ressourcenplanungsprozessen ihre Arbeit planen und produktiver werden. 

Bessere Planung für die Zukunft. Mit dem Ressourcenplanungsprozess ist das Erstellen von Entwürfen und das Reservieren von Ressourcen ein Kinderspiel. Denn Sie können alle Korrelationen zwischen den Teams sehen, die DMs mit den Personen, für die sie zuständig sind, einsehen und ihre Zeit entsprechend reservieren. 

Verbesserte Verwaltung der Humanressourcen. Der Ressourcenplanungsprozess kann für mehr als nur die Erstellung von Zeitplänen nützlich sein. Mit einem geeigneten Tool können Sie den Status eines bestimmten Entwicklers (eingestellt, angestellt, entlassen, ausgeschieden), den Verlauf seiner Arbeit, seine Arbeitsbelastung und vieles mehr einsehen. 

Diagramm zur Ressourcenplanung

Diagramm zur Ressourcenplanung
Diagramm zur Ressourcenplanung

Was sind die Schritte des Ressourcenplanungsprozesses? 

Der Ressourcenplanungsprozess besteht aus einigen Schritten, die Sie bei der Zuweisung von Ressourcen für alle zukünftigen Projekte wiederholen müssen. Der Name mag zwar einfach klingen, aber er beinhaltet viele komplizierte Schritte. 

Ressourcenplanung Schritt für Schritt 

Projektplanung 

Wenn Sie Ihr Projektlebenszyklusmanagement mit einer gründlichen Analyse beginnen, sollte die Projektplanung ein Kinderspiel sein.

Projektplanung für den Ressourcenplanungsprozess - Hauptziele

Um diese Phase eines Ressourcenplanungsprozesses abzuschließen, müssen Sie sich auf die folgenden Hauptziele konzentrieren:

  • die Festlegung der wichtigsten Ergebnisse, 
  • Einteilung eines Projekts in Phasen und Bestimmung der benötigten Ressourcen,
  • Auflistung grundlegender Aufgaben mit den für ihre Erledigung erforderlichen Fähigkeiten,
  • Durchführung einer hypothetischen Ressourcenplanungsphase, in der der Bedarf an bestimmten Fähigkeiten für das Projekt ermittelt wird und die Zeit geschätzt wird, die bestimmte Spezialisten für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen
  • Festlegung der Gewinnspanne, der Zeit und des Budgets für das Projekt. 
Etappen und Schätzungen sind die Grundlage des Ressourcenplanungsprozesses
Detaillierte Schätzungen in Primetric

Detaillierte Schätzungen in Primetric

Auch wenn es wie ein mühsamer Prozess erscheinen mag, so ist dies doch erst der Anfang des eigentlichen Projektressourcenplanungsprozesses. Jetzt müssen Sie Ihren Projektplan auf den Prüfstand stellen. 

Wenn Sie an einem praktischen Ansatz für Schätzungen interessiert sind, laden wir Sie ein, unsere Fallstudie über Capco zu lesen. Dank Primetric hat dieses Unternehmen eine Prognosegenauigkeit von über 90 % erreicht! 

Austausch von Informationen

Um Ressourcen erfolgreich planen zu können, müssen Sie wissen, welche Optionen zur Verfügung stehen - und dazu müssen Sie Zugang zu Informationen über die Verfügbarkeit von Ressourcen haben. 

Informationsaustausch im Ressourcenplanungsprozess - Hauptziele

Das Ziel des Informationsaustauschs ist einfach: Es soll festgestellt werden, ob das Unternehmen über die nötigen Ressourcen verfügt, um das Projekt durchzuführen, und wie es durchgeführt werden kann. 

Zu den wichtigsten Zielen dieser Phase gehören:

  • Überprüfung der Informationen über die Verfügbarkeit und Kapazität der erforderlichen Spezialisten, 
  • Erstellung eines realistischen Ressourcenplans auf der Grundlage der oben genannten Informationen. 

In vielen Leitfäden zum Ressourcenplanungsprozess wird behauptet, dass die einzige Möglichkeit, Informationen zu sammeln, darin besteht, zahlreiche Besprechungen abzuhalten (daher wird diese Phase oft als Ressourcenmanagementbesprechung bezeichnet). 

Wir stimmen zwar zu, dass dies eine Möglichkeit ist, dieses Ziel zu erreichen, halten es aber nicht für effizient - aus unserer Sicht ist es gelinde gesagt mühsam, mit Dutzenden von anderen Menschen zusammenzusitzen, die versuchen, zu denselben Schlussfolgerungen zu kommen. 

Glücklicherweise können die Sitzungen dank Tools wie Primetric auf ein Minimum verkürzt werden. 

Informationsaustausch - Faktoren und Elemente

In der modernen Ressourcenplanung können die Besprechungen jedoch häufig durch Informationen ersetzt werden, die automatisch von Ressourcenplanungstools wie Primetric erfasst werden. Tatsächlich können sie alle Daten liefern, die ein Meeting liefern würde, einschließlich der Informationen über: 

  • Kapazität, 
  • freie Stellen, 
  • geplante Abwesenheiten, 
  • Nachspielzeit, 
  • Kosten und Löhne, 
  • Feiertage,

und mehr. 

Der Ressourcenplanungsprozess sollte Informationen über Abwesenheiten und Urlaube enthalten
Feiertage in Primetric angezeigt

Gleichzeitig erfordern solche Werkzeuge keine zeitaufwändigen Vorbereitungen. 

Wichtig ist, dass sie auch nicht die Besprechungen ersetzen, die nach wie vor unerlässlich sind, um eine gemeinsame Basis für Teams und Manager zu finden. Stattdessen versorgen sie die Verantwortlichen mit den Informationen, die sie benötigen, um den Output jeder Sitzung zu maximieren und sie gleichzeitig so kurz wie möglich zu halten. 

Dank solcher Lösungen können sich Manager auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Klingt wie ein Traum? Für viele Unternehmen, die Ressourcenplanungstools verwenden, ist dies Realität. Lesen Sie die Fallstudie von Monterail und HSD und erfahren Sie, wie sie die Genauigkeit ihrer Pläne verbessert haben. 

Zuweisung von Ressourcen 

Bei der Ressourcenzuweisung geht es darum, die verfügbaren Mitarbeiter mit den Phasen der Projekte abzustimmen, an denen sie teilnehmen sollen.

Ressourcenzuweisung im Ressourcenplanungsprozess - Hauptziele

In diesem Stadium des Prozesses sollten Sie:

  • die Liste der verfügbaren Ressourcen mit einem Projektplan vergleichen, 
  • die Zuweisung von Personen zu den einzelnen Phasen des Projekts, 
  • die Kosten für die Projektarbeit zu schätzen und sie mit der erwarteten Rentabilität zu vergleichen, 
  • Überprüfen Sie die Zuteilungen auf Abwesenheiten oder freie Stellen. 

Dies sind die wichtigsten Ziele dieses Teils des Prozesses.

Um die Genauigkeit des Prozesses zu gewährleisten, können Sie außerdem unseren umfassenden Leitfaden für die Kapazitätsplanung nutzen - dort zeigen wir Ihnen genau, wie das geht! 

Ressourcenzuweisung - nützliche Tools und Funktionen

Darüber hinaus können Sie mit Hilfe von Ressourcenplanungstools den gesamten Prozess erheblich vereinfachen. Wenn Sie Primetric zur Hand haben, können Sie Funktionen wie die folgenden nutzen: 

  • Kalender, um Ihre aktuelle Situation zu bewerten und Fachleute zu finden, die sich an dem Projekt beteiligen können
  • Zuweisungsformular im Profil des Mitarbeiters, 
  • Zuweisungsassistent auf der Projektseite verfügbar.
Die Zuweisungshilfe unterstützt die Ressourcenplanungsprozesse.
Zuweisungsassistent mit intelligenter Suchleiste auf der Projektseite in Primetric

Zeiterfassung

Jeder Mitarbeiter erfasst täglich seine Arbeitszeit - aber steckt hinter diesem Teil des Ressourcenplanungsprozesses noch mehr? 

Zeiterfassung im Ressourcenplanungsprozess - Hauptziele

Neben der Eingabe der geleisteten Arbeitsstunden in das System sind die Hauptziele dieser Phase des Ressourcenplanungsprozesses folgende: 

  • die Überwachung des Projektfortschritts, 
  • Sicherstellung, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt, 
  • Erkennen von Ungereimtheiten und Verzögerungen, auf die man reagieren muss. 
Die Zeiterfassung kann für eine eingehende Analyse im Ressourcenplanungsprozess verwendet werden.
Zeiterfassungsbericht in Primetric

Wichtig ist, dass die Zeiterfassung nicht als eine weitere Formalität betrachtet wird, die einem effizienten Projekt im Wege steht. 

Vielmehr sollte sie eine wichtige Informationsquelle für Verzögerungen, Überstunden oder andere Probleme sein, die angegangen werden müssen. Eine ordnungsgemäß überwachte Zeiterfassung kann das Projekt retten und als Grundlage für künftige Projekte dienen

Vorhersage der zukünftigen Planung

Das Projekt mag zu Ende sein, aber der Ressourcenplanungsprozess ist es nie. 

Nach Abschluss eines Projekts sollten Sie die Daten, die Sie während der Projektlaufzeit gesammelt haben, nutzen, um Prognosen zu erstellen und die Projekte, an denen Sie in Zukunft arbeiten werden, zu verbessern. 

Vorhersage der zukünftigen Planung im Ressourcenplanungsprozess - Hauptziele

In dieser Phase sollten Sie sich auf Folgendes konzentrieren: 

  • Vorhersage der Nachfrage nach Ihren Dienstleistungen und Produkten, 
  • Ermittlung der Fluktuationsraten und eventueller Beschäftigungsprobleme,
  • die Erstellung einer Liste von Risiken und Fehlern, die Sie in Zukunft vermeiden wollen (falls es welche gab).

Doch selbst mit all diesen Informationen gibt es keine eindeutige Möglichkeit, die Zukunft Ihres Unternehmens vorherzusagen, denn kein Unternehmen ist wie das andere. 

Dennoch gibt es einige allgemeine Kapazitätsplanungsstrategien, die Sie anwenden sollten, um auf Unvorhergesehenes vorbereitet zu sein: Nachlauf-, Vorlauf-, Anpassungs- und Anpassungsstrategie. Wir erörtern sie ausführlich in unserem Artikel über Kapazitätsplanung

Ressourcenplanungsprozess - Vorlage 

Sie können den Prozess der Ressourcenplanung immer noch nicht richtig einschätzen? 

Wir können es für Sie noch einfacher machen. 

Wir haben eine Vorlage für den Ressourcenplanungsprozess vorbereitet, die Ihnen helfen wird, den gesamten Zyklus in aller Ruhe zu durchlaufen. Fühlen Sie sich frei, sie herunterzuladen!

Warum scheitert mein Ressourcenplanungsprozess? Häufige Fehler 

Es läuft nicht alles so, wie Sie es wollten? Kein Problem - prüfen Sie einfach, ob eines dieser Probleme auf Ihren Ressourcenplanungsprozess zutrifft und lösen Sie es sofort. 

Mangel an Treffen mit Kunden

Manchmal weiß man einfach nicht, wie es weitergehen soll. Wenden Sie sich an einen Kunden, um die dringendsten Probleme zu lösen. Die Treffen sollten dazu genutzt werden, Prioritäten festzulegen und Konflikte zu lösen.

Mangel an Datenanalyse. 

Die Zusammenstellung der Daten und die Überwachung des Fortschritts sollten regelmäßig bei einem Treffen mit den Kunden zur Sprache kommen. Nur bei solchen Treffen können Sie Probleme finden, bevor sie sich auf Ihr Projekt auswirken.

Mangel an einer einzigen Wissensquelle 

Finanzen, Verfügbarkeit, Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten und vieles mehr - all diese Faktoren müssen bei der Ressourcenzuweisung berücksichtigt werden. Sie zu ignorieren oder einfach keinen Zugang zu ihnen zu haben, kann zu wiederholten Fehlern bei der Zuteilung von Haushaltsmitteln führen. 

Nichtberücksichtigung von Freizeit und Feiertagen bei der Besetzung von Stellen. 

Solche Ereignisse verringern die Zahl der Arbeitsstunden und können zu Verzögerungen führen, wenn sie nicht in den endgültigen Projektplan aufgenommen werden. Mit dem richtigen Tool, wie Primetric, sind Feiertage immer im Voraus sichtbar. 

Die Kalenderansicht ermöglicht einen präzisen Ressourcenplanungsprozess
Kalenderansicht in Primetric mit Feiertagen

Unterschiedliches Verständnis von Schlüsselindikatoren

Schlüsselindikatoren wie Auslastung oder Kapazität werden von verschiedenen Personen im Unternehmen unterschiedlich interpretiert. Stellen Sie sicher, dass Sie sie mit allen Beteiligten ausführlich besprechen, damit alle auf derselben Seite stehen. 

Auslassen von Projekten aus dem Verkaufstrichter. 

Wenn Sie in einem Dienstleistungsunternehmen arbeiten, hat Ihr Vertriebsteam bestimmt einige Projekte, die kurz vor dem Start stehen. Sorgen Sie dafür, dass diese in Ihren Plänen berücksichtigt werden. 

Interne Projekte werden nicht berücksichtigt. 

Sie erfordern auch von Ihren Mitarbeitern eine gewisse Anstrengung, und sie beanspruchen einen Teil ihrer Zeit. Sorgen Sie dafür, dass sie nicht zu Überstunden werden. 

Fehlen von Soft-Bookings zur besseren Vorhersage der Belegung. 

Einige Projekte mögen zum Zeitpunkt der Erstellung Ihrer Pläne für einen bestimmten Zeitraum nur vorläufig sein, aber das bedeutet nicht, dass Sie sie einfach weglassen sollten. Legen Sie weiche Buchungen an, damit sie für Ihre Manager nicht überraschend kommen. 

Warum sind Ressourcenplanungsprozesse mit Primetric einfacher? 

Wie Sie aus der obigen Beschreibung ersehen können, besteht der Ressourcenplanungsprozess aus zahlreichen Phasen, die sich nur schwer in einer einzigen Tabelle zusammenfassen lassen. Deshalb schlagen wir vor, dass Sie sie ganz hinter sich lassen! 

Aber wir haben auch eine gute Nachricht für Sie: In der Welt der digitalen Lösungen müssen Sie all diese Dinge nicht allein tun (oder noch schlimmer - mit all Ihren Kollegen in ganztägigen Meetings). 

Mit der Ressourcenplanungssoftware von Primetric können Sie einen großen Teil dieses Prozesses automatisieren oder sie sogar mit anderen Tools kombinieren, um ein Werkzeug zu schaffen, das in der Lage ist, einen umfassenden Ressourcenplanungsprozess im Handumdrehen zu bewältigen. 

Buchen Sie eine Demo mit einem unserer Berater oder starten Sie einen Testlauf mit unserer Lösung, um zu sehen, was wir für Sie tun können. 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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